อธิบายการเขียนธุรกิจ 4 ประเภทยอดนิยม

เพื่อนร่วมงานของคุณเชิญคุณไปรับประทานอาหารค่ำเพื่อธุรกิจที่โรงแรมระดับ 5 ดาว คุณคงทราบระเบียบการแต่งกายของโรงแรมอยู่แล้ว และเครื่องแต่งกายลำลองอย่างเสื้อยืด รองเท้าผ้าใบ และกางเกงยีนส์ก็ไม่ใช่ปัญหา แล้วควรใส่ชุดอะไร? ทักซิโด้หรือสูทคุณภาพดี?

เพื่อให้เข้ากับแขกคนอื่นๆ และสร้างความประทับใจให้กับเจ้าของที่พัก คุณต้องแต่งกายให้เหมาะสม

เช่นเดียวกับการเขียนทางธุรกิจในรูปแบบต่างๆ การเขียนเชิงธุรกิจไม่เหมือนกับนิยาย กวีนิพนธ์ และรูปแบบอื่นๆ ของการเขียน การเขียนเชิงธุรกิจไม่ใช่โอกาสที่จะแสดงออก แต่เรียกร้องให้มีรูปแบบที่อนุรักษ์นิยมและไม่มีเครื่องตกแต่ง

การเขียนเชิงธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะสร้างการโต้ตอบที่เป็นมืออาชีพและให้ภาพสะท้อนเชิงบวกของแบรนด์ของคุณ นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น การเขียนทางธุรกิจประเภทใดทั่วไป และเหตุใดจึงจำเป็นต่อธุรกิจของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: ประเภทเอกสารประกอบธุรกิจ | ประเภทของตู้อบธุรกิจ

ประเภทของการเขียนเชิงธุรกิจ

โดยไม่คำนึงถึงลักษณะงานของคุณ มีโอกาสที่คุณจะต้องเขียนสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ ตัวอย่างเช่น อีเมล จดหมาย รายงาน บันทึกช่วยจำ และประกาศเป็นเรื่องธรรมดามากในที่ทำงาน ต่อไปนี้คือหมวดหมู่กว้างๆ และหมวดหมู่ย่อยของการเขียนเชิงธุรกิจ

1. การเขียนจดหมายโต้ตอบ

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการติดต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถส่งข้อความ อีเมล หรือจดหมายถึงพวกเขาได้ มีการปฏิบัติตามแนวทางที่คล้ายกันในธุรกิจ รูปแบบการสื่อสารนี้เรียกกันทั่วไปว่าการติดต่อทางธุรกิจ

จดหมายที่เขียนระหว่างการทำธุรกรรมทางธุรกิจคือจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ จดหมายโต้ตอบใดๆ ก็ตามจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่จริงใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ ทำหน้าที่เป็นเครื่องพิสูจน์ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่ สร้างภาพลักษณ์ที่ดีของแบรนด์ และเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการที่ต้องการ

นี่คือการติดต่อทางธุรกิจประเภทต่างๆ ที่คุณควรรู้

จดหมายภายใน

การติดต่อภายในหมายถึงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างพนักงาน แผนก และสำนักงานสาขาขององค์กร อาจเป็นการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการก็ได้ ส่วนใหญ่ หัวหน้างาน ผู้จัดการ และพนักงานคนอื่นๆ ใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การสื่อสารภายในรูปแบบอื่นๆ ได้แก่ จดหมายส่งเสริม จดหมายอนุมัติ หนังสือแจ้งคำอธิบาย คำขออย่างเป็นทางการ จดหมายเลิกจ้าง และบันทึกข้อตกลง โดยปกติ รูปแบบการสื่อสารเหล่านี้มักจะพิมพ์ลงบนกระดาษ ซึ่งผู้ส่งต้องลงนาม

จดหมายจากภายนอก

การติดต่อทางธุรกิจภายนอกเกิดขึ้นระหว่างสองธุรกิจ (การติดต่อแบบ B2B) หรือระหว่างองค์กรและลูกค้า ตัวอย่างเช่น ธุรกิจของคุณสามารถเลือกที่จะเผยแพร่ข้อมูลสู่สาธารณะ ไม่ว่าจะเป็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือตัวบริษัทเอง

