En İyi 4 İş Yazısı Türü Açıklandı

Meslektaşınız sizi 5 yıldızlı bir otelde bir iş yemeğine davet etti. Muhtemelen otelin giyinme kurallarının farkındasınızdır ve tişörtler, spor ayakkabılar ve kot pantolonlar gibi gündelik kıyafetler söz konusu değildir. Peki, ne giymelisin? Smokin mi yoksa kaliteli bir takım elbise mi?

Diğer tüm misafirlere uyum sağlamak ve ev sahipleriniz üzerinde iyi bir izlenim bırakmak için uygun şekilde giyinmelisiniz.

Aynı şey, farklı iş yazma biçimleri için de geçerlidir. Kurgu, şiir ve diğer yazı biçimlerinden farklı olarak, iş yazısı kendinizi ifade etmek için bir fırsat değildir. Bunun yerine muhafazakar ve süssüz bir tarz gerektirir.

Başarılı iş yazımı, tonda profesyonel yazışmalar yaratır ve markanızın olumlu bir yansımasını verir. Ayrıca eldeki görevin verimli bir şekilde tamamlanmasını kolaylaştırır. Peki, ortak iş yazma türleri nelerdir ve bunlar işiniz için neden önemlidir?

İlgili: Ticari Belge Türleri | İş İnkübatörlerinin Türleri

İş yazma türleri

İşinizin doğası ne olursa olsun, işinizle ilgili bir şeyler yazmanız gerekebilir. Örneğin, işyerinde e-postalar, mektuplar, raporlar, notlar ve duyurular çok yaygındır. İşte iş yazmanın geniş kategorileri ve alt kategorileri.

1. Yazışma yazımı

Bir kişiyle ne zaman iletişim kurmak isterseniz, ona kısa mesaj, e-posta veya mektup gönderebilirsiniz. İş hayatında da benzer bir yaklaşım izlenmektedir. Bu iletişim biçimi genellikle iş yazışmaları olarak bilinir.

Ticari işlemler sırasında yazılan mektuplar ticari yazışma mektuplarıdır. Herhangi bir yazılı yazışma, iş paydaşlarıyla samimi bir ilişkinin sürdürülmesine yardımcı olur, mevcut bir iş ilişkisinin kanıtı olarak hizmet eder, olumlu bir marka imajı yaratır ve tercih edilen resmi bir iletişimdir.

İşte bilmeniz gereken farklı iş yazışmaları türleri.

İç yazışmalar

İç yazışmalar, bir organizasyonun çalışanları, departmanları ve şubeleri arasındaki yazılı iletişimi ifade eder. Gayri resmi veya resmi iletişim olabilir. Çoğunlukla, denetçiler, yöneticiler ve diğer çalışanlar, resmi ve gayri resmi iletişim için e-posta kullanır.

Diğer iç iletişim biçimleri arasında terfi mektupları, onay mektupları, açıklama bildirimi, resmi talepler, işten çıkarma mektupları ve muhtıra yer alır. Tipik olarak, bu iletişim biçimleri genellikle gönderenin imzalaması gereken kağıda yazdırılır.

Dış yazışmalar

Dış iş yazışmaları, iki işletme (B2B yazışması) arasında veya bir kuruluş ile müşterileri arasında gerçekleşir. Örneğin, işletmeniz, ürünleri veya şirketin kendisi hakkında halka bilgi dağıtmayı seçebilir.

Dış yazışmalar genellikle olası müşterilere, satıcılara, alacaklılara, tedarikçilere, hukuk firmalarına, bağışçılara, sponsorlara, devlet dairelerine ve finans kurumlarına yapılır. İşletmenizin ayrıca, iş ortakları ve onunla dolaylı veya doğrudan işlem yapan diğer kuruluşlarla iletişim kurması gerekebilir.

İyi düşünülmüş bir dış yazışma, ilgili haberlerin yayılmasına, hedef kitlenizin markanızla ilgili algısını tanımlamanıza ve yeni müşterilere ulaşmanıza yardımcı olabilir. Sözcük seçiminiz ve iş paydaşlarınıza gönderdiğiniz mesajların doğası, genel pazarlama planınızın önemli bir parçasıdır.

Satış yazışmaları

Bunlar pazarlama e-postaları, indirim mektupları, satış teklifleri, yetki mektupları, sipariş onayı ve diğer satış odaklı iletişim biçimleridir. Satışları artırabilecek etkili bir iletişim sağlamak için satışla ilgili tüm yazışmaları mükemmel bir şekilde hazırlamak önemlidir.

