Najważniejsze 4 rodzaje pisania biznesowego wyjaśnione

Twój kolega zaprosił Cię na biznesową kolację do 5-gwiazdkowego hotelu. Prawdopodobnie znasz zasady ubioru obowiązujące w hotelu, a swobodny strój, taki jak T-shirty, trampki i dżinsy, nie wchodzi w rachubę. Więc co powinieneś nosić? Smoking czy dobry garnitur?

Aby dopasować się do wszystkich innych gości i zrobić dobre wrażenie na gospodarzach, musisz odpowiednio się ubrać.

To samo dotyczy różnych form pisania biznesowego. W przeciwieństwie do fikcji, poezji i innych form pisania, pisanie biznesowe nie jest okazją do wyrażenia siebie. Zamiast tego wzywa do konserwatywnego i pozbawionego ozdób stylu.

Udane pisanie biznesowe tworzy korespondencję o profesjonalnym tonie i dającą pozytywne odzwierciedlenie Twojej marki. Ułatwia również sprawną realizację zadania. Jakie są więc najczęstsze rodzaje pisania biznesowego i dlaczego są one niezbędne dla Twojej firmy?

Powiązane: Rodzaje dokumentów biznesowych | Rodzaje Inkubatorów Przedsiębiorczości

Rodzaje pisania biznesowego

Bez względu na charakter Twojej pracy istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz musiał napisać coś związanego z Twoją pracą. Na przykład e-maile, listy, raporty, notatki i ogłoszenia są bardzo popularne w miejscu pracy. Oto szerokie kategorie i podkategorie pisania biznesowego.

1. Pisanie korespondencji

Za każdym razem, gdy chcesz skontaktować się z osobą, możesz wysłać jej wiadomość tekstową, e-mail lub listy. Podobne podejście stosuje się w biznesie. Ta forma komunikacji jest powszechnie znana jako korespondencja biznesowa.

Pisma pisane w obrocie gospodarczym to korespondencja handlowa. Wszelka korespondencja pisemna pomaga utrzymać serdeczne relacje z interesariuszami biznesowymi, służy jako dowód istniejących relacji biznesowych, tworzy pozytywny wizerunek marki i jest preferowaną komunikacją formalną.

Oto różne rodzaje korespondencji biznesowej, które powinieneś znać.

Korespondencja wewnętrzna

Korespondencja wewnętrzna odnosi się do pisemnej komunikacji między pracownikami, działami i oddziałami organizacji. Może to być komunikacja nieformalna lub formalna. W większości przełożeni, menedżerowie i inni pracownicy używają e-maili do formalnej i nieformalnej komunikacji.

Inne formy komunikacji wewnętrznej obejmują pisma promocyjne, listy zatwierdzające, zawiadomienia z wyjaśnieniami, wnioski formalne, pisma zwalniające i memorandum. Zazwyczaj te formy komunikacji są często drukowane na papierze, który nadawca musi podpisać.

Korespondencja zewnętrzna

Zewnętrzna korespondencja biznesowa ma miejsce między dwoma firmami (korespondencja B2B) lub między organizacją a jej klientami. Na przykład Twoja firma może zdecydować się na rozpowszechnianie informacji o swoich produktach lub samej firmie.

Korespondencja zewnętrzna jest często kierowana do potencjalnych klientów, sprzedawców, wierzycieli, dostawców, kancelarii prawnych, darczyńców, sponsorów, urzędów państwowych i instytucji finansowych. Twoja firma może również potrzebować komunikowania się z podmiotami powiązanymi biznesowymi i innymi organizacjami, które pośrednio lub bezpośrednio z nią prowadzą transakcje.

Dobrze przemyślana korespondencja zewnętrzna może pomóc w rozpowszechnianiu istotnych wiadomości, zdefiniowaniu postrzegania marki przez odbiorców docelowych i dotarciu do nowych klientów. Twój dobór słów i charakter wiadomości, które wysyłasz do interesariuszy biznesowych, są istotną częścią ogólnego planu marketingowego.

Korespondencja handlowa

Są to e-maile marketingowe, listy rabatowe, oferty sprzedaży, upoważnienia, potwierdzenia zamówienia i inne formy komunikacji zorientowanej na sprzedaż. Aby zapewnić efektywną komunikację, która może zwiększyć sprzedaż, ważne jest, aby wszystkie korespondencje związane ze sprzedażą były pisane perfekcyjnie.

Twórz prawdziwe oferty marketingowe i listy oraz unikaj wprowadzających w błąd informacji. Pamiętaj, że skuteczna komunikacja może zapobiec przyszłym sporom finansowym i nieodebranym płatnościom. Inne dokumenty, takie jak zamówienia, pokwitowania i faktury, muszą zawierać dokładne informacje, aby uniknąć błędów, które mogą kosztować Cię pieniądze.

