Top 4 tipuri de scriere de afaceri explicate

Colegul tău te-a invitat la o cină de afaceri la un hotel de 5 stele. Probabil că știți codul vestimentar al hotelului, iar ținutele casual, cum ar fi tricourile, adidașii și blugii, sunt excluse. Deci, ce ar trebui să porți? Un smoking sau un costum de bună calitate?

Pentru a vă potrivi cu toți ceilalți oaspeți și pentru a face o impresie bună gazdelor dvs., trebuie să vă îmbrăcați corespunzător.

Același lucru este valabil și pentru diferitele forme de scriere de afaceri. Spre deosebire de ficțiune, poezie și alte forme de scris, scrisul de afaceri nu este o oportunitate de a te exprima. În schimb, necesită un stil conservator și neîmpodobit.

Scrierea de succes de afaceri creează o corespondență care are un ton profesional și oferă o reflectare pozitivă a mărcii dvs. De asemenea, facilitează finalizarea eficientă a sarcinii în cauză. Deci, care sunt tipurile obișnuite de scris de afaceri și de ce sunt esențiale pentru afacerea dvs.?

Înrudit: Tipuri de documente de afaceri | Tipuri de incubatoare de afaceri

Tipuri de scris de afaceri

Indiferent de natura jobului tău, sunt șanse să fii nevoit să scrii ceva legat de munca ta. De exemplu, e-mailurile, scrisorile, rapoartele, notele și anunțurile sunt foarte frecvente la locul de muncă. Iată categoriile și subcategoriile largi ale scrisului de afaceri.

1. Scrierea corespondenței

Ori de câte ori doriți să contactați o persoană, îi puteți trimite un mesaj text, e-mail sau scrisori. O abordare similară este urmată în afaceri. Această formă de comunicare este cunoscută în mod obișnuit ca corespondență de afaceri.

Scrisorile scrise în timpul tranzacțiilor comerciale sunt scrisori de corespondență comercială. Orice corespondență scrisă ajută la menținerea unei relații cordiale cu părțile interesate de afaceri, servește ca dovadă a unei relații de afaceri existente, creează o imagine pozitivă a mărcii și este o comunicare formală preferată.

Iată diferitele tipuri de corespondențe de afaceri pe care ar trebui să le cunoașteți.

Corespondența internă

Corespondența internă se referă la comunicarea scrisă între angajați, departamente și sucursalele unei organizații. Poate fi o comunicare informală sau formală. În cea mai mare parte, supervizorii, managerii și alți angajați folosesc e-mailurile pentru comunicare formală și informală.

Alte forme de comunicare internă includ scrisorile de promovare, scrisorile de aprobare, notificări de explicație, cereri formale, scrisori de concediere și memorandum. De obicei, aceste forme de comunicare sunt adesea tipărite pe hârtie, pe care expeditorul trebuie să o semneze.

Corespondența externă

Corespondența de afaceri externă are loc între două afaceri (corespondență B2B) sau între o organizație și clienții săi. De exemplu, afacerea dvs. poate alege să distribuie informații publicului, fie despre produsele lor, fie despre compania însăși.

Corespondența externă se face adesea către potențiali clienți, vânzători, creditori, furnizori, firme de avocatură, donatori, sponsori, birouri guvernamentale și instituții financiare. Este posibil ca afacerea dvs. să aibă nevoie, de asemenea, să comunice cu afiliații de afaceri și cu alte organizații care efectuează tranzacții indirecte sau directe cu aceasta.

O corespondență externă bine gândită poate ajuta la răspândirea știrilor relevante, la definirea percepției publicului țintă asupra mărcii dvs. și la atingerea de noi clienți. Alegerea cuvintelor și natura mesajelor pe care le trimiteți părților interesate de afaceri sunt o parte esențială a planului dumneavoastră general de marketing.

Corespondenta de vanzari

Acestea sunt e-mailuri de marketing, scrisori de reduceri, propuneri de vânzări, scrisori de autorizare, confirmare a comenzii și alte forme de comunicare orientată spre vânzări. Pentru a asigura o comunicare eficientă care ar putea stimula vânzările, este important să redactați perfect toate corespondențele legate de vânzări.

Creați oferte și scrisori de marketing adevărate și evitați informațiile înșelătoare. Amintiți-vă, comunicarea eficientă poate preveni viitoarele dispute financiare și plățile nepreluate. Alte documente, cum ar fi comenzile de achiziție, scrisorile de colectare și facturile, trebuie să conțină informații exacte pentru a evita erorile care ar putea să vă coste bani.

