소기업을 위한 온라인 팩스로의 전환

소기업 소유주로서 귀하는 확실히 새로운 기술과 디지털 솔루션을 일상적인 운영에 통합했습니다. 응용 프로그램과 시스템은 시간을 절약하고 귀중한 시간을 절약하며 비즈니스를 개선하는 데 도움이 되었습니다. 그러나 대부분의 기업과 마찬가지로 최신 기술을 채택하는 데 여전히 뒤쳐지는 필수 작업이 하나 있습니다. 바로 온라인 팩스입니다.

당신이 생각하는 것과는 달리 점점 더 많은 기업들이 전통적인 팩스기를 폐기하고 클라우드 기반의 종이 없는 팩스 서비스를 선택하고 있습니다. 온라인 팩스는 현장 장비나 하드웨어가 필요하지 않고 이메일로 사용하기 쉬우며 비즈니스 팩스의 보안 및 규정 준수를 강화하고 현재 팩스 인프라에 비해 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

기존 팩스에서 비즈니스 요구 사항과 완벽하게 통합되는 온라인 팩스로의 전환을 고려하고 있다면 혼자가 아닙니다. 다양한 시장 분야에 걸쳐 80% 이상의 기업이 여전히 팩스를 어떤 식으로든 사용하고 있습니다. 이 가이드에서는 소기업이 온라인 팩스로 원활하게 전환하는 데 도움이 되는 몇 가지 통찰력을 제공합니다.

왜 전환해야 합니까?

팩스는 금융, 부동산, 보험, 법률, 의료 및 대행사와 같은 분야의 소기업이 기밀 문서, 법적 구속력이 있는 서류 및 기타 문서를 전송하는 데 의존하는 동시에 확립된 프로세스와 다양한 이유를 준수하는 도구입니다. 그러나 더 많은 사람들이 즉각적인 결과를 제공하는 편리한 기술로 이동함에 따라 실제 팩스 기계 위에 서 있는 것이 팩스를 사용하는 사람들에게 점점 덜 매력적으로 보입니다.

따라서 전환할지 여부가 여전히 궁금하다면 온라인 팩스가 얼마 동안 사용되었다는 사실을 알아야 합니다. 또한 모든 요구 사항을 충족할 수 있는 강력한 클라우드 팩스 응용 프로그램을 제공하는 신뢰할 수 있는 서비스 공급자를 찾는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 온라인 팩스로 전환하면 아래 강조된 바와 같이 몇 가지 이점이 있습니다.

 추천: 사무실/비즈니스용 베스트 셀러 팩스기 10대.

전환하려면 무엇이 필요하고 어떻게 해야 합니까?

“온라인 팩스로 전환하려면 인터넷 연결, 이메일 계정 및 온라인 팩스 서비스 가입이 필요합니다. 이 설정을 사용하면 이제 고객 또는 클라이언트로부터 들어오는 팩스를 쉽게 보내고 받을 수 있습니다. 더 이상 사무실의 물리적 팩스, 팩스 서버, 특수 팩스 모뎀을 소유하거나 유지 관리하거나 추가 소프트웨어를 얻을 필요가 없습니다.” – 최근 블로그 게시물 중 하나에서 eFax가 언급한 대로.

팩스 서비스 번호는 기존 번호를 유지하고 가입 후 온라인 팩스 서비스로 포팅할 수 있습니다. 포팅 서비스를 제공하는지 서비스 제공업체에 문의하십시오. 또한 온라인에서 쉽게 파일을 팩스로 보낼 수 있도록 양질의 문서 스캐너가 필요합니다.

신뢰할 수 있는 온라인 팩스 서비스를 선택할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

전환 계획

온라인 팩스와 같은 종이 절약 기술은 제대로 실행될 때 큰 투자입니다. 그렇기 때문에 소기업이 예정된 목표와 명확한 목적을 가진 계획을 고안하는 것이 중요합니다. 이를 통해 팩스기 또는 서버에서 클라우드 기반 팩스 서비스로 안정적으로 전환할 수 있습니다. 사전에 적절한 계획을 세우면 단기간에 원활한 전환이 보장됩니다.

직원이 온라인 팩스의 기초와 PC, 인터넷, 프린터와 같은 필수 지원 도구 및 장비를 사용하여 올바르게 사용하는 방법에 대해 배울 수 있는 간단한 교육 프로그램을 실시하는 것이 중요합니다. 이는 중소기업의 모든 사람이 비즈니스가 전환되는 이유를 이해할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.

목표의 우선순위를 정하세요

전환을 위한 토대를 마련하자마자 모든 작업자에게 어떤 목표가 최우선 순위가 되어야 하는지 지정하십시오. 중요도별로 목표를 구성하면 목표를 쉽게 달성하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 기존 팩스에서 온라인 팩스로의 전환이 보다 간소화되고 소기업이 더 쉽게 적응할 수 있습니다.

비즈니스의 대부분의 사람들이 클라우드 기반 팩스 서비스 사용에 익숙하지 않다는 점을 고려하십시오. 따라서 이 작업의 우선순위를 먼저 정하십시오. 직원이 전환의 초기 단계에서 필요한 모든 기본 사항을 이해할 수 있도록 합니다. 이는 교육 세션을 통해 수행하거나 팩스 송수신과 같은 유용한 정보가 포함된 포괄적인 가이드북을 만들 수 있습니다.

