شرح أفضل 4 أنواع لكتابة الأعمال

دعاك زميلك إلى عشاء عمل في فندق 5 نجوم. ربما تكون على دراية بقواعد ارتداء الملابس في الفندق ، والملابس غير الرسمية مثل القمصان والأحذية الرياضية والجينز غير واردة. لذا ، ماذا يجب أن ترتدي؟ تكس أو بدلة ذات نوعية جيدة؟

لكي تتلاءم مع جميع الضيوف الآخرين وتترك انطباعًا جيدًا لدى مضيفيك ، يجب أن ترتدي ملابس مناسبة.

وينطبق الشيء نفسه على أشكال مختلفة من الكتابة التجارية. على عكس الخيال والشعر وأشكال الكتابة الأخرى ، فإن الكتابة التجارية ليست فرصة للتعبير عن نفسك. بدلاً من ذلك ، فإنه يدعو إلى أسلوب محافظ وغير مزخرف.

تخلق كتابة الأعمال الناجحة مراسلات ذات طابع احترافي وتعطي انعكاسًا إيجابيًا لعلامتك التجارية. كما أنه يسهل الانتهاء الفعال للمهمة المطروحة. إذن ، ما هي الأنواع الشائعة لكتابة الأعمال ، ولماذا تعتبر ضرورية لعملك؟

ذات صلة: أنواع مستندات العمل | أنواع حاضنات الأعمال

أنواع الكتابة التجارية

بغض النظر عن طبيعة عملك ، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى كتابة شيء متعلق بعملك. على سبيل المثال ، تعد رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير والمذكرات والإعلانات شائعة جدًا في مكان العمل. فيما يلي الفئات الواسعة والفئات الفرعية لكتابة الأعمال.

1. كتابة المراسلات

متى أردت الاتصال بشخص ما ، يمكنك إرسال رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو رسائل إليه. يتم اتباع نهج مماثل في الأعمال التجارية. يُعرف هذا النوع من الاتصالات عمومًا باسم المراسلات التجارية.

الرسائل المكتوبة أثناء المعاملات التجارية هي رسائل مراسلات تجارية. تساعد أي مراسلات مكتوبة في الحفاظ على علاقة ودية مع أصحاب المصلحة التجاريين ، وتعمل كدليل على علاقة عمل قائمة ، وتخلق صورة إيجابية للعلامة التجارية ، وهي وسيلة اتصال رسمية مفضلة.

فيما يلي الأنواع المختلفة من المراسلات التجارية التي يجب أن تعرفها.

المراسلات الداخلية

تشير المراسلات الداخلية إلى الاتصال الكتابي بين الموظفين والإدارات والمكاتب الفرعية للمؤسسة. يمكن أن يكون التواصل غير الرسمي أو الرسمي. بالنسبة للجزء الأكبر ، يستخدم المشرفون والمديرون والموظفون الآخرون رسائل البريد الإلكتروني للتواصل الرسمي وغير الرسمي.

تشمل الأشكال الأخرى للاتصال الداخلي خطابات الترويج وخطابات الموافقة وإشعار الشرح والطلبات الرسمية وخطابات الفصل والمذكرة. عادةً ما تتم طباعة أشكال الاتصال هذه على الورق ، والتي يجب على المرسل التوقيع عليها.

المراسلات الخارجية

تحدث المراسلات التجارية الخارجية بين شركتين (مراسلات B2B) أو بين مؤسسة وعملائها. على سبيل المثال ، يمكن لشركتك أن تختار توزيع المعلومات على الجمهور ، إما عن منتجاتها أو عن الشركة نفسها.

غالبًا ما يتم إجراء المراسلات الخارجية للعملاء المحتملين والبائعين والدائنين والموردين وشركات المحاماة والجهات المانحة والجهات الراعية والمكاتب الحكومية والمؤسسات المالية. قد يحتاج عملك أيضًا إلى التواصل مع الشركات التابعة للأعمال والمنظمات الأخرى التي تتعامل معها بشكل غير مباشر أو مباشر.

يمكن أن تساعد المراسلات الخارجية المدروسة جيدًا في نشر الأخبار ذات الصلة ، وتحديد تصور الجمهور المستهدف لعلامتك التجارية ، والوصول إلى عملاء جدد. يعد اختيارك للكلمات وطبيعة الرسائل التي ترسلها إلى أصحاب المصلحة التجاريين جزءًا أساسيًا من خطتك التسويقية الشاملة.

مراسلات المبيعات

هذه رسائل البريد الإلكتروني التسويقية وخطابات الخصم وعروض المبيعات وخطابات التفويض وتأكيد الطلب وأشكال أخرى من الاتصالات الموجهة نحو المبيعات. لضمان التواصل الفعال الذي يمكن أن يعزز المبيعات ، من المهم صياغة جميع المراسلات المتعلقة بالمبيعات بشكل مثالي.

