Transition vers la télécopie en ligne pour les petites entreprises

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous avez certainement intégré de nouvelles technologies et solutions numériques dans vos opérations quotidiennes - des applications et des systèmes qui vous ont permis d'économiser, de gagner un temps précieux et de vous aider à améliorer votre entreprise. Mais si vous êtes comme la plupart des entreprises, il y a une opération essentielle pour laquelle vous tardez encore à adopter les dernières technologies : la télécopie en ligne.

Contrairement à ce que vous pensez, de plus en plus d'entreprises abandonnent leurs télécopieurs traditionnels et optent pour des services de télécopie sans papier basés sur le cloud. La télécopie en ligne ne nécessite aucun équipement ou matériel sur site, est facile à utiliser comme courrier électronique, améliore la sécurité et la conformité réglementaire de vos télécopies professionnelles et peut vous faire économiser beaucoup d'argent par rapport à votre infrastructure de télécopie actuelle.

Si vous envisagez de passer du fax traditionnel au fax en ligne qui s'intègre parfaitement aux besoins de votre entreprise, vous n'êtes pas seul. Plus de 80 % des entreprises de divers segments de marché utilisent encore le fax d'une manière ou d'une autre. Dans ce guide, nous fournissons quelques informations pour aider votre petite entreprise à passer en douceur au fax en ligne.

Pourquoi faire le changement ?

La télécopie est un outil sur lequel les petites entreprises de secteurs tels que le financement, l'immobilier, les assurances, le droit, les soins de santé et les agences s'appuient pour transmettre des documents confidentiels, des documents juridiquement contraignants et d'autres documents tout en se conformant aux processus établis et à un large éventail de raisons différentes. Cependant, à mesure que de plus en plus de personnes se tournent vers des technologies pratiques avec des résultats instantanés, se tenir au-dessus d'un télécopieur physique semble de moins en moins attrayant pour ceux qui télécopient.

Donc, si vous vous demandez toujours s'il faut changer ou non, sachez que la télécopie en ligne existe depuis un certain temps maintenant. Et il est plus facile que jamais de trouver des fournisseurs de services fiables qui fournissent des applications de télécopie cloud robustes pouvant répondre à tous vos besoins. Le passage à la télécopie en ligne présente plusieurs avantages, comme indiqué ci-dessous.

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De quoi avez-vous besoin pour faire la transition et comment le faire ?

« Pour passer à la télécopie en ligne, vous aurez besoin d'une connexion Internet, d'un compte de messagerie et d'un abonnement au service de télécopie en ligne. Avec cette configuration, vous pouvez désormais envoyer et recevoir facilement des fax entrants de vos clients ou clients. Vous n'avez plus besoin de posséder ou d'entretenir ce télécopieur physique dans votre bureau, des serveurs de télécopie, un modem de télécopie spécial ou d'obtenir un logiciel supplémentaire. – comme mentionné par eFax dans l'un de leurs récents articles de blog.

En ce qui concerne le numéro de votre service de fax, vous pouvez conserver votre numéro existant et le transférer dans le service de fax en ligne une fois que vous vous êtes inscrit. Assurez-vous de demander au fournisseur de services s'il propose le service de portage. Vous aurez également besoin d'un scanner de documents de bonne qualité pour pouvoir faxer facilement des fichiers en ligne en un clin d'œil.

Lorsque vous choisissez un service de fax en ligne fiable, vous devez garder à l'esprit certains éléments :

Planification de la transition

La technologie d'économie de papier comme la télécopie en ligne est un excellent investissement lorsqu'elle est exécutée correctement. C'est pourquoi il est vital pour les petites entreprises d'élaborer un plan avec des objectifs planifiés et un objectif clair. Cela les aidera à assurer une transition régulière des télécopieurs ou des serveurs vers des services de télécopie basés sur le cloud. Une bonne planification à l'avance assure une transition en douceur dans un court laps de temps.

Il est essentiel de mener un programme de formation simple où votre personnel peut apprendre les principes fondamentaux de la télécopie en ligne et comment l'utiliser correctement avec les outils et équipements de support essentiels, tels que les PC, Internet et les imprimantes. Ceci est essentiel pour que tous les membres de votre petite entreprise puissent comprendre pourquoi votre entreprise est en transition.

Priorisez vos objectifs

Dès que vous avez posé les bases de la transition, précisez quels objectifs doivent être la priorité absolue pour tous vos employés. Organiser vos objectifs par importance vous aidera à les atteindre facilement. Cela simplifiera également la transition du fax traditionnel au fax en ligne et facilitera l'adaptation de votre petite entreprise.

Considérez que la plupart des gens de votre entreprise ne sont pas habitués à utiliser des services de télécopie basés sur le cloud. Alors, donnez la priorité à cette tâche en premier. Permettez à votre personnel de comprendre toutes les bases requises dans les premières étapes de la transition. Cela peut se faire soit par le biais de sessions de formation, soit par la création d'un guide complet contenant des informations utiles, telles que l'envoi et la réception de fax.

