Transición al envío de faxes en línea para pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, sin duda ha incorporado nueva tecnología y soluciones digitales en sus operaciones diarias: aplicaciones y sistemas que han resultado en ahorros, tiempo valioso y lo han ayudado a mejorar su negocio. Pero si usted es como la mayoría de las empresas, hay una operación esencial en la que todavía se está quedando atrás en la adopción de la última tecnología: el envío de faxes en línea.

Al contrario de lo que piensa, cada vez más empresas están retirando sus máquinas de fax tradicionales y optando por servicios de fax sin papel basados ​​en la nube. El envío de faxes en línea no requiere equipos ni hardware en el sitio, es fácil de usar como correo electrónico, mejora la seguridad y el cumplimiento normativo de los faxes de su empresa y puede ahorrarle mucho dinero en comparación con su infraestructura de fax actual.

Si está pensando en pasar del fax tradicional al fax en línea que se integra perfectamente con las necesidades de su negocio, no está solo. Más del 80% de las empresas en varios segmentos del mercado todavía usan el fax de una forma u otra. En esta guía, proporcionamos algunas ideas para ayudar a su pequeña empresa a hacer la transición al fax en línea sin problemas.

¿Por qué hacer el cambio?

El envío de faxes es una herramienta en la que confían las pequeñas empresas en sectores como finanzas, bienes raíces, seguros, derecho, atención médica y agencias para transmitir documentos confidenciales, documentos legalmente vinculantes y otros documentos mientras cumplen con los procesos establecidos y una amplia gama de razones diferentes. Sin embargo, a medida que más personas se pasan a tecnologías convenientes con resultados instantáneos, pararse frente a una máquina de fax física parece cada vez menos atractivo para quienes envían faxes.

Entonces, si todavía se pregunta si cambiar o no, debe saber que el envío de faxes en línea existe desde hace algún tiempo. Y es más fácil que nunca encontrar proveedores de servicios confiables que proporcionen aplicaciones sólidas de fax en la nube que puedan satisfacer todas sus necesidades. Cambiar a fax en línea tiene varios beneficios, como se destaca a continuación.

 Recomendado para usted: Las 10 máquinas de fax más vendidas para su oficina/negocio.

¿Qué necesitas para la transición y cómo hacerlo?

“Para realizar la transición al envío de faxes en línea, necesitará una conexión a Internet, una cuenta de correo electrónico y una suscripción al servicio de fax en línea. Con esta configuración, ahora puede enviar y recibir fácilmente faxes entrantes de sus clientes. Ya no necesita poseer o mantener esa máquina de fax física en su oficina, servidores de fax, un módem de fax especial u obtener software adicional”. – como lo menciona eFax en una de sus publicaciones de blog recientes.

Con respecto al número de su servicio de fax, puede mantener su número actual y transferirlo al servicio de fax en línea una vez que se haya registrado. Asegúrese de preguntarle al proveedor de servicios si ofrece el servicio de portabilidad. También necesitará un escáner de documentos de buena calidad para que pueda enviar archivos por fax fácilmente en línea en un abrir y cerrar de ojos.

Al elegir un servicio de fax en línea confiable, hay algunas cosas que deberá tener en cuenta:

Planificación para la transición

La tecnología de ahorro de papel, como el envío de faxes en línea, es una gran inversión cuando se ejecuta correctamente. Por eso es vital que las pequeñas empresas diseñen un plan con metas programadas y un objetivo claro. Esto les ayudará a asegurar una transición constante de las máquinas o servidores de fax a los servicios de fax basados ​​en la nube. La planificación adecuada por adelantado garantiza una transición sin problemas en poco tiempo.

Es crucial llevar a cabo un programa de capacitación simple en el que su personal pueda aprender los fundamentos del envío de faxes en línea y cómo usarlo correctamente con las herramientas y equipos de apoyo esenciales, como computadoras, Internet e impresoras. Esto es fundamental para que todos en su pequeña empresa puedan entender por qué su negocio está en transición.

Prioriza tus objetivos

Tan pronto como haya sentado las bases para la transición, especifique qué objetivos deben ser la máxima prioridad para todos sus trabajadores. Organizar tus objetivos por importancia te ayudará a alcanzarlos con facilidad. Esto también hará que la transición del fax tradicional al fax en línea sea más ágil y fácil de adaptar para su pequeña empresa.

Considere que la mayoría de las personas en su negocio no están acostumbradas a usar servicios de fax basados ​​en la nube. Por lo tanto, priorice esta tarea primero. Permita que su personal comprenda todos los conceptos básicos necesarios en las etapas iniciales de la transición. Esto se puede hacer a través de sesiones de capacitación o creando una guía completa con información útil, como enviar y recibir faxes.

