Объяснение 4 лучших типов делового письма

Ваш коллега пригласил вас на деловой ужин в 5-звездочный отель. Вы, вероятно, знаете о дресс-коде отеля, и о повседневной одежде, такой как футболки, кроссовки и джинсы, не может быть и речи. Итак, что надеть? Смокинг или костюм хорошего качества?

Чтобы соответствовать всем остальным гостям и произвести хорошее впечатление на хозяев, вы должны одеться соответствующим образом.

То же самое относится и к различным формам делового письма. В отличие от художественной литературы, поэзии и других форм письма, деловая переписка — это не возможность выразить себя. Вместо этого он призывает к консервативному и неприукрашенному стилю.

Успешная деловая переписка создает корреспонденцию профессионального тона и дает положительное представление о вашем бренде. Это также способствует эффективному выполнению поставленной задачи. Итак, каковы распространенные типы делового письма и почему они необходимы для вашего бизнеса?

Связанный: Типы деловых документов | Типы бизнес-инкубаторов

Виды деловой переписки.

Независимо от характера вашей работы, скорее всего, вам нужно будет написать что-то, связанное с вашей работой. Например, электронная почта, письма, отчеты, заметки и объявления очень распространены на рабочем месте. Вот широкие категории и подкатегории делового письма.

1. Написание корреспонденции

Всякий раз, когда вы хотите связаться с человеком, вы можете отправить ему текстовое сообщение, электронную почту или письма. Аналогичный подход используется в бизнесе. Эта форма общения широко известна как деловая переписка.

Письма, написанные во время деловых операций, являются письмами деловой корреспонденции. Любая письменная переписка помогает поддерживать сердечные отношения с заинтересованными сторонами в бизнесе, служит доказательством существующих деловых отношений, создает положительный имидж бренда и является предпочтительным формальным общением.

Вот различные типы деловой переписки, которые вы должны знать.

Внутренняя переписка

Внутренняя переписка относится к письменному общению между сотрудниками, отделами и филиалами организации. Это может быть неформальное или официальное общение. По большей части руководители, менеджеры и другие сотрудники используют электронную почту для формального и неформального общения.

Другие формы внутреннего общения включают письма о продвижении по службе, письма-утверждения, уведомления о объяснении, официальные запросы, письма об увольнении и меморандумы. Как правило, эти формы сообщения часто распечатываются на бумаге, которую отправитель должен подписать.

Внешняя переписка

Внешняя деловая переписка происходит между двумя предприятиями (переписка B2B) или между организацией и ее клиентами. Например, ваш бизнес может распространять информацию среди общественности либо о своих продуктах, либо о самой компании.

Внешняя переписка часто ведется с потенциальными клиентами, продавцами, кредиторами, поставщиками, юридическими фирмами, донорами, спонсорами, государственными учреждениями и финансовыми учреждениями. Вашему предприятию также может потребоваться общение с аффилированными лицами и другими организациями, которые косвенно или напрямую взаимодействуют с ним.

Хорошо продуманная внешняя переписка может помочь распространить актуальные новости, определить восприятие вашей целевой аудитории вашего бренда и привлечь новых клиентов. Ваш выбор слов и характер сообщений, которые вы отправляете заинтересованным сторонам вашего бизнеса, являются неотъемлемой частью вашего общего маркетингового плана.

Переписка по продажам

Это маркетинговые электронные письма, письма о скидках, предложения о продаже, авторизационные письма, подтверждение заказа и другие формы коммуникации, ориентированной на продажи. Чтобы обеспечить эффективную коммуникацию, которая может увеличить продажи, важно правильно составить всю корреспонденцию, связанную с продажами.

Создавайте правдивые маркетинговые предложения и письма и избегайте вводящей в заблуждение информации. Помните, что эффективная коммуникация может предотвратить будущие финансовые споры и пропущенные платежи. Другие документы, такие как заказы на покупку, платежные письма и счета-фактуры, должны содержать точную информацию, чтобы избежать ошибок, которые могут стоить вам денег.

Циркуляры

Это уведомления, рассылаемые членам или сотрудникам организации. Они также известны как офисные инструкции или объявления. Часто общие объявления, такие как новая контактная информация, подробности встречи с заинтересованными сторонами вашего бизнеса и информация о протоколах, передаются через циркуляры.

Важность переписки

Эффективная деловая переписка облегчает повседневную деятельность вашей организации. Ваши сотрудники, менеджеры и руководители могут легко общаться друг с другом и соответствующими внешними сторонами. Это обеспечивает своевременные транзакции и поддерживает выдающиеся профессиональные отношения с вашими деловыми партнерами, клиентами, акционерами и т. д.

Крайне важно, чтобы каждый в вашей компании знал, как выразить свое мнение и факты в точном письменном виде, будь то на бумажном носителе или по электронной почте. Профессионализм, искренность, вежливость и выбор правильных слов при общении могут оказать значительное влияние на имидж вашего бренда.

2. Учебное деловое письмо

Основная цель учебного делового письма — предложить пошаговое руководство о том, как справиться с определенной задачей. Это требует, чтобы читатель предпринял конкретное действие либо немедленно, либо в будущем.

Учебный контент должен учитывать, насколько целевой читатель знает о рассматриваемой теме, и предлагать недостающую информацию. Если контент предназначен для нескольких человек с разным уровнем понимания, он должен охватывать основы лодки и конкретные задачи, которые необходимо выполнить.

Типичные примеры учебного письма включают в себя:

Руководства

В своей повседневной жизни вы часто сознательно или неосознанно пользуетесь руководствами. Будь то использование мобильного телефона или установка программного обеспечения, руководства пользователя и учебные пособия стали частью нашей жизни.

