Die 4 wichtigsten Arten von Geschäftstexten erklärt

Ihr Kollege hat Sie zu einem Geschäftsessen in ein 5-Sterne-Hotel eingeladen. Sie kennen wahrscheinlich die Kleiderordnung des Hotels, und Freizeitkleidung wie T-Shirts, Turnschuhe und Jeans kommen nicht in Frage. Also, was solltest du anziehen? Ein Smoking oder ein hochwertiger Anzug?

Um zu allen anderen Gästen zu passen und einen guten Eindruck bei Ihren Gastgebern zu hinterlassen, müssen Sie sich angemessen kleiden.

Dasselbe gilt für verschiedene Formen des Geschäftsschreibens. Im Gegensatz zu Belletristik, Poesie und anderen Formen des Schreibens ist das Schreiben im Geschäftsleben keine Gelegenheit, sich auszudrücken. Stattdessen fordert es einen konservativen und schnörkellosen Stil.

Erfolgreiches Business Writing erstellt eine Korrespondenz, die im Ton professionell ist und Ihre Marke positiv widerspiegelt. Es erleichtert auch die effiziente Erledigung der anstehenden Aufgabe. Was sind also die gängigen Arten von Geschäftstexten und warum sind sie für Ihr Unternehmen unerlässlich?

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Arten von Geschäftstexten

Unabhängig von der Art Ihres Jobs besteht die Möglichkeit, dass Sie etwas schreiben müssen, das sich auf Ihre Arbeit bezieht. Beispielsweise sind E-Mails, Briefe, Berichte, Memos und Ankündigungen am Arbeitsplatz sehr verbreitet. Hier sind die breiten Kategorien und Unterkategorien von Business Writing.

1. Korrespondenz schreiben

Wann immer Sie eine Person kontaktieren möchten, können Sie ihr eine Textnachricht, E-Mail oder Briefe senden. Ein ähnlicher Ansatz wird in der Wirtschaft verfolgt. Diese Form der Kommunikation wird allgemein als Geschäftskorrespondenz bezeichnet.

Die im Geschäftsverkehr geschriebenen Briefe sind Geschäftskorrespondenzbriefe. Jede schriftliche Korrespondenz trägt dazu bei, eine herzliche Beziehung zu Geschäftsinteressenten aufrechtzuerhalten, dient als Beweis für eine bestehende Geschäftsbeziehung, schafft ein positives Markenimage und ist eine bevorzugte formelle Kommunikation.

Hier sind die verschiedenen Arten von Geschäftskorrespondenz, die Sie kennen sollten.

Interne Korrespondenz

Interne Korrespondenz bezieht sich auf die schriftliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Zweigstellen einer Organisation. Dies kann eine informelle oder formelle Kommunikation sein. Zum größten Teil verwenden Vorgesetzte, Manager und andere Mitarbeiter E-Mails für die formelle und informelle Kommunikation.

Andere Formen der internen Kommunikation umfassen Beförderungsschreiben, Genehmigungsschreiben, Mitteilungen zur Erklärung, förmliche Aufforderungen, Entlassungsschreiben und Memoranden. Typischerweise werden diese Kommunikationsformen oft auf Papier gedruckt, das der Absender unterschreiben muss.

Externe Korrespondenz

Externe Geschäftskorrespondenz findet zwischen zwei Unternehmen (B2B-Korrespondenz) oder zwischen einer Organisation und ihren Kunden statt. Ihr Unternehmen kann sich beispielsweise dafür entscheiden, Informationen an die Öffentlichkeit zu verteilen, entweder über seine Produkte oder das Unternehmen selbst.

Externe Korrespondenz wird häufig mit potenziellen Kunden, Anbietern, Gläubigern, Lieferanten, Anwaltskanzleien, Spendern, Sponsoren, Regierungsstellen und Finanzinstituten geführt. Ihr Unternehmen muss möglicherweise auch mit Geschäftspartnern und anderen Organisationen kommunizieren, die indirekt oder direkt mit ihm Geschäfte tätigen.

Eine gut durchdachte externe Korrespondenz kann dabei helfen, relevante Nachrichten zu verbreiten, die Wahrnehmung Ihrer Marke durch Ihre Zielgruppe zu definieren und neue Kunden zu erreichen. Ihre Wortwahl und die Art der Botschaften, die Sie an Ihre geschäftlichen Stakeholder senden, sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres gesamten Marketingplans.

Verkaufskorrespondenz

Dies sind Marketing-E-Mails, Rabattschreiben, Verkaufsangebote, Genehmigungsschreiben, Auftragsbestätigungen und andere Formen der verkaufsorientierten Kommunikation. Um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten, die den Verkauf ankurbeln kann, ist es wichtig, alle vertriebsbezogenen Korrespondenzen perfekt zu gestalten.

