비즈니스 글쓰기의 상위 4가지 유형 설명

동료가 5성급 호텔에서의 비즈니스 저녁 식사에 귀하를 초대했습니다. 호텔의 복장 규정을 알고 있을 것입니다. 티셔츠, 운동화, 청바지와 같은 캐주얼 복장은 의심의 여지가 없습니다. 그래서, 당신은 무엇을 입어야합니까? 턱시도나 좋은 품질의 양복?

다른 모든 손님과 어울리고 호스트에게 좋은 인상을 주려면 적절한 옷을 입어야 합니다.

다양한 형태의 비즈니스 글쓰기에서도 마찬가지입니다. 소설, 시 및 기타 형태의 글쓰기와 달리 비즈니스 글쓰기는 자신을 표현할 기회가 아닙니다. 대신 보수적이고 꾸밈이 없는 스타일을 요구합니다.

성공적인 비즈니스 글쓰기는 전문적인 어조로 서신을 작성하고 브랜드를 긍정적으로 반영합니다. 또한 당면한 작업을 효율적으로 완료할 수 있습니다. 그렇다면 비즈니스 글쓰기의 일반적인 유형은 무엇이며 비즈니스에 필수적인 이유는 무엇입니까?

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비즈니스 글쓰기의 종류

직업의 성격에 관계없이, 당신은 당신의 일과 관련된 무언가를 작성해야 할 가능성이 있습니다. 예를 들어 이메일, 편지, 보고서, 메모 및 공지 사항은 직장에서 매우 일반적입니다. 다음은 비즈니스 글쓰기의 광범위한 범주와 하위 범주입니다.

1. 통신문 작성

누군가에게 연락하고 싶을 때마다 문자 메시지, 이메일 또는 편지를 보낼 수 있습니다. 비즈니스에서도 유사한 접근 방식을 따릅니다. 이러한 형태의 커뮤니케이션은 일반적으로 비즈니스 서신으로 알려져 있습니다.

비즈니스 거래 중에 쓰는 편지는 비즈니스 서신입니다. 모든 서면 서신은 비즈니스 이해 관계자와 친밀한 관계를 유지하는 데 도움이 되고 기존 비즈니스 관계의 증거 역할을 하며 긍정적인 브랜드 이미지를 만들고 선호하는 공식 커뮤니케이션입니다.

여기 당신이 알아야 할 다양한 유형의 비즈니스 서신이 있습니다.

내부 통신

내부 통신은 조직의 직원, 부서 및 지점 간의 서면 통신을 말합니다. 비공식적 또는 공식적 의사소통이 될 수 있습니다. 대부분의 경우 감독자, 관리자 및 기타 직원은 공식 및 비공식 커뮤니케이션을 위해 이메일을 사용합니다.

다른 형태의 내부 커뮤니케이션에는 승진 서신, 승인 서신, 설명 통지서, 공식 요청, 해고 서신 및 각서가 포함됩니다. 일반적으로 이러한 형태의 커뮤니케이션은 종종 종이에 인쇄되며 발신인이 서명해야 합니다.

외부 통신

외부 비즈니스 통신은 두 비즈니스(B2B 통신) 또는 조직과 클라이언트 간에 발생합니다. 예를 들어, 귀하의 비즈니스는 제품 또는 회사 자체에 대한 정보를 대중에게 배포하도록 선택할 수 있습니다.

외부 서신은 종종 잠재 고객, 공급업체, 채권자, 공급업체, 법률 회사, 기부자, 후원자, 정부 기관 및 금융 기관에 이루어집니다. 귀하의 비즈니스는 간접적으로 또는 직접적으로 거래하는 비즈니스 계열사 및 기타 조직과 통신해야 할 수도 있습니다.

세심한 외부 통신은 관련 뉴스를 퍼뜨리고 브랜드에 대한 타겟 고객의 인식을 정의하며 새로운 고객에게 다가가는 데 도움이 될 수 있습니다. 단어 선택과 비즈니스 이해 관계자에게 보내는 메시지의 특성은 전체 마케팅 계획의 필수적인 부분입니다.

판매 대응

마케팅 이메일, 할인 서신, 판매 제안서, 승인서, 주문 확인서 및 기타 판매 지향 커뮤니케이션 형식입니다. 판매를 늘릴 수 있는 효과적인 커뮤니케이션을 보장하려면 모든 판매 관련 서신의 초안을 완벽하게 작성하는 것이 중요합니다.

