Küçük İşletmeler İçin Çevrimiçi Faksa Geçiş

Küçük bir işletme sahibi olarak, günlük operasyonlarınıza kesinlikle yeni teknoloji ve dijital çözümler - tasarruf, değerli zaman kazandıran ve işinizi geliştirmenize yardımcı olan uygulamalar ve sistemler - dahil ettiniz. Ancak çoğu işletme gibiyseniz, en son teknolojiyi benimsemede hala geciktiğiniz önemli bir işlem var: çevrimiçi faks.

Düşündüğünüzün aksine, giderek daha fazla işletme geleneksel faks makinelerini kullanımdan kaldırıyor ve bulut tabanlı, kağıtsız faks hizmetlerini tercih ediyor. Çevrimiçi faks, yerinde ekipman veya donanım gerektirmez, e-posta olarak kullanımı kolaydır, iş fakslarınızın güvenliğini ve mevzuata uygunluğunu artırır ve mevcut faks altyapınız üzerinden size çok para kazandırabilir.

Geleneksel fakstan iş ihtiyaçlarınızla mükemmel bir şekilde bütünleşen çevrimiçi faksa geçmeyi düşünüyorsanız, yalnız değilsiniz. Çeşitli pazar segmentlerindeki işletmelerin %80'inden fazlası hala faksı şu ya da bu şekilde kullanıyor. Bu kılavuzda, küçük işletmenizin çevrimiçi faksa sorunsuz bir şekilde geçiş yapmasına yardımcı olacak bazı bilgiler sunuyoruz.

Neden Geçiş Yapmalısınız?

Faks, finansman, emlak, sigorta, hukuk, sağlık ve acenteler gibi sektörlerdeki küçük işletmelerin gizli belgeleri, yasal olarak bağlayıcı evrakları ve diğer belgeleri yerleşik süreçlere ve çok çeşitli nedenlere uyarken iletmek için güvendikleri bir araçtır. Bununla birlikte, daha fazla insan anında sonuç veren uygun teknolojilere geçtikçe, fiziksel bir faks makinesinin başında durmak faks çekenler için giderek daha az çekici geliyor.

Bu nedenle, hala geçiş yapıp yapmayacağınızı merak ediyorsanız, çevrimiçi faksın bir süredir ortalıkta olduğunu bilmelisiniz. Ve tüm ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek sağlam bulut faks uygulamaları sağlayan güvenilir hizmet sağlayıcıları bulmak her zamankinden daha kolay. Çevrimiçi faksa geçiş, aşağıda vurgulandığı gibi çeşitli avantajlarla birlikte gelir.

 Sizin için önerilenler: Ofisiniz/İşletmeniz için En Çok Satan 10 Faks Makinesi.

Geçiş İçin Neye İhtiyacınız Var ve Nasıl Yapılır?

“Çevrimiçi faksa geçiş yapmak için bir internet bağlantısına, bir e-posta hesabına ve bir çevrim içi faks hizmeti aboneliğine ihtiyacınız olacak. Bu kurulum ile artık müşterilerinizden veya müşterilerinizden gelen faksları kolayca gönderebilir ve alabilirsiniz. Artık ofisinizdeki o fiziksel faks makinesine, faks sunucularına, özel bir faks modeme sahip olmanıza veya bakımını yapmanıza veya ek yazılım almanıza gerek yok.” – eFax tarafından son blog gönderilerinden birinde bahsedildiği gibi.

Faks hizmetinizin numarasıyla ilgili olarak, kaydolduktan sonra mevcut numaranızı koruyabilir ve çevrimiçi faks hizmetine taşıyabilirsiniz. Hizmet sağlayıcıya taşıma hizmeti sunup sunmadıklarını sorduğunuzdan emin olun. Ayrıca kaliteli bir belge tarayıcıya ihtiyacınız olacak, böylece dosyaları kolayca çevrimiçi olarak kolayca fakslayabilirsiniz.

