Explicación de los 4 tipos principales de escritura comercial

Tu colega te ha invitado a una cena de negocios en un hotel de 5 estrellas. Probablemente esté al tanto del código de vestimenta del hotel, y la vestimenta informal como camisetas, zapatillas y jeans está fuera de discusión. Entonces, ¿qué debes usar? ¿Un esmoquin o un traje de buena calidad?

Para encajar con todos los demás invitados y dar una buena impresión a sus anfitriones, debe vestirse apropiadamente.

Lo mismo es cierto para las diferentes formas de escritura comercial. A diferencia de la ficción, la poesía y otras formas de escritura, la escritura comercial no es una oportunidad para expresarse. En cambio, exige un estilo conservador y sin adornos.

La escritura comercial exitosa crea una correspondencia que tiene un tono profesional y brinda un reflejo positivo de su marca. También facilita la finalización eficiente de la tarea en cuestión. Entonces, ¿cuáles son los tipos comunes de escritura comercial y por qué son esenciales para su negocio?

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tipos de escritura comercial

Independientemente de la naturaleza de su trabajo, lo más probable es que necesite escribir algo relacionado con su trabajo. Por ejemplo, los correos electrónicos, cartas, informes, memorandos y anuncios son muy comunes en el lugar de trabajo. Estas son las categorías y subcategorías generales de la escritura comercial.

1. Redacción de correspondencia

Siempre que desee contactar a una persona, puede enviarle un mensaje de texto, correo electrónico o cartas. Un enfoque similar se sigue en los negocios. Esta forma de comunicación se conoce comúnmente como correspondencia comercial.

Las cartas escritas durante las transacciones comerciales son cartas de correspondencia comercial. Cualquier correspondencia escrita ayuda a mantener una relación cordial con las partes interesadas del negocio, sirve como prueba de una relación comercial existente, crea una imagen de marca positiva y es una comunicación formal preferida.

Estos son los diferentes tipos de correspondencia comercial que debe conocer.

Correspondencia interna

Las correspondencias internas se refieren a la comunicación escrita entre empleados, departamentos y sucursales de una organización. Puede ser comunicación informal o formal. En su mayor parte, los supervisores, gerentes y otros empleados usan correos electrónicos para la comunicación formal e informal.

Otras formas de comunicación interna incluyen cartas de promoción, cartas de aprobación, notificación para explicar, solicitudes formales, cartas de despido y memorandos. Por lo general, estas formas de comunicación suelen estar impresas en papel, que el remitente debe firmar.

Correspondencia externa

La correspondencia comercial externa ocurre entre dos empresas (correspondencia B2B) o entre una organización y sus clientes. Por ejemplo, su empresa puede optar por distribuir información al público, ya sea sobre sus productos o sobre la propia empresa.

La correspondencia externa a menudo se envía a posibles clientes, vendedores, acreedores, proveedores, bufetes de abogados, donantes, patrocinadores, oficinas gubernamentales e instituciones financieras. Es posible que su empresa también necesite comunicarse con empresas afiliadas y otras organizaciones que directa o indirectamente realicen transacciones con ella.

Una correspondencia externa bien pensada puede ayudar a difundir noticias relevantes, definir la percepción de su público objetivo sobre su marca y llegar a nuevos clientes. Su elección de palabras y la naturaleza de los mensajes que envía a las partes interesadas de su negocio son una parte esencial de su plan de marketing general.

Correspondencia de ventas

Estos son correos electrónicos de marketing, cartas de descuento, propuestas de ventas, cartas de autorización, confirmación de pedidos y otras formas de comunicación orientada a las ventas. Para garantizar una comunicación eficaz que pueda impulsar las ventas, es importante redactar perfectamente toda la correspondencia relacionada con las ventas.