Erstellen Sie wahrheitsgemäße Marketingangebote und Briefe und vermeiden Sie irreführende Informationen. Denken Sie daran, dass eine effektive Kommunikation zukünftige Streitigkeiten im Zusammenhang mit Finanzen und verpasste Zahlungen verhindern kann. Andere Dokumente wie Bestellungen, Mahnschreiben und Rechnungen müssen genaue Informationen enthalten, um Fehler zu vermeiden, die Sie Geld kosten könnten.

Rundschreiben

Dies sind Mitteilungen, die an Mitglieder oder Mitarbeiter einer Organisation gesendet werden. Sie werden auch als Büroanweisungen oder Ankündigungen bezeichnet. Häufig werden allgemeine Ankündigungen wie neue Kontaktinformationen, Besprechungsdetails mit Ihren geschäftlichen Stakeholdern und Informationen zu Protokollen über Rundschreiben kommuniziert.

Bedeutung der Korrespondenz

Effektive Geschäftskorrespondenz erleichtert das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens. Ihre Mitarbeiter, Manager und Vorgesetzten können mühelos miteinander und mit relevanten externen Parteien kommunizieren. Dies gewährleistet zeitnahe Transaktionen und pflegt eine hervorragende professionelle Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern, Kunden, Aktionären und mehr.

Es ist entscheidend, dass jeder in Ihrem Unternehmen weiß, wie er seine Ansichten und Fakten durch genaues Schreiben ausdrücken kann, sei es auf Papier oder per E-Mail. Professionell, aufrichtig und höflich zu sein und beim Korrespondieren die richtigen Worte zu wählen, kann einen erheblichen Einfluss auf Ihr Markenimage haben.

2. Unterrichtendes Geschäftsschreiben

Das primäre Ziel des Lehrgeschäftsschreibens ist es, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bewältigung einer bestimmten Aufgabe anzubieten. Es fordert den Leser auf, entweder sofort oder in der Zukunft eine bestimmte Aktion zu unternehmen.

Lehrinhalte sollten berücksichtigen, wie viel der Zielleser über das betreffende Thema weiß, und die fehlenden Informationen anbieten. Wenn der Inhalt für mehrere Personen mit unterschiedlichem Kenntnisstand bestimmt ist, muss er die Bootsgrundlagen und die spezifischen Aufgaben, die erledigt werden sollten, abdecken.

Übliche Beispiele für das Schreiben von Anweisungen sind:

Anleitungen

In Ihrem Alltag verwenden Sie bewusst oder unbewusst häufig Handbücher. Ob es um die Verwendung Ihres Mobiltelefons oder die Installation von Software geht, Benutzerhandbücher und Bedienungsanleitungen sind Teil unseres Lebens geworden.

Für Unternehmen fragen Sie sich vielleicht, ob Handbücher noch notwendig sind. Die Realität ist, dass sie ein großer Schritt sind, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen. Beispielsweise gibt das Betriebshandbuch die Verfahren und Standards Ihres Unternehmens wieder. Weitere wichtige Handbücher sind:

• Produkthandbücher : Auch als Bedienungsanleitung bekannt, weist es den Benutzer an, wie ein bestimmtes Produkt zu verwenden ist.
• Fehlerbehebungshandbücher : Liefern Einzelheiten zur Analyse und Behebung von Fehlern, insbesondere in Software.
• Installationshandbücher : Bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines bestimmten Produkts wie Software, elektronisches Gerät und mehr.
• Betriebshandbuch : Diese Art von Handbuch ist in Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen sehr verbreitet. Es handelt sich um eine Reihe von Verfahren und Standards für den täglichen Betrieb, die Richtlinien der Organisation und Arbeitsstandards.
• Benutzerhandbücher : Diese Handbücher variieren je nach Endbenutzer. So gibt es beispielsweise ein separates Benutzerhandbuch für Wartungspersonal, Manager, Nachwuchskräfte, Studenten und Administratoren.
• Prüfungshandbücher : Geben Anweisungen zur Erstellung von Finanzberichten in Bezug auf Prüfungs- und Rechnungslegungsangelegenheiten.
• Krisenmanagement-Handbuch : Dies ist eine Reihe von Anweisungen oder Prozessen, wie auf Tragödien und Krisen wie Feuer, Tsunami, Stürme, Gewalt am Arbeitsplatz oder Erdbeben zu reagieren ist.

Handbücher sind universelle Dokumente, die normale Menschen verstehen können. Sie erklären die Prozesse und Abläufe verschiedener Abteilungen. Die Erstellung der richtigen Handbücher kann Ihrem Unternehmen helfen, Informationslücken zu schließen, neue Produkte einfach auf den Markt zu bringen, Informationen mit der richtigen Zielgruppe zu teilen, Risiken zu minimieren und Wissensfallen zu vermeiden.

Handbuch der Berufsbeschreibung

Ein Stellenbeschreibungshandbuch ist eine wertvolle Kommunikationsressource für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es bietet Anleitungen und Informationen zu seiner Mission, seinen Werten, seiner Geschichte, seinen Richtlinien und Verfahren in schriftlicher Form.

