解釋了前 4 種商務寫作類型

您的同事邀請您參加五星級酒店的商務晚宴。 您可能知道酒店的著裝要求，T 卹、運動鞋和牛仔褲等休閒裝束是不可能的。 那麼，你應該穿什麼？ 燕尾服還是優質西裝？

為了融入所有其他客人並給主人留下好印象，您必須穿著得體。

不同形式的商務寫作也是如此。 與小說、詩歌和其他形式的寫作不同，商務寫作不是表達自己的機會。 相反，它要求一種保守和朴素的風格。

成功的商業寫作會產生專業的信函，並積極反映您的品牌。 它還有助於有效完成手頭的任務。 那麼，常見的商務寫作類型有哪些，為什麼它們對您的業務至關重要？

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商務寫作的類型

無論您的工作性質如何，您都可能需要寫一些與您的工作相關的東西。 例如，電子郵件、信件、報告、備忘錄和公告在工作場所非常常見。 以下是商務寫作的大類和子類。

1. 信函寫作

每當您想聯繫某人時，您都可以向他們發送短信、電子郵件或信件。 在商業中也遵循類似的方法。 這種通信形式通常稱為商務信函。

在商業交易過程中寫的信件是商業信函。 任何書面信件都有助於與業務利益相關者保持友好關係，作為現有業務關係的證明，創造積極的品牌形象，並且是首選的正式溝通方式。

以下是您應該了解的不同類型的商務信函。

內部通信

內部通信是指組織的員工、部門和分支機構之間的書面通信。 它可以是非正式的或正式的交流。 在大多數情況下，主管、經理和其他員工使用電子郵件進行正式和非正式的交流。

其他形式的內部溝通包括晉升信、批准信、解釋通知、正式請求、解僱信和備忘錄。 通常，這些通信形式通常印在紙上，發件人必須在紙上簽字。

對外通信

外部業務通信發生在兩個企業之間（B2B 通信）或組織與其客戶之間。 例如，您的企業可以選擇向公眾發布有關其產品或公司本身的信息。

外部通信通常發給潛在客戶、供應商、債權人、供應商、律師事務所、捐助者、贊助商、政府辦公室和金融機構。 您的企業可能還需要與間接或直接與其進行交易的企業附屬機構和其他組織進行溝通。

深思熟慮的外部通信有助於傳播相關新聞，確定目標受眾對品牌的看法，並接觸新客戶。 您選擇的詞語和您發送給業務利益相關者的信息的性質是您整體營銷計劃的重要組成部分。

銷售信函

這些是營銷電子郵件、折扣信、銷售建議、授權書、訂單確認和其他面向銷售的通信形式。 為了確保能夠促進銷售的有效溝通，完美地起草所有與銷售相關的信函非常重要。

創建真實的營銷優惠和信件，避免誤導性信息。 請記住，有效的溝通可以防止未來與財務相關的糾紛和錯過付款。 採購訂單、託收信和發票等其他文件必須包含準確的信息，以避免可能導致您花錢的錯誤。

通函

這些是發送給組織中的成員或員工的通知。 它們也被稱為辦公指令或公告。 通常，新的聯繫信息、與業務利益相關者的會議詳細信息以及有關協議的信息等一般性公告都是通過通知來傳達的。

通信的重要性

有效的商務信函有助於您組織的日常運營。 您的員工、經理和主管可以毫不費力地與彼此以及相關的外部各方進行溝通。 這可確保及時交易，並與您的業務關聯公司、客戶、股東等保持良好的專業關係。

公司中的每個人都必須知道如何通過準確的寫作來表達他們的觀點和事實，無論是在紙質紙上還是電子郵件上。 專業、真誠、有禮貌，並在相應的情況下選擇正確的詞語會對您的品牌形象產生相當大的影響。