Cree ofertas y cartas de marketing veraces y evite la información engañosa. Recuerde, la comunicación efectiva puede prevenir futuras disputas financieras y pagos atrasados. Otros documentos como órdenes de compra, cartas de cobro y facturas deben contener información precisa para evitar errores que podrían costarle dinero.

circulares

Estos son avisos enviados a los miembros o empleados de una organización. También se conocen como instrucciones de oficina o anuncios. A menudo, los anuncios generales como nueva información de contacto, detalles de reuniones con las partes interesadas de su negocio e información sobre protocolos se comunican a través de circulares.

Importancia de la correspondencia

La correspondencia comercial eficaz facilita las operaciones diarias de su organización. Sus empleados, gerentes y supervisores pueden comunicarse entre sí y con las partes externas relevantes sin esfuerzo. Esto asegura transacciones oportunas y mantiene una excelente relación profesional con sus afiliados comerciales, clientes, accionistas y más.

Es fundamental que todos en su empresa sepan cómo expresar sus puntos de vista y hechos a través de una escritura precisa, ya sea en papel o correo electrónico. Ser profesional, sincero, cortés y elegir las palabras adecuadas mientras se corresponde puede tener un impacto considerable en la imagen de su marca.

2. Escritura comercial instructiva

El objetivo principal de la escritura comercial instructiva es ofrecer una guía paso a paso sobre cómo manejar una determinada tarea. Requiere que el lector tome una acción específica ya sea inmediatamente o en el futuro.

El contenido instructivo debe considerar cuánto sabe el lector objetivo sobre el tema en cuestión y ofrecer la información que falta. Si el contenido está destinado a varias personas con diferentes niveles de comprensión, debe cubrir los conceptos básicos del barco y las tareas específicas que deben completarse.

Ejemplos comunes de escritura instructiva incluyen:

Manuales

En su vida cotidiana, utiliza con frecuencia manuales a sabiendas o sin saberlo. Ya sea cómo usar su teléfono móvil o instalar software, los manuales de usuario y los manuales de instrucciones se han convertido en parte de nuestras vidas.

Para las empresas, es posible que se pregunte si los manuales siguen siendo necesarios. La realidad es que son un gran paso para llevar su negocio al éxito. Por ejemplo, el manual de operación transmite los procedimientos y estándares de su empresa. Otros manuales importantes incluyen:

• Manuales de producto : También conocido como manual de instrucciones, instruye al usuario sobre cómo utilizar un producto específico.
• Manuales de solución de problemas : brindan detalles sobre cómo analizar y corregir errores, particularmente en el software.
• Manuales de instalación : ofrece orientación paso a paso sobre cómo configurar un producto específico como software, aparato electrónico y más.
• Manual de operaciones : Este tipo de manual es muy común en empresas y organizaciones sin fines de lucro. Es un conjunto de procedimientos y estándares para las operaciones diarias, las políticas de la organización y los estándares de trabajo.
• Manuales de usuario : estos manuales varían según el usuario final. Por ejemplo, hay un manual de usuario separado para el personal de mantenimiento, gerentes, empleados subalternos, estudiantes y administradores.
• Manuales de auditoría : proporcionan instrucciones sobre cómo crear informes financieros en relación con asuntos de auditoría y contabilidad.
• Manual de gestión de crisis : Este es un conjunto de instrucciones o procesos sobre cómo responder a las tragedias y las crisis, como incendios, tsunamis, tormentas, violencia en el lugar de trabajo o terremotos.

Los manuales son documentos universales que la gente común puede entender. Explican los procesos y operaciones de los diferentes departamentos. La creación de los manuales correctos puede ayudar a su empresa a evitar una brecha de información, lanzar nuevos productos fácilmente, compartir información con la audiencia adecuada, minimizar riesgos y evitar trampas de conocimiento.

manual de descripcion de puestos

Un manual de descripción de puestos es un valioso recurso de comunicación para el empleador y los empleados. Ofrece orientación e información relacionada con su misión, valores, historia, políticas y procedimientos en formato escrito.

