トップ4タイプのビジネスライティングの説明

同僚があなたを 5 つ星ホテルでのビジネス ディナーに招待しました。 ホテルの服装規定はご存知かと思いますが、T シャツ、スニーカー、ジーンズなどのカジュアルな服装は問題外です。 それで、あなたは何を着るべきですか？ タキシードか上質なスーツか？

他のすべてのゲストと調和し、ホストに良い印象を与えるには、適切な服装をする必要があります.

同じことは、さまざまな形式のビジネス文書にも当てはまります。 フィクション、詩、その他の形式の執筆とは異なり、ビジネス ライティングは自分自身を表現する機会ではありません。 代わりに、保守的で飾り気のないスタイルが求められます。

成功するビジネス文書は、プロフェッショナルな口調であなたのブランドを肯定的に反映する通信を作成します。 また、目前のタスクを効率的に完了するのにも役立ちます。 では、一般的なビジネス文書の種類とは何で、それらがあなたのビジネスにとって不可欠な理由は何ですか?

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ビジネスライティングの種類

仕事の性質に関係なく、仕事に関連する何かを書く必要がある可能性があります。 たとえば、電子メール、手紙、レポート、メモ、およびお知らせは、職場では非常に一般的です。 ここでは、ビジネスライティングの大まかなカテゴリとサブカテゴリを示します。

1. 通信文

誰かに連絡したいときはいつでも、テキスト メッセージ、電子メール、または手紙を送ることができます。 ビジネスでも同様のアプローチが取られています。 この形式の通信は、一般にビジネス通信として知られています。

商取引中に書かれた手紙は、ビジネス通信の手紙です。 書面による通信は、ビジネス関係者との友好的な関係を維持するのに役立ち、既存のビジネス関係の証明として機能し、肯定的なブランド イメージを作成し、好ましい正式なコミュニケーションです。

ここでは、知っておくべきさまざまな種類のビジネス通信について説明します。

内部対応

内部通信とは、組織の従業員、部門、および支社間の書面による通信を指します。 それは非公式または正式なコミュニケーションである可能性があります。 ほとんどの場合、スーパーバイザー、マネージャー、およびその他の従業員は、公式および非公式のコミュニケーションに電子メールを使用します。

社内コミュニケーションのその他の形式には、昇進の手紙、承認の手紙、説明の通知、正式な要求、解雇の手紙、覚書などがあります。 通常、これらの通信形式は紙に印刷されていることが多く、送信者は署名する必要があります。

外部対応

外部ビジネス通信は、2 つの企業間 (B2B 通信) または組織とそのクライアントの間で行われます。 たとえば、企業は自社の製品または会社自体に関する情報を一般に公開することを選択できます。

多くの場合、見込み顧客、ベンダー、債権者、サプライヤー、法律事務所、寄付者、スポンサー、政府機関、および金融機関に対して外部とのやり取りが行われます。 あなたのビジネスはまた、間接的または直接的に取引を行うビジネス関連会社やその他の組織と通信する必要がある場合があります。

よく考え抜かれた外部対応は、関連するニュースを広め、ターゲット オーディエンスのブランドに対する認識を定義し、新しい顧客にリーチするのに役立ちます。 ビジネス関係者に送信する言葉の選択とメッセージの性質は、全体的なマーケティング プランの重要な部分です。

営業対応

これらは、マーケティング メール、割引レター、販売提案書、承認書、注文確認、およびその他の形態の販売志向のコミュニケーションです。 売り上げを伸ばす効果的なコミュニケーションを確保するには、すべての販売関連の文書を完全に作成することが重要です。

真実のマーケティング オファーやレターを作成し、誤解を招く情報を避けます。 効果的なコミュニケーションは、将来の金銭関連の紛争や支払いの不履行を防ぐことができることを忘れないでください. 注文書、督促状、請求書などのその他のドキュメントには、費用がかかる可能性のあるエラーを回避するために、正確な情報が含まれている必要があります。

回覧

これらは、組織内のメンバーまたは従業員に送信される通知です。 これらは、オフィスの指示またはお知らせとしても知られています。 多くの場合、新しい連絡先情報、ビジネス関係者との会議の詳細、プロトコルに関する情報などの一般的なお知らせは、回覧で伝えられます。

対応の重要性

効果的なビジネス文書は、組織の日常業務を容易にします。 従業員、マネージャー、およびスーパーバイザーは、互いに、また関連する外部の関係者と簡単に通信できます。 これにより、タイムリーな取引が保証され、ビジネス アフィリエイト、顧客、株主などとの優れたプロフェッショナルな関係が維持されます。

会社の全員が、物理的な紙であろうと電子メールであろうと、正確な文章で自分の意見や事実を表現する方法を知ることが重要です。 プロフェッショナルで、誠実で、礼儀正しく、適切な言葉を選んで対応することは、ブランド イメージに大きな影響を与える可能性があります。

2. インストラクショナル ビジネス ライティング

教育用ビジネスライティングの主な目的は、特定のタスクを処理する方法について段階的なガイダンスを提供することです。 読者は、すぐにまたは将来的に特定のアクションを実行する必要があります。

教育内容は、対象読者が問題のトピックについてどれだけ知っているかを考慮し、不足している情報を提供する必要があります。 コンテンツが理解レベルの異なる複数の人を対象とする場合は、ボートの基本と、完了する必要がある特定のタスクをカバーする必要があります。

インストラクション ライティングの一般的な例としては、次のようなものがあります。

マニュアル

日常生活の中で、知らず知らずのうちにマニュアルを頻繁に使用しています。 携帯電話の使い方やソフトウェアのインストール方法など、ユーザー マニュアルや取扱説明書は私たちの生活の一部となっています。