Güvenilir bir çevrimiçi faks hizmeti seçerken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey vardır:

Geçiş Planlaması

Çevrimiçi faks gönderme gibi kağıt tasarrufu sağlayan teknolojiler, düzgün bir şekilde yürütüldüğünde harika bir yatırımdır. Bu nedenle, küçük işletmeler için planlanmış hedefler ve net bir hedef içeren bir plan tasarlamak hayati önem taşır. Bu, faks makinelerinden veya sunuculardan bulut tabanlı faks hizmetlerine istikrarlı bir geçiş sağlamalarına yardımcı olacaktır. Önceden uygun planlama, kısa sürede sorunsuz bir geçiş sağlar.

Personelinizin çevrimiçi faks göndermenin temellerini ve PC'ler, internet ve yazıcılar gibi temel destekleyici araç ve gereçlerle doğru şekilde nasıl kullanılacağını öğrenebileceği basit bir eğitim programı yürütmek çok önemlidir. Bu, küçük işletmenizdeki herkesin işletmenizin neden geçiş yaptığını anlayabilmesi için çok önemlidir.

Hedeflerinize Öncelik Verin

Geçiş için zemin hazırladığınız anda, tüm çalışanlarınız için hangi hedeflerin öncelikli olması gerektiğini belirleyin. Hedeflerinizi önem sırasına göre düzenlemek, onlara kolaylıkla ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Bu aynı zamanda geleneksel fakstan çevrimiçi faksa geçişi daha akıcı ve küçük işletmenizin uyum sağlaması için daha kolay hale getirecektir.

İşletmenizdeki çoğu kişinin bulut tabanlı faks hizmetlerini kullanmaya alışık olmadığını göz önünde bulundurun. Bu nedenle, önce bu göreve öncelik verin. Personelinizin, geçişin ilk aşamalarında gerekli olan tüm temel bilgileri anlamasına izin verin. Bu, eğitim oturumları yoluyla veya faks gönderme ve alma gibi yararlı bilgiler içeren kapsamlı bir rehber kitap oluşturarak yapılabilir.

 İlginizi çekebilir: Fazla Para Ödüyor Olabileceğiniz İş Araçları.

Geçiş Sürecindeki Hedeflerinizi Takip Edin

Önceliklerinizi belirledikten sonraki adım, personelinizin veya ekibinizin yeni teknoloji hakkında bir anlayış geliştirip geliştirmediğini görmek için günlük, haftalık ve aylık bir plan oluşturmaktır. Tüm operasyonlarınızda bulut faks kullanımı ve üretkenlik konusunda kaydedilen ilerlemeyi takip ederek, sorunları ortaya çıktıklarında belirleyebilir ve bunlarla en iyi nasıl başa çıkacağınızı öğrenebilirsiniz.

Bir iş ortamındaki yeni değişikliklere uyum sağlamak, işletmeler için zorlayıcı olabilir. Ancak, çevrimiçi faksa geçiş çok da zor olmamalı. Bunun nedeni, teknolojinin kullanımının oldukça basit olmasıdır. İlerlemeyi takip ettiğiniz ve değişiklikleri raporladığınız sürece, küçük işletmeniz bulut faks hizmetlerinin tüm avantajlarından yararlanmak için doğru yoldadır.

Küçük İşletme Alanınızı Düzenleyin

Küçük işletmeniz dijital kağıtsız teknolojiyi memnuniyetle karşılarken, geçiş sürecinin iş yeri kültürünüzü bozmamasını sağlamak için ölçülü adımlar atmalısınız. Örneğin, ofis organizasyonunun verimli olmasını sağlamak isteyeceksiniz. Çalışanları, tıka basa dolu dosya dolaplarından kurtulmaya teşvik edin ve tüm dosyaların bulut tabanlı depolanmasının uygun koordinasyonunu sağlayın.

Çevrimiçi faks gönderme gibi kağıtsız çözümlere geçişin bir parçası olarak, eski belgelerinizi güvende ve düzenli tutmak için güvenilir veri şifrelemeye sahip bir belge arşivleme ve depolama sistemi sunan bulut tabanlı bir faks programı seçmeyi düşünün. Bir bulut faks hizmeti, birden çok aygıttan erişebileceğiniz çok çeşitli hem gönderilen hem de alınan dosyaları depolayabilir.

