Переход на онлайн-факс для малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, вы, безусловно, внедрили новые технологии и цифровые решения в свою повседневную деятельность — приложения и системы, которые привели к экономии, драгоценному времени и помогли вам улучшить свой бизнес. Но если вы похожи на большинство компаний, есть одна важная операция, в которой вы все еще отстаете от внедрения новейших технологий – отправка факсов через Интернет.

Вопреки тому, что вы думаете, все больше и больше компаний отказываются от своих традиционных факсимильных аппаратов и выбирают облачные безбумажные факсимильные услуги. Онлайн-факс не требует наличия оборудования или оборудования на месте, его легко использовать в качестве электронной почты, он повышает безопасность и соответствие нормативным требованиям для ваших деловых факсов и может сэкономить вам много денег по сравнению с вашей текущей инфраструктурой факса.

Если вы думаете о переходе с традиционного факса на онлайн-факс, который идеально интегрируется с потребностями вашего бизнеса, вы не одиноки. Более 80% предприятий в различных сегментах рынка по-прежнему так или иначе используют факс. В этом руководстве мы представляем некоторые идеи, которые помогут вашему малому бизнесу плавно перейти на онлайн-факс.

Зачем переключаться?

Факс — это инструмент, на который малые предприятия в таких секторах, как финансы, недвижимость, страхование, юриспруденция, здравоохранение и агентства, полагаются для передачи конфиденциальных документов, юридически обязательных документов и других документов, в соответствии с установленными процессами и по целому ряду различных причин. Однако по мере того, как все больше людей переходят на удобные технологии с мгновенными результатами, стояние над физическим факсимильным аппаратом кажется все менее и менее привлекательным для тех, кто по факсу.

Итак, если вы все еще думаете, стоит ли переключаться или нет, вы должны знать, что онлайн-факс существует уже некоторое время. И теперь проще, чем когда-либо, найти надежных поставщиков услуг, которые предоставляют надежные приложения для облачных факсов, которые могут удовлетворить все ваши потребности. Переход на онлайн-факс имеет несколько преимуществ, как показано ниже.

 Рекомендуется для вас: 10 самых продаваемых факсимильных аппаратов для вашего офиса/бизнеса.

Что нужно для перехода и как это сделать?

«Чтобы перейти на онлайн-факс, вам потребуется подключение к Интернету, учетная запись электронной почты и подписка на онлайн-факс. С помощью этой настройки вы теперь можете легко отправлять и получать входящие факсы от ваших клиентов или клиентов. Вам больше не нужно владеть или обслуживать этот физический факсимильный аппарат в вашем офисе, факс-серверы, специальный факс-модем или приобретать дополнительное программное обеспечение». – как упомянул eFax в одном из своих недавних сообщений в блоге.

Что касается номера для службы факсов, вы можете сохранить свой существующий номер и перенести его в онлайн-службу факсов после регистрации. Обязательно узнайте у поставщика услуг, предлагают ли они услугу переноса. Вам также понадобится сканер документов хорошего качества, чтобы вы могли без труда отправлять файлы по факсу онлайн.

При выборе надежного онлайн-факс-сервиса вам необходимо помнить о нескольких вещах:

Планирование перехода

Технологии экономии бумаги, такие как отправка факсов через Интернет, при правильном использовании являются отличным вложением. Вот почему для малого бизнеса жизненно важно разработать план с намеченными целями и четкой целью. Это поможет им обеспечить постоянный переход от факсимильных аппаратов или серверов к облачным факсимильным службам. Правильное планирование заранее обеспечивает плавный переход в короткие сроки.

Крайне важно провести простую программу обучения, в рамках которой ваши сотрудники смогут узнать об основах работы с факсами через Интернет и о том, как правильно их использовать с необходимыми вспомогательными инструментами и оборудованием, такими как ПК, Интернет и принтеры. Это очень важно, чтобы все в вашем малом бизнесе могли понять, почему ваш бизнес переходит.

Определите приоритеты ваших целей

Как только вы заложили основу для перехода, укажите, какие цели должны быть главными приоритетами для всех ваших работников. Организация ваших целей по важности поможет вам легко их достичь. Это также сделает переход от традиционного факса к онлайн-факсу более рациональным и легким для вашего малого бизнеса.

Учтите, что большинство людей в вашем бизнесе не привыкли пользоваться облачными службами факсимильной связи. Итак, сначала расставьте приоритеты в этой задаче. Позвольте вашим сотрудникам понять все основы, необходимые на начальных этапах перехода. Это можно сделать с помощью учебных занятий или создать подробное руководство с полезной информацией, например, об отправке и получении факсов.

 Вам могут понравиться: Бизнес-инструменты, за которые вы можете переплачивать.

