Transisi ke Faks Online untuk Usaha Kecil

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda pasti telah memasukkan teknologi baru dan solusi digital ke dalam operasi sehari-hari Anda – aplikasi dan sistem yang menghasilkan penghematan, waktu yang berharga, dan membantu Anda meningkatkan bisnis. Namun jika Anda seperti kebanyakan bisnis, ada satu operasi penting di mana Anda masih tertinggal dalam mengadopsi teknologi terbaru – faks online.

Bertentangan dengan apa yang Anda pikirkan, semakin banyak bisnis yang menghentikan mesin faks tradisional mereka dan memilih layanan faks tanpa kertas berbasis cloud. Faks online tidak memerlukan peralatan atau perangkat keras di tempat, mudah digunakan sebagai email, meningkatkan keamanan dan kepatuhan peraturan faks bisnis Anda, dan dapat menghemat banyak uang untuk infrastruktur faks Anda saat ini.

Jika Anda berpikir untuk beralih dari faks tradisional ke faks online yang terintegrasi sempurna dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda tidak sendiri. Lebih dari 80% bisnis di berbagai segmen pasar masih menggunakan faks dengan satu atau lain cara. Dalam panduan ini, kami memberikan beberapa wawasan untuk membantu transisi bisnis kecil Anda ke faks online dengan lancar.

Mengapa Beralih?

Faks adalah alat yang diandalkan oleh usaha kecil di sektor seperti pembiayaan, real estat, asuransi, hukum, perawatan kesehatan, dan agensi untuk mengirimkan dokumen rahasia, dokumen yang mengikat secara hukum, dan dokumen lain sambil menyesuaikan dengan proses yang ditetapkan dan berbagai alasan berbeda. Namun, karena semakin banyak orang beralih ke teknologi yang nyaman dengan hasil instan, berdiri di depan mesin faks fisik tampaknya semakin tidak menarik bagi mereka yang mengirim faks.

Jadi, jika Anda masih bertanya-tanya apakah akan beralih atau tidak, Anda harus tahu bahwa faks online sudah ada sejak lama. Dan lebih mudah dari sebelumnya untuk menemukan penyedia layanan andal yang menyediakan aplikasi faks awan yang kuat yang dapat memenuhi semua kebutuhan Anda. Beralih ke faks online memiliki beberapa keuntungan, seperti yang disorot di bawah ini.

 Direkomendasikan untuk Anda: 10 Mesin Fax Terlaris untuk Kantor/Bisnis Anda.

Apa yang Anda Butuhkan untuk Transisi dan Bagaimana melakukannya?

“Untuk beralih ke faks online, Anda memerlukan koneksi internet, akun email, dan berlangganan layanan faks online. Dengan pengaturan ini, kini Anda dapat dengan mudah mengirim dan menerima faks masuk dari pelanggan atau klien Anda. Anda tidak perlu lagi memiliki atau memelihara mesin faks fisik di kantor Anda, server faks, modem faks khusus, atau mendapatkan perangkat lunak tambahan.” – seperti yang disebutkan oleh eFax di salah satu posting blog terbaru mereka.

Mengenai nomor untuk layanan faks Anda, Anda dapat menyimpan nomor yang ada dan mentransfernya ke layanan faks online setelah Anda mendaftar. Pastikan untuk bertanya kepada penyedia layanan apakah mereka menawarkan layanan porting. Anda juga memerlukan pemindai dokumen berkualitas baik sehingga Anda dapat mengirim file faks dengan mudah secara online dengan mudah.

Saat memilih layanan faks online yang andal, ada beberapa hal yang perlu Anda ingat:

Merencanakan Transisi

Teknologi hemat kertas seperti faks online adalah investasi yang bagus jika dijalankan dengan benar. Itulah mengapa penting bagi usaha kecil untuk menyusun rencana dengan target terjadwal dan tujuan yang jelas. Ini akan membantu mereka mengamankan transisi yang stabil dari mesin atau server faks ke layanan faks berbasis cloud. Perencanaan yang tepat sebelumnya memastikan kelancaran transisi dalam waktu singkat.

Penting untuk melakukan program pelatihan sederhana di mana staf Anda dapat mempelajari dasar-dasar faks online dan cara menggunakannya dengan benar dengan alat dan perlengkapan pendukung penting, seperti PC, internet, dan printer. Ini sangat penting agar setiap orang di bisnis kecil Anda dapat memahami mengapa bisnis Anda mengalami transisi.

Prioritaskan Tujuan Anda

Segera setelah Anda meletakkan dasar untuk transisi, tentukan sasaran mana yang harus menjadi prioritas utama untuk semua pekerja Anda. Mengatur tujuan Anda berdasarkan kepentingan akan membantu Anda mencapainya dengan mudah. Ini juga akan membuat transisi dari faks tradisional ke faks online menjadi lebih ramping dan lebih mudah untuk diadaptasi oleh bisnis kecil Anda.

Pertimbangkan bahwa sebagian besar orang di bisnis Anda tidak terbiasa menggunakan layanan faks berbasis cloud. Jadi, prioritaskan tugas ini terlebih dahulu. Biarkan staf Anda memahami semua dasar-dasar yang diperlukan pada tahap awal transisi. Hal ini dapat dilakukan melalui sesi pelatihan atau membuat buku panduan lengkap dengan informasi berguna, seperti mengirim dan menerima faks.

