Spiegazione dei 4 principali tipi di scrittura aziendale

Il tuo collega ti ha invitato a una cena di lavoro in un hotel a 5 stelle. Probabilmente sei a conoscenza del codice di abbigliamento dell'hotel e l'abbigliamento casual come magliette, scarpe da ginnastica e jeans è fuori questione. Allora, cosa dovresti indossare? Uno smoking o un abito di buona qualità?

Per adattarti a tutti gli altri ospiti e fare una buona impressione sui tuoi ospiti, devi vestirti in modo appropriato.

Lo stesso vale per diverse forme di scrittura commerciale. A differenza della narrativa, della poesia e di altre forme di scrittura, la scrittura commerciale non è un'opportunità per esprimerti. Invece, richiede uno stile conservatore e disadorno.

Una scrittura commerciale di successo crea una corrispondenza che ha un tono professionale e fornisce un riflesso positivo del tuo marchio. Facilita anche il completamento efficiente del compito a portata di mano. Quindi, quali sono i tipi comuni di scrittura commerciale e perché sono essenziali per la tua attività?

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Tipi di scrittura commerciale

Indipendentemente dalla natura del tuo lavoro, è probabile che tu debba scrivere qualcosa relativo al tuo lavoro. Ad esempio, e-mail, lettere, rapporti, promemoria e annunci sono molto comuni sul posto di lavoro. Ecco le grandi categorie e sottocategorie della scrittura commerciale.

1. Scrittura della corrispondenza

Ogni volta che vuoi contattare una persona, puoi inviarle un messaggio di testo, e-mail o lettere. Un approccio simile è seguito nel mondo degli affari. Questa forma di comunicazione è comunemente nota come corrispondenza commerciale.

Le lettere scritte durante le transazioni commerciali sono lettere di corrispondenza commerciale. Qualsiasi corrispondenza scritta aiuta a mantenere un rapporto cordiale con gli stakeholder aziendali, serve come prova di una relazione commerciale esistente, crea un'immagine positiva del marchio ed è una comunicazione formale preferita.

Ecco i diversi tipi di corrispondenza commerciale che dovresti conoscere.

Corrispondenza interna

Le corrispondenze interne si riferiscono alla comunicazione scritta tra dipendenti, dipartimenti e filiali di un'organizzazione. Può essere una comunicazione informale o formale. Per la maggior parte, supervisori, dirigenti e altri dipendenti utilizzano le e-mail per comunicazioni formali e informali.

Altre forme di comunicazione interna includono lettere di promozione, lettere di approvazione, avviso di spiegazione, richieste formali, lettere di licenziamento e memorandum. Tipicamente, queste forme di comunicazione sono spesso stampate su carta, che il mittente deve firmare.

Corrispondenza esterna

La corrispondenza commerciale esterna avviene tra due aziende (corrispondenza B2B) o tra un'organizzazione e i suoi clienti. Ad esempio, la tua azienda può scegliere di distribuire informazioni al pubblico, sui propri prodotti o sull'azienda stessa.

La corrispondenza esterna viene spesso inviata a potenziali clienti, fornitori, creditori, fornitori, studi legali, donatori, sponsor, uffici governativi e istituzioni finanziarie. La tua azienda potrebbe anche aver bisogno di comunicare con affiliati commerciali e altre organizzazioni che effettuano transazioni indirette o indirette con essa.

Una corrispondenza esterna ben congegnata può aiutare a diffondere notizie rilevanti, definire la percezione del tuo marchio da parte del pubblico di destinazione e raggiungere nuovi clienti. La scelta delle parole e la natura dei messaggi che invii ai tuoi stakeholder aziendali sono una parte essenziale del tuo piano di marketing generale.

Corrispondenza di vendita

Si tratta di e-mail di marketing, lettere di sconto, proposte di vendita, lettere di autorizzazione, conferma d'ordine e altre forme di comunicazione orientata alla vendita. Per garantire una comunicazione efficace che possa aumentare le vendite, è importante redigere perfettamente tutte le corrispondenze relative alle vendite.

Crea offerte e lettere di marketing veritiere ed evita informazioni fuorvianti. Ricorda, una comunicazione efficace può prevenire future controversie finanziarie e pagamenti mancati. Altri documenti come ordini di acquisto, lettere di sollecito e fatture devono contenere informazioni accurate per evitare errori che potrebbero costarti denaro.