ビジネスの場合、マニュアルはまだ必要なのだろうかと疑問に思うかもしれません。 現実には、それらはビジネスを成功に導くための大きな一歩です。 たとえば、操作マニュアルは、会社の手順と基準を伝えます。 その他の重要なマニュアルには次のものがあります。

• 製品マニュアル: 取扱説明書とも呼ばれ、特定の製品の使用方法についてユーザーに説明します。
• トラブルシューティング マニュアル: 特にソフトウェアのエラーを分析して修正する方法の詳細を提供します。
• インストール マニュアル: ソフトウェア、電子機器などの特定の製品をセットアップする方法について、順を追って説明します。
• 運用マニュアル: このタイプのマニュアルは、企業や非営利組織で非常に一般的です。 これは、日常業務、組織の方針、および作業基準の一連の手順と基準です。
• ユーザー マニュアル: これらのマニュアルは、エンド ユーザーによって異なります。 たとえば、保守担当者、管理者、下級社員、学生、および管理者用の個別のユーザー マニュアルがあります。
• 監査マニュアル: 監査および会計事項に関連する財務報告書の作成方法に関する指示を提供します。
• 危機管理マニュアル: これは、火災、津波、暴風雨、職場での暴力、地震などの悲劇や危機にどのように対応するかについての指示またはプロセスのセットです。

マニュアルは、一般の人が理解できる普遍的な文書です。 さまざまな部門のプロセスと操作について説明します。 適切なマニュアルを作成することで、ビジネスで情報ギャップを回避し、新製品を簡単に発売し、適切な対象者と情報を共有し、リスクを最小限に抑え、ナレッジ トラップを回避することができます。

職務記述書

職務記述書ハンドブックは、雇用主と従業員にとって貴重なコミュニケーション リソースです。 その使命、価値観、歴史、ポリシー、および手順に関連するガイダンスと情報を書面で提供します。

従業員ハンドブックは、あらゆる形態の差別や不当な扱いの訴訟から従業員と雇用主の両方を保護する手段とも見なされています。 これは、組織のポリシーと雇用主の期待の概要へのアクセス可能なガイドとして機能します。

技術仕様

会社の新しい Web サイトを必要としているクライアントがいるとします。 どこから始めますか？

技術仕様書は、製品開発プロセスの不可欠な部分です。 それらは、製品が市場で成功裏に発売されるために満たさなければならない特定の要件を定義します。 上記の例では、クライアントが好むプラットフォームを開発するための正しい手順を実行できるように、クライアントは Web サイトの技術仕様を提供する必要があります。

ビジネスや製品開発のさまざまなプロセスの技術仕様を作成すると、長期的に効率が向上します。 また、作業チームのスケーラビリティを可能にし、開発者に正確に定義された緊急時対応計画を提供します。

指導メモ

指示メモは、1 人以上の従業員に宛てた社内コミュニケーションです。 これらのメモの主な目的は、件名にあるトピックに特に関連する指示を伝えることです。 このメモは、特定の行動がとられることを要求し、期待しています。

指示メモの範囲には、読者が指示が何であるか、いつ、誰が指示を発行したかを正確に知るための十分な情報を含める必要があります。 また、提案されたアクションを実行する場所と理由についての詳細も提供する必要があります。

同僚や従業員に適切な指導メモを書くには、まず対象読者を知り、目的を設定し、メモの範囲をやめ、指示を時系列に整理します。

3. 情報の書き込み

情報ライティングの主な目的は、何かについての情報を伝えることです。 説得力のある文章やトランザクショナルな文章とは異なり、読み手のアクションは必要ありません。 ビジネス コンテキストでの情報の記述の一般的な例には、会議の議事録、年次部門の概要、四半期または年次の財務報告などがあります。

情報の書き込みにより、ビジネスは将来のパフォーマンスを予測し、規制上の義務を満たし、以前のパフォーマンスを記録できます。

4.説得力のある文章

ビジネス提案でターゲットオーディエンスに行動を起こすよう説得したい場合があります。 説得力のあるビジネス ライティングの目標は、読者に自社製品に関する独自の価値提案を提供し、特定の行動を促すことです。 使用する説得力のある文章の種類に応じて、読者の反応は、購入から顧客との永続的な関係の確立までさまざまです。

説得力のある文章は、行動を促し、生産性を向上させ、コミュニケーションを改善し、長期的には大金のように思えます。 適切に行えば、顧客、投資家、スタッフ、ビジネス パートナーに対するコミットメントを示すこともできます。 これにより、失われた顧客を取り戻し、より良い関係を築くことができます。

商用対非商用の説得力のある文章

説得力のある文章は、商業的または非商業的な理由で使用できます。 現代のマーケティングでは、説得力のあるコンテンツを使用して、自社の製品が競合他社の製品よりも優れていて効率的であることをターゲット オーディエンスに納得させます。

また、顧客に商品を購入してもらうよう説得できない場合でも、説得力のある文章を使用できます。 たとえば、喫煙者に禁煙するよう説得したり、BMI が高い人に減量を開始するよう説得したりするコンテンツを作成できます。 これは、非営利の説得力のある文章の完璧な例です。

今、あなたは知っています

さまざまなタイプのビジネスライティングは、ビジネスの長期的な成功に不可欠な役割を果たします。 作成する特定のドキュメントに関係なく、コンテンツは簡潔で、適切な情報を効果的に伝え、ターゲット ユーザーの関心を維持する必要があります。