진실한 마케팅 제안과 서신을 작성하고 오해의 소지가 있는 정보를 피하십시오. 효과적인 의사 소통은 미래의 재정 관련 분쟁 및 지불 누락을 방지할 수 있음을 기억하십시오. 구매 주문서, 수금 편지, 송장과 같은 기타 문서에는 비용이 발생할 수 있는 오류를 방지하기 위해 정확한 정보가 포함되어야 합니다.

회람

조직의 구성원이나 직원에게 보내는 알림입니다. 사무실 지침 또는 공지 사항이라고도 합니다. 종종 새 연락처 정보, 비즈니스 이해 관계자와의 회의 세부 정보, 프로토콜에 대한 정보와 같은 일반적인 발표는 회람을 통해 전달됩니다.

서신의 중요성

효과적인 비즈니스 통신은 조직의 일상적인 운영을 용이하게 합니다. 직원, 관리자 및 감독자는 서로 및 관련 외부 당사자와 손쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 이는 적시 거래를 보장하고 비즈니스 계열사, 고객, 주주 등과 뛰어난 전문적 관계를 유지합니다.

회사의 모든 사람이 실제 종이나 이메일에 정확한 글을 통해 자신의 견해와 사실을 표현하는 방법을 아는 것이 중요합니다. 전문적이고 성실하며 예의 바르고 적절한 단어를 선택하는 것은 브랜드 이미지에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.

2. 교육 비즈니스 작문

교육적 비즈니스 글쓰기의 주요 목표는 특정 작업을 처리하는 방법에 대한 단계별 지침을 제공하는 것입니다. 독자가 즉시 또는 미래에 특정 조치를 취해야 합니다.

교육 내용은 대상 독자가 문제의 주제에 대해 얼마나 알고 있는지 고려하고 누락된 정보를 제공해야 합니다. 콘텐츠가 이해 수준이 다른 여러 사람을 대상으로 하는 경우 보트 기본 사항과 완료해야 하는 특정 작업을 다루어야 합니다.

교육적 글쓰기의 일반적인 예는 다음과 같습니다.

매뉴얼

일상생활에서 알거나 모르는 사이에 매뉴얼을 자주 사용합니다. 휴대폰을 어떻게 사용하든 소프트웨어를 설치하든 사용 설명서와 사용 설명서는 우리 삶의 일부가 되었습니다.

기업의 경우 매뉴얼이 여전히 필요한지 궁금할 수 있습니다. 현실은 이것이 귀하의 비즈니스를 성공으로 이끄는 큰 단계라는 것입니다. 예를 들어, 운영 매뉴얼은 귀사의 절차와 표준을 전달합니다. 기타 중요한 매뉴얼은 다음과 같습니다.

• 제품 설명서 : 사용 설명서라고도 하며 사용자에게 특정 제품의 사용 방법을 설명합니다.
• 문제 해결 매뉴얼 : 특히 소프트웨어에서 오류를 분석하고 수정하는 방법에 대한 세부 정보를 제공합니다.
• 설치 설명서 : 소프트웨어, 전자 제품 등과 같은 특정 제품을 설치하는 방법에 대한 단계별 지침을 제공합니다.
• 운영 매뉴얼 : 이 유형의 매뉴얼은 기업 및 비영리 단체에서 매우 일반적입니다. 일상 업무, 조직의 정책 및 작업 표준에 대한 일련의 절차 및 표준입니다.
• 사용자 매뉴얼 : 이 매뉴얼은 최종 사용자에 따라 다릅니다. 예를 들어 유지보수 담당자, 관리자, 후배 직원, 학생 및 관리자를 위한 별도의 사용자 매뉴얼이 있습니다.
• 감사 매뉴얼 : 감사 및 회계 문제와 관련된 재무 보고서 작성 방법에 대한 지침을 제공합니다.
• 위기관리 매뉴얼 : 화재, 쓰나미, 폭풍, 직장 내 폭력, 지진과 같은 재난과 위기에 대처하는 방법에 대한 일련의 지침 또는 절차입니다.

매뉴얼은 일반인이 이해할 수 있는 보편적인 문서입니다. 그들은 다른 부서의 프로세스와 운영을 설명합니다. 올바른 매뉴얼을 작성하면 비즈니스에서 정보 격차를 피하고, 새로운 제품을 쉽게 출시하고, 올바른 청중과 정보를 공유하고, 위험을 최소화하고, 지식 함정을 피할 수 있습니다.

직업 설명 핸드북

직업 설명 핸드북은 고용주와 직원을 위한 귀중한 커뮤니케이션 리소스입니다. 사명, 가치, 역사, 정책 및 절차와 관련된 지침과 정보를 서면 형식으로 제공합니다.