2.教學商務寫作

指導性商業寫作的主要目標是提供有關如何處理特定任務的分步指導。 它要求讀者立即或將來採取具體行動。

教學內容應考慮目標讀者對相關主題的了解程度，並提供缺失的信息。 如果內容面向具有不同理解水平的多人，則必須涵蓋船舶基礎知識和應完成的具體任務。

教學寫作的常見例子包括：

手冊

在您的日常生活中，您經常有意或無意地使用手冊。 無論是如何使用手機，還是安裝軟件，用戶手冊、指導手冊已經成為我們生活的一部分。

對於企業，您可能想知道手冊是否仍然需要。 現實情況是，它們是引導您的業務走向成功的一大步。 例如，操作手冊傳達了貴公司的程序和標準。 其他重要的手冊包括：

• 產品手冊：也稱為說明手冊，它指導用戶如何使用特定產品。
• 故障排除手冊：提供有關如何分析和修復錯誤的詳細信息，尤其是在軟件中。
• 安裝手冊：提供有關如何設置特定產品（如軟件、電子設備等）的分步指導。
• 操作手冊：這種類型的手冊在企業和非營利組織中非常常見。 它是一套日常運作、組織政策和工作標準的程序和標準。
• 用戶手冊：這些手冊因最終用戶而異。 例如，為維護人員、經理、初級員工、學生和管理員提供單獨的用戶手冊。
• 審計手冊：提供有關如何創建與審計和會計事項相關的財務報告的說明。
• 危機管理手冊：這是一套關於如何應對火災、海嘯、風暴、工作場所暴力或地震等悲劇和危機的說明或流程。

手冊是普通人可以理解的通用文檔。 他們解釋了不同部門的流程和運作。 創建正確的手冊可以幫助您的企業避免信息缺口、輕鬆推出新產品、與正確的受眾共享信息、最大程度地降低風險並避免知識陷阱。

職位描述手冊

職位描述手冊是雇主和僱員的寶貴交流資源。 它以書面形式提供與其使命、價值觀、歷史、政策和程序相關的指導和信息。

員工手冊也被視為保護員工和雇主免受任何形式的歧視和不公平待遇訴訟的一種手段。 它可作為組織政策的可訪問指南和雇主期望的概述。

技術規格

想像一下，您有一個客戶需要為他的公司建立一個新網站。 你從哪裡開始？

好吧，技術規範文檔是產品開發過程中不可或缺的一部分。 它們定義了產品成功投放市場必須滿足的具體要求。 在提到的示例中，您的客戶應提供網站的技術規範，以幫助您採取正確的步驟來開發他們喜歡的平台。

從長遠來看，為您的業務和產品開發中的不同流程創建技術規範可以提高效率。 它還使工作團隊的可擴展性成為可能，並為開發人員提供了一個精確定義的應急計劃。

教學備忘錄

教學備忘錄是針對一名或多名員工的內部溝通。 這些備忘錄的主要目的是傳達與主題行中的主題特別相關的指令。 備忘錄要求並期望採取具體行動。

指導備忘錄的範圍應包括足夠的信息，以便讀者準確地了解指令是什麼、何時以及由誰發布的。 它還應提供有關應在何處以及為何採取建議行動的詳細信息。

要為您的同事或員工編寫正確的指導備忘錄，首先要了解您的目標受眾，建立目標，不要成為備忘錄的範圍，並按時間順序組織您的說明。

3. 信息寫作

信息寫作的主要目標是傳達有關某事的信息。 與說服性或交易性寫作不同，它不需要讀者採取任何行動。 商業環境中信息寫作的常見示例包括會議記錄、年度部門概述、季度或年度財務報告等。

信息寫作使企業能夠預測未來業績、履行監管義務並記錄以前的業績。

4.有說服力的寫作

有時候，您真的希望您的業務提案能夠說服目標受眾採取行動。 有說服力的商業寫作的目標是為讀者提供關於您的產品的獨特價值主張，並鼓勵他們採取具體行動。 根據所使用的有說服力的寫作類型，讀者的反應範圍可能從購買到與您的客戶建立持久的關係。

有說服力的寫作激發行動，提高生產力，幫助你更好地溝通，從長遠來看，這似乎是一大筆錢。 如果做得好，它還可以顯示您對客戶、投資者、員工和業務合作夥伴的承諾。 這可以幫助您贏回失去的客戶並建立更好的關係。

商業與非商業說服性寫作

說服性寫作可用於商業或非商業原因。 現代營銷使用有說服力的內容來說服目標受眾，他們的產品比競爭對手的產品更好、更有效。

即使沒有說服客戶購買您的產品，您也可以使用有說服力的寫作。 例如，您可以創建內容來說服吸煙者戒菸或說服 BMI 高的人開始減肥。 這是非商業說服力寫作的完美例子。

現在你知道了

不同類型的商業寫作在企業的長期成功中發揮著不可或缺的作用。 無論您要創建的具體文檔是什麼，內容都必須簡明扼要，有效地傳達正確的信息，並保持目標受眾的參與度。