Przejście na faks online dla małych firm

Jako właściciel małej firmy z pewnością włączyłeś nowe technologie i rozwiązania cyfrowe do swojej codziennej działalności — aplikacje i systemy, które przyniosły oszczędności, cenny czas i pomogły ulepszyć Twoją firmę. Ale jeśli podobnie jak większość firm, istnieje jedna podstawowa operacja, w której wciąż nie możesz wdrożyć najnowszej technologii — faksowanie online.

Wbrew temu, co myślisz, coraz więcej firm wycofuje swoje tradycyjne faksy i decyduje się na oparte na chmurze usługi faksowania bez papieru. Faksowanie online nie wymaga sprzętu ani sprzętu na miejscu, jest łatwe w użyciu jako poczta e-mail, zwiększa bezpieczeństwo i zgodność faksów biznesowych z przepisami i może zaoszczędzić dużo pieniędzy w porównaniu z obecną infrastrukturą faksową.

Jeśli myślisz o przejściu z tradycyjnego faksu na faksowanie online, które doskonale integruje się z Twoimi potrzebami biznesowymi, nie jesteś sam. Ponad 80% firm w różnych segmentach rynku nadal korzysta z faksu w taki czy inny sposób. W tym przewodniku przedstawiamy kilka wskazówek, jak pomóc małym firmom płynnie przejść na faks online.

Dlaczego warto się przełączyć?

Faks to narzędzie, na którym polegają małe firmy z sektorów takich jak finanse, nieruchomości, ubezpieczenia, prawo, opieka zdrowotna i agencje, aby przesyłać poufne dokumenty, prawnie wiążące dokumenty i inne dokumenty, zachowując zgodność z ustalonymi procesami i z wielu różnych powodów. Jednak w miarę jak coraz więcej osób korzysta z wygodnych technologii dających natychmiastowe rezultaty, stanie nad fizycznym faksem wydaje się coraz mniej atrakcyjne dla osób korzystających z faksu.

Jeśli więc nadal zastanawiasz się, czy zmienić, czy nie, powinieneś wiedzieć, że faksowanie online istnieje już od jakiegoś czasu. A znalezienie niezawodnych usługodawców, którzy zapewniają niezawodne aplikacje do faksowania w chmurze, które mogą spełnić wszystkie Twoje potrzeby, jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Przejście na faksowanie online wiąże się z kilkoma korzyściami, jak podkreślono poniżej.

 Polecane dla Ciebie: 10 najlepiej sprzedających się faksów do Twojego biura/firmy.

Co jest potrzebne do przejścia i jak to zrobić?

„Aby przejść do faksowania online, potrzebne jest połączenie z Internetem, konto e-mail oraz subskrypcja usługi faksu online. Dzięki tej konfiguracji możesz teraz łatwo wysyłać i odbierać faksy przychodzące od klientów. Nie musisz już posiadać ani utrzymywać tego fizycznego faksu w swoim biurze, serwerów faksowych, specjalnego faksmodemu ani dodatkowego oprogramowania”. – jak wspomniał eFax w jednym z ostatnich wpisów na swoim blogu.

Jeśli chodzi o numer usługi faksu, możesz zachować swój dotychczasowy numer i przenieść go do usługi faksu online po zarejestrowaniu się. Pamiętaj, aby zapytać usługodawcę, czy oferuje usługę przenoszenia. Będziesz także potrzebować dobrej jakości skanera dokumentów, aby móc łatwo i szybko przesyłać faksy przez Internet.

Wybierając niezawodną usługę faksu online, należy pamiętać o kilku rzeczach:

Planowanie przejścia

Technologia oszczędzająca papier, taka jak faksowanie online, jest świetną inwestycją, jeśli jest właściwie wykonywana. Dlatego tak ważne jest, aby małe firmy opracowały plan z zaplanowanymi celami i jasnym celem. Pomoże im to zapewnić stałe przejście z faksów lub serwerów do usług faksowych opartych na chmurze. Właściwe planowanie z wyprzedzeniem zapewnia płynne przejście w krótkim czasie.

Kluczowe znaczenie ma przeprowadzenie prostego programu szkoleniowego, w ramach którego personel będzie mógł poznać podstawy faksowania online oraz prawidłowe korzystanie z niego wraz z podstawowymi narzędziami pomocniczymi i sprzętem, takim jak komputery PC, Internet i drukarki. Ma to kluczowe znaczenie, aby wszyscy w Twojej małej firmie mogli zrozumieć, dlaczego Twoja firma przechodzi transformację.

Ustal priorytety dla swoich celów

Jak tylko przygotujesz podstawy do przejścia, określ, które cele powinny być najwyższym priorytetem dla wszystkich Twoich pracowników. Uporządkowanie celów według ważności pomoże Ci je łatwo osiągnąć. Ułatwi to również przejście z tradycyjnego faksu na faksowanie online i ułatwi przystosowanie się małej firmie.

Weź pod uwagę, że większość osób w Twojej firmie nie jest przyzwyczajona do korzystania z usług faksowych w chmurze. Dlatego najpierw ustal priorytety dla tego zadania. Pozwól swoim pracownikom zrozumieć wszystkie podstawy wymagane na początkowych etapach przejścia. Można to zrobić poprzez sesje szkoleniowe lub stworzyć kompleksowy przewodnik z przydatnymi informacjami, takimi jak wysyłanie i odbieranie faksów.