Küçük İşletmeniz için Çevrimiçi Faks Seçenekleri

Bir küçük işletme sahibi olarak, günlük operasyonların çalışma sürenizin çoğunu alabileceğini bilirsiniz. Bazen, e-postaları okumak için bilgisayarınızın başına oturacak zamanı bulmak zor olabilir. Bu, e-posta yoluyla faks gönderip almanın bile bazen mümkün olmadığı anlamına gelir. Şans eseri, çoğu çevrimiçi faks hizmeti, faks göndermek ve almak için başka seçenekler sunar.

Güçlü çevrimiçi faks araçlarıyla birlikte mobil uygulamalar, faks göndermeyi ve almayı mümkün olduğunca kolay hale getirir. Hizmet sağlayıcı tarafından sağlanan çevrimiçi bir hesabı, bir mobil uygulamayı, çevrimiçi bir faks mesajlaşma uygulamasını veya e-postanızı herhangi bir cihazda birkaç kolay adımda kullanabilirsiniz. En önemlisi, bulut faks hizmetinizin hangi seçenekleri sunduğunu anlamaktır.

Doğru Çevrimiçi Faks Hizmetiyle Ortak Olmak Neden Önemlidir?

Doğru bulut faks hizmetiyle ortaklık kurmak, tüm faks işlevlerinizi etkili bir şekilde dış kaynaklardan sağlar. Ön sermaye, sürekli donanım desteği ve bakım ihtiyacını ortadan kaldırır. Mevcut faks işlevlerinize bakarsanız, küçük işletmenizin yetenek, maliyet ve ölçeklenebilirlik açısından fayda sağlayıp sağlamadığını belirleyebilecek bir konumda olmalısınız.

Doğru çevrimiçi faks hizmeti bu üç alanda üstün olmalıdır. Küçük işletme gereksinimlerinize uygun, güvenilir ve ölçeklenebilir bir çözüm sunabilmelidirler. Ek olarak, derinlemesine bir eğitim programı kritik öneme sahiptir, böylece siz ve personeliniz hizmeti nasıl kullanacağınızı öğrenebilirsiniz. Bu yumuşak bir geçiş sağlar. Sürekli destek de çok önemlidir, bu nedenle yardıma ihtiyacınız olduğunda takılıp kalmazsınız.

Saygın bir çevrimiçi faks sağlayıcısı ile çalışmak size gönül rahatlığı sağlar. Geçişi etkili bir şekilde ele almak için doğru ürün ve destek bilgisine sahip olduklarından emin olabilirsiniz. Bu, küçük işletmenizin müşterilerinize yüksek düzeyde hizmet sunmaya devam etmesini sağlayacaktır.

 Şunlar da ilginizi çekebilir: Küçük İşletmeler İçin Sosyal Medya Hesapları Nasıl Yönetilir?

Çözüm

Kendini mükemmel müşteri hizmeti ve müşteri ilişkilerine adamış bir işletme sahibi olarak. Görev açısından kritik fakslamanın kesintiye uğramamasını sağlamak çok önemlidir. Özellikle, çok sayıda belge paylaşımıyla uğraşan ticari faaliyetlerde bulunuyorsanız. Geleneksel fakstan çevrimiçi faksa geçiş, kağıtsız geçiş söz konusu olduğunda verebileceğiniz en iyi stratejik kararlardan biridir.

Elbette, bir çevrimiçi faks hizmeti seçmeden önce, farklı sağlayıcıları karşılaştırmak isteyeceksiniz. Sundukları özellikleri kontrol edin ve müşteri yorumlarını okuyun. Güvenilir bir çevrimiçi faks hizmetinin hem kişisel hem de profesyonel amaçlar için her gün kullanımı kolay olmalıdır. Ayrıca hızlı olmalı, fakslarınız için ihtiyaç duyduğunuz gelişmiş güvenliği sunmalı, kullanışlı ve uygun maliyetli olmalıdır.