Les 4 principaux types d'écriture commerciale expliqués

Votre collègue vous a invité à un dîner d'affaires dans un hôtel 5 étoiles. Vous connaissez probablement le code vestimentaire de l'hôtel, et il est hors de question de porter des vêtements décontractés comme des t-shirts, des baskets et des jeans. Alors, que faut-il porter ? Un smoking ou un costume de bonne qualité ?

Pour vous intégrer à tous les autres invités et faire bonne impression sur vos hôtes, vous devez vous habiller convenablement.

Il en va de même pour les différentes formes d'écriture commerciale. Contrairement à la fiction, à la poésie et à d'autres formes d'écriture, l'écriture commerciale n'est pas une occasion de s'exprimer. Au lieu de cela, il appelle à un style conservateur et sans fioritures.

Une rédaction commerciale réussie crée une correspondance de ton professionnel et donne un reflet positif de votre marque. Cela facilite également l'exécution efficace de la tâche à accomplir. Alors, quels sont les types courants de rédaction commerciale et pourquoi sont-ils essentiels à votre entreprise ?

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Types d'écriture commerciale

Quelle que soit la nature de votre travail, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d'écrire quelque chose en rapport avec votre travail. Par exemple, les courriels, les lettres, les rapports, les mémos et les annonces sont très courants sur le lieu de travail. Voici les grandes catégories et sous-catégories d'écriture commerciale.

1. Rédaction de correspondance

Chaque fois que vous souhaitez contacter une personne, vous pouvez lui envoyer un SMS, un e-mail ou des lettres. Une approche similaire est suivie dans les affaires. Cette forme de communication est communément appelée correspondance commerciale.

Les lettres écrites lors de transactions commerciales sont des lettres de correspondance commerciale. Toute correspondance écrite permet de maintenir une relation cordiale avec les parties prenantes de l'entreprise, sert de preuve d'une relation d'affaires existante, crée une image de marque positive et constitue une communication formelle privilégiée.

Voici les différents types de correspondances commerciales que vous devez connaître.

Correspondance interne

Les correspondances internes font référence à la communication écrite entre les employés, les départements et les succursales d'une organisation. Il peut s'agir d'une communication informelle ou formelle. Pour la plupart, les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés utilisent les e-mails pour des communications formelles et informelles.

Les autres formes de communication interne comprennent les lettres de promotion, les lettres d'approbation, les avis d'explication, les demandes officielles, les lettres de licenciement et les notes de service. En règle générale, ces formes de communication sont souvent imprimées sur papier, que l'expéditeur doit signer.

Correspondance externe

La correspondance commerciale externe a lieu entre deux entreprises (correspondance B2B) ou entre une organisation et ses clients. Par exemple, votre entreprise peut choisir de diffuser des informations au public, soit sur ses produits, soit sur l'entreprise elle-même.

La correspondance externe est souvent adressée à des clients potentiels, des vendeurs, des créanciers, des fournisseurs, des cabinets d'avocats, des donateurs, des sponsors, des bureaux gouvernementaux et des institutions financières. Votre entreprise peut également avoir besoin de communiquer avec des entreprises affiliées et d'autres organisations qui traitent indirectement ou directement avec elle.

Une correspondance externe bien pensée peut aider à diffuser des informations pertinentes, à définir la perception de votre public cible sur votre marque et à atteindre de nouveaux clients. Votre choix de mots et la nature des messages que vous envoyez aux parties prenantes de votre entreprise constituent une partie essentielle de votre plan marketing global.

Correspondance commerciale

Il s'agit d'e-mails marketing, de lettres de remise, de propositions commerciales, de lettres d'autorisation, de confirmation de commande et d'autres formes de communication axées sur les ventes. Pour assurer une communication efficace susceptible de booster les ventes, il est important de rédiger parfaitement toutes les correspondances liées aux ventes.

Créez des offres et des lettres marketing véridiques et évitez les informations trompeuses. N'oubliez pas qu'une communication efficace peut prévenir de futurs litiges financiers et des paiements manqués. D'autres documents tels que les bons de commande, les lettres de relance et les factures doivent contenir des informations précises pour éviter les erreurs qui pourraient vous coûter de l'argent.