Un manual del empleado también se considera un medio para proteger tanto al empleado como al empleador contra cualquier forma de demanda por discriminación y trato injusto. Sirve como una guía accesible a las políticas de la organización y una descripción general de las expectativas de un empleador.

Especificaciones técnicas

Imagina que tienes un cliente que necesita un nuevo sitio web para su empresa. ¿Por dónde empiezas?

Bueno, los documentos de especificaciones técnicas son una parte integral del proceso de desarrollo de un producto. Definen los requisitos específicos que debe cumplir el producto para ser lanzado al mercado con éxito. En el ejemplo mencionado, su cliente debe proporcionar las especificaciones técnicas del sitio web para ayudarlo a dar los pasos correctos para desarrollar una plataforma que le guste.

La creación de especificaciones técnicas para diferentes procesos en su negocio y desarrollo de productos aumenta la eficiencia a largo plazo. También hace posible la escalabilidad de los equipos de trabajo y brinda a los desarrolladores un plan de contingencia definido con precisión.

Memo instructivo

Los memorandos instructivos son comunicaciones internas que se dirigen a uno o más empleados. El objetivo principal de estos memorandos es transmitir directivas que se relacionan particularmente con el tema que se encuentra en la línea de asunto. El memorando pide y espera que se tome una acción específica.

El alcance de un memorando instructivo debe incluir información suficiente para que el lector sepa exactamente cuáles son las instrucciones, cuándo y quién las emitió. También debe proporcionar detalles sobre dónde y por qué se debe actuar sobre la acción sugerida.

Para redactar el instructivo adecuado para tus colegas o empleados, primero conoce a tu público objetivo, establece objetivos, deja de ser el alcance de tu memorándum y organiza tus instrucciones cronológicamente.

3. Escritura informativa

El objetivo principal de la escritura informativa es transmitir información sobre algo. No requiere ninguna acción por parte del lector, a diferencia de la escritura persuasiva o transaccional. Los ejemplos comunes de escritura informativa en el contexto comercial incluyen actas de reuniones, resúmenes anuales de departamentos, informes financieros trimestrales o anuales, y más.

La redacción informativa permite a una empresa predecir el rendimiento futuro, cumplir con las obligaciones reglamentarias y registrar el rendimiento anterior.

4. Escritura persuasiva

Hay momentos en los que realmente desea que su propuesta comercial convenza al público objetivo para que tome medidas. El objetivo de la redacción comercial persuasiva es brindar al lector una propuesta de valor única sobre sus productos y alentarlos a tomar una acción específica. Dependiendo del tipo de escritura persuasiva utilizada, la respuesta del lector puede variar desde comprar hasta establecer una relación duradera con sus clientes.

La escritura persuasiva inspira la acción, mejora la productividad, lo ayuda a comunicarse mejor y, a la larga, parece mucho dinero. Cuando se hace correctamente, también puede mostrar su compromiso con los clientes, inversores, miembros del personal y socios comerciales. Esto puede ayudarlo a recuperar clientes perdidos y establecer mejores relaciones.

Escritura persuasiva comercial versus no comercial

La escritura persuasiva se puede utilizar con fines comerciales o no comerciales. El marketing moderno utiliza contenido persuasivo para convencer al público objetivo de que sus productos son mejores y más eficientes que los de sus competidores.

También puede utilizar la escritura persuasiva incluso cuando no convenza a los clientes para que compren sus productos. Por ejemplo, puede crear contenido para convencer a los fumadores de que dejen de fumar o a las personas con un IMC alto para que comiencen a perder peso. Este es un ejemplo perfecto de escritura persuasiva no comercial.

ahora ya sabes

Los diferentes tipos de escritura comercial juegan un papel integral en el éxito a largo plazo de una empresa. Independientemente de los documentos específicos que esté creando, el contenido debe ser conciso, transmitir la información correcta de manera efectiva y mantener a su audiencia objetivo comprometida.