中小企業向けのオンライン FAX への移行

中小企業の経営者であれば、確かに新しいテクノロジーやデジタル ソリューションを日々の業務に組み込んでいることでしょう。これらのアプリケーションやシステムは、節約や貴重な時間をもたらし、ビジネスの改善に役立ちました。 しかし、あなたもほとんどの企業と同じように、最新テクノロジーの導入がまだ遅れている重要な業務が 1 つあります。それは、オンライン FAX です。

皆さんの考えに反して、従来の FAX 機を廃止し、クラウドベースのペーパーレス FAX サービスを選択する企業が増えています。 オンライン FAX はオンサイトの機器やハードウェアを必要とせず、電子メールとして簡単に使用でき、ビジネス FAX のセキュリティと法規制への準拠を強化し、現在の FAX インフラストラクチャに比べて大幅なコストを節約できます。

従来の FAX から、ビジネス ニーズに完全に統合されたオンライン FAX への移行を考えているのは、あなただけではありません。 さまざまな市場セグメントの 80% 以上の企業が依然として何らかの方法で FAX を使用しています。 このガイドでは、中小企業がオンライン FAX にスムーズに移行できるよう支援するための洞察を提供します。

切り替えを行う理由

FAX は、金融、不動産、保険、法律、医療、代理店などの中小企業が、確立されたプロセスやさまざまな理由に準拠しながら、機密文書、法的拘束力のある書類、その他の文書を送信するために利用しているツールです。 しかし、すぐに結果が得られる便利なテクノロジーに移行する人が増えるにつれて、FAX を送信する人にとって、物理的な FAX 機の上に立つことはますます魅力的ではなくなりました。

したがって、切り替えるべきかどうかまだ迷っている場合は、オンライン FAX がかなり前から存在していることを知っておく必要があります。 また、あらゆるニーズを満たす堅牢なクラウド FAX アプリケーションを提供する信頼できるサービス プロバイダーを見つけるのがこれまで以上に簡単になりました。 オンライン FAX に切り替えると、以下に示すように、いくつかの利点が得られます。

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移行には何が必要で、その方法は何ですか?

「オンライン FAX に移行するには、インターネット接続、電子メール アカウント、オンライン FAX サービスへの加入が必要です。 この設定により、顧客やクライアントからの FAX 受信を簡単に送受信できるようになります。 オフィス内の物理的なファックス機、ファックス サーバー、特殊なファックス モデムを所有または維持したり、追加のソフトウェアを入手したりする必要はもうありません。」 – eFax が最近のブログ投稿の 1 つで言及したとおり。

FAX サービスの番号については、サインアップ後、既存の番号をそのままにしてオンライン FAX サービスに移植できます。 移植サービスを提供しているかどうかは、必ずサービスプロバイダーに問い合わせてください。 また、オンラインで簡単にファイルを FAX できるように、高品質のドキュメント スキャナーも必要です。

信頼できるオンライン FAX サービスを選択するときは、次の点に留意する必要があります。

移行の計画

オンライン FAX などの紙節約テクノロジーは、適切に実行されれば大きな投資となります。 そのため、中小企業にとっては、予定された目標と明確な目的を備えた計画を立てることが重要です。 これにより、FAX 機やサーバーからクラウドベースの FAX サービスへの確実な移行が可能になります。 事前に適切な計画を立てることで、短期間でスムーズな移行が保証されます。

オンライン FAX の基本と、PC、インターネット、プリンタなどの重要なサポート ツールや機器を使用してオンライン FAX を正しく使用する方法についてスタッフが学習できる簡単なトレーニング プログラムを実施することが重要です。 これは、中小企業の全員がビジネスが移行する理由を理解できるようにするために重要です。

目標に優先順位を付ける

移行の基礎を整えたらすぐに、すべての従業員にとってどの目標が最優先されるべきかを指定します。 重要度ごとに目標を整理すると、簡単に目標を達成できるようになります。 これにより、従来の FAX からオンライン FAX への移行がより合理化され、中小企業にとっても適応しやすくなります。

社内のほとんどの人がクラウドベースの FAX サービスの使用に慣れていないことを考慮してください。 したがって、このタスクを最初に優先してください。 スタッフが移行の初期段階で必要なすべての基本を理解できるようにします。 これは、トレーニング セッションを通じて行うことも、FAX の送受信などの役立つ情報を記載した包括的なガイドブックを作成することによっても行うことができます。