Circulaires

Il s'agit d'avis envoyés aux membres ou aux employés d'une organisation. Ils sont également connus sous le nom d'instructions de bureau ou d'annonces. Souvent, les annonces générales telles que les nouvelles coordonnées, les détails des réunions avec les parties prenantes de votre entreprise et les informations sur les protocoles sont communiquées via des circulaires.

Importance de la correspondance

Une correspondance commerciale efficace facilite les opérations quotidiennes de votre organisation. Vos employés, responsables et superviseurs peuvent communiquer entre eux et avec les parties externes concernées sans effort. Cela garantit des transactions en temps opportun et maintient une relation professionnelle exceptionnelle avec vos sociétés affiliées, vos clients, vos actionnaires, etc.

Il est essentiel que tous les membres de votre entreprise sachent comment exprimer leurs points de vue et leurs faits par le biais d'un écrit précis, que ce soit sur papier physique ou par e-mail. Être professionnel, sincère, courtois et choisir les bons mots lors de la correspondance peut avoir un impact considérable sur votre image de marque.

2. Rédaction commerciale pédagogique

L'objectif principal de la rédaction commerciale pédagogique est d'offrir des conseils étape par étape sur la façon de gérer une certaine tâche. Il oblige le lecteur à prendre une action spécifique soit immédiatement, soit dans le futur.

Le contenu pédagogique doit tenir compte des connaissances du lecteur cible sur le sujet en question et offrir les informations manquantes. Si le contenu est destiné à plusieurs personnes ayant des niveaux de compréhension différents, il doit couvrir les bases du bateau et les tâches spécifiques à accomplir.

Voici des exemples courants de rédaction pédagogique :

Manuels

Dans votre vie de tous les jours, vous utilisez fréquemment des manuels sciemment ou inconsciemment. Qu'il s'agisse de savoir comment utiliser votre téléphone mobile ou installer un logiciel, les manuels d'utilisation et les manuels d'instructions font désormais partie de nos vies.

Pour les entreprises, vous vous demandez peut-être si les manuels sont encore nécessaires. La réalité est qu'ils sont un grand pas dans la direction de votre entreprise vers le succès. Par exemple, le manuel d'exploitation relaie les procédures et normes de votre entreprise. D'autres manuels importants incluent:

• Manuels des produits : Également appelés manuels d'instructions, ils expliquent à l'utilisateur comment utiliser un produit spécifique.
• Manuels de dépannage : Fournissent des détails sur la façon d'analyser et de corriger les erreurs, en particulier dans les logiciels.
• Manuels d'installation : Fournit des conseils étape par étape sur la configuration d'un produit spécifique tel qu'un logiciel, un appareil électronique, etc.
• Manuel d'exploitation : Ce type de manuel est très courant dans les entreprises et les organismes à but non lucratif. Il s'agit d'un ensemble de procédures et de normes pour les opérations quotidiennes, les politiques de l'organisation et les normes de travail.
• Manuels d'utilisation : Ces manuels varient en fonction de l'utilisateur final. Par exemple, il existe un manuel d'utilisation séparé pour le personnel de maintenance, les responsables, les employés subalternes, les étudiants et les administrateurs.
• Manuels d'audit : fournissent des instructions sur la manière de créer des rapports financiers en rapport avec les questions d'audit et de comptabilité.
• Manuel de gestion de crise : Il s'agit d'un ensemble d'instructions ou de processus sur la façon de répondre aux tragédies et à la crise telles que les incendies, les tsunamis, les tempêtes, la violence au travail ou les tremblements de terre.

Les manuels sont des documents universels que les gens ordinaires peuvent comprendre. Ils expliquent les processus et les opérations des différents départements. Créer les bons manuels peut aider votre entreprise à éviter un manque d'informations, à lancer facilement de nouveaux produits, à partager des informations avec le bon public, à minimiser les risques et à éviter les pièges de la connaissance.

Manuel de description de poste

Un manuel de description de poste est une ressource de communication précieuse pour un employeur et ses employés. Il offre des conseils et des informations liés à sa mission, ses valeurs, son histoire, ses politiques et ses procédures sous forme écrite.

