Transizione al fax online per le piccole imprese

In qualità di proprietario di una piccola impresa, hai sicuramente incorporato nuove tecnologie e soluzioni digitali nelle tue operazioni quotidiane: applicazioni e sistemi che hanno portato a risparmi, tempo prezioso e ti hanno aiutato a migliorare la tua attività. Ma se sei come la maggior parte delle aziende, c'è un'operazione essenziale in cui sei ancora in ritardo nell'adottare la tecnologia più recente: l'invio di fax online.

Contrariamente a quanto si pensa, sempre più aziende stanno ritirando i propri fax tradizionali e optando per servizi di fax senza carta basati su cloud. L'invio di fax online non richiede attrezzature o hardware in loco, è facile da usare come e-mail, migliora la sicurezza e la conformità alle normative dei tuoi fax aziendali e può farti risparmiare un sacco di soldi rispetto alla tua attuale infrastruttura fax.

Se stai pensando di passare dal fax tradizionale al fax online che si integri perfettamente con le tue esigenze aziendali, non sei solo. Oltre l'80% delle aziende in vari segmenti di mercato utilizza ancora il fax in un modo o nell'altro. In questa guida, forniamo alcuni spunti per aiutare la tua piccola impresa a passare senza problemi al fax online.

Perché effettuare il passaggio?

Il fax è uno strumento su cui le piccole imprese in settori come finanza, immobiliare, assicurativo, legale, sanitario e agenzie si affidano per trasmettere documenti riservati, documenti legalmente vincolanti e altri documenti nel rispetto dei processi stabiliti e di una vasta gamma di motivi diversi. Tuttavia, poiché sempre più persone passano a tecnologie convenienti con risultati immediati, stare davanti a un fax fisico sembra sempre meno allettante per coloro che inviano fax.

Quindi, se ti stai ancora chiedendo se cambiare o meno, dovresti sapere che il fax online esiste da un po' di tempo. Ed è più facile che mai trovare fornitori di servizi affidabili che forniscano robuste applicazioni di fax nel cloud in grado di soddisfare tutte le tue esigenze. Il passaggio all'invio di fax online comporta numerosi vantaggi, come evidenziato di seguito.

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Di cosa hai bisogno per la transizione e come farlo?

“Per passare al fax online, avrai bisogno di una connessione Internet, un account di posta elettronica e un abbonamento al servizio fax online. Con questa configurazione, ora puoi facilmente inviare e ricevere fax in arrivo dai tuoi clienti o committenti. Non è più necessario possedere o mantenere quel fax fisico nel proprio ufficio, server fax, uno speciale modem fax o ottenere software aggiuntivo. – come menzionato da eFax in uno dei loro recenti post sul blog.

Per quanto riguarda il numero per il tuo servizio fax, puoi mantenere il tuo numero esistente e trasferirlo nel servizio fax online una volta che ti sei registrato. Assicurati di chiedere al fornitore di servizi se offre il servizio di portabilità. Avrai anche bisogno di uno scanner per documenti di buona qualità in modo da poter inviare facilmente i file via fax online in un attimo.

Quando scegli un servizio fax online affidabile, ci sono alcune cose che devi tenere a mente:

Pianificare la transizione

La tecnologia per il risparmio di carta come l'invio di fax online è un ottimo investimento se eseguita correttamente. Ecco perché è fondamentale per le piccole imprese elaborare un piano con obiettivi programmati e un obiettivo chiaro. Ciò li aiuterà a garantire una transizione costante da fax o server a servizi fax basati su cloud. Una corretta pianificazione in anticipo garantisce una transizione graduale in breve tempo.

È fondamentale condurre un semplice programma di formazione in cui il personale possa apprendere i fondamenti del fax online e come utilizzarlo correttamente con gli strumenti e le attrezzature di supporto essenziali, come PC, Internet e stampanti. Questo è fondamentale in modo che tutti nella tua piccola impresa possano capire perché la tua azienda sta effettuando la transizione.

Dai la priorità ai tuoi obiettivi

Non appena hai gettato le basi per la transizione, specifica quali obiettivi dovrebbero essere la massima priorità per tutti i tuoi dipendenti. Organizzare i tuoi obiettivi per importanza ti aiuterà a raggiungerli con facilità. Ciò renderà anche la transizione dal fax tradizionale al fax online più snella e più facile da adattare per la tua piccola impresa.

Considera che la maggior parte delle persone nella tua azienda non è abituata a utilizzare servizi fax basati su cloud. Quindi, dai la priorità a questo compito prima. Consenti al tuo staff di comprendere tutte le nozioni di base richieste nelle fasi iniziali della transizione. Questo può essere fatto attraverso sessioni di formazione o creando una guida completa con informazioni utili, come l'invio e la ricezione di fax.