 Te puede interesar: Herramientas comerciales por las que quizás estés pagando de más.

Seguimiento de sus objetivos en el proceso de transición

Una vez que haya establecido sus prioridades, el siguiente paso es crear un plan diario, semanal y mensual para ver si su personal o equipo está desarrollando una comprensión de la nueva tecnología. Al realizar un seguimiento del progreso realizado en el uso del fax en la nube y la productividad en todas sus operaciones, puede identificar los problemas cuando surjan y saber cuál es la mejor manera de manejarlos.

Adaptarse a los nuevos cambios en un entorno empresarial puede ser un desafío para las empresas. Sin embargo, la transición al envío de faxes en línea no debería ser un gran desafío. Esto se debe a que la tecnología es bastante sencilla de usar. Siempre que realice un seguimiento del progreso e informe sobre los cambios, su pequeña empresa está en el camino correcto para disfrutar de todos los beneficios de los servicios de fax en la nube.

Organice el espacio de su pequeña empresa

A medida que su pequeña empresa da la bienvenida a la tecnología digital sin papel, debe tomar medidas medidas para asegurarse de que el proceso de transición no interrumpa la cultura de su lugar de trabajo. Por ejemplo, querrá asegurarse de que la organización de la oficina sea eficiente. Anime a los empleados a deshacerse de los archivadores abarrotados y asegure la coordinación adecuada del almacenamiento basado en la nube de todos los archivos.

Como parte de la transición a soluciones sin papel como el envío de faxes en línea, considere elegir un programa de fax basado en la nube que ofrezca un sistema de archivo y almacenamiento de documentos con cifrado de datos confiable para mantener sus documentos antiguos seguros y bien organizados. Un servicio de fax en la nube puede almacenar una amplia gama de archivos enviados y recibidos a los que puede acceder desde múltiples dispositivos.

Opciones de fax en línea para su pequeña empresa

Como propietario de una pequeña empresa, sabe que las operaciones diarias pueden ocupar la mayor parte de su tiempo de trabajo. A veces, encontrar el tiempo para sentarse frente a su computadora para leer correos electrónicos puede ser un desafío. Eso significa que incluso enviar y recibir faxes por correo electrónico a veces no es posible. Afortunadamente, la mayoría de los servicios de fax en línea ofrecen otras opciones para enviar y recibir faxes.

Las aplicaciones móviles, junto con las poderosas herramientas de fax en línea, hacen que enviar y recibir faxes sea lo más conveniente posible. Puede usar una cuenta en línea proporcionada por el proveedor de servicios, una aplicación móvil, una aplicación de mensajería de fax en línea o su correo electrónico en cualquier dispositivo en unos pocos y sencillos pasos. Lo más importante es comprender qué opciones ofrece su servicio de fax en la nube.

¿Por qué es importante asociarse con el servicio de fax en línea adecuado?

Asociarse con el servicio de fax en la nube adecuado subcontrata efectivamente todas sus funciones de fax. Elimina la necesidad de capital inicial, soporte continuo de hardware y mantenimiento. Si observa sus funciones de fax actuales, debería estar en posición de determinar si su pequeña empresa se está beneficiando en términos de capacidad, costo y escalabilidad.

El servicio de fax en línea adecuado debe sobresalir en estas tres áreas. Deben poder ofrecer una solución confiable y escalable que se adapte a las necesidades de su pequeña empresa. Además, un programa de capacitación en profundidad es fundamental para que usted y su personal puedan aprender a utilizar el servicio. Esto asegura una transición suave. El soporte continuo también es vital, para que no se quede atascado cuando necesite ayuda.

Trabajar con un proveedor de fax en línea de confianza le brinda tranquilidad. Puede estar seguro de que tienen el producto adecuado y el conocimiento de soporte para manejar la transición de manera efectiva. Esto permitirá que su pequeña empresa continúe brindando un alto nivel de servicio a sus clientes.

 También te puede interesar: ¿ Cómo administrar cuentas de redes sociales para pequeñas empresas?

Conclusión

Como propietario de un negocio comprometido con un excelente servicio al cliente y relaciones con los clientes. Es crucial asegurarse de que el envío de faxes de misión crítica no se interrumpa. Especialmente, si está en operaciones comerciales que se ocupan de compartir muchos documentos. Cambiar del fax tradicional al fax en línea es una de las mejores decisiones estratégicas que puede tomar cuando se trata de dejar de usar papel.

Por supuesto, antes de elegir un servicio de fax en línea, querrá comparar diferentes proveedores. Verifique las funciones que ofrecen y lea las reseñas de los clientes. Un servicio de fax en línea confiable debe ser fácil de usar todos los días, tanto para fines personales como profesionales. También debe ser rápido, ofrecer la seguridad mejorada que necesita para sus faxes, ser conveniente y rentable.