 당신은 좋아할지도 모릅니다: 초과 지불할 수 있는 비즈니스 도구.

전환 프로세스에서 목표 추적

우선 순위를 설정한 후 다음 단계는 일일, 주간 및 월간 계획을 만들어 직원 또는 팀이 신기술에 대한 이해를 발전시키고 있는지 확인하는 것입니다. 작업 전반에 걸쳐 클라우드 팩스 및 생산성 사용의 진행 상황을 추적하면 문제가 발생할 때 식별하고 가장 잘 처리하는 방법을 알 수 있습니다.

비즈니스 환경의 새로운 변화에 적응하는 것은 비즈니스에 어려울 수 있습니다. 그러나 온라인 팩스로 전환하는 것은 그리 어려운 일이 아닙니다. 기술이 사용하기 매우 간단하기 때문입니다. 진행 상황을 추적하고 변경 사항을 보고하는 한 중소기업은 클라우드 팩스 서비스의 모든 이점을 누릴 수 있는 올바른 길을 가고 있는 것입니다.

소기업 공간 구성

귀하의 소기업은 종이 없는 디지털 기술을 환영하므로 전환 프로세스가 직장 문화를 방해하지 않도록 신중한 조치를 취해야 합니다. 예를 들어 사무실 조직이 효율적인지 확인하고 싶을 것입니다. 직원들이 꽉 찬 파일 캐비닛을 없애고 모든 파일의 클라우드 기반 스토리지를 적절하게 조정하도록 권장합니다.

온라인 팩스와 같은 종이 없는 솔루션으로 전환하는 과정의 일환으로 오래된 문서를 안전하고 체계적으로 유지하기 위해 신뢰할 수 있는 데이터 암호화가 포함된 문서 보관 및 저장 시스템을 제공하는 클라우드 기반 팩스 프로그램을 선택하는 것이 좋습니다. 클라우드 팩스 서비스는 여러 장치에서 액세스할 수 있는 광범위한 송수신 파일을 저장할 수 있습니다.

소기업을 위한 온라인 팩스 옵션

소기업 소유주로서 귀하는 일상 업무가 근무 시간의 대부분을 차지할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 때로는 컴퓨터 앞에 앉아 이메일을 읽을 시간을 찾는 것이 어려울 수 있습니다. 즉, 이메일을 통해 팩스를 보내고 받는 것조차 때때로 불가능할 수 있습니다. 다행스럽게도 대부분의 온라인 팩스 서비스는 팩스를 보내고 받을 수 있는 다른 옵션을 제공합니다.

강력한 온라인 팩스 도구와 함께 모바일 앱을 사용하면 팩스를 최대한 편리하게 보내고 받을 수 있습니다. 서비스 제공업체에서 제공하는 온라인 계정, 모바일 앱, 온라인 팩스 메신저 앱 또는 이메일을 모든 장치에서 몇 가지 간단한 단계를 거쳐 사용할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 클라우드 팩스 서비스가 제공하는 옵션을 이해하는 것입니다.

올바른 온라인 팩스 서비스와의 제휴가 중요한 이유는 무엇입니까?

올바른 클라우드 팩스 서비스와 협력하면 모든 팩스 기능을 효과적으로 아웃소싱할 수 있습니다. 선행 자본, 지속적인 하드웨어 지원 및 유지 관리가 필요하지 않습니다. 현재 팩스 기능을 살펴보면 소기업이 기능, 비용 및 확장성 측면에서 혜택을 받고 있는지 판단할 수 있는 위치에 있어야 합니다.

올바른 온라인 팩스 서비스는 이 세 가지 영역에서 탁월해야 합니다. 중소기업의 요구에 맞는 안정적이고 확장 가능한 솔루션을 제공할 수 있어야 합니다. 또한 귀하와 귀하의 직원이 서비스 사용 방법을 배울 수 있도록 심층 교육 프로그램이 중요합니다. 이렇게 하면 원활한 전환이 보장됩니다. 지속적인 지원도 중요하므로 도움이 필요할 때 막히지 않습니다.

평판이 좋은 온라인 팩스 제공업체와 협력하면 마음의 평화를 얻을 수 있습니다. 전환을 효과적으로 처리할 수 있는 올바른 제품 및 지원 지식을 보유하고 있는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 소기업은 계속해서 고객에게 높은 수준의 서비스를 제공할 수 있습니다.

 당신은 또한 좋아할 수 있습니다: 소기업을 위한 소셜 미디어 계정을 관리하는 방법?

결론

훌륭한 고객 서비스와 고객 관계를 약속하는 사업주로서. 미션 크리티컬 팩스 전송이 중단되지 않도록 하는 것이 중요합니다. 특히 많은 문서 공유를 처리하는 비즈니스 운영에 종사하는 경우. 전통적인 팩스에서 온라인 팩스로 전환하는 것은 페이퍼리스로 전환할 때 내릴 수 있는 최고의 전략적 결정 중 하나입니다.

물론 온라인 팩스 서비스를 선택하기 전에 여러 제공업체를 비교하고 싶을 것입니다. 그들이 제공하는 기능을 확인하고 고객 리뷰를 읽으십시오. 신뢰할 수 있는 온라인 팩스 서비스는 개인용 및 업무용으로 매일 사용하기 쉬워야 합니다. 또한 빠르고, 팩스에 필요한 향상된 보안을 제공하고, 편리하고, 비용 효율적이어야 합니다.