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移行プロセスの目標を追跡する

優先順位を設定したら、次のステップは、日次、週次、月次の計画を作成して、スタッフやチームが新しいテクノロジーについて理解を深めているかどうかを確認することです。 クラウド FAX の使用の進捗状況と業務全体の生産性を追跡することで、問題が発生したときに特定し、最適な対処方法を知ることができます。

ビジネス環境における新たな変化に適応することは、企業にとって困難な場合があります。 ただし、オンライン FAX への移行はそれほど難しいことではありません。 それは、このテクノロジーの使用が非常に簡単だからです。 進捗状況を追跡し、変更について報告している限り、中小企業はクラウド FAX サービスのメリットを最大限に享受するための正しい道を歩んでいることになります。

小規模ビジネススペースを整理する

中小企業はデジタル ペーパーレス テクノロジーを歓迎しているため、移行プロセスによって職場の文化が破壊されないよう、慎重な措置を講じる必要があります。 たとえば、オフィス組織が効率的であることを確認する必要があるとします。 詰め込まれたファイル キャビネットを処分し、すべてのファイルのクラウド ベースのストレージを適切に調整するよう従業員に奨励します。

オンライン FAX などのペーパーレス ソリューションへの移行の一環として、古いドキュメントを安全に整理して保管できる信頼性の高いデータ暗号化を備えたドキュメント アーカイブおよびストレージ システムを提供するクラウドベースの FAX プログラムを選択することを検討してください。 クラウド FAX サービスでは、送信ファイルと受信ファイルの両方を広範囲に保存し、複数のデバイスからアクセスできます。

中小企業向けのオンライン FAX オプション

中小企業の経営者であれば、日常業務が作業時間のほとんどを占める可能性があることをご存知でしょう。 場合によっては、コンピューターの前に座ってメールを読む時間を見つけるのが難しい場合があります。 つまり、電子メールによる FAX の送受信さえもできない場合があります。 幸いなことに、ほとんどのオンライン FAX サービスには、FAX を送受信するための他のオプションが用意されています。

モバイル アプリと強力なオンライン FAX ツールを使用すると、FAX の送受信が可能な限り便利になります。 サービス プロバイダーが提供するオンライン アカウント、モバイル アプリ、オンライン FAX メッセンジャー アプリ、または電子メールを、いくつかの簡単な手順で任意のデバイスで使用できます。 最も重要なことは、クラウド FAX サービスが提供するオプションを理解することです。

適切なオンライン FAX サービスと提携することがなぜ重要なのでしょうか?

適切なクラウド FAX サービスと提携すると、すべての FAX 機能が効果的にアウトソーシングされます。 これにより、先行投資、継続的なハードウェア サポート、メンテナンスが不要になります。 現在の FAX 機能を確認すると、中小企業が機能、コスト、拡張性の面でメリットを得ているかどうかを判断できるはずです。

適切なオンライン FAX サービスは、これら 3 つの分野で優れている必要があります。 中小企業のニーズに合った、信頼性が高くスケーラブルなソリューションを提供できるはずです。 さらに、あなたとあなたのスタッフがサービスの使い方を学べるように、綿密なトレーニング プログラムが不可欠です。 これにより、スムーズな移行が保証されます。 サポートが必要なときに行き詰まらないように、継続的なサポートも重要です。

信頼できるオンライン FAX プロバイダーと連携すると、安心感が得られます。 彼らは、移行を効果的に処理するための適切な製品とサポートの知識を持っていると確信できます。 これにより、中小企業は顧客に高レベルのサービスを提供し続けることができます。

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結論

ビジネスオーナーとして、優れた顧客サービスと顧客関係に努めます。 ミッションクリティカルな FAX 送信が中断されないようにすることが重要です。 特に、大量のドキュメント共有を扱う業務を行っている場合はなおさらです。 従来の FAX からオンライン FAX に切り替えることは、ペーパーレス化に関して行うことができる最良の戦略的決定の 1 つです。

もちろん、オンライン FAX サービスを選択する前に、さまざまなプロバイダーを比較する必要があります。 提供されている機能を確認し、顧客のレビューを読んでください。 信頼性の高いオンライン FAX サービスは、個人的な目的でも仕事上の目的でも毎日簡単に使用できる必要があります。 また、高速であり、FAX に必要な強化されたセキュリティを提供し、便利でコスト効率が高い必要もあります。