小型企业过渡到在线传真

作为小企业主，您肯定已经将新技术和数字解决方案融入到您的日常运营中——这些应用程序和系统节省了您的时间，节省了宝贵的时间，并帮助您改善了业务。 但是，如果您像大多数企业一样，在采用最新技术方面仍然落后于一项基本业务——在线传真。

与您的想法相反，越来越多的企业正在淘汰传统传真机并选择基于云的无纸传真服务。 在线传真不需要现场设备或硬件，易于用作电子邮件，增强了业务传真的安全性和法规遵从性，并且可以为您节省大量当前传真基础设施的资金。

如果您正在考虑从传统传真过渡到与您的业务需求完美结合的在线传真，那么您并不孤单。 各个细分市场中超过 80% 的企业仍然以一种或另一种方式使用传真。 在本指南中，我们提供了一些帮助您的小型企业顺利过渡到在线传真的见解。

为什么要进行转换？

传真是金融、房地产、保险、法律、医疗保健和代理机构等行业的小型企业用来传输机密文件、具有法律约束力的文书工作和其他文件的工具，同时符合既定流程和各种不同的原因。 然而，随着越来越多的人转向使用即时结果的便利技术，站在实体传真机旁对那些发传真的人来说似乎越来越没有吸引力了。

所以，如果您还在犹豫是否要转换，您应该知道在线传真已经存在一段时间了。 现在比以往任何时候都更容易找到可靠的服务提供商，他们提供可以满足您所有需求的强大的云传真应用程序。 切换到在线传真有几个好处，如下所示。

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您需要过渡什么以及如何过渡？

“要过渡到在线传真，您需要互联网连接、电子邮件帐户和在线传真服务订阅。 使用此设置，您现在可以轻松地发送和接收来自客户或客户的传入传真。 您不再需要拥有或维护办公室中的实体传真机、传真服务器、特殊的传真调制解调器，或获取额外的软件。” – 正如 eFax 在他们最近的一篇博客文章中提到的那样。

关于传真服务的号码，您可以保留现有号码，并在注册后将其移植到在线传真服务中。 请务必询问服务提供商他们是否提供移植服务。 您还需要一个高质量的文档扫描仪，这样您就可以轻而易举地在线传真文件。

在选择可靠的在线传真服务时，您需要牢记以下几点：

规划过渡

如果使用得当，像在线传真这样的节纸技术是一项巨大的投资。 这就是为什么对于小型企业而言，制定具有预定目标和明确目标的计划至关重要。 这将帮助他们确保从传真机或服务器稳定过渡到基于云的传真服务。 提前做好规划，确保在短时间内平稳过渡。

开展一个简单的培训计划至关重要，您的员工可以在其中了解在线传真的基础知识以及如何通过必要的支持工具和设备（例如 PC、互联网和打印机）正确使用它。 这一点很重要，这样您的小型企业中的每个人都能理解您的企业转型的原因。

优先考虑你的目标

一旦您为过渡奠定了基础，请指定哪些目标应该是所有员工的首要任务。 按重要性组织目标将帮助您轻松实现它们。 这也将使从传统传真到在线传真的过渡更加简化，您的小型企业也更容易适应。

考虑到您企业中的大多数人不习惯使用基于云的传真服务。 因此，首先优先处理此任务。 让您的员工了解过渡初始阶段所需的所有基础知识。 这可以通过培训课程或创建包含有用信息（例如发送和接收传真）的综合指南来完成。

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在过渡过程中跟踪您的目标

一旦确定了优先级，下一步就是制定每日、每周和每月计划，以查看您的员工或团队是否正在加深对新技术的理解。 通过跟踪在您的运营中使用云传真和生产力方面取得的进展，您可以在问题出现时发现问题并知道如何最好地处理它们。

适应业务环境中的新变化对企业来说可能具有挑战性。 但是，过渡到在线传真应该不是什么大问题。 那是因为该技术非常易于使用。 只要您跟踪进度并报告变化，您的小型企业就走在正确的道路上，可以享受云传真服务的全部优势。

组织您的小型企业空间

由于您的小型企业欢迎数字无纸化技术，因此您必须采取慎重的步骤以确保过渡过程不会破坏您的工作场所文化。 例如，您需要确保办公室组织高效。 鼓励员工摆脱拥挤的文件柜，并确保适当协调所有文件的基于云的存储。

作为向在线传真等无纸化解决方案过渡的一部分，请考虑选择基于云的传真程序，该程序提供具有可靠数据加密功能的文档存档和存储系统，以确保您的旧文档安全且井井有条。 云传真服务可以存储大量已发送和已接收的文件，您可以从多个设备访问这些文件。

小型企业的在线传真选项

作为小企业主，您知道日常运营会占用您的大部分工作时间。 有时，抽出时间坐在电脑前阅读电子邮件可能是一个挑战。 这意味着有时甚至无法通过电子邮件发送和接收传真。 幸运的是，大多数在线传真服务都提供其他发送和接收传真的选项。

移动应用程序以及强大的在线传真工具使发送和接收传真变得尽可能方便。 您可以通过几个简单的步骤在任何设备上使用服务提供商提供的在线帐户、移动应用程序、在线传真信使应用程序或您的电子邮件。 最重要的是了解您的云传真服务提供的选项。

为什么与合适的在线传真服务合作很重要？

与合适的云传真服务合作可以有效地外包您的所有传真功能。 它消除了对前期资金、持续硬件支持和维护的需求。 如果您查看当前的传真功能，您应该能够确定您的小型企业是否在功能、成本和可扩展性方面受益。

合适的在线传真服务应该在这三个方面表现出色。 他们应该能够提供适合您的小型企业需求的可靠且可扩展的解决方案。 此外，深入的培训计划至关重要，这样您和您的员工才能学习如何使用该服务。 这确保了平稳过渡。 持续的支持也很重要，这样您就不会在需要帮助时陷入困境。

与信誉良好的在线传真提供商合作可以让您高枕无忧。 您可以确信他们拥有正确的产品和支持知识来有效地处理过渡。 这将使您的小型企业能够继续为您的客户提供高水平的服务。

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结论

作为致力于卓越客户服务和客户关系的企业主。 确保关键任务传真不被中断至关重要。 特别是，如果您从事处理大量文档共享的业务运营。 从传统传真转为在线传真是实现无纸化的最佳战略决策之一。

当然，在选择在线传真服务之前，您需要比较不同的提供商。 检查他们提供的功能，并阅读客户评论。 可靠的在线传真服务应该易于每天用于个人和专业用途。 它还应该快速，提供您传真所需的增强安全性，方便且具有成本效益。