4 Jenis Penulisan Bisnis Teratas Dijelaskan

Kolega Anda telah mengundang Anda ke jamuan bisnis di hotel bintang 5. Anda mungkin mengetahui kode berpakaian hotel, dan pakaian kasual seperti T-shirt, sepatu kets, dan jeans tidak mungkin. Jadi, apa yang harus Anda pakai? Tux atau setelan berkualitas bagus?

Untuk menyesuaikan diri dengan semua tamu lain dan membuat kesan yang baik pada tuan rumah Anda, Anda harus berpakaian dengan tepat.

Hal yang sama berlaku untuk berbagai bentuk penulisan bisnis. Tidak seperti fiksi, puisi, dan bentuk tulisan lainnya, menulis bisnis bukanlah kesempatan untuk mengekspresikan diri. Sebaliknya, itu panggilan untuk gaya konservatif dan tanpa hiasan.

Penulisan bisnis yang sukses menciptakan korespondensi yang bernada profesional dan memberikan refleksi positif dari merek Anda. Ini juga memfasilitasi penyelesaian tugas yang efisien. Jadi, apa saja jenis penulisan bisnis yang umum, dan mengapa itu penting untuk bisnis Anda?

Terkait: Jenis Dokumen Bisnis | Jenis Inkubator Bisnis

Jenis-jenis tulisan bisnis

Terlepas dari sifat pekerjaan Anda, kemungkinan besar Anda perlu menulis sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan Anda. Misalnya, email, surat, laporan, memo, dan pengumuman sangat umum di tempat kerja. Berikut adalah kategori luas dan subkategori penulisan bisnis.

1. Penulisan korespondensi

Kapan pun Anda ingin menghubungi seseorang, Anda dapat mengiriminya pesan teks, email, atau surat. Pendekatan serupa diikuti dalam bisnis. Bentuk komunikasi ini umumnya dikenal sebagai korespondensi bisnis.

Surat-surat yang ditulis dalam transaksi bisnis adalah surat-surat korespondensi bisnis. Setiap korespondensi tertulis membantu menjaga hubungan baik dengan pemangku kepentingan bisnis, berfungsi sebagai bukti hubungan bisnis yang ada, menciptakan citra merek yang positif, dan merupakan komunikasi formal yang disukai.

Berikut adalah berbagai jenis korespondensi bisnis yang harus Anda ketahui.

Korespondensi internal

Korespondensi internal mengacu pada komunikasi tertulis antara karyawan, departemen, dan kantor cabang suatu organisasi. Ini bisa berupa komunikasi informal atau formal. Untuk sebagian besar, supervisor, manajer, dan karyawan lainnya menggunakan email untuk komunikasi formal dan informal.

Bentuk komunikasi internal lainnya termasuk surat promosi, surat persetujuan, pemberitahuan untuk menjelaskan, permintaan resmi, surat pemberhentian, dan memorandum. Biasanya, bentuk komunikasi ini sering dicetak di atas kertas, yang harus ditandatangani oleh pengirim.

Korespondensi eksternal

Korespondensi bisnis eksternal terjadi antara dua bisnis (korespondensi B2B) atau antara organisasi dan kliennya. Misalnya, bisnis Anda dapat memilih untuk mendistribusikan informasi kepada publik, baik tentang produk mereka atau perusahaan itu sendiri.

Korespondensi eksternal sering dilakukan kepada calon pelanggan, vendor, kreditur, pemasok, firma hukum, donor, sponsor, kantor pemerintah, dan lembaga keuangan. Bisnis Anda mungkin juga perlu berkomunikasi dengan afiliasi bisnis dan organisasi lain yang secara tidak langsung atau langsung bertransaksi dengannya.

Korespondensi eksternal yang dipikirkan dengan matang dapat membantu menyebarkan berita yang relevan, menentukan persepsi audiens target Anda tentang merek Anda, dan menjangkau pelanggan baru. Pilihan kata-kata Anda dan sifat pesan yang Anda kirim ke pemangku kepentingan bisnis Anda adalah bagian penting dari keseluruhan rencana pemasaran Anda.

korespondensi penjualan

Ini adalah email pemasaran, surat diskon, proposal penjualan, surat otorisasi, konfirmasi pesanan, dan bentuk komunikasi berorientasi penjualan lainnya. Untuk memastikan komunikasi efektif yang dapat meningkatkan penjualan, penting untuk menyusun semua korespondensi terkait penjualan dengan sempurna.

Buat penawaran dan surat pemasaran yang benar dan hindari informasi yang menyesatkan. Ingat, komunikasi yang efektif dapat mencegah perselisihan terkait keuangan di masa depan dan pembayaran yang terlewat. Dokumen lain seperti pesanan pembelian, surat penagihan, dan faktur harus berisi informasi yang akurat untuk menghindari kesalahan yang dapat merugikan Anda.