Un manuel de l'employé est également considéré comme un moyen de protéger à la fois l'employé et l'employeur contre toute forme de discrimination et de poursuites pour traitement injuste. Il s'agit d'un guide accessible des politiques de l'organisation et d'un aperçu des attentes d'un employeur.

Spécifications techniques

Imaginez que vous ayez un client qui a besoin d'un nouveau site Web pour son entreprise. Par où commencer ?

Eh bien, les documents de spécifications techniques font partie intégrante d'un processus de développement de produit. Ils définissent les exigences spécifiques auxquelles le produit doit répondre pour être lancé avec succès sur le marché. Dans l'exemple mentionné, votre client doit fournir les spécifications techniques du site Web pour vous aider à prendre les bonnes mesures pour développer une plate-forme qu'il aime.

La création de spécifications techniques pour différents processus de votre entreprise et le développement de produits augmentent l'efficacité à long terme. Il rend également possible l'évolutivité des équipes de travail et donne aux développeurs un plan d'urgence défini avec précision.

Note d'instruction

Les mémos pédagogiques sont des communications internes qui s'adressent à un ou plusieurs employés. L'objectif principal de ces mémos est de transmettre des directives qui se rapportent particulièrement au sujet trouvé dans la ligne d'objet. La note appelle et attend qu'une action spécifique soit entreprise.

La portée d'une note d'instruction doit inclure suffisamment d'informations pour que le lecteur sache exactement quelles sont les instructions, quand et qui les a émises. Il doit également fournir des détails sur où et pourquoi l'action suggérée doit être mise en œuvre.

Pour rédiger le bon mémo pédagogique pour vos collègues ou employés, apprenez d'abord à connaître votre public cible, établissez des objectifs, arrêtez d'être la portée de votre mémo et organisez vos instructions par ordre chronologique.

3. Écriture informative

L'objectif principal de l'écriture informationnelle est de transmettre des informations sur quelque chose. Il ne nécessite aucune action de la part du lecteur, contrairement à l'écriture persuasive ou transactionnelle. Les exemples courants de rédaction d'informations dans le contexte commercial incluent les procès-verbaux de réunion, les aperçus annuels des services, les rapports financiers trimestriels ou annuels, etc.

L'écriture informationnelle permet à une entreprise de prédire les performances futures, de respecter les obligations réglementaires et d'enregistrer les performances antérieures.

4. Écriture persuasive

Il y a des moments où vous voulez vraiment que votre proposition commerciale persuade le public cible d'agir. L'objectif de la rédaction commerciale persuasive est de donner au lecteur une proposition de valeur unique sur vos produits et de l'encourager à entreprendre une action spécifique. Selon le type d'écriture persuasive utilisé, la réponse du lecteur peut aller de l'achat à l'établissement d'une relation durable avec vos clients.

L'écriture persuasive inspire l'action, améliore la productivité, vous aide à mieux communiquer et semble représenter beaucoup d'argent à long terme. Lorsqu'il est fait correctement, il peut également montrer votre engagement envers les clients, les investisseurs, les membres du personnel et les partenaires commerciaux. Cela peut vous aider à reconquérir les clients perdus et à établir de meilleures relations.

Écriture persuasive commerciale ou non commerciale

L'écriture persuasive peut être utilisée pour des raisons commerciales ou non commerciales. Le marketing moderne utilise un contenu persuasif pour convaincre le public cible que ses produits sont meilleurs et plus efficaces que ceux de ses concurrents.

Vous pouvez également utiliser une écriture persuasive même si vous ne convainquez pas les clients d'acheter vos produits. Par exemple, vous pouvez créer du contenu pour convaincre les fumeurs d'arrêter de fumer ou les personnes ayant un IMC élevé de commencer à perdre du poids. C'est un exemple parfait d'écriture persuasive non commerciale.

Maintenant tu sais

Différents types d'écriture commerciale jouent un rôle essentiel dans le succès à long terme d'une entreprise. Quels que soient les documents spécifiques que vous créez, le contenu doit être concis, transmettre efficacement les bonnes informations et maintenir l'intérêt de votre public cible.