Doğru pazarlama teklifleri ve mektuplar oluşturun ve yanıltıcı bilgilerden kaçının. Unutmayın, etkili iletişim gelecekteki finansal anlaşmazlıkları ve kaçırılan ödemeleri önleyebilir. Satın alma siparişleri, tahsilat mektupları ve faturalar gibi diğer belgeler, size maliyet getirebilecek hatalardan kaçınmak için doğru bilgiler içermelidir.

genelgeler

Bunlar, bir kuruluştaki üyelere veya çalışanlara gönderilen bildirimlerdir. Ayrıca ofis talimatları veya duyuruları olarak da bilinirler. Genellikle, yeni iletişim bilgileri, iş paydaşlarınızla toplantı detayları ve protokoller hakkında bilgiler gibi genel duyurular sirkülerler aracılığıyla iletilir.

yazışmaların önemi

Etkili iş yazışmaları, kuruluşunuzun günlük operasyonlarını kolaylaştırır. Çalışanlarınız, yöneticileriniz ve amirleriniz birbirleriyle ve ilgili dış taraflarla zahmetsizce iletişim kurabilir. Bu, zamanında işlemleri garanti eder ve iş ortaklarınız, müşterileriniz, hissedarlarınız ve daha fazlasıyla olağanüstü bir profesyonel ilişki sürdürür.

Şirketinizdeki herkesin görüşlerini ve gerçekleri, fiziksel kağıt veya e-posta üzerinde doğru yazıyla nasıl ifade edeceğini bilmesi çok önemlidir. Profesyonel, samimi, nazik olmak ve karşılık verirken doğru kelimeleri seçmek marka imajınız üzerinde önemli bir etki yaratabilir.

2. Eğitici İş Yazısı

Eğitici iş yazmanın birincil amacı, belirli bir görevin nasıl ele alınacağına dair adım adım rehberlik sunmaktır. Okuyucunun ya hemen ya da gelecekte belirli bir eylemde bulunmasını gerektirir.

Öğretim içeriği, hedef okuyucunun söz konusu konu hakkında ne kadar bilgi sahibi olduğunu dikkate almalı ve eksik bilgileri sunmalıdır. İçerik, farklı anlayış seviyelerine sahip birden fazla kişiye yönelikse, teknenin temellerini ve tamamlanması gereken belirli görevleri kapsamalıdır.

Öğretimsel yazmanın yaygın örnekleri şunları içerir:

Kılavuzlar

Günlük yaşamınızda, el kitaplarını bilerek veya bilmeyerek sıklıkla kullanıyorsunuz. İster cep telefonunuzu nasıl kullanacağınız, ister yazılım kuracağınız olsun, kullanım kılavuzları ve kullanım kılavuzları hayatımızın bir parçası haline geldi.

İşletmeler için kılavuzların hala gerekli olup olmadığını merak ediyor olabilirsiniz. Gerçek şu ki, işinizi başarıya yönlendirmede büyük bir adımdır. Örneğin, işletme kılavuzu, şirketinizin prosedürlerini ve standartlarını aktarır. Diğer önemli kılavuzlar şunları içerir:

• Ürün kılavuzları : Kullanım kılavuzu olarak da bilinir, kullanıcıya belirli bir ürünün nasıl kullanılacağı konusunda talimat verir.
• Sorun giderme kılavuzları : Özellikle yazılımdaki hataların nasıl analiz edilip düzeltileceğine ilişkin ayrıntılar sağlayın.
• Kurulum kılavuzları : Yazılım, elektronik cihaz ve daha fazlası gibi belirli bir ürünün nasıl kurulacağı konusunda adım adım rehberlik sunar.
• Operasyon el kitabı : Bu tür el kitabı işletmelerde ve kar amacı gütmeyen kuruluşlarda çok yaygındır. Günlük operasyonlar, kuruluşun politikaları ve çalışma standartları için bir dizi prosedür ve standarttır.
• Kullanım kılavuzları : Bu kılavuzlar, son kullanıcıya göre değişiklik gösterir. Örneğin bakım personeli, yöneticiler, ast çalışanlar, öğrenciler ve yöneticiler için ayrı bir kullanım kılavuzu bulunmaktadır.
• Denetim kılavuzları : Denetim ve muhasebe konularına ilişkin mali raporların nasıl oluşturulacağına ilişkin talimatlar sağlayın.
• Kriz yönetimi el kitabı : Bu, yangın, tsunami, fırtına, işyerinde şiddet veya deprem gibi trajedilere ve krizlere nasıl yanıt verileceğine ilişkin bir dizi talimat veya süreçtir.

Kılavuzlar, sıradan insanların anlayabileceği evrensel belgelerdir. Farklı departmanların süreçlerini ve operasyonlarını açıklarlar. Doğru kılavuzları oluşturmak, işletmenizin bilgi boşluğundan kaçınmasına, yeni ürünleri kolayca piyasaya sürmesine, bilgileri doğru hedef kitleyle paylaşmasına, riskleri en aza indirmesine ve bilgi tuzaklarından kaçınmasına yardımcı olabilir.

İş tanımı el kitabı

Bir iş tanımı el kitabı, bir işveren ve çalışanlar için değerli bir iletişim kaynağıdır. Misyonu, değerleri, tarihi, politikaları ve prosedürleri ile ilgili rehberlik ve bilgileri yazılı olarak sunar.