Surat Edaran

Ini adalah pemberitahuan yang dikirim kepada anggota atau karyawan dalam suatu organisasi. Mereka juga dikenal sebagai instruksi atau pengumuman kantor. Seringkali, pengumuman umum seperti informasi kontak baru, detail pertemuan dengan pemangku kepentingan bisnis Anda, dan informasi tentang protokol dikomunikasikan melalui surat edaran.

Pentingnya korespondensi

Korespondensi bisnis yang efektif memfasilitasi operasi sehari-hari organisasi Anda. Karyawan, manajer, dan supervisor Anda dapat berkomunikasi satu sama lain dan pihak luar yang relevan dengan mudah. Ini memastikan transaksi tepat waktu dan memelihara hubungan profesional yang luar biasa dengan afiliasi bisnis Anda, pelanggan, pemegang saham, dan banyak lagi.

Sangat penting bagi setiap orang di perusahaan Anda untuk mengetahui bagaimana mengekspresikan pandangan dan fakta mereka melalui tulisan yang akurat, baik itu di kertas fisik atau email. Menjadi profesional, tulus, sopan, dan memilih kata-kata yang tepat sambil berkorespondensi dapat membuat dampak yang cukup besar pada citra merek Anda.

2. Penulisan Bisnis Instruksional

Tujuan utama penulisan bisnis instruksional adalah untuk menawarkan panduan langkah demi langkah tentang cara menangani tugas tertentu. Ini mengharuskan pembaca untuk mengambil tindakan tertentu baik segera atau di masa depan.

Konten instruksional harus mempertimbangkan seberapa banyak pembaca target tahu tentang topik yang dimaksud dan menawarkan informasi yang hilang. Jika konten ditujukan untuk banyak orang dengan tingkat pemahaman yang berbeda, konten tersebut harus mencakup dasar-dasar perahu dan tugas-tugas khusus yang harus diselesaikan.

Contoh umum dari penulisan instruksional meliputi:

manual

Dalam kehidupan sehari-hari, Anda sering menggunakan manual secara sadar atau tidak sadar. Baik itu cara menggunakan ponsel atau menginstal perangkat lunak, panduan pengguna, dan panduan instruksional telah menjadi bagian dari kehidupan kita.

Untuk bisnis, Anda mungkin bertanya-tanya apakah manual masih diperlukan. Kenyataannya adalah bahwa mereka adalah langkah besar dalam mengarahkan bisnis Anda menuju kesuksesan. Misalnya, manual operasi menyampaikan prosedur dan standar perusahaan Anda. Manual penting lainnya termasuk:

• Manual produk : Juga dikenal sebagai instruksi manual, ini menginstruksikan pengguna tentang cara menggunakan produk tertentu.
• Manual pemecahan masalah : Memberikan detail tentang cara menganalisis dan memperbaiki kesalahan, terutama dalam perangkat lunak.
• Manual penginstalan : Menawarkan panduan langkah demi langkah tentang cara menyiapkan produk tertentu seperti perangkat lunak, peralatan elektronik, dan lainnya.
• Manual operasi : Jenis manual ini sangat umum di bisnis dan organisasi nirlaba. Ini adalah seperangkat prosedur dan standar untuk operasi sehari-hari, kebijakan organisasi, dan standar kerja.
• Panduan pengguna : Panduan ini bervariasi tergantung pada pengguna akhir. Misalnya, ada manual pengguna terpisah untuk personel pemeliharaan, manajer, karyawan junior, siswa, dan administrator.
• Manual audit : Memberikan instruksi tentang cara membuat laporan keuangan terkait dengan masalah audit dan akuntansi.
• Manual manajemen krisis : Ini adalah seperangkat instruksi atau proses tentang bagaimana menanggapi tragedi dan krisis seperti kebakaran, tsunami, badai, kekerasan di tempat kerja, atau gempa bumi.

Manual adalah dokumen universal yang dapat dipahami oleh orang biasa. Mereka menjelaskan proses dan operasi departemen yang berbeda. Membuat manual yang tepat dapat membantu bisnis Anda menghindari kesenjangan informasi, meluncurkan produk baru dengan mudah, berbagi informasi dengan audiens yang tepat, meminimalkan risiko, dan menghindari jebakan pengetahuan.

Buku panduan deskripsi pekerjaan

Buku pegangan deskripsi pekerjaan adalah sumber komunikasi yang berharga bagi pemberi kerja dan karyawan. Ini menawarkan panduan dan informasi yang terkait dengan misi, nilai, sejarah, kebijakan, dan prosedurnya dalam format tertulis.