Отслеживайте свои цели в процессе перехода

После того, как вы расставили приоритеты, следующим шагом будет создание ежедневного, еженедельного и ежемесячного плана, чтобы увидеть, развивают ли ваши сотрудники или команда понимание новой технологии. Отслеживая прогресс, достигнутый в использовании облачных факсов и производительности в ваших операциях, вы можете выявлять проблемы, когда они возникают, и знать, как лучше всего с ними справляться.

Адаптация к новым изменениям в бизнес-среде может быть сложной задачей для бизнеса. Но переход на онлайн-факс не должен быть большой проблемой. Это потому, что технология довольно проста в использовании. Пока вы отслеживаете прогресс и сообщаете об изменениях, ваш малый бизнес находится на правильном пути, чтобы воспользоваться всеми преимуществами облачных факсимильных служб.

Организуйте пространство для малого бизнеса

Поскольку ваш малый бизнес приветствует цифровую безбумажную технологию, вы должны принять взвешенные меры, чтобы гарантировать, что процесс перехода не нарушит культуру вашего рабочего места. Например, вам нужно убедиться, что организация офиса эффективна. Поощряйте сотрудников избавляться от переполненных картотек и обеспечивать надлежащую координацию облачного хранения всех файлов.

В рамках перехода к безбумажным решениям, таким как отправка факсов через Интернет, рассмотрите возможность выбора облачной программы факса, которая предлагает систему архивирования и хранения документов с надежным шифрованием данных, чтобы ваши старые документы были в безопасности и хорошо организованы. Облачная служба факсов может хранить широкий спектр как отправленных, так и полученных файлов, к которым вы можете получить доступ с нескольких устройств.

Варианты онлайн-факсинга для вашего малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, вы знаете, что повседневные операции могут занимать большую часть вашего рабочего времени. Иногда найти время, чтобы посидеть перед компьютером и прочитать электронную почту, может быть проблемой. Это означает, что даже отправка и получение факсов по электронной почте иногда невозможны. К счастью, большинство онлайн-служб факсов предоставляют другие возможности для отправки и получения факсов.

Мобильные приложения вместе с мощными онлайн-инструментами факсимильной связи делают отправку и получение факсов максимально удобными. Вы можете использовать онлайн-аккаунт, предоставленный поставщиком услуг, мобильное приложение, онлайн-приложение для отправки факсов или свою электронную почту на любом устройстве, выполнив несколько простых шагов. Самое главное — это понять, какие возможности предлагает ваш облачный факс-сервис.

Почему партнерство с правильной онлайн-службой факсимильной связи имеет значение?

Партнерство с подходящей облачной службой факсов эффективно передает все ваши факсимильные функции на аутсорсинг. Это устраняет необходимость в авансовом капитале, постоянной поддержке оборудования и обслуживании. Если вы посмотрите на свои текущие функции факса, вы сможете определить, выигрывает ли ваш малый бизнес с точки зрения возможностей, стоимости и масштабируемости.

Правильный онлайн-факс должен преуспеть в этих трех областях. Они должны быть в состоянии предоставить надежное и масштабируемое решение, которое соответствует потребностям вашего малого бизнеса. Кроме того, программа углубленного обучения имеет решающее значение, чтобы вы и ваши сотрудники могли научиться пользоваться сервисом. Это обеспечивает плавный переход. Постоянная поддержка также имеет жизненно важное значение, поэтому вы не застрянете, когда вам понадобится помощь.

Сотрудничество с авторитетным онлайн-провайдером факсимильной связи дает вам душевное спокойствие. Вы можете быть уверены, что у них есть нужный продукт и знания о поддержке, чтобы эффективно справиться с переходом. Это позволит вашему малому бизнесу продолжать предоставлять клиентам высокий уровень обслуживания.

 Вам также может понравиться: Как управлять учетными записями в социальных сетях для малого бизнеса?

Заключение

Как владелец бизнеса стремится к превосходному обслуживанию клиентов и отношениям с клиентами. Крайне важно обеспечить бесперебойную работу критически важных факсов. Особенно, если вы занимаетесь бизнес-операциями, связанными с большим объемом обмена документами. Переход от традиционной факсимильной связи к онлайн-факсу — одно из лучших стратегических решений, которое вы можете принять, когда речь идет об отказе от бумаги.

Конечно, прежде чем выбрать онлайн-факс, вам нужно сравнить разных провайдеров. Проверьте функции, которые они предлагают, и прочитайте отзывы клиентов. Надежный онлайн-факс-сервис должен быть прост в использовании каждый день как в личных, так и в профессиональных целях. Он также должен быть быстрым, обеспечивать повышенную безопасность, необходимую для ваших факсов, быть удобным и экономичным.