Circulare

Acestea sunt notificări trimise membrilor sau angajaților unei organizații. Sunt cunoscute și ca instrucțiuni de birou sau anunțuri. Adesea, anunțurile generale, cum ar fi noi informații de contact, detaliile întâlnirilor cu părțile interesate de afaceri și informații despre protocoale, sunt comunicate prin circulare.

Importanța corespondenței

Corespondența de afaceri eficientă facilitează operațiunile de zi cu zi ale organizației dumneavoastră. Angajații, managerii și supervizorii dvs. pot comunica fără efort între ei și cu părțile externe relevante. Acest lucru asigură tranzacții la timp și menține o relație profesională remarcabilă cu afiliații, clienții, acționarii și multe altele.

Este esențial ca toată lumea din compania dvs. să știe cum să își exprime opiniile și faptele printr-o scriere corectă, fie că este pe hârtie fizică sau pe e-mail. A fi profesionist, sincer, politicos și a alege cuvintele potrivite, în timp ce corespunde, poate avea un impact considerabil asupra imaginii mărcii tale.

2. Scriere instrucțională de afaceri

Scopul principal al scrisului de afaceri de instruire este de a oferi îndrumări pas cu pas despre cum să gestionați o anumită sarcină. Este necesar ca cititorul să ia o acțiune specifică fie imediat, fie în viitor.

Conținutul instrucțional ar trebui să ia în considerare cât de multe știe cititorul țintă despre subiectul în cauză și să ofere informațiile lipsă. Dacă conținutul este destinat mai multor persoane cu niveluri diferite de înțelegere, acesta trebuie să acopere elementele de bază ale bărcii și sarcinile specifice care ar trebui finalizate.

Exemplele obișnuite de scriere de instruire includ:

Manuale

În viața de zi cu zi, folosiți frecvent manualele cu bună știință sau fără să știți. Fie că este vorba despre cum să folosiți telefonul mobil sau să instalați software, manualele de utilizare și manualele de instrucțiuni au devenit parte din viața noastră.

Pentru companii, este posibil să vă întrebați dacă manualele sunt încă necesare. Realitatea este că acestea reprezintă un pas mare în direcționarea afacerii dvs. către succes. De exemplu, manualul de operare transmite procedurile și standardele companiei dumneavoastră. Alte manuale importante includ:

• Manuale de produs : Cunoscut și ca manual de instrucțiuni, acesta instruiește utilizatorul cum să folosească un anumit produs.
• Manuale de depanare : Oferiți detalii despre cum să analizați și să remediați erorile, în special în software.
• Manuale de instalare : oferă îndrumări pas cu pas despre cum să configurați un anumit produs, cum ar fi software, dispozitiv electronic și multe altele.
• Manual de operațiuni : Acest tip de manual este foarte comun în întreprinderi și organizații non-profit. Este un set de proceduri și standarde pentru operațiunile zilnice, politicile organizației și standardele de lucru.
• Manuale de utilizare : Aceste manuale variază în funcție de utilizatorul final. De exemplu, există un manual de utilizare separat pentru personalul de întreținere, manageri, angajați juniori, studenți și administratori.
• Manuale de audit : Furnizați instrucțiuni despre cum să creați rapoarte financiare în legătură cu aspectele de audit și contabilitate.
• Manual de gestionare a crizelor : Acesta este un set de instrucțiuni sau procese cu privire la modul de răspuns la tragedii și crize, cum ar fi incendiu, tsunami, furtuni, violență la locul de muncă sau cutremur.

Manualele sunt documente universale pe care oamenii obișnuiți le pot înțelege. Ei explică procesele și operațiunile diferitelor departamente. Crearea manualelor potrivite poate ajuta afacerea dvs. să evite o lipsă de informații, să lanseze noi produse cu ușurință, să partajeze informații cu publicul potrivit, să minimizeze riscurile și să evite capcanele de cunoștințe.

Manual de descriere a postului

Un manual de descriere a postului este o resursă valoroasă de comunicare pentru un angajator și angajați. Oferă îndrumări și informații legate de misiunea, valorile, istoria, politicile și procedurile sale într-un format scris.