Buku pegangan karyawan juga dipandang sebagai sarana untuk melindungi karyawan dan majikan dari segala bentuk diskriminasi dan tuntutan hukum perlakuan tidak adil. Ini berfungsi sebagai panduan yang dapat diakses untuk kebijakan organisasi dan gambaran umum tentang harapan pemberi kerja.

Spesifikasi teknis

Bayangkan Anda memiliki klien yang membutuhkan situs web baru untuk perusahaannya. Di mana Anda mulai?

Nah, dokumen spesifikasi teknis merupakan bagian integral dari proses pengembangan produk. Mereka menentukan persyaratan spesifik yang harus dipenuhi produk agar berhasil diluncurkan di pasar. Dalam contoh yang disebutkan, klien Anda harus memberikan spesifikasi teknis situs web untuk membantu Anda membuat langkah yang tepat untuk mengembangkan platform yang mereka sukai.

Membuat spesifikasi teknis untuk berbagai proses dalam bisnis Anda dan pengembangan produk meningkatkan efisiensi dalam jangka panjang. Ini juga memungkinkan skalabilitas tim kerja dan memberi pengembang rencana kontingensi yang ditentukan dengan tepat.

Memo instruksional

Memo instruksional adalah komunikasi internal yang ditujukan kepada satu atau lebih karyawan. Tujuan utama dari memo ini adalah untuk menyampaikan arahan yang berhubungan secara khusus dengan topik yang ditemukan di baris subjek. Memo itu meminta dan mengharapkan tindakan tertentu diambil.

Ruang lingkup memo instruksional harus mencakup informasi yang cukup bagi pembaca untuk mengetahui dengan tepat apa instruksi itu, kapan, dan siapa yang mengeluarkannya. Ini juga harus memberikan rincian tentang di mana dan mengapa tindakan yang disarankan harus ditindaklanjuti.

Untuk menulis memo instruksional yang tepat untuk kolega atau karyawan Anda, pertama-tama kenali audiens target Anda, tetapkan tujuan, berhenti menjadi ruang lingkup memo Anda, dan atur instruksi Anda secara kronologis.

3. Penulisan informasi

Tujuan utama dari penulisan informasi adalah untuk menyampaikan informasi tentang sesuatu. Itu tidak memerlukan tindakan apa pun dari pembaca, tidak seperti tulisan persuasif atau transaksional. Contoh umum penulisan informasi dalam konteks bisnis termasuk notulen rapat, tinjauan umum departemen tahunan, laporan keuangan triwulanan atau tahunan, dan banyak lagi.

Penulisan informasi memungkinkan bisnis untuk memprediksi kinerja masa depan, memenuhi kewajiban peraturan, dan mencatat kinerja sebelumnya.

4. Tulisan persuasif

Ada kalanya Anda sangat ingin proposal bisnis Anda membujuk target audiens untuk mengambil tindakan. Tujuan penulisan bisnis persuasif adalah untuk memberi pembaca proposisi nilai yang unik tentang produk Anda dan mendorong mereka untuk mengambil tindakan tertentu. Bergantung pada jenis tulisan persuasif yang digunakan, respons pembaca dapat berkisar dari pembelian hingga menjalin hubungan yang langgeng dengan pelanggan Anda.

Tulisan persuasif mengilhami tindakan, meningkatkan produktivitas, membantu Anda berkomunikasi lebih baik, dan tampak seperti banyak uang dalam jangka panjang. Ketika dilakukan dengan benar, itu juga dapat menunjukkan komitmen Anda kepada pelanggan, investor, anggota staf, dan mitra bisnis. Ini dapat membantu Anda memenangkan kembali pelanggan yang hilang dan membangun hubungan yang lebih baik.

Tulisan persuasif komersial versus non-komersial

Tulisan persuasif dapat digunakan untuk alasan komersial atau non-komersial. Pemasaran modern menggunakan konten persuasif untuk meyakinkan audiens target bahwa produk mereka lebih baik dan lebih efisien daripada produk pesaingnya.

Anda juga bisa menggunakan tulisan persuasif meski tidak meyakinkan pelanggan untuk membeli produk Anda. Misalnya, Anda dapat membuat konten untuk meyakinkan perokok agar berhenti merokok atau orang dengan BMI tinggi untuk mulai menurunkan berat badan. Ini adalah contoh sempurna dari tulisan persuasif non-komersial.

Sekarang kamu tau

Berbagai jenis tulisan bisnis memainkan peran integral dalam kesuksesan bisnis jangka panjang. Apa pun dokumen spesifik yang Anda buat, kontennya harus ringkas, menyampaikan informasi yang tepat secara efektif, dan membuat audiens target Anda tetap terlibat.