การติดต่อจากภายนอกมักเกิดขึ้นกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ผู้ขาย เจ้าหนี้ ซัพพลายเออร์ สำนักงานกฎหมาย ผู้บริจาค ผู้สนับสนุน หน่วยงานของรัฐ และสถาบันการเงิน ธุรกิจของคุณอาจจำเป็นต้องสื่อสารกับบริษัทในเครือธุรกิจและองค์กรอื่นๆ ที่ทำธุรกรรมกับทางอ้อมหรือโดยตรง

การติดต่อจากภายนอกที่รอบคอบสามารถช่วยกระจายข่าวที่เกี่ยวข้อง กำหนดการรับรู้ของผู้ชมเป้าหมายเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ และเข้าถึงลูกค้าใหม่ คำพูดที่คุณเลือกและลักษณะของข้อความที่คุณส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในธุรกิจของคุณเป็นส่วนสำคัญของแผนการตลาดโดยรวมของคุณ

จดหมายขาย

เหล่านี้ได้แก่ อีเมลทางการตลาด จดหมายส่วนลด ข้อเสนอการขาย จดหมายอนุญาต การยืนยันคำสั่งซื้อ และรูปแบบอื่นๆ ของการสื่อสารที่เน้นการขาย เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถกระตุ้นยอดขายได้ สิ่งสำคัญคือต้องร่างจดหมายที่เกี่ยวข้องกับการขายทั้งหมดอย่างสมบูรณ์

สร้างข้อเสนอและจดหมายทางการตลาดที่เป็นความจริง และหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิด โปรดจำไว้ว่า การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถป้องกันข้อพิพาทเกี่ยวกับการเงินในอนาคตและการชำระเงินที่ไม่ได้รับ เอกสารอื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ จดหมายเรียกเก็บเงิน และใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้คุณต้องเสียเงิน

หนังสือเวียน

เหล่านี้เป็นคำบอกกล่าวที่ส่งไปยังสมาชิกหรือพนักงานในองค์กร พวกเขายังเป็นที่รู้จักกันในนามคำแนะนำหรือประกาศของสำนักงาน บ่อยครั้ง ประกาศทั่วไป เช่น ข้อมูลติดต่อใหม่ รายละเอียดการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในธุรกิจของคุณ และข้อมูลเกี่ยวกับโปรโตคอลได้รับการสื่อสารผ่านหนังสือเวียน

ความสำคัญของการโต้ตอบ

การติดต่อทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินงานประจำวันขององค์กรของคุณ พนักงาน ผู้จัดการ และหัวหน้างานของคุณสามารถสื่อสารระหว่างกันและบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงการทำธุรกรรมในเวลาที่เหมาะสม และรักษาความสัมพันธ์ทางอาชีพที่โดดเด่นกับบริษัทในเครือ ลูกค้า ผู้ถือหุ้น และอื่นๆ ของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนในบริษัทของคุณที่จะต้องรู้วิธีแสดงความคิดเห็นและข้อเท็จจริงผ่านการเขียนที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรืออีเมล การมีความเป็นมืออาชีพ จริงใจ สุภาพ และเลือกคำที่เหมาะสมควบคู่ไปกับการสร้างผลกระทบอย่างมากต่อภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณ

2. การเขียนเชิงธุรกิจเพื่อการสอน

เป้าหมายหลักของการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อการเรียนการสอนคือการให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดการงานบางอย่าง ต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการเฉพาะทันทีหรือในอนาคต

เนื้อหาการเรียนการสอนควรพิจารณาว่าผู้อ่านเป้าหมายรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่เป็นปัญหามากน้อยเพียงใดและนำเสนอข้อมูลที่ขาดหายไป หากเนื้อหามีไว้สำหรับคนหลายคนที่มีระดับความเข้าใจต่างกัน เนื้อหานั้นจะต้องครอบคลุมพื้นฐานของเรือและงานเฉพาะที่ควรทำให้เสร็จ

ตัวอย่างทั่วไปของการเขียนแบบสอนได้แก่:

คู่มือ

ในชีวิตประจำวันของคุณ คุณมักจะใช้คู่มือทั้งโดยรู้เท่าทันหรือไม่รู้ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการใช้โทรศัพท์มือถือหรือติดตั้งซอฟต์แวร์ คู่มือผู้ใช้ และคู่มือการใช้งานได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเรา

สำหรับธุรกิจ คุณอาจสงสัยว่าคู่มือยังจำเป็นอยู่หรือไม่ ความจริงก็คือพวกเขาเป็นก้าวสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น คู่มือการใช้งานจะถ่ายทอดขั้นตอนและมาตรฐานของบริษัทของคุณ คู่มือที่สำคัญอื่น ๆ ได้แก่ :

• คู่มือผลิตภัณฑ์ : หรือที่เรียกว่าคู่มือการใช้งาน ซึ่งจะแนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์เฉพาะ
• คู่มือการแก้ไขปัญหา : ให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีวิเคราะห์และแก้ไขข้อผิดพลาด โดยเฉพาะในซอฟต์แวร์
• คู่มือการติดตั้ง : เสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าผลิตภัณฑ์เฉพาะ เช่น ซอฟต์แวร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า และอื่นๆ
• คู่มือการใช้งาน : คู่มือ ประเภทนี้พบได้ทั่วไปในธุรกิจและองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร เป็นชุดของขั้นตอนและมาตรฐานสำหรับการปฏิบัติงานประจำวัน นโยบายขององค์กร และมาตรฐานการทำงาน
• คู่มือผู้ใช้ : คู่มือ เหล่านี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้ใช้ปลายทาง ตัวอย่างเช่น มีคู่มือผู้ใช้แยกต่างหากสำหรับบุคลากรซ่อมบำรุง ผู้จัดการ พนักงานรุ่นเยาว์ นักเรียน และผู้ดูแลระบบ
• คู่มือการตรวจสอบ : ให้คำแนะนำในการสร้างรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและการบัญชี
• คู่มือการจัดการภาวะวิกฤต : เป็นชุดคำสั่งหรือกระบวนการในการตอบสนองต่อโศกนาฏกรรมและวิกฤต เช่น ไฟไหม้ สึนามิ พายุ ความรุนแรงในที่ทำงาน หรือแผ่นดินไหว

คู่มือเป็นเอกสารสากลที่คนทั่วไปสามารถเข้าใจได้ อธิบายกระบวนการและการดำเนินงานของแผนกต่างๆ การสร้างคู่มือที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงช่องว่างของข้อมูล เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ได้อย่างง่ายดาย แบ่งปันข้อมูลกับผู้ชมที่เหมาะสม ลดความเสี่ยง และหลีกเลี่ยงกับดักความรู้

คู่มือรายละเอียดงาน

คู่มือรายละเอียดงานเป็นแหล่งข้อมูลการสื่อสารที่มีค่าสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง เสนอแนวทางและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพันธกิจ ค่านิยม ประวัติ นโยบาย และขั้นตอนต่างๆ ในรูปแบบลายลักษณ์อักษร

คู่มือพนักงานถือเป็นแนวทางในการปกป้องทั้งลูกจ้างและนายจ้างจากการเลือกปฏิบัติและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมทุกรูปแบบ ทำหน้าที่เป็นแนวทางที่เข้าถึงได้สำหรับนโยบายขององค์กรและภาพรวมของความคาดหวังของนายจ้าง

ข้อกำหนดทางเทคนิค

ลองนึกภาพคุณมีลูกค้าที่ต้องการเว็บไซต์ใหม่สำหรับบริษัทของเขา คุณจะเริ่มต้นที่ไหน

เอกสารข้อกำหนดทางเทคนิคเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ พวกเขากำหนดข้อกำหนดเฉพาะที่ผลิตภัณฑ์ต้องปฏิบัติตามเพื่อเปิดตัวในตลาดได้สำเร็จ ในตัวอย่างที่กล่าวถึง ลูกค้าของคุณควรระบุข้อกำหนดทางเทคนิคของเว็บไซต์เพื่อช่วยให้คุณทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการพัฒนาแพลตฟอร์มที่พวกเขาต้องการ

การสร้างข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับกระบวนการต่างๆ ในธุรกิจและการพัฒนาผลิตภัณฑ์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในระยะยาว นอกจากนี้ยังทำให้ความสามารถในการปรับขนาดของทีมงานเป็นไปได้และช่วยให้นักพัฒนามีแผนฉุกเฉินที่กำหนดไว้อย่างแม่นยำ