Un manual al angajatului este, de asemenea, văzut ca un mijloc de a proteja atât angajatul, cât și angajatorul împotriva oricărei forme de discriminare și procese de tratament inechitabil. Acesta servește ca un ghid accesibil pentru politicile organizației și o privire de ansamblu asupra așteptărilor angajatorului.

Specificatii tehnice

Imaginați-vă că aveți un client care are nevoie de un site web nou pentru compania sa. De unde începi?

Ei bine, documentele cu specificațiile tehnice sunt parte integrantă a unui proces de dezvoltare a produsului. Ele definesc cerințele specifice pe care trebuie să le îndeplinească produsul pentru a fi lansat cu succes pe piață. În exemplul menționat, clientul dvs. ar trebui să furnizeze specificațiile tehnice ale site-ului web pentru a vă ajuta să faceți pașii potriviți pentru dezvoltarea unei platforme care îi place.

Crearea specificațiilor tehnice pentru diferite procese din afacerea dvs. și dezvoltarea produsului crește eficiența pe termen lung. De asemenea, face posibilă scalabilitatea echipelor de lucru și oferă dezvoltatorilor un plan de urgență definit cu precizie.

Notă instrucțională

Notele de instruire sunt comunicații interne care se adresează unuia sau mai multor angajați. Obiectivul principal al acestor memorii este de a transmite directive care se referă în special la subiectul găsit în linia de subiect. Nota solicită și se așteaptă să se ia o acțiune specifică.

Scopul unei note de instrucțiuni ar trebui să includă suficiente informații pentru ca cititorul să știe exact care sunt instrucțiunile, când și cine le-a emis. De asemenea, ar trebui să ofere detalii despre unde și de ce ar trebui luată în considerare acțiunea sugerată.

Pentru a scrie nota de instruire potrivită pentru colegii sau angajații dvs., cunoașteți-vă mai întâi publicul țintă, stabiliți obiective, nu mai faceți obiectul notificării și organizați-vă instrucțiunile cronologic.

3. Scriere informativă

Scopul principal al scrierii informaționale este de a transmite informații despre ceva. Nu necesită nicio acțiune din partea cititorului, spre deosebire de scrisul persuasiv sau tranzacțional. Exemplele obișnuite de scriere informațională în contextul afacerii includ procesele verbale de întâlnire, prezentarea anuală a departamentelor, rapoartele financiare trimestriale sau anuale și multe altele.

Scrierea informațională permite unei companii să prezică performanța viitoare, să îndeplinească obligațiile de reglementare și să înregistreze performanța anterioară.

4. Scrierea persuasivă

Există momente în care doriți cu adevărat ca propunerea dvs. de afaceri să convingă publicul țintă să ia măsuri. Scopul scrisului de afaceri persuasiv este de a oferi cititorului o propunere de valoare unică despre produsele dvs. și de a-l încuraja să întreprindă o anumită acțiune. În funcție de tipul de scriere persuasivă folosită, răspunsul cititorului poate varia de la cumpărare până la stabilirea unei relații de durată cu clienții tăi.

Scrisul persuasiv inspiră acțiune, îmbunătățește productivitatea, te ajută să comunici mai bine și pare o mulțime de bani pe termen lung. Când este făcută corect, poate arăta, de asemenea, angajamentul dumneavoastră față de clienți, investitori, membri ai personalului și parteneri de afaceri. Acest lucru vă poate ajuta să recâștigați clienții pierduți și să stabiliți relații mai bune.

Scriere persuasivă comercială versus non-comercială

Scrierea persuasivă poate fi folosită fie din motive comerciale, fie din motive necomerciale. Marketingul modern folosește conținut persuasiv pentru a convinge publicul țintă că produsele lor sunt mai bune și mai eficiente decât cele ale concurenților săi.

De asemenea, puteți folosi scrisul persuasiv chiar și atunci când nu convingeți clienții să vă cumpere produsele. De exemplu, puteți crea conținut pentru a convinge fumătorii să renunțe la fumat sau persoanele cu IMC ridicat să înceapă să slăbească. Acesta este un exemplu perfect de scriere persuasivă non-comercială.

Acum știi

Diferite tipuri de scriere de afaceri joacă un rol esențial în succesul pe termen lung al unei afaceri. Indiferent de documentele specifice pe care le creați, conținutul trebuie să fie concis, să transmită informațiile corecte în mod eficient și să mențină publicul țintă implicat.