Okólniki

Są to powiadomienia wysyłane do członków lub pracowników organizacji. Są również znane jako instrukcje biurowe lub ogłoszenia. Często ogłoszenia ogólne, takie jak nowe informacje kontaktowe, szczegóły spotkań z interesariuszami biznesowymi oraz informacje o protokołach, są przekazywane za pośrednictwem okólników.

Znaczenie korespondencji

Efektywna korespondencja biznesowa ułatwia codzienną pracę Twojej organizacji. Twoi pracownicy, menedżerowie i przełożeni mogą bez wysiłku komunikować się ze sobą i odpowiednimi podmiotami zewnętrznymi. Zapewnia to terminowe transakcje i utrzymuje wyjątkowe profesjonalne relacje z podmiotami powiązanymi, klientami, udziałowcami i innymi podmiotami.

Bardzo ważne jest, aby wszyscy w Twojej firmie wiedzieli, jak wyrażać swoje poglądy i fakty poprzez dokładne pisanie, czy to na papierze fizycznym, czy w wiadomości e-mail. Bycie profesjonalnym, szczerym, uprzejmym i dobieranie odpowiednich słów podczas korespondencji może mieć znaczący wpływ na wizerunek Twojej marki.

2. Instruktażowe pisanie biznesowe

Podstawowym celem instruktażowego pisania biznesowego jest oferowanie wskazówek krok po kroku, jak poradzić sobie z określonym zadaniem. Wymaga od czytelnika podjęcia określonego działania natychmiast lub w przyszłości.

Treść instruktażowa powinna uwzględniać, ile docelowy czytelnik wie na dany temat i oferować brakujące informacje. Jeśli treść jest przeznaczona dla wielu osób o różnym poziomie zrozumienia, musi obejmować podstawy łodzi i konkretne zadania, które należy wykonać.

Typowe przykłady pisania instruktażowego obejmują:

Instrukcje

W swoim codziennym życiu często świadomie lub nieświadomie korzystasz z instrukcji. Niezależnie od tego, jak korzystać z telefonu komórkowego, czy instalować oprogramowanie, instrukcje obsługi i instrukcje obsługi stały się częścią naszego życia.

W przypadku firm możesz się zastanawiać, czy podręczniki są nadal potrzebne. W rzeczywistości są one dużym krokiem na drodze do sukcesu Twojej firmy. Na przykład instrukcja obsługi przekazuje procedury i standardy Twojej firmy. Inne ważne podręczniki to:

• Podręczniki produktów : Znane również jako podręcznik obsługi, instruują użytkownika, jak korzystać z określonego produktu.
• Podręczniki rozwiązywania problemów : zawierają szczegółowe informacje na temat analizowania i naprawiania błędów, zwłaszcza w oprogramowaniu.
• Instrukcje instalacji : zawiera wskazówki krok po kroku dotyczące konfiguracji konkretnego produktu, takiego jak oprogramowanie, urządzenie elektroniczne i inne.
• Instrukcja operacyjna : ten typ instrukcji jest bardzo powszechny w firmach i organizacjach non-profit. Jest to zbiór procedur i standardów dotyczących codziennych operacji, polityk organizacji oraz standardów pracy.
• Instrukcje obsługi : Te instrukcje różnią się w zależności od użytkownika końcowego. Na przykład istnieje osobna instrukcja obsługi dla personelu konserwacyjnego, menedżerów, młodszych pracowników, studentów i administratorów.
• Podręczniki audytu : zawierają instrukcje dotyczące tworzenia raportów finansowych w odniesieniu do spraw audytu i rachunkowości.
• Podręcznik zarządzania kryzysowego : jest to zestaw instrukcji lub procesów dotyczących reagowania na tragedie i kryzysy, takie jak pożar, tsunami, burze, przemoc w miejscu pracy lub trzęsienie ziemi.

Podręczniki są uniwersalnymi dokumentami, zrozumiałymi dla zwykłych ludzi. Wyjaśniają procesy i działania różnych działów. Tworzenie odpowiednich podręczników może pomóc Twojej firmie uniknąć luki informacyjnej, łatwo wprowadzać nowe produkty, udostępniać informacje odpowiednim odbiorcom, minimalizować ryzyko i unikać pułapek wiedzy.

Podręcznik opisu stanowiska

Podręcznik opisu stanowiska pracy jest cennym źródłem komunikacji dla pracodawcy i pracowników. Oferuje wskazówki i informacje związane z jej misją, wartościami, historią, polityką i procedurami w formie pisemnej.