 Może ci się spodobać: Narzędzia biznesowe, za które możesz przepłacić.

Śledź swoje cele w procesie przejścia

Po ustaleniu priorytetów następnym krokiem jest stworzenie dziennego, tygodniowego i miesięcznego planu, aby sprawdzić, czy Twój personel lub zespół rozwija zrozumienie nowej technologii. Śledząc postępy w korzystaniu z faksowania w chmurze i produktywności w ramach swoich operacji, możesz identyfikować pojawiające się problemy i wiedzieć, jak najlepiej sobie z nimi radzić.

Dostosowanie się do nowych zmian w środowisku biznesowym może być trudne dla firm. Ale przejście na faksowanie online nie powinno być dużym wyzwaniem. To dlatego, że technologia jest dość prosta w użyciu. Tak długo, jak śledzisz postępy i raportujesz zmiany, Twoja mała firma jest na dobrej drodze do czerpania pełnych korzyści z usług faksu w chmurze.

Zorganizuj swoją małą przestrzeń biznesową

Ponieważ Twoja mała firma z zadowoleniem przyjmuje cyfrową technologię bez papieru, musisz podjąć wyważone kroki, aby zapewnić, że proces przejścia nie zakłóci kultury Twojego miejsca pracy. Na przykład będziesz chciał upewnić się, że organizacja biura jest wydajna. Zachęć pracowników do pozbycia się przepełnionych szaf na akta i zapewnij odpowiednią koordynację przechowywania wszystkich plików w chmurze.

W ramach przechodzenia na rozwiązania bez papieru, takie jak faksowanie online, rozważ wybór programu do faksowania w chmurze, który oferuje system archiwizacji i przechowywania dokumentów z niezawodnym szyfrowaniem danych, aby Twoje stare dokumenty były bezpieczne i uporządkowane. Usługa faksu w chmurze może przechowywać szeroki zakres zarówno wysłanych, jak i odebranych plików, do których można uzyskać dostęp z wielu urządzeń.

Opcje faksowania online dla Twojej małej firmy

Jako właściciel małej firmy wiesz, że codzienne operacje mogą zająć większość Twojego czasu pracy. Czasami znalezienie czasu, aby usiąść przed komputerem i przeczytać e-maile, może być wyzwaniem. Oznacza to, że czasami nawet wysyłanie i odbieranie faksów pocztą elektroniczną może nie być możliwe. Na szczęście większość internetowych usług faksowych zapewnia inne opcje wysyłania i odbierania faksów.

Aplikacje mobilne wraz z zaawansowanymi narzędziami do faksowania online sprawiają, że wysyłanie i odbieranie faksów jest tak wygodne, jak to tylko możliwe. W kilku prostych krokach możesz korzystać z konta internetowego dostarczonego przez usługodawcę, aplikacji mobilnej, aplikacji do wysyłania faksów online lub poczty e-mail na dowolnym urządzeniu. Najważniejsze jest zrozumienie, jakie opcje oferuje usługa faksu w chmurze.

Dlaczego współpraca z odpowiednią usługą faksowania online ma znaczenie?

Współpraca z odpowiednią usługą faksowania w chmurze skutecznie zleca na zewnątrz wszystkie funkcje faksowania. Eliminuje potrzebę początkowego kapitału, bieżącego wsparcia sprzętowego i konserwacji. Jeśli przyjrzysz się swoim obecnym funkcjom faksu, powinieneś być w stanie określić, czy Twoja mała firma odnosi korzyści pod względem możliwości, kosztów i skalowalności.

Właściwa usługa faksu online powinna wyróżniać się w tych trzech obszarach. Powinni być w stanie dostarczyć niezawodne i skalowalne rozwiązanie, które odpowiada potrzebom małej firmy. Dodatkowo, dogłębny program szkoleniowy ma kluczowe znaczenie, abyś ty i twój personel mogli nauczyć się korzystać z usługi. Zapewnia to płynne przejście. Bieżące wsparcie jest również niezbędne, więc nie utkniesz, gdy będziesz potrzebować pomocy.

Współpraca z renomowanym dostawcą faksów internetowych zapewnia spokój ducha. Możesz mieć pewność, że mają oni odpowiedni produkt i wiedzę pomocniczą, aby skutecznie poradzić sobie z przejściem. Dzięki temu Twoja mała firma będzie mogła nadal świadczyć klientom usługi na wysokim poziomie.

 Może Cię również zainteresować: Jak zarządzać kontami w mediach społecznościowych dla małych firm?

Wniosek

Jako właściciel firmy zobowiązuje się do doskonałej obsługi klienta i relacji z klientami. Kluczowe znaczenie ma zapewnienie, że wysyłanie faksów o znaczeniu krytycznym nie zostanie przerwane. Zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność biznesową, która ma do czynienia z dużą ilością udostępniania dokumentów. Przejście z tradycyjnego faksowania na faks online to jedna z najlepszych strategicznych decyzji, jakie można podjąć, jeśli chodzi o rezygnację z papieru.

Oczywiście zanim wybierzesz usługę faksu online, będziesz chciał porównać różnych dostawców. Sprawdź oferowane przez nich funkcje i przeczytaj opinie klientów. Niezawodna usługa faksu online powinna być łatwa w codziennym użyciu zarówno do celów osobistych, jak i zawodowych. Powinien być również szybki, oferować zwiększone bezpieczeństwo, którego potrzebujesz do swoich faksów, być wygodny i ekonomiczny.