قم بإنشاء رسائل وعروض تسويقية صادقة وتجنب المعلومات المضللة. تذكر أن الاتصال الفعال يمكن أن يمنع النزاعات المالية المستقبلية والمدفوعات الضائعة. يجب أن تحتوي المستندات الأخرى مثل أوامر الشراء وخطابات التحصيل والفواتير على معلومات دقيقة لتجنب الأخطاء التي قد تكلفك المال.

التعاميم

هذه إشعارات يتم إرسالها إلى الأعضاء أو الموظفين في المؤسسة. تُعرف أيضًا باسم تعليمات أو إعلانات المكتب. في كثير من الأحيان ، يتم إرسال الإعلانات العامة مثل معلومات الاتصال الجديدة وتفاصيل الاجتماع مع أصحاب المصلحة التجاريين ومعلومات حول البروتوكولات عبر التعاميم.

أهمية المراسلات

تسهل المراسلات التجارية الفعالة العمليات اليومية لمؤسستك. يمكن للموظفين والمديرين والمشرفين التواصل مع بعضهم البعض والأطراف الخارجية ذات الصلة دون عناء. وهذا يضمن المعاملات في الوقت المناسب ويحافظ على علاقة مهنية متميزة مع الشركات التابعة لعملك والعملاء والمساهمين وغير ذلك.

من الأهمية بمكان أن يعرف كل فرد في شركتك كيفية التعبير عن آرائه وحقائقه من خلال الكتابة الدقيقة ، سواء كان ذلك على الورق العادي أو البريد الإلكتروني. إن كونك محترفًا وصادقًا ومهذبًا واختيار الكلمات الصحيحة أثناء المقابلة يمكن أن يكون له تأثير كبير على صورة علامتك التجارية.

2. كتابة الأعمال التعليمية

الهدف الأساسي من كتابة الأعمال التعليمية هو تقديم إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية التعامل مع مهمة معينة. يتطلب من القارئ اتخاذ إجراء معين إما على الفور أو في المستقبل.

يجب أن يأخذ المحتوى التعليمي بعين الاعتبار مدى معرفة القارئ المستهدف بالموضوع المعني وتقديم المعلومات المفقودة. إذا كان المحتوى مخصصًا لعدة أشخاص بمستويات فهم مختلفة ، فيجب أن يغطي أساسيات القارب والمهام المحددة التي يجب إكمالها.

تشمل الأمثلة الشائعة للكتابة التعليمية ما يلي:

كتيبات

في حياتك اليومية ، كثيرًا ما تستخدم الكتيبات عن علم أو عن غير قصد. سواء كان الأمر يتعلق بكيفية استخدام هاتفك المحمول أو تثبيت البرامج ، فقد أصبحت أدلة المستخدم والأدلة الإرشادية جزءًا من حياتنا.

بالنسبة للشركات ، قد تتساءل عما إذا كانت الأدلة لا تزال ضرورية. الحقيقة هي أنها خطوة كبيرة في توجيه عملك نحو النجاح. على سبيل المثال ، ينقل دليل التشغيل إجراءات ومعايير شركتك. كتيبات مهمة أخرى تشمل:

• أدلة المنتج : يُعرف أيضًا باسم دليل التعليمات ، حيث يوجه المستخدم إلى كيفية استخدام منتج معين.
• أدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها : قدم تفاصيل حول كيفية تحليل الأخطاء وإصلاحها ، لا سيما في البرامج.
• أدلة التثبيت : تقدم إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إعداد منتج معين مثل البرامج والأجهزة الإلكترونية والمزيد.
• دليل العمليات : هذا النوع من الكتيبات شائع جدًا في الشركات والمؤسسات غير الهادفة للربح. هي مجموعة من الإجراءات والمعايير للعمليات اليومية وسياسات المنظمة ومعايير العمل.
• أدلة المستخدم : تختلف هذه الأدلة حسب المستخدم النهائي. على سبيل المثال ، يوجد دليل مستخدم منفصل لموظفي الصيانة والمديرين والموظفين المبتدئين والطلاب والمسؤولين.
• أدلة المراجعة : توفير التعليمات حول كيفية إنشاء التقارير المالية فيما يتعلق بمسائل التدقيق والمحاسبة.
• دليل إدارة الأزمات : عبارة عن مجموعة من التعليمات أو العمليات حول كيفية الاستجابة للمآسي والأزمات مثل الحرائق أو تسونامي أو العواصف أو العنف في مكان العمل أو الزلزال.

الكتيبات هي وثائق عالمية يمكن للناس العاديين فهمها. يشرحون عمليات وعمليات الأقسام المختلفة. يمكن أن يساعد إنشاء الكتيبات الصحيحة عملك على تجنب فجوة المعلومات ، وإطلاق منتجات جديدة بسهولة ، ومشاركة المعلومات مع الجمهور المناسب ، وتقليل المخاطر ، وتجنب مصائد المعرفة.

كتيب الوصف الوظيفي

كتيب الوصف الوظيفي هو مصدر اتصال قيم لصاحب العمل والموظفين. يقدم التوجيه والمعلومات المتعلقة بمهمته وقيمه وتاريخه وسياساته وإجراءاته بتنسيق مكتوب.