Circolari

Si tratta di avvisi inviati ai membri o ai dipendenti di un'organizzazione. Sono anche conosciuti come istruzioni o annunci dell'ufficio. Spesso, gli annunci generali come le nuove informazioni di contatto, i dettagli dell'incontro con gli stakeholder aziendali e le informazioni sui protocolli vengono comunicati tramite circolari.

Importanza della corrispondenza

Una corrispondenza commerciale efficace facilita le operazioni quotidiane della tua organizzazione. I tuoi dipendenti, manager e supervisori possono comunicare tra loro e con le parti esterne rilevanti senza sforzo. Ciò garantisce transazioni tempestive e mantiene un rapporto professionale eccezionale con affiliati, clienti, azionisti e altro ancora.

È fondamentale per tutti nella tua azienda sapere come esprimere le proprie opinioni e fatti attraverso una scrittura accurata, sia su carta fisica che su e-mail. Essere professionali, sinceri, cortesi e scegliere le parole giuste mentre corrispondono può avere un impatto considerevole sull'immagine del tuo marchio.

2. Scrittura commerciale didattica

L'obiettivo principale della scrittura aziendale didattica è quello di offrire una guida passo passo su come gestire un determinato compito. Richiede al lettore di intraprendere un'azione specifica immediatamente o in futuro.

Il contenuto didattico dovrebbe considerare quanto il lettore target sa sull'argomento in questione e offrire le informazioni mancanti. Se il contenuto è destinato a più persone con diversi livelli di comprensione, deve coprire le basi della barca e le attività specifiche che dovrebbero essere completate.

Esempi comuni di scrittura didattica includono:

Manuali

Nella vita di tutti i giorni, usi spesso i manuali consapevolmente o inconsapevolmente. Che si tratti di come utilizzare il telefono cellulare o di installare software, i manuali utente e i manuali di istruzioni sono diventati parte della nostra vita.

Per le aziende, potresti chiederti se i manuali sono ancora necessari. La realtà è che sono un grande passo avanti per guidare la tua attività verso il successo. Ad esempio, il manuale operativo trasmette le procedure e gli standard della tua azienda. Altri manuali importanti includono:

• Manuali del prodotto : noto anche come manuale di istruzioni, istruisce l'utente su come utilizzare un prodotto specifico.
• Manuali per la risoluzione dei problemi : forniscono dettagli su come analizzare e correggere gli errori, in particolare nel software.
• Manuali di installazione: offre una guida passo passo su come configurare un prodotto specifico come software, apparecchio elettronico e altro.
• Manuale operativo : questo tipo di manuale è molto comune nelle aziende e nelle organizzazioni senza scopo di lucro. È un insieme di procedure e standard per le operazioni quotidiane, le politiche dell'organizzazione e gli standard di lavoro.
• Manuali per l' utente : questi manuali variano a seconda dell'utente finale. Ad esempio, esiste un manuale utente separato per il personale addetto alla manutenzione, i dirigenti, i dipendenti junior, gli studenti e gli amministratori.
• Manuali di revisione : forniscono istruzioni su come creare relazioni finanziarie in relazione a questioni di revisione e contabilità.
• Manuale di gestione delle crisi : questo è un insieme di istruzioni o processi su come rispondere a tragedie e crisi come incendi, tsunami, tempeste, violenze sul posto di lavoro o terremoti.

I manuali sono documenti universali che la gente comune può capire. Spiegano i processi e le operazioni dei diversi reparti. La creazione dei manuali giusti può aiutare la tua azienda a evitare una lacuna di informazioni, lanciare facilmente nuovi prodotti, condividere informazioni con il pubblico giusto, ridurre al minimo i rischi ed evitare trappole di conoscenza.

Manuale di descrizione del lavoro

Un manuale di descrizione del lavoro è una preziosa risorsa di comunicazione per un datore di lavoro e dipendenti. Offre guida e informazioni relative alla sua missione, valori, storia, politiche e procedure in un formato scritto.

