小型企業過渡到在線傳真

作為小企業主，您肯定已經將新技術和數字解決方案融入到您的日常運營中——這些應用程序和系統節省了您的時間，節省了寶貴的時間，並幫助您改善了業務。 但是，如果您與大多數企業一樣，那麼在採用最新技術方面您仍然落後於一項基本業務——在線傳真。

與您的想法相反，越來越多的企業正在淘汰傳統傳真機並選擇基於雲的無紙傳真服務。 在線傳真不需要現場設備或硬件，易於用作電子郵件，增強了業務傳真的安全性和法規遵從性，並且可以為您節省大量當前傳真基礎設施的資金。

如果您正在考慮從傳統傳真過渡到與您的業務需求完美結合的在線傳真，那麼您並不孤單。 各個細分市場中超過 80% 的企業仍然以一種或另一種方式使用傳真。 在本指南中，我們提供了一些幫助您的小型企業順利過渡到在線傳真的見解。

為什麼要進行轉換？

傳真是金融、房地產、保險、法律、醫療保健和代理機構等行業的小型企業用來傳輸機密文件、具有法律約束力的文書工作和其他文件的工具，同時符合既定流程和各種不同的原因。 然而，隨著越來越多的人轉向使用即時結果的便捷技術，站在實體傳真機旁對那些發傳真的人來說似乎越來越沒有吸引力了。

所以，如果您還在猶豫是否要轉換，您應該知道在線傳真已經存在一段時間了。 現在比以往任何時候都更容易找到可靠的服務提供商，他們提供可以滿足您所有需求的強大的雲傳真應用程序。 切換到在線傳真有幾個好處，如下所示。

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您需要過渡什麼以及如何過渡？

“要過渡到在線傳真，您需要互聯網連接、電子郵件帳戶和在線傳真服務訂閱。 使用此設置，您現在可以輕鬆地發送和接收來自客戶或客戶的傳入傳真。 您不再需要擁有或維護辦公室中的實體傳真機、傳真服務器、特殊的傳真調製解調器，或獲取額外的軟件。” – 正如 eFax 在他們最近的一篇博客文章中提到的那樣。

關於傳真服務的號碼，您可以保留現有號碼，並在註冊後將其移植到在線傳真服務中。 請務必詢問服務提供商他們是否提供移植服務。 您還需要一個高質量的文檔掃描儀，這樣您就可以輕而易舉地在線傳真文件。

在選擇可靠的在線傳真服務時，您需要牢記以下幾點：

規劃過渡

如果使用得當，像在線傳真這樣的節紙技術是一項巨大的投資。 這就是為什麼對於小型企業而言，制定具有預定目標和明確目標的計劃至關重要。 這將幫助他們確保從傳真機或服務器穩定過渡到基於雲的傳真服務。 提前做好規劃，確保在短時間內平穩過渡。

開展一個簡單的培訓計劃至關重要，您的員工可以在其中了解在線傳真的基礎知識以及如何通過必要的支持工具和設備（例如 PC、互聯網和打印機）正確使用它。 這一點很重要，這樣您的小型企業中的每個人都能理解您的企業轉型的原因。

優先考慮你的目標

一旦您為過渡奠定了基礎，請指定哪些目標應該是所有員工的首要任務。 按重要性組織目標將幫助您輕鬆實現它們。 這也將使從傳統傳真到在線傳真的過渡更加簡化，您的小型企業也更容易適應。

考慮到您企業中的大多數人不習慣使用基於雲的傳真服務。 因此，首先優先處理此任務。 讓您的員工了解過渡初始階段所需的所有基礎知識。 這可以通過培訓課程或創建包含有用信息（例如發送和接收傳真）的綜合指南來完成。

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在過渡過程中跟踪您的目標

一旦確定了優先級，下一步就是製定每日、每周和每月計劃，以查看您的員工或團隊是否正在加深對新技術的理解。 通過跟踪在您的運營中使用雲傳真和生產力方面取得的進展，您可以在問題出現時發現問題並知道如何最好地處理它們。

適應業務環境中的新變化對企業來說可能具有挑戰性。 但是，過渡到在線傳真應該不是什麼大問題。 那是因為該技術非常易於使用。 只要您跟踪進度並報告變化，您的小型企業就走在正確的道路上，可以享受雲傳真服務的全部優勢。

組織您的小型企業空間

由於您的小型企業歡迎數字無紙化技術，因此您必須採取慎重的步驟以確保過渡過程不會破壞您的工作場所文化。 例如，您需要確保辦公室組織高效。 鼓勵員工擺脫擁擠的文件櫃，並確保適當協調所有文件的基於雲的存儲。

作為向在線傳真等無紙化解決方案過渡的一部分，請考慮選擇基於雲的傳真程序，該程序提供具有可靠數據加密功能的文檔存檔和存儲系統，以確保您的舊文檔安全且井井有條。 雲傳真服務可以存儲大量已發送和已接收的文件，您可以從多個設備訪問這些文件。

小型企業的在線傳真選項

作為小企業主，您知道日常運營會佔用您的大部分工作時間。 有時，抽出時間坐在電腦前閱讀電子郵件可能是一個挑戰。 這意味著有時甚至無法通過電子郵件發送和接收傳真。 幸運的是，大多數在線傳真服務都提供其他發送和接收傳真的選項。

移動應用程序以及強大的在線傳真工具使發送和接收傳真變得盡可能方便。 您可以通過幾個簡單的步驟在任何設備上使用服務提供商提供的在線帳戶、移動應用程序、在線傳真信使應用程序或您的電子郵件。 最重要的是了解您的雲傳真服務提供的選項。

為什麼與合適的在線傳真服務合作很重要？

與合適的雲傳真服務合作可以有效地外包您的所有傳真功能。 它消除了對前期資金、持續硬件支持和維護的需求。 如果您查看當前的傳真功能，您應該能夠確定您的小型企業是否在功能、成本和可擴展性方面受益。

合適的在線傳真服務應該在這三個方面表現出色。 他們應該能夠提供適合您的小型企業需求的可靠且可擴展的解決方案。 此外，深入的培訓計劃至關重要，這樣您和您的員工才能學習如何使用該服務。 這確保了平穩過渡。 持續的支持也很重要，這樣您就不會在需要幫助時陷入困境。

與信譽良好的在線傳真提供商合作可以讓您高枕無憂。 您可以確信他們擁有正確的產品和支持知識來有效地處理過渡。 這將使您的小型企業能夠繼續為您的客戶提供高水平的服務。

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結論

作為致力於卓越客戶服務和客戶關係的企業主。 確保關鍵任務傳真不被中斷至關重要。 特別是，如果您從事處理大量文檔共享的業務運營。 從傳統傳真轉為在線傳真是實現無紙化的最佳戰略決策之一。

當然，在選擇在線傳真服務之前，您需要比較不同的提供商。 檢查他們提供的功能，並閱讀客戶評論。 可靠的在線傳真服務應該易於每天用於個人和專業用途。 它還應該快速，提供您傳真所需的增強安全性，方便且具有成本效益。