직원 핸드북은 또한 모든 형태의 차별 및 부당한 대우 소송으로부터 직원과 고용주를 보호하는 수단으로 간주됩니다. 조직의 정책과 고용주의 기대에 대한 개요에 대한 접근 가능한 가이드 역할을 합니다.

기술 사양

그의 회사를 위한 새로운 웹사이트가 필요한 고객이 있다고 상상해 보십시오. 어디서 시작합니까?

기술 사양 문서는 제품 개발 프로세스의 필수적인 부분입니다. 제품이 시장에 성공적으로 출시되기 위해 충족해야 하는 특정 요구 사항을 정의합니다. 언급된 예에서 클라이언트는 웹사이트의 기술 사양을 제공하여 원하는 플랫폼을 개발하기 위한 올바른 단계를 수행하는 데 도움이 되어야 합니다.

비즈니스 및 제품 개발의 다양한 프로세스에 대한 기술 사양을 작성하면 장기적으로 효율성이 높아집니다. 또한 작업 팀의 확장성을 가능하게 하고 개발자에게 정확하게 정의된 비상 계획을 제공합니다.

지침 메모

교육 메모는 한 명 이상의 직원을 대상으로 하는 사내 커뮤니케이션입니다. 이 메모의 주요 목적은 특히 제목 줄에 있는 주제와 관련된 지침을 전달하는 것입니다. 메모는 특정 조치가 취해질 것을 요구하고 기대합니다.

지침 메모의 범위에는 지침이 무엇인지, 언제, 누가 발급했는지 독자가 정확히 알 수 있는 충분한 정보가 포함되어야 합니다. 또한 제안된 조치를 취해야 하는 위치와 이유에 대한 세부 정보를 제공해야 합니다.

동료나 직원을 위한 올바른 지침 메모를 작성하려면 먼저 대상 독자를 파악하고, 목표를 설정하고, 메모의 범위를 중지하고, 지침을 시간순으로 구성하세요.

3. 정보 작성

정보 작성의 주요 목표는 무언가에 대한 정보를 전달하는 것입니다. 설득적이거나 거래적인 글쓰기와 달리 독자의 조치가 필요하지 않습니다. 비즈니스 컨텍스트에서 정보 작성의 일반적인 예로는 회의록, 연간 부서 개요, 분기별 또는 연간 재무 보고서 등이 있습니다.

정보 작성을 통해 기업은 미래 성과를 예측하고 규제 의무를 충족하며 이전 성과를 기록할 수 있습니다.

4. 설득력 있는 글

당신이 정말로 당신의 사업 제안이 목표 청중이 행동을 취하도록 설득하기를 원하는 때가 있습니다. 설득력 있는 비즈니스 글쓰기의 목표는 독자에게 제품에 대한 고유한 가치 제안을 제공하고 특정 행동을 취하도록 권장하는 것입니다. 사용된 설득력 있는 글의 유형에 따라 독자의 반응은 구매에서 고객과의 지속적인 관계 구축에 이르기까지 다양할 수 있습니다.

설득력 있는 글은 행동을 불러일으키고, 생산성을 향상시키며, 더 나은 의사 소통에 도움이 되며, 장기적으로 보면 많은 돈이 되는 것처럼 보입니다. 제대로 수행되면 고객, 투자자, 직원 및 비즈니스 파트너에 대한 헌신을 보여줄 수도 있습니다. 이것은 잃어버린 고객을 되찾고 더 나은 관계를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.

상업적 및 비상업적 설득력 있는 글쓰기

설득력 있는 글은 상업적 또는 비상업적 목적으로 사용될 수 있습니다. 현대 마케팅은 설득력 있는 콘텐츠를 사용하여 대상 고객에게 자사 제품이 경쟁 제품보다 우수하고 효율적이라고 확신시킵니다.

고객이 제품을 구매하도록 설득하지 않을 때도 설득력 있는 글을 사용할 수도 있습니다. 예를 들어, 흡연자들이 금연을 하거나 BMI가 높은 사람들이 체중 감량을 시작하도록 설득하는 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 이것은 비상업적인 설득력 있는 글의 완벽한 예입니다.

이제 알잖아

다양한 유형의 비즈니스 글쓰기는 비즈니스의 장기적인 성공에 필수적인 역할을 합니다. 작성하는 특정 문서에 관계없이 콘텐츠는 간결하고 올바른 정보를 효과적으로 전달하며 대상 고객의 참여를 유지해야 합니다.