Для предприятий вы можете задаться вопросом, нужны ли по-прежнему руководства. Реальность такова, что они являются большим шагом на пути к успеху вашего бизнеса. Например, руководство по эксплуатации передает процедуры и стандарты вашей компании. Другие важные руководства включают в себя:

• Руководства по продуктам : также известные как инструкции по эксплуатации, они инструктируют пользователя о том, как использовать конкретный продукт.
• Руководства по устранению неполадок : Подробно о том, как анализировать и исправлять ошибки, особенно в программном обеспечении.
• Руководства по установке: содержит пошаговые инструкции по настройке конкретного продукта, такого как программное обеспечение, электронное устройство и т. д.
• Руководство по эксплуатации : этот тип руководства очень распространен в коммерческих и некоммерческих организациях. Это набор процедур и стандартов для повседневных операций, политик организации и стандартов работы.
• Руководства пользователя : Эти руководства различаются в зависимости от конечного пользователя. Например, существует отдельное руководство пользователя для обслуживающего персонала, менеджеров, младших сотрудников, студентов и администраторов.
• Руководства по аудиту : предоставьте инструкции о том, как создавать финансовые отчеты по вопросам аудита и бухгалтерского учета.
• Руководство по управлению кризисными ситуациями : это набор инструкций или процессов о том, как реагировать на трагедии и кризисы, такие как пожар, цунами, шторм, насилие на рабочем месте или землетрясение.

Инструкции — это универсальные документы, понятные обычным людям. Они объясняют процессы и операции различных отделов. Создание правильных руководств может помочь вашему бизнесу избежать информационного пробела, легко запускать новые продукты, делиться информацией с нужной аудиторией, минимизировать риски и избегать ловушек знаний.

Справочник по должностной инструкции

Справочник по должностным обязанностям является ценным коммуникативным ресурсом для работодателя и сотрудников. Он предлагает руководство и информацию, связанную с его миссией, ценностями, историей, политикой и процедурами, в письменном формате.

Справочник работника также рассматривается как средство защиты как работника, так и работодателя от любых форм дискриминации и судебных исков о несправедливом обращении. Он служит доступным руководством по политике организации и обзором ожиданий работодателя.

Технические характеристики

Представьте, что у вас есть клиент, которому нужен новый сайт для его компании. С чего начать?

Документы с техническими спецификациями являются неотъемлемой частью процесса разработки продукта. Они определяют конкретные требования, которым должен соответствовать продукт, чтобы успешно выйти на рынок. В упомянутом примере ваш клиент должен предоставить технические характеристики веб-сайта, чтобы помочь вам сделать правильные шаги для разработки платформы, которая ему нравится.

Создание технических спецификаций для различных процессов вашего бизнеса и разработки продуктов повышает эффективность в долгосрочной перспективе. Это также делает возможным масштабирование рабочих групп и дает разработчикам точно определенный план действий в чрезвычайных ситуациях.

Учебная записка

Учебные записки — это внутрифирменная коммуникация, адресованная одному или нескольким сотрудникам. Основная цель этих заметок — передать директивы, которые конкретно относятся к теме, содержащейся в строке темы. Меморандум призывает и ожидает принятия конкретных мер.

Объем инструктивной записки должен включать достаточно информации, чтобы читатель точно знал, что это за инструкции, когда и кто их издал. Он также должен содержать подробную информацию о том, где и почему следует предпринять предлагаемое действие.

Чтобы написать правильную памятку для своих коллег или сотрудников, сначала узнайте свою целевую аудиторию, установите цели, перестаньте быть предметом своей памятки и организуйте свои инструкции в хронологическом порядке.

3. Информационное письмо

Основная цель информационного письма - передать информацию о чем-либо. Он не требует от читателя никаких действий, в отличие от убедительного или делового письма. Общие примеры информационного письма в бизнес-контексте включают протоколы собраний, годовые обзоры отделов, квартальные или годовые финансовые отчеты и многое другое.

Информационное письмо позволяет бизнесу прогнозировать будущие результаты, выполнять нормативные обязательства и фиксировать предыдущие результаты.

4. Убедительное письмо

Бывают случаи, когда вы действительно хотите, чтобы ваше коммерческое предложение убедило целевую аудиторию принять меры. Цель убедительного делового письма — дать читателю уникальное ценностное предложение о ваших продуктах и ​​побудить его совершить конкретное действие. В зависимости от типа используемого убедительного письма реакция читателя может варьироваться от покупки до установления прочных отношений с вашими клиентами.

Убедительное письмо вдохновляет на действия, повышает продуктивность, помогает лучше общаться и в долгосрочной перспективе приносит много денег. Если все сделано правильно, это также может продемонстрировать вашу приверженность клиентам, инвесторам, сотрудникам и деловым партнерам. Это может помочь вам вернуть потерянных клиентов и наладить более тесные отношения.

Коммерческое и некоммерческое убедительное письмо

Убедительное письмо может использоваться как в коммерческих, так и в некоммерческих целях. Современный маркетинг использует убеждающий контент, чтобы убедить целевую аудиторию в том, что их продукты лучше и эффективнее, чем у конкурентов.

Вы также можете использовать убедительный текст, даже если не убеждаете клиентов покупать ваши продукты. Например, вы можете создать контент, чтобы убедить курильщиков бросить курить или людей с высоким ИМТ начать худеть. Это прекрасный пример некоммерческого убедительного письма.

Теперь ты знаешь

Различные типы делового письма играют неотъемлемую роль в долгосрочном успехе бизнеса. Независимо от того, какие конкретные документы вы создаете, их содержание должно быть кратким, эффективно передавать нужную информацию и поддерживать интерес вашей целевой аудитории.