Çalışan el kitabı aynı zamanda hem çalışanı hem de işvereni her türlü ayrımcılık ve haksız muamele davalarına karşı korumanın bir aracı olarak görülmektedir. Kuruluşun politikaları için erişilebilir bir rehber ve bir işverenin beklentilerine genel bir bakış olarak hizmet eder.

Teknik özellikler

Şirketi için yeni bir web sitesine ihtiyacı olan bir müşteriniz olduğunu hayal edin. Nereden başlarsın?

Teknik şartname belgeleri, bir ürün geliştirme sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Ürünün piyasada başarılı bir şekilde piyasaya sürülmesi için karşılaması gereken özel gereksinimleri tanımlarlar. Bahsedilen örnekte, müşteriniz, beğendikleri bir platform geliştirmek için doğru adımları atmanıza yardımcı olmak için web sitesinin teknik özelliklerini sağlamalıdır.

İşletmenizde ve ürün geliştirmede farklı süreçler için teknik şartnameler oluşturmak uzun vadede verimliliği artırır. Ayrıca çalışma ekiplerinin ölçeklenebilirliğini mümkün kılar ve geliştiricilere kesin olarak tanımlanmış bir acil durum planı sunar.

eğitim notu

Talimat notları, bir veya daha fazla çalışana hitap eden kurum içi iletişimdir. Bu notların birincil amacı, özellikle konu satırında bulunan konuyla ilgili yönergeleri iletmektir. Not, belirli bir eylemin yapılmasını ister ve bekler.

Bir talimat notunun kapsamı, okuyucunun talimatların tam olarak ne olduğunu, ne zaman ve kimin yayınladığını bilmesi için yeterli bilgiyi içermelidir. Ayrıca, önerilen eylemin nerede ve neden uygulanması gerektiğine ilişkin ayrıntıları da sağlamalıdır.

Meslektaşlarınız veya çalışanlarınız için doğru öğretici notu yazmak için önce hedef kitlenizi tanıyın, hedefler belirleyin, notunuzun kapsamı olmayı bırakın ve talimatlarınızı kronolojik olarak düzenleyin.

3. Bilgilendirici yazı

Bilgilendirici yazının temel amacı, bir şey hakkında bilgi iletmektir. İkna edici veya işlemsel yazmanın aksine okuyucudan herhangi bir işlem gerektirmez. İş bağlamında bilgilendirici yazının yaygın örnekleri arasında toplantı tutanakları, yıllık departman genel bakışları, üç aylık veya yıllık mali raporlar ve daha fazlası yer alır.

Bilgilendirici yazı, bir işletmenin gelecekteki performansı tahmin etmesine, düzenleyici yükümlülükleri yerine getirmesine ve önceki performansı kaydetmesine olanak tanır.

4. İkna edici yazı

İş teklifinizin hedef kitleyi harekete geçmeye ikna etmesini gerçekten istediğiniz zamanlar vardır. İkna edici iş yazmanın amacı, okuyucuya ürünleriniz hakkında benzersiz bir değer önerisi vermek ve onları belirli bir eylemde bulunmaya teşvik etmektir. Kullanılan ikna edici yazının türüne bağlı olarak, okuyucunun yanıtı, satın almaktan müşterilerinizle kalıcı bir ilişki kurmaya kadar değişebilir.

İkna edici yazı, eyleme ilham verir, üretkenliği artırır, daha iyi iletişim kurmanıza yardımcı olur ve uzun vadede çok para gibi görünür. Doğru yapıldığında, müşterilere, yatırımcılara, personele ve iş ortaklarına olan bağlılığınızı da gösterebilir. Bu, kaybolan müşterileri geri kazanmanıza ve daha iyi ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir.

Ticari ve ticari olmayan ikna edici yazı

İkna edici yazı, ticari veya ticari olmayan nedenlerle kullanılabilir. Modern pazarlama, hedef kitleyi ürünlerinin rakiplerinden daha iyi ve daha verimli olduğuna ikna etmek için ikna edici içerik kullanır.

Müşterileri ürünlerinizi satın almaya ikna etmeseniz bile ikna edici yazı kullanabilirsiniz. Örneğin, sigara içenleri sigarayı bırakmaya veya BMI'si yüksek kişileri kilo vermeye başlamaya ikna etmek için içerik oluşturabilirsiniz. Bu, ticari olmayan ikna edici yazının mükemmel bir örneğidir.

Şimdi biliyorsun

Farklı iş yazma türleri, bir işletmenin uzun vadeli başarısında ayrılmaz bir rol oynar. Oluşturduğunuz belirli belgeler ne olursa olsun, içerik kısa olmalı, doğru bilgileri etkili bir şekilde aktarmalı ve hedef kitlenizin ilgisini canlı tutmalıdır.