Un manuale del dipendente è anche visto come un mezzo per proteggere sia il dipendente che il datore di lavoro contro qualsiasi forma di discriminazione e azioni legali per trattamento iniquo. Serve come una guida accessibile alle politiche dell'organizzazione e una panoramica delle aspettative del datore di lavoro.

Specifiche tecniche

Immagina di avere un cliente che ha bisogno di un nuovo sito web per la sua azienda. Da dove inizi?

Ebbene, i documenti delle specifiche tecniche sono parte integrante del processo di sviluppo del prodotto. Definiscono i requisiti specifici che il prodotto deve soddisfare per essere lanciato con successo sul mercato. Nell'esempio citato, il tuo cliente dovrebbe fornire le specifiche tecniche del sito web per aiutarti a fare i passi giusti per sviluppare una piattaforma che gli piace.

La creazione di specifiche tecniche per diversi processi nella tua attività e lo sviluppo del prodotto aumenta l'efficienza a lungo termine. Rende inoltre possibile la scalabilità dei team di lavoro e offre agli sviluppatori un piano di emergenza definito con precisione.

Nota di istruzione

I promemoria didattici sono comunicazioni interne rivolte a uno o più dipendenti. L'obiettivo principale di queste note è di trasmettere direttive che riguardano in particolare l'argomento che si trova nella riga dell'oggetto. La nota richiede e prevede che venga intrapresa un'azione specifica.

Lo scopo di un memo didattico dovrebbe includere informazioni sufficienti affinché il lettore sappia esattamente quali sono le istruzioni, quando e chi le ha emesse. Dovrebbe anche fornire dettagli su dove e perché l'azione suggerita dovrebbe essere attuata.

Per scrivere il memo didattico giusto per i tuoi colleghi o dipendenti, prima conosci il tuo pubblico di destinazione, stabilisci obiettivi, smetti di essere l'ambito del tuo memo e organizza le tue istruzioni in ordine cronologico.

3. Scrittura informativa

L'obiettivo principale della scrittura informativa è trasmettere informazioni su qualcosa. Non richiede alcuna azione da parte del lettore, a differenza della scrittura persuasiva o transazionale. Esempi comuni di scrittura informativa nel contesto aziendale includono i verbali delle riunioni, le panoramiche annuali dei dipartimenti, i rapporti finanziari trimestrali o annuali e altro ancora.

La scrittura di informazioni consente a un'azienda di prevedere le prestazioni future, soddisfare gli obblighi normativi e registrare le prestazioni precedenti.

4. Scrittura persuasiva

Ci sono momenti in cui vuoi davvero che la tua proposta commerciale persuada il pubblico di destinazione ad agire. L'obiettivo di una scrittura commerciale persuasiva è offrire al lettore una proposta di valore unica sui tuoi prodotti e incoraggiarlo a intraprendere un'azione specifica. A seconda del tipo di scrittura persuasiva utilizzata, la risposta del lettore potrebbe variare dall'acquisto all'instaurazione di un rapporto duraturo con i clienti.

La scrittura persuasiva ispira l'azione, migliora la produttività, ti aiuta a comunicare meglio e a lungo termine sembra un sacco di soldi. Se eseguito correttamente, può anche mostrare il tuo impegno nei confronti di clienti, investitori, membri del personale e partner commerciali. Questo può aiutarti a riconquistare i clienti persi e a stabilire relazioni migliori.

Scrittura persuasiva commerciale e non commerciale

La scrittura persuasiva può essere utilizzata per motivi commerciali o non commerciali. Il marketing moderno utilizza contenuti persuasivi per convincere il pubblico di destinazione che i loro prodotti sono migliori e più efficienti di quelli dei suoi concorrenti.

Puoi anche usare la scrittura persuasiva anche quando non convinci i clienti ad acquistare i tuoi prodotti. Ad esempio, puoi creare contenuti per convincere i fumatori a smettere di fumare o le persone con un BMI elevato a iniziare a perdere peso. Questo è un perfetto esempio di scrittura persuasiva non commerciale.

Ora sai

Diversi tipi di scrittura commerciale svolgono un ruolo fondamentale nel successo a lungo termine di un'azienda. Indipendentemente dai documenti specifici che stai creando, il contenuto deve essere conciso, trasmettere le informazioni giuste in modo efficace e coinvolgere il pubblico di destinazione.