يُنظر إلى دليل الموظف أيضًا على أنه وسيلة لحماية كل من الموظف وصاحب العمل ضد أي شكل من أشكال دعاوى التمييز والمعاملة غير العادلة. إنه بمثابة دليل يمكن الوصول إليه لسياسات المنظمة ولمحة عامة عن توقعات صاحب العمل.

المواصفات الفنية

تخيل أن لديك عميل يحتاج إلى موقع ويب جديد لشركته. من أين تبدأ؟

حسنًا ، تعد وثائق المواصفات الفنية جزءًا لا يتجزأ من عملية تطوير المنتج. إنها تحدد المتطلبات المحددة التي يجب أن يفي بها المنتج ليتم إطلاقه في السوق بنجاح. في المثال المذكور ، يجب على العميل تقديم المواصفات الفنية لموقع الويب لمساعدتك في اتخاذ الخطوات الصحيحة لتطوير النظام الأساسي الذي يعجبه.

يؤدي إنشاء المواصفات الفنية للعمليات المختلفة في عملك وتطوير المنتجات إلى زيادة الكفاءة على المدى الطويل. كما أنه يجعل قابلية توسيع فرق العمل ممكنة ويمنح المطورين خطة طوارئ محددة بدقة.

مذكرة إرشادية

المذكرات الإرشادية هي اتصالات داخلية تخاطب موظفًا واحدًا أو أكثر. الهدف الأساسي من هذه المذكرات هو نقل التوجيهات التي تتعلق بشكل خاص بالموضوع الموجود في سطر الموضوع. تدعو المذكرة إلى اتخاذ إجراء محدد وتتوقعه.

يجب أن يتضمن نطاق المذكرة التعليمية معلومات كافية للقارئ ليعرف بالضبط ما هي التعليمات ومتى ومن أصدرها. كما يجب أن توفر تفاصيل حول مكان ولماذا يجب اتخاذ الإجراء المقترح بناءً على ذلك.

لكتابة المذكرة التعليمية الصحيحة لزملائك أو موظفيك ، تعرف أولاً على جمهورك المستهدف ، وحدد الأهداف ، وتوقف عن أن تكون نطاق مذكرتك ، وقم بتنظيم تعليماتك ترتيبًا زمنيًا.

3. الكتابة الإعلامية

الهدف الرئيسي من الكتابة الإعلامية هو نقل المعلومات حول شيء ما. لا يتطلب أي إجراء من القارئ ، على عكس الكتابة المقنعة أو المعاملات. تشمل الأمثلة الشائعة للكتابة المعلوماتية في سياق الأعمال محاضر الاجتماعات ، ولمحات عامة سنوية عن الأقسام ، وتقارير مالية ربع سنوية أو سنوية ، والمزيد.

تمكن الكتابة المعلوماتية الأعمال من التنبؤ بالأداء المستقبلي ، والوفاء بالالتزامات التنظيمية ، وتسجيل الأداء السابق.

4. الكتابة المقنعة

هناك أوقات تريد فيها حقًا أن يقنع اقتراح عملك الجمهور المستهدف باتخاذ إجراء. الهدف من الكتابة التجارية المقنعة هو إعطاء القارئ عرضًا فريدًا للقيمة حول منتجاتك وتشجيعه على اتخاذ إجراء محدد. اعتمادًا على نوع الكتابة المقنعة المستخدمة ، يمكن أن تتراوح استجابة القارئ من الشراء إلى إقامة علاقة دائمة مع عملائك.

تلهم الكتابة المقنعة العمل ، وتحسن الإنتاجية ، وتساعدك على التواصل بشكل أفضل ، وتبدو وكأنها الكثير من المال على المدى الطويل. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يُظهر أيضًا التزامك تجاه العملاء والمستثمرين والموظفين وشركاء الأعمال. يمكن أن يساعدك هذا في استعادة العملاء المفقودين وإقامة علاقات أفضل.

الكتابة المقنعة التجارية مقابل الكتابة غير التجارية

يمكن استخدام الكتابة المقنعة لأسباب تجارية أو غير تجارية. يستخدم التسويق الحديث محتوى مقنعًا لإقناع الجمهور المستهدف بأن منتجاتهم أفضل وأكثر كفاءة من منتجات منافسيها.

يمكنك أيضًا استخدام الكتابة المقنعة حتى عندما لا تقنع العملاء بشراء منتجاتك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء محتوى لإقناع المدخنين بالتوقف عن التدخين أو إقناع الأشخاص ذوي مؤشر كتلة الجسم المرتفع بالبدء في فقدان الوزن. هذا مثال ممتاز للكتابة المقنعة غير التجارية.

الآن أنت تعرف

تلعب الأنواع المختلفة من كتابة الأعمال دورًا أساسيًا في نجاح الأعمال على المدى الطويل. بغض النظر عن المستندات المحددة التي تقوم بإنشائها ، يجب أن يكون المحتوى موجزًا ​​، وينقل المعلومات الصحيحة بشكل فعال ، ويحافظ على مشاركة جمهورك المستهدف.