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Suivez vos objectifs dans le processus de transition

Une fois que vous avez défini vos priorités, l'étape suivante consiste à créer un plan quotidien, hebdomadaire et mensuel pour voir si votre personnel ou votre équipe développe une compréhension de la nouvelle technologie. En suivant les progrès réalisés dans l'utilisation de la télécopie en nuage et la productivité dans l'ensemble de vos opérations, vous pouvez identifier les problèmes lorsqu'ils surviennent et savoir comment les gérer au mieux.

S'adapter aux nouveaux changements dans un contexte commercial peut être difficile pour les entreprises. Mais la transition vers la télécopie en ligne ne devrait pas être un véritable défi. C'est parce que la technologie est assez simple à utiliser. Tant que vous suivez les progrès et signalez les changements, votre petite entreprise est sur la bonne voie pour profiter de tous les avantages des services de fax cloud.

Organisez votre espace de petite entreprise

Alors que votre petite entreprise accueille favorablement la technologie numérique sans papier, vous devez prendre des mesures mesurées pour vous assurer que le processus de transition ne perturbe pas la culture de votre lieu de travail. Par exemple, vous voudrez vous assurer que l'organisation du bureau est efficace. Encouragez les employés à se débarrasser des classeurs surchargés et assurez une bonne coordination du stockage en nuage de tous les fichiers.

Dans le cadre de la transition vers des solutions sans papier comme la télécopie en ligne, envisagez de choisir un programme de télécopie basé sur le cloud qui offre un système d'archivage et de stockage de documents avec un cryptage de données fiable pour garder vos anciens documents en sécurité et bien organisés. Un service de fax en nuage peut stocker une vaste gamme de fichiers envoyés et reçus auxquels vous pouvez accéder à partir de plusieurs appareils.

Options de télécopie en ligne pour votre petite entreprise

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous savez que les opérations quotidiennes peuvent occuper la majeure partie de votre temps de travail. Parfois, trouver le temps de s'asseoir devant votre ordinateur pour lire des e-mails peut être un défi. Cela signifie que même l'envoi et la réception de fax par e-mail peuvent parfois ne pas être possibles. Heureusement, la plupart des services de fax en ligne offrent d'autres options pour envoyer et recevoir des fax.

Les applications mobiles, ainsi que de puissants outils de télécopie en ligne, rendent l'envoi et la réception de télécopies aussi pratiques que possible. Vous pouvez utiliser un compte en ligne fourni par le fournisseur de services, une application mobile, une application de messagerie par fax en ligne ou votre e-mail sur n'importe quel appareil en quelques étapes simples. Ce qui compte le plus, c'est de comprendre les options offertes par votre service de fax cloud.

Pourquoi s'associer au bon service de télécopie en ligne est-il important ?

Le partenariat avec le bon service de fax cloud externalise efficacement toutes vos fonctions de fax. Il élimine le besoin de capital initial, d'assistance matérielle continue et de maintenance. Si vous examinez vos fonctions de télécopie actuelles, vous devriez être en mesure de déterminer si votre petite entreprise en bénéficie en termes de capacité, de coût et d'évolutivité.

Le bon service de fax en ligne doit exceller dans ces trois domaines. Ils doivent être en mesure de fournir une solution fiable et évolutive qui répond aux besoins de votre petite entreprise. De plus, un programme de formation approfondi est essentiel pour que vous et votre personnel puissiez apprendre à utiliser le service. Cela garantit une transition en douceur. Un soutien continu est également essentiel, afin que vous ne restiez pas bloqué lorsque vous avez besoin d'aide.

Travailler avec un fournisseur de fax en ligne réputé vous donne la tranquillité d'esprit. Vous pouvez être sûr qu'ils disposent des bonnes connaissances en matière de produit et d'assistance pour gérer efficacement la transition. Cela permettra à votre petite entreprise de continuer à fournir un haut niveau de service à vos clients.

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Conclusion

En tant que propriétaire d'entreprise engagé envers un excellent service à la clientèle et des relations avec la clientèle. Il est crucial de s'assurer que la télécopie essentielle à la mission n'est pas interrompue. Surtout si vous êtes dans des opérations commerciales qui traitent beaucoup de partage de documents. Passer de la télécopie traditionnelle à la télécopie en ligne est l'une des meilleures décisions stratégiques que vous puissiez prendre en matière de dématérialisation.

Bien sûr, avant de choisir un service de fax en ligne, vous voudrez comparer différents fournisseurs. Vérifiez les fonctionnalités proposées et lisez les avis des clients. Un service de fax en ligne fiable doit être facile à utiliser au quotidien à des fins personnelles et professionnelles. Il doit également être rapide, offrir la sécurité renforcée dont vous avez besoin pour vos fax, être pratique et économique.