Trecerea la faxul online pentru întreprinderile mici

În calitate de proprietar de mică afacere, cu siguranță ați încorporat noi tehnologii și soluții digitale în operațiunile dvs. de zi cu zi - aplicații și sisteme care au avut ca rezultat economii, timp prețios și v-au ajutat să vă îmbunătățiți afacerea. Dar dacă sunteți ca majoritatea companiilor, există o operațiune esențială în care încă rămâneți în întârziere în adoptarea celei mai noi tehnologii – faxul online.

Contrar a ceea ce credeți, tot mai multe companii își retrag aparatele de fax tradiționale și optează pentru servicii de fax fără hârtie bazate pe cloud. Faxul online nu necesită echipament sau hardware la fața locului, este ușor de utilizat ca e-mail, îmbunătățește securitatea și conformitatea cu reglementările faxurilor dvs. de afaceri și vă poate economisi mulți bani față de infrastructura actuală de fax.

Dacă vă gândiți să treceți de la faxul tradițional la faxul online, care se integrează perfect cu nevoile dvs. de afaceri, nu sunteți singurul. Peste 80% dintre companiile din diferite segmente de piață folosesc încă faxul într-un fel sau altul. În acest ghid, vă oferim câteva informații despre a ajuta afacerea dvs. mică să tranziți fără probleme la faxul online.

De ce faceți schimbarea?

Faxul este un instrument pe care se bazează întreprinderile mici din sectoare precum finanțarea, imobiliarele, asigurările, dreptul, asistența medicală și agențiile pentru a transmite documente confidențiale, documente obligatorii din punct de vedere juridic și alte documente, în conformitate cu procesele stabilite și cu o gamă largă de motive diferite. Cu toate acestea, pe măsură ce tot mai mulți oameni trec la tehnologii convenabile cu rezultate instantanee, standul deasupra unui fax fizic pare din ce în ce mai puțin atrăgător pentru cei care fac fax.

Deci, dacă încă vă întrebați dacă să comutați sau nu, ar trebui să știți că faxurile online există de ceva timp. Și este mai ușor ca niciodată să găsești furnizori de servicii de încredere, care oferă aplicații robuste de fax în cloud care pot satisface toate nevoile tale. Trecerea la faxul online vine cu mai multe beneficii, după cum este evidențiat mai jos.

 Recomandat pentru dvs.: Top 10 cele mai bine vândute aparate fax pentru biroul/afacerea dvs.

De ce ai nevoie pentru a face tranziție și cum să o faci?

„Pentru a trece la faxul online, veți avea nevoie de o conexiune la internet, un cont de e-mail și un abonament la serviciul de fax online. Cu această configurare, acum puteți trimite și primi cu ușurință faxuri primite de la clienții dvs. Nu mai trebuie să dețineți sau să întrețineți acel fax fizic în birou, servere de fax, un modem de fax special sau să obțineți software suplimentar.” – așa cum a menționat eFax într-una dintre postările lor recente pe blog.

În ceea ce privește numărul pentru serviciul dvs. de fax, vă puteți păstra numărul existent și îl puteți porta în serviciul de fax online după ce v-ați înscris. Asigurați-vă că întrebați furnizorul de servicii dacă oferă serviciul de portare. Veți avea nevoie, de asemenea, de un scanner de documente de bună calitate, astfel încât să puteți trimite fișiere prin fax online cu ușurință.

Atunci când alegeți un serviciu de fax online de încredere, trebuie să aveți în vedere câteva lucruri:

Planificarea tranziției

Tehnologia de economisire a hârtiei, cum ar fi faxul online, este o investiție excelentă atunci când este executată corect. De aceea, este vital ca întreprinderile mici să elaboreze un plan cu obiective programate și un obiectiv clar. Acest lucru îi va ajuta să asigure o tranziție constantă de la aparate de fax sau servere la servicii de fax bazate pe cloud. Planificarea corectă în avans asigură o tranziție lină într-un timp scurt.

Este esențial să desfășurați un program de instruire simplu, în care personalul dumneavoastră să poată învăța despre elementele fundamentale ale faxurilor online și cum să-l folosească corect cu instrumentele și echipamentele esențiale, cum ar fi computerele, internetul și imprimantele. Acest lucru este esențial pentru ca toată lumea din afacerea dvs. mică să înțeleagă de ce afacerea dvs. face tranziție.

Prioritizează-ți obiectivele

De îndată ce ați pus bazele pentru tranziție, specificați care obiective ar trebui să fie prioritatea principală pentru toți angajații dvs. Organizarea obiectivelor tale după importanță te va ajuta să le atingi cu ușurință. Acest lucru va face, de asemenea, tranziția de la faxul tradițional la faxul online mai simplificată și mai ușor de adaptat pentru mica afacere.

Luați în considerare că majoritatea oamenilor din afacerea dvs. nu sunt obișnuiți să utilizeze servicii de fax bazate pe cloud. Deci, prioritizează această sarcină mai întâi. Permiteți personalului dumneavoastră să înțeleagă toate elementele de bază necesare în etapele inițiale ale tranziției. Acest lucru poate fi realizat fie prin sesiuni de instruire, fie prin crearea unui ghid cuprinzător cu informații utile, cum ar fi trimiterea și primirea de faxuri.