Ein Mitarbeiterhandbuch wird auch als Mittel angesehen, sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber vor jeglicher Form von Diskriminierung und Klagen wegen unfairer Behandlung zu schützen. Es dient als zugänglicher Leitfaden zu den Richtlinien der Organisation und als Überblick über die Erwartungen eines Arbeitgebers.

Technische Spezifikationen

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Kunden, der eine neue Website für sein Unternehmen benötigt. Wo fängst du an?

Nun, technische Spezifikationsdokumente sind ein integraler Bestandteil eines Produktentwicklungsprozesses. Sie definieren die spezifischen Anforderungen, die das Produkt erfüllen muss, um erfolgreich am Markt eingeführt zu werden. In dem genannten Beispiel sollte Ihr Kunde die technischen Spezifikationen der Website bereitstellen, um Ihnen zu helfen, die richtigen Schritte zur Entwicklung einer Plattform zu unternehmen, die ihm gefällt.

Das Erstellen von technischen Spezifikationen für verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen und Ihrer Produktentwicklung steigert langfristig die Effizienz. Es ermöglicht auch die Skalierbarkeit von Arbeitsteams und gibt Entwicklern einen genau definierten Notfallplan.

Unterrichtsnotiz

Instruktionsmemos sind unternehmensinterne Mitteilungen, die sich an einen oder mehrere Mitarbeiter richten. Das Hauptziel dieser Memos ist es, Anweisungen zu vermitteln, die sich speziell auf das in der Betreffzeile enthaltene Thema beziehen. Das Memo fordert und erwartet, dass eine bestimmte Maßnahme ergriffen wird.

Der Umfang eines Anweisungsmemos sollte ausreichende Informationen enthalten, damit der Leser genau weiß, was die Anweisungen sind, wann und wer sie erteilt hat. Es sollte auch Einzelheiten darüber enthalten, wo und warum die vorgeschlagene Maßnahme umgesetzt werden sollte.

Um das richtige Instruktions-Memo für Ihre Kollegen oder Mitarbeiter zu schreiben, lernen Sie zuerst Ihre Zielgruppe kennen, legen Sie Ziele fest, seien Sie nicht mehr der Umfang Ihres Memos und organisieren Sie Ihre Anweisungen chronologisch.

3. Informatives Schreiben

Das Hauptziel des Informationsschreibens ist es, Informationen über etwas zu vermitteln. Im Gegensatz zu überzeugendem oder transaktionalem Schreiben erfordert es keine Aktion des Lesers. Gängige Beispiele für informatives Schreiben im geschäftlichen Kontext sind Besprechungsprotokolle, jährliche Abteilungsübersichten, vierteljährliche oder jährliche Finanzberichte und mehr.

Das Schreiben von Informationen ermöglicht es einem Unternehmen, die zukünftige Leistung vorherzusagen, behördliche Auflagen zu erfüllen und frühere Leistungen aufzuzeichnen.

4. Überzeugendes Schreiben

Es gibt Zeiten, in denen Sie wirklich möchten, dass Ihr Geschäftsvorschlag die Zielgruppe davon überzeugt, Maßnahmen zu ergreifen. Das Ziel überzeugender Geschäftstexte ist es, dem Leser ein einzigartiges Wertversprechen über Ihre Produkte zu vermitteln und ihn zu einer bestimmten Handlung zu ermutigen. Abhängig von der Art des verwendeten überzeugenden Schreibens kann die Reaktion des Lesers vom Kauf bis zum Aufbau einer dauerhaften Beziehung zu Ihren Kunden reichen.

Überzeugendes Schreiben inspiriert zum Handeln, verbessert die Produktivität, hilft Ihnen, besser zu kommunizieren, und scheint auf lange Sicht eine Menge Geld zu sein. Wenn es richtig gemacht wird, kann es auch Ihr Engagement für Kunden, Investoren, Mitarbeiter und Geschäftspartner zeigen. So können Sie verlorene Kunden zurückgewinnen und bessere Beziehungen aufbauen.

Kommerzielles versus nichtkommerzielles überzeugendes Schreiben

Überzeugendes Schreiben kann sowohl für kommerzielle als auch für nichtkommerzielle Zwecke verwendet werden. Modernes Marketing nutzt überzeugende Inhalte, um die Zielgruppe davon zu überzeugen, dass ihre Produkte besser und effizienter sind als die der Konkurrenz.

Sie können überzeugendes Schreiben auch dann verwenden, wenn Sie Kunden nicht davon überzeugen, Ihre Produkte zu kaufen. Sie können beispielsweise Inhalte erstellen, um Raucher davon zu überzeugen, mit dem Rauchen aufzuhören, oder Menschen mit hohem BMI, mit dem Abnehmen zu beginnen. Dies ist ein perfektes Beispiel für nicht-kommerzielles überzeugendes Schreiben.

Jetzt wissen Sie

Verschiedene Arten von Business Writing spielen eine wesentliche Rolle für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Unabhängig von den spezifischen Dokumenten, die Sie erstellen, muss der Inhalt prägnant sein, die richtigen Informationen effektiv vermitteln und Ihre Zielgruppe binden.