 Anda mungkin menyukai: Alat Bisnis Yang Mungkin Anda Bayar Lebih Banyak.

Lacak Tujuan Anda dalam Proses Transisi

Setelah Anda menetapkan prioritas, langkah selanjutnya adalah membuat rencana harian, mingguan, dan bulanan untuk melihat apakah staf atau tim Anda mengembangkan pemahaman tentang teknologi baru. Dengan melacak kemajuan yang dibuat dalam menggunakan cloud-faxing dan produktivitas di seluruh operasi Anda, Anda dapat mengidentifikasi masalah saat muncul dan mengetahui cara terbaik untuk menanganinya.

Menyesuaikan diri dengan perubahan baru dalam lingkungan bisnis dapat menjadi tantangan bagi bisnis. Namun, beralih ke faks online seharusnya tidak menjadi tantangan besar. Itu karena teknologinya cukup mudah digunakan. Selama Anda melacak kemajuan dan melaporkan perubahan, bisnis kecil Anda berada di jalur yang benar untuk menikmati manfaat penuh dari layanan faks cloud.

Atur Ruang Usaha Kecil Anda

Karena bisnis kecil Anda menyambut baik teknologi digital tanpa kertas, Anda harus mengambil langkah terukur untuk memastikan bahwa proses transisi tidak mengganggu budaya tempat kerja Anda. Misalnya, Anda ingin memastikan bahwa organisasi kantor efisien. Dorong karyawan untuk membuang lemari arsip yang penuh sesak dan memastikan koordinasi yang tepat dari penyimpanan berbasis cloud untuk semua file.

Sebagai bagian dari peralihan ke solusi tanpa kertas seperti faks online, pertimbangkan untuk memilih program faks berbasis cloud yang menawarkan sistem pengarsipan dan penyimpanan dokumen dengan enkripsi data yang andal untuk menjaga dokumen lama Anda tetap aman dan tertata dengan baik. Layanan faks cloud dapat menyimpan berbagai macam file yang dikirim dan diterima yang dapat Anda akses dari beberapa perangkat.

Opsi Faks Online untuk Bisnis Kecil Anda

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda tahu bahwa operasi harian dapat menyita sebagian besar waktu kerja Anda. Terkadang, menemukan waktu untuk duduk di depan komputer untuk membaca email bisa menjadi suatu tantangan. Itu berarti bahwa bahkan mengirim dan menerima faks melalui email terkadang tidak dapat dilakukan. Untungnya, sebagian besar layanan faks online menyediakan opsi lain untuk mengirim dan menerima faks.

Aplikasi seluler, bersama dengan alat faks online yang canggih, membuat pengiriman dan penerimaan faks menjadi senyaman mungkin. Anda dapat menggunakan akun online yang disediakan oleh penyedia layanan, aplikasi seluler, aplikasi pengirim pesan faks online, atau email Anda di perangkat apa pun dalam beberapa langkah mudah. Yang paling penting adalah memahami opsi apa yang ditawarkan layanan faks cloud Anda.

Mengapa Bermitra dengan Layanan Faks Online yang Tepat Penting?

Bermitra dengan layanan faks cloud yang tepat secara efektif mengalihdayakan semua fungsi faks Anda. Ini menghilangkan kebutuhan akan modal di muka, dukungan perangkat keras yang sedang berlangsung, dan pemeliharaan. Jika Anda melihat fungsi faks Anda saat ini, Anda harus berada dalam posisi untuk menentukan apakah bisnis kecil Anda mendapat manfaat dari segi kemampuan, biaya, dan skalabilitas.

Layanan faks online yang tepat harus unggul dalam tiga bidang ini. Mereka harus dapat memberikan solusi yang andal dan dapat diskalakan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kecil Anda. Selain itu, program pelatihan mendalam sangat penting agar Anda dan staf Anda dapat mempelajari cara menggunakan layanan ini. Ini memastikan transisi yang mulus. Dukungan berkelanjutan juga penting, jadi Anda tidak terjebak saat membutuhkan bantuan.

Bekerja dengan penyedia faks online terkemuka memberi Anda ketenangan pikiran. Anda dapat yakin bahwa mereka memiliki produk yang tepat dan mendukung pengetahuan untuk menangani transisi secara efektif. Ini akan memungkinkan bisnis kecil Anda untuk terus memberikan layanan tingkat tinggi kepada pelanggan Anda.

 Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Mengelola Akun Media Sosial untuk Usaha Kecil?

Kesimpulan

Sebagai pemilik bisnis berkomitmen untuk layanan pelanggan yang sangat baik dan hubungan klien. Sangat penting untuk memastikan bahwa pengiriman faks penting tidak terganggu. Terutama, jika Anda berada dalam operasi bisnis yang berurusan dengan banyak berbagi dokumen. Beralih dari faks tradisional ke faks online adalah salah satu keputusan strategis terbaik yang dapat Anda buat untuk mengurangi penggunaan kertas.

Tentu saja, sebelum Anda memilih layanan faks online, Anda pasti ingin membandingkan penyedia yang berbeda. Periksa fitur yang mereka tawarkan, dan baca ulasan pelanggan. Layanan faks online yang andal harus mudah digunakan setiap hari untuk keperluan pribadi dan profesional. Itu juga harus cepat, menawarkan keamanan yang ditingkatkan yang Anda butuhkan untuk faks Anda, nyaman, dan hemat biaya.