 S-ar putea să vă placă: Instrumente de afaceri pentru care este posibil să plătiți în exces.

Urmăriți-vă obiectivele în procesul de tranziție

Odată ce ați stabilit prioritățile, următorul pas este să creați un plan zilnic, săptămânal și lunar pentru a vedea dacă personalul sau echipa dvs. dezvoltă o înțelegere a noii tehnologii. Urmărind progresele înregistrate în utilizarea faxurilor în cloud și a productivității în cadrul operațiunilor dvs., puteți identifica problemele atunci când apar și puteți ști cum să le gestionați cel mai bine.

Adaptarea la noile schimbări într-un cadru de afaceri poate fi o provocare pentru companii. Dar, trecerea la faxul online nu ar trebui să fie o mare provocare. Asta pentru că tehnologia este destul de ușor de utilizat. Atâta timp cât urmăriți progresul și raportați modificările, afacerea dvs. mică este pe calea cea bună pentru a beneficia de toate beneficiile serviciilor de fax în cloud.

Organizați-vă spațiul pentru afaceri mici

Întrucât afacerea dvs. mică primește tehnologia digitală fără hârtie, trebuie să luați pași măsurați pentru a vă asigura că procesul de tranziție nu vă perturbă cultura la locul de muncă. De exemplu, veți dori să vă asigurați că organizarea biroului este eficientă. Încurajați angajații să scape de dulapurile de fișiere înghesuite și să asigure o coordonare adecvată a stocării în cloud a tuturor fișierelor.

Ca parte a tranziției către soluții fără hârtie, cum ar fi faxul online, luați în considerare alegerea unui program de fax bazat pe cloud, care oferă un sistem de arhivare și stocare a documentelor cu criptare fiabilă a datelor pentru a vă păstra documentele vechi în siguranță și bine organizate. Un serviciu de fax în cloud poate stoca o gamă largă de fișiere trimise și primite, pe care le puteți accesa de pe mai multe dispozitive.

Opțiuni de fax online pentru afacerea dvs. mică

În calitate de proprietar de mică afacere, știți că operațiunile zilnice vă pot ocupa cea mai mare parte a timpului de lucru. Uneori, găsirea timpului pentru a sta în fața computerului pentru a citi e-mailurile poate fi o provocare. Aceasta înseamnă că, uneori, chiar și trimiterea și primirea de faxuri prin e-mail nu poate fi posibilă. Din fericire, majoritatea serviciilor de fax online oferă alte opțiuni pentru a trimite și a primi faxuri.

Aplicațiile mobile, împreună cu instrumentele puternice de fax online, fac trimiterea și primirea faxurilor cât mai convenabile posibil. Puteți utiliza un cont online furnizat de furnizorul de servicii, o aplicație mobilă, o aplicație de mesagerie de fax online sau e-mailul dvs. de pe orice dispozitiv în câțiva pași simpli. Cel mai important este să înțelegeți ce opțiuni oferă serviciul dvs. de fax în cloud.

De ce este importantă colaborarea cu serviciul de fax online potrivit?

Parteneriatul cu serviciul de fax cloud potrivit externalizează în mod eficient toate funcțiile de fax. Elimină nevoia de capital inițial, asistență hardware continuă și întreținere. Dacă vă uitați la funcțiile actuale de fax, ar trebui să fiți în măsură să determinați dacă afacerea dvs. mică beneficiază în termeni de capacitate, cost și scalabilitate.

Serviciul de fax online potrivit ar trebui să exceleze în aceste trei domenii. Ar trebui să fie capabili să ofere o soluție fiabilă și scalabilă, care să se potrivească nevoilor dvs. de afaceri mici. În plus, un program de instruire aprofundat este esențial, astfel încât dumneavoastră și personalul dumneavoastră să puteți învăța cum să utilizați serviciul. Acest lucru asigură o tranziție lină. Asistența continuă este, de asemenea, vitală, astfel încât să nu rămâneți blocat atunci când aveți nevoie de ajutor.

Lucrul cu un furnizor de fax online de renume vă oferă liniște sufletească. Puteți fi sigur că au produsul potrivit și cunoștințele de sprijin pentru a gestiona eficient tranziția. Acest lucru va permite companiei dumneavoastră mici să continue să ofere un nivel ridicat de servicii clienților dumneavoastră.

 S-ar putea să vă placă și: Cum să gestionați conturile de rețele sociale pentru întreprinderile mici?

Concluzie

În calitate de proprietar de afaceri, angajat în serviciul excelent cu clienții și relațiile cu clienții. Este esențial să vă asigurați că faxurile esențiale nu sunt întrerupte. Mai ales, dacă sunteți în operațiuni de afaceri care se ocupă cu multe partajări de documente. Trecerea de la faxul tradițional la faxul online este una dintre cele mai bune decizii strategice pe care le puteți lua atunci când vine vorba de a nu folosi hârtie.

Desigur, înainte de a alege un serviciu de fax online, veți dori să comparați diferiți furnizori. Verificați caracteristicile oferite de acestea și citiți recenziile clienților. Un serviciu de fax online de încredere ar trebui să fie ușor de utilizat în fiecare zi, atât în ​​scopuri personale, cât și profesionale. De asemenea, ar trebui să fie rapid, să ofere securitatea îmbunătățită de care aveți nevoie pentru faxurile dvs., să fie convenabil și rentabil.