Os 4 principais tipos de redação comercial explicados

Seu colega o convidou para um jantar de negócios em um hotel 5 estrelas. Você provavelmente está ciente do código de vestimenta do hotel, e roupas casuais como camisetas, tênis e jeans estão fora de questão. Então, o que você deve vestir? Um smoking ou um terno de boa qualidade?

Para se encaixar com todos os outros convidados e causar uma boa impressão em seus anfitriões, você deve se vestir adequadamente.

O mesmo vale para diferentes formas de escrita de negócios. Ao contrário da ficção, poesia e outras formas de escrita, a escrita de negócios não é uma oportunidade de se expressar. Em vez disso, exige um estilo conservador e sem adornos.

A escrita de negócios bem-sucedida cria correspondência com tom profissional e reflete positivamente a sua marca. Também facilita a conclusão eficiente da tarefa em mãos. Então, quais são os tipos comuns de redação comercial e por que eles são essenciais para o seu negócio?

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Tipos de redação comercial

Independentemente da natureza do seu trabalho, é provável que você precise escrever algo relacionado ao seu trabalho. Por exemplo, e-mails, cartas, relatórios, memorandos e anúncios são muito comuns no local de trabalho. Aqui estão as amplas categorias e subcategorias de redação de negócios.

1. Redação de correspondência

Sempre que quiser entrar em contato com uma pessoa, você pode enviar uma mensagem de texto, e-mail ou cartas. Uma abordagem semelhante é seguida nos negócios. Esta forma de comunicação é comumente conhecida como correspondência comercial.

As cartas escritas durante as transações comerciais são cartas de correspondência comercial. Qualquer correspondência escrita ajuda a manter um relacionamento cordial com as partes interessadas nos negócios, serve como prova de um relacionamento comercial existente, cria uma imagem de marca positiva e é uma comunicação formal preferida.

Aqui estão os diferentes tipos de correspondências comerciais que você deve conhecer.

Correspondência interna

Correspondências internas referem-se à comunicação escrita entre funcionários, departamentos e filiais de uma organização. Pode ser comunicação informal ou formal. Na maioria das vezes, supervisores, gerentes e outros funcionários usam e-mails para comunicação formal e informal.

Outras formas de comunicação interna incluem cartas de promoção, cartas de aprovação, aviso para explicar, solicitações formais, cartas de demissão e memorando. Normalmente, essas formas de comunicação são muitas vezes impressas em papel, que o remetente deve assinar.

Correspondência externa

A correspondência comercial externa acontece entre duas empresas (correspondência B2B) ou entre uma organização e seus clientes. Por exemplo, sua empresa pode optar por distribuir informações ao público, seja sobre seus produtos ou sobre a própria empresa.

A correspondência externa é muitas vezes feita para potenciais clientes, vendedores, credores, fornecedores, escritórios de advocacia, doadores, patrocinadores, escritórios governamentais e instituições financeiras. Sua empresa também pode precisar se comunicar com afiliadas comerciais e outras organizações que fazem transações diretas ou indiretas com ela.

Uma correspondência externa bem pensada pode ajudar a divulgar notícias relevantes, definir a percepção do seu público-alvo sobre sua marca e alcançar novos clientes. Sua escolha de palavras e a natureza das mensagens que você envia aos stakeholders de sua empresa são uma parte essencial do seu plano geral de marketing.

Correspondência de vendas

São e-mails de marketing, cartas de desconto, propostas de vendas, cartas de autorização, confirmação de pedido e outras formas de comunicação orientada para vendas. Para garantir uma comunicação eficaz que possa impulsionar as vendas, é importante redigir perfeitamente todas as correspondências relacionadas a vendas.

Crie ofertas e cartas de marketing verdadeiras e evite informações enganosas. Lembre-se de que uma comunicação eficaz pode evitar futuras disputas financeiras e pagamentos perdidos. Outros documentos, como ordens de compra, cartas de cobrança e faturas, devem conter informações precisas para evitar erros que possam custar dinheiro.

Circulares

Estes são avisos enviados a membros ou funcionários de uma organização. Eles também são conhecidos como instruções ou anúncios do escritório. Muitas vezes, anúncios gerais, como novas informações de contato, detalhes de reuniões com as partes interessadas de sua empresa e informações sobre protocolos, são comunicados por meio de circulares.

Importância da correspondência

A correspondência comercial eficaz facilita as operações diárias de sua organização. Seus funcionários, gerentes e supervisores podem se comunicar entre si e com partes externas relevantes sem esforço. Isso garante transações oportunas e mantém um excelente relacionamento profissional com seus afiliados de negócios, clientes, acionistas e muito mais.

É fundamental que todos em sua empresa saibam como expressar suas opiniões e fatos por meio de uma escrita precisa, seja em papel físico ou e-mail. Ser profissional, sincero, cortês e escolher as palavras certas enquanto corresponde pode causar um impacto considerável na imagem da sua marca.

2. Redação de negócios instrucional

O principal objetivo da redação comercial instrucional é oferecer orientação passo a passo sobre como lidar com uma determinada tarefa. Requer que o leitor tome uma ação específica imediatamente ou no futuro.

O conteúdo instrucional deve considerar o quanto o leitor-alvo sabe sobre o tópico em questão e oferecer as informações que faltam. Se o conteúdo for destinado a várias pessoas com diferentes níveis de compreensão, ele deve abranger o básico do barco e as tarefas específicas que devem ser concluídas.

Exemplos comuns de escrita instrucional incluem:

Manuais

Em sua vida cotidiana, você frequentemente usa manuais consciente ou inconscientemente. Seja como usar seu celular ou instalar software, os manuais do usuário e os manuais de instrução se tornaram parte de nossas vidas.