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Tieni traccia dei tuoi obiettivi nel processo di transizione

Una volta stabilite le priorità, il passaggio successivo consiste nel creare un piano giornaliero, settimanale e mensile per vedere se il tuo staff o il tuo team sta sviluppando una comprensione della nuova tecnologia. Tenendo traccia dei progressi compiuti nell'uso del cloud-fax e della produttività nelle tue operazioni, puoi identificare i problemi quando si presentano e sapere come gestirli al meglio.

Adattarsi ai nuovi cambiamenti in un contesto aziendale può essere difficile per le aziende. Tuttavia, il passaggio all'invio di fax online non dovrebbe essere una grande sfida. Questo perché la tecnologia è praticamente semplice da usare. Finché monitori i progressi e riporti i cambiamenti, la tua piccola impresa è sulla strada giusta per godere di tutti i vantaggi dei servizi fax cloud.

Organizza il tuo piccolo spazio aziendale

Poiché la tua piccola impresa accoglie con favore la tecnologia digitale senza carta, devi adottare misure misurate per garantire che il processo di transizione non sconvolga la cultura del tuo posto di lavoro. Ad esempio, ti consigliamo di assicurarti che l'organizzazione dell'ufficio sia efficiente. Incoraggia i dipendenti a sbarazzarsi di schedari stipati e assicurati un corretto coordinamento dell'archiviazione basata su cloud di tutti i file.

Come parte della transizione a soluzioni senza carta come l'invio di fax online, prendi in considerazione la scelta di un programma fax basato su cloud che offra un sistema di archiviazione e archiviazione dei documenti con crittografia dei dati affidabile per mantenere i tuoi vecchi documenti al sicuro e ben organizzati. Un servizio fax cloud può archiviare una vasta gamma di file inviati e ricevuti a cui è possibile accedere da più dispositivi.

Opzioni fax online per la tua piccola impresa

In qualità di piccolo imprenditore, sai che le operazioni quotidiane possono occupare la maggior parte del tuo tempo lavorativo. A volte, trovare il tempo per sedersi davanti al computer per leggere le e-mail può essere una sfida. Ciò significa che anche l'invio e la ricezione di fax tramite e-mail a volte non è possibile. Fortunatamente, la maggior parte dei servizi fax online offre altre opzioni per inviare e ricevere fax.

Le app mobili, insieme a potenti strumenti fax online, rendono l'invio e la ricezione di fax il più conveniente possibile. Puoi utilizzare un account online fornito dal fornitore di servizi, un'app mobile, un'app di messaggistica fax online o la tua e-mail su qualsiasi dispositivo in pochi semplici passaggi. Ciò che conta di più è capire quali opzioni offre il tuo servizio fax cloud.

Perché collaborare con il giusto servizio di fax online è importante?

La collaborazione con il giusto servizio di fax cloud esternalizza in modo efficace tutte le tue funzioni di fax. Elimina la necessità di capitale iniziale, supporto hardware continuo e manutenzione. Se osservi le tue attuali funzioni fax, dovresti essere in grado di determinare se la tua piccola impresa sta beneficiando in termini di capacità, costi e scalabilità.

Il giusto servizio di fax online dovrebbe eccellere in queste tre aree. Dovrebbero essere in grado di fornire una soluzione affidabile e scalabile adatta alle esigenze delle piccole imprese. Inoltre, un programma di formazione approfondito è fondamentale in modo che tu e il tuo personale possiate imparare a utilizzare il servizio. Ciò garantisce una transizione graduale. Anche il supporto continuo è vitale, quindi non rimani bloccato quando hai bisogno di aiuto.

Lavorare con un affidabile provider di fax online ti dà la massima tranquillità. Puoi essere certo che hanno il prodotto giusto e le conoscenze di supporto per gestire la transizione in modo efficace. Ciò consentirà alla tua piccola impresa di continuare a fornire un servizio di alto livello ai tuoi clienti.

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Conclusione

In qualità di imprenditore impegnato in un eccellente servizio clienti e relazioni con i clienti. È fondamentale garantire che l'invio di fax mission-critical non venga interrotto. Soprattutto se sei in operazioni commerciali che si occupano di molta condivisione di documenti. Passare dal fax tradizionale al fax online è una delle migliori decisioni strategiche che puoi prendere quando si tratta di eliminare la carta.

Naturalmente, prima di scegliere un servizio di fax online, ti consigliamo di confrontare diversi fornitori. Controlla le funzionalità offerte e leggi le recensioni dei clienti. Un affidabile servizio di fax online dovrebbe essere facile da usare ogni giorno sia per scopi personali che professionali. Dovrebbe anche essere veloce, offrire la sicurezza avanzata di cui hai bisogno per i tuoi fax, essere conveniente e conveniente.