การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณได้รวมเอาเทคโนโลยีใหม่และโซลูชันดิจิทัลเข้ากับการดำเนินงานประจำวันของคุณอย่างแน่นอน – แอปพลิเคชันและระบบที่ส่งผลให้ประหยัด เวลาอันมีค่า และช่วยคุณปรับปรุงธุรกิจของคุณ แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนธุรกิจส่วนใหญ่ มีการดำเนินการที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คุณยังล้าหลังในการใช้เทคโนโลยีล่าสุด นั่นก็คือการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์

ตรงกันข้ามกับที่คุณคิด ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ กำลังเลิกใช้เครื่องแฟกซ์แบบเดิมและเลือกใช้บริการแฟกซ์ไร้กระดาษบนคลาวด์ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์ในสถานที่ ใช้งานง่ายเหมือนอีเมล เพิ่มความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของแฟกซ์ธุรกิจของคุณ และช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มากจากโครงสร้างพื้นฐานแฟกซ์ปัจจุบันของคุณ

หากคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนจากการรับส่งแฟกซ์แบบเดิมไปสู่การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ที่ผสานรวมเข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว กว่า 80% ของธุรกิจในกลุ่มตลาดต่างๆ ยังคงใช้แฟกซ์ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ในคู่มือนี้ เราให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ได้อย่างราบรื่น

ทำไมต้องเปลี่ยน?

การแฟกซ์เป็นเครื่องมือที่ธุรกิจขนาดเล็กในภาคส่วนต่าง ๆ เช่น การเงิน อสังหาริมทรัพย์ ประกันภัย กฎหมาย การดูแลสุขภาพ และหน่วยงานต่าง ๆ พึ่งพาในการส่งเอกสารลับ เอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย และเอกสารอื่น ๆ ในขณะที่ปฏิบัติตามกระบวนการที่กำหนดไว้และเหตุผลต่าง ๆ มากมาย อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากขึ้นเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีที่สะดวกและให้ผลลัพธ์ทันที การยืนเหนือเครื่องแฟกซ์จริงดูเหมือนจะดึงดูดใจผู้ที่