Para as empresas, você pode estar se perguntando se os manuais ainda são necessários. A realidade é que eles são um grande passo na direção do seu negócio para o sucesso. Por exemplo, o manual de operação retransmite os procedimentos e padrões de sua empresa. Outros manuais importantes incluem:

• Manuais do produto : Também conhecido como manual de instruções, ele instrui o usuário sobre como usar um produto específico.
• Manuais de solução de problemas : Fornecem detalhes sobre como analisar e corrigir erros, principalmente no software.
• Manuais de instalação : oferece orientação passo a passo sobre como configurar um produto específico, como software, aparelho eletrônico e muito mais.
• Manual de operações : Este tipo de manual é muito comum em empresas e organizações sem fins lucrativos. É um conjunto de procedimentos e padrões para operações diárias, políticas da organização e padrões de trabalho.
• Manuais do usuário : Esses manuais variam de acordo com o usuário final. Por exemplo, há um manual de usuário separado para pessoal de manutenção, gerentes, funcionários juniores, estudantes e administradores.
• Manuais de auditoria : Fornecem instruções sobre como criar relatórios financeiros em relação a questões de auditoria e contabilidade.
• Manual de gerenciamento de crises : Este é um conjunto de instruções ou processos sobre como responder a tragédias e crises como incêndio, tsunami, tempestades, violência no local de trabalho ou terremoto.

Manuais são documentos universais que as pessoas comuns podem entender. Eles explicam os processos e operações de diferentes departamentos. Criar os manuais certos pode ajudar sua empresa a evitar uma lacuna de informações, lançar novos produtos com facilidade, compartilhar informações com o público certo, minimizar riscos e evitar armadilhas de conhecimento.

Manual de descrição do trabalho

Um manual de descrição do trabalho é um recurso de comunicação valioso para um empregador e funcionários. Oferece orientação e informações relacionadas à sua missão, valores, história, políticas e procedimentos em formato escrito.

Um manual do empregado também é visto como um meio de proteger o empregado e o empregador contra qualquer forma de discriminação e processos judiciais de tratamento injusto. Ele serve como um guia acessível para as políticas da organização e uma visão geral das expectativas do empregador.

Especificações técnicas

Imagine que você tem um cliente que precisa de um novo site para sua empresa. Onde você começa?

Bem, os documentos de especificações técnicas são parte integrante de um processo de desenvolvimento de produtos. Eles definem os requisitos específicos que o produto deve atender para ser lançado no mercado com sucesso. No exemplo mencionado, seu cliente deve fornecer as especificações técnicas do site para ajudá-lo a dar os passos certos para desenvolver uma plataforma de sua preferência.

A criação de especificações técnicas para diferentes processos em seu negócio e desenvolvimento de produtos aumenta a eficiência no longo prazo. Também possibilita a escalabilidade das equipes de trabalho e oferece aos desenvolvedores um plano de contingência definido com precisão.

memorando instrucional

Os memorandos instrucionais são comunicações internas que se dirigem a um ou mais funcionários. O objetivo principal desses memorandos é transmitir diretrizes relacionadas particularmente ao tópico encontrado na linha de assunto. O memorando exige e espera que uma ação específica seja tomada.

O escopo de um memorando instrucional deve incluir informações suficientes para que o leitor saiba exatamente quais são as instruções, quando e quem as emitiu. Ele também deve fornecer detalhes sobre onde e por que a ação sugerida deve ser executada.

Para escrever o memorando instrucional certo para seus colegas ou funcionários, primeiro conheça seu público-alvo, estabeleça objetivos, deixe de ser o escopo do seu memorando e organize suas instruções cronologicamente.

3. Redação informativa

O principal objetivo da escrita informativa é transmitir informações sobre algo. Não requer nenhuma ação do leitor, ao contrário da escrita persuasiva ou transacional. Exemplos comuns de redação informativa no contexto de negócios incluem atas de reuniões, visões gerais de departamentos anuais, relatórios financeiros trimestrais ou anuais e muito mais.

A escrita informativa permite que uma empresa preveja o desempenho futuro, atenda às obrigações regulatórias e registre o desempenho anterior.

4. Escrita persuasiva

Há momentos em que você realmente deseja que sua proposta comercial convença o público-alvo a agir. O objetivo da escrita comercial persuasiva é dar ao leitor uma proposta de valor exclusiva sobre seus produtos e incentivá-los a realizar uma ação específica. Dependendo do tipo de escrita persuasiva utilizada, a resposta do leitor pode variar desde a compra até o estabelecimento de um relacionamento duradouro com seus clientes.

A escrita persuasiva inspira ação, melhora a produtividade, ajuda você a se comunicar melhor e parece muito dinheiro a longo prazo. Quando feito corretamente, também pode mostrar seu compromisso com clientes, investidores, funcionários e parceiros de negócios. Isso pode ajudá-lo a recuperar clientes perdidos e estabelecer melhores relacionamentos.

Escrita persuasiva comercial versus não comercial

A escrita persuasiva pode ser usada por razões comerciais ou não comerciais. O marketing moderno usa conteúdo persuasivo para convencer o público-alvo de que seus produtos são melhores e mais eficientes que os de seus concorrentes.

Você também pode usar a escrita persuasiva mesmo quando não convencer os clientes a comprar seus produtos. Por exemplo, você pode criar conteúdo para convencer fumantes a pararem de fumar ou pessoas com IMC alto a começarem a perder peso. Este é um exemplo perfeito de escrita persuasiva não comercial.

Agora você sabe

Diferentes tipos de escrita de negócios desempenham um papel fundamental no sucesso a longo prazo de um negócio. Independentemente dos documentos específicos que você está criando, o conteúdo deve ser conciso, transmitir as informações corretas de forma eficaz e manter seu público-alvo engajado.