Poradnik pracowniczy jest również postrzegany jako środek chroniący zarówno pracownika, jak i pracodawcę przed wszelkimi formami dyskryminacji i niesprawiedliwego traktowania. Służy jako przystępny przewodnik po politykach organizacji i przegląd oczekiwań pracodawcy.

Specyfikacja techniczna

Wyobraź sobie, że masz klienta, który potrzebuje nowej strony internetowej dla swojej firmy. Od czego zaczynasz?

Cóż, dokumenty specyfikacji technicznej są integralną częścią procesu rozwoju produktu. Określają one specyficzne wymagania, jakie produkt musi spełnić, aby z powodzeniem wejść na rynek. We wspomnianym przykładzie Twój klient powinien podać specyfikacje techniczne witryny, aby pomóc Ci w podjęciu właściwych kroków w celu opracowania platformy, którą lubi.

Tworzenie specyfikacji technicznych dla różnych procesów w Twojej firmie i rozwoju produktów zwiększa wydajność na dłuższą metę. Umożliwia również skalowalność zespołów roboczych i daje programistom precyzyjnie zdefiniowany plan awaryjny.

Notatka instruktażowa

Notatki instruktażowe to wewnętrzna komunikacja skierowana do jednego lub większej liczby pracowników. Głównym celem tych notatek jest przekazanie dyrektyw, które odnoszą się szczególnie do tematu znajdującego się w temacie. Notatka wzywa i oczekuje podjęcia konkretnych działań.

Zakres noty instruktażowej powinien zawierać wystarczającą ilość informacji, aby czytelnik dokładnie wiedział, jakie są instrukcje, kiedy i kto je wydał. Powinna również zawierać szczegółowe informacje o tym, gdzie i dlaczego sugerowane działanie powinno zostać podjęte.

Aby napisać odpowiednią notatkę instruktażową dla swoich współpracowników lub pracowników, najpierw poznaj swoją grupę docelową, ustal cele, przestań być zakresem notatki i uporządkuj swoje instrukcje chronologicznie.

3. Pisanie informacyjne

Głównym celem pisania informacyjnego jest przekazanie informacji o czymś. Nie wymaga od czytelnika żadnego działania, w przeciwieństwie do pisania perswazyjnego lub transakcyjnego. Typowe przykłady pisania informacji w kontekście biznesowym obejmują protokoły ze spotkań, roczne przeglądy działów, kwartalne lub roczne sprawozdania finansowe i wiele innych.

Pisanie informacji umożliwia firmie przewidywanie przyszłych wyników, spełnienie zobowiązań prawnych i rejestrowanie poprzednich wyników.

4. Przekonujące pisanie

Są chwile, kiedy naprawdę chcesz, aby Twoja propozycja biznesowa przekonała grupę docelową do podjęcia działań. Celem przekonującego pisania biznesowego jest dostarczenie czytelnikowi unikalnej propozycji wartości dotyczącej Twoich produktów i zachęcenie go do podjęcia określonego działania. W zależności od rodzaju użytego pisma perswazyjnego reakcja czytelnika może wahać się od zakupu po nawiązanie trwałej relacji z klientami.

Przekonujące pisanie inspiruje do działania, poprawia produktywność, pomaga lepiej komunikować się i na dłuższą metę wydaje się dużo pieniędzy. Prawidłowo wykonany może również pokazać Twoje zaangażowanie w stosunku do klientów, inwestorów, pracowników i partnerów biznesowych. Pomoże Ci to odzyskać utraconych klientów i nawiązać lepsze relacje.

Komercyjne i niekomercyjne pisanie perswazyjne

Pismo przekonujące może być używane zarówno z powodów komercyjnych, jak i niekomercyjnych. Współczesny marketing wykorzystuje przekonujące treści, aby przekonać odbiorców, że ich produkty są lepsze i bardziej wydajne niż produkty konkurencji.

Możesz także użyć przekonującego pisma, nawet jeśli nie przekonujesz klientów do zakupu Twoich produktów. Na przykład możesz tworzyć treści, aby przekonać palaczy do rzucenia palenia lub osoby z wysokim BMI do rozpoczęcia odchudzania. To doskonały przykład niekomercyjnego pisma perswazyjnego.

Teraz wiesz

Różne rodzaje pisania biznesowego odgrywają integralną rolę w długoterminowym sukcesie firmy. Bez względu na konkretne dokumenty, które tworzysz, treść musi być zwięzła, skutecznie przekazywać właściwe informacje i utrzymywać zaangażowanie docelowych odbiorców.