บันทึกการสอน

บันทึกช่วยสอนคือการสื่อสารภายในองค์กรที่กล่าวถึงพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป วัตถุประสงค์หลักของบันทึกช่วยจำเหล่านี้คือการถ่ายทอดคำสั่งที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับหัวข้อที่พบในบรรทัดเรื่อง บันทึกช่วยจำเรียกร้องและคาดว่าจะมีการดำเนินการเฉพาะ

ขอบเขตของบันทึกช่วยสอนควรมีข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าคำสั่งนั้นคืออะไร เมื่อใด และใครเป็นผู้ออก นอกจากนี้ยังควรให้รายละเอียดว่าควรดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ไหนและเพราะเหตุใด

ในการเขียนบันทึกช่วยสอนที่เหมาะสมสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานของคุณ ก่อนอื่น ทำความรู้จักกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ กำหนดวัตถุประสงค์ หยุดเป็นขอบเขตของบันทึกของคุณ และจัดระเบียบคำสั่งของคุณตามลำดับเวลา

3. การเขียนข้อมูล

เป้าหมายหลักของการเขียนข้อมูลคือการถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ผู้อ่านไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ซึ่งแตกต่างจากการเขียนแบบโน้มน้าวใจหรือเชิงธุรกรรม ตัวอย่างทั่วไปของการเขียนข้อมูลในบริบททางธุรกิจ ได้แก่ รายงานการประชุม ภาพรวมแผนกประจำปี รายงานทางการเงินรายไตรมาสหรือประจำปี และอื่นๆ

การเขียนที่ให้ข้อมูลช่วยให้ธุรกิจสามารถคาดการณ์ประสิทธิภาพในอนาคต ปฏิบัติตามข้อบังคับ และบันทึกผลการปฏิบัติงานก่อนหน้านี้

4. การเขียนโน้มน้าวใจ

มีหลายครั้งที่คุณต้องการให้ข้อเสนอทางธุรกิจของคุณชักชวนให้ผู้ชมเป้าหมายดำเนินการ เป้าหมายของการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อโน้มน้าวใจคือเพื่อให้ผู้อ่านได้รับคุณค่าที่ไม่ซ้ำใครเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณและกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการอย่างเฉพาะเจาะจง คำตอบของผู้อ่านอาจมีตั้งแต่การซื้อไปจนถึงการสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้าของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการเขียนโน้มน้าวใจที่ใช้

การเขียนแบบโน้มน้าวใจเป็นแรงบันดาลใจให้เกิดการดำเนินการ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้คุณสื่อสารได้ดีขึ้น และดูเหมือนเป็นเงินจำนวนมากในระยะยาว เมื่อทำอย่างถูกต้องแล้ว ยังแสดงถึงความมุ่งมั่นของคุณต่อลูกค้า นักลงทุน พนักงาน และคู่ค้าทางธุรกิจ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณชนะใจลูกค้าที่สูญเสียไปและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น

การเขียนเชิงโน้มน้าวเชิงพาณิชย์กับไม่ใช่เชิงพาณิชย์

การเขียนแบบโน้มน้าวใจสามารถใช้ได้ด้วยเหตุผลทางการค้าหรือไม่ใช่เชิงพาณิชย์ การตลาดสมัยใหม่ใช้เนื้อหาที่โน้มน้าวใจเพื่อโน้มน้าวกลุ่มเป้าหมายว่าผลิตภัณฑ์ของตนดีกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าคู่แข่ง

คุณยังสามารถใช้การเขียนโน้มน้าวใจได้แม้ในขณะที่ไม่โน้มน้าวให้ลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเนื้อหาเพื่อโน้มน้าวให้ผู้สูบบุหรี่เลิกสูบบุหรี่หรือผู้ที่มีดัชนีมวลกายสูงให้เริ่มลดน้ำหนักได้ นี่เป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของการเขียนโน้มน้าวใจที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

คุณรู้แล้วตอนนี้

การเขียนธุรกิจประเภทต่างๆ มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะสร้างเอกสารใด เนื้อหาจะต้องกระชับ นำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้ผู้ชมเป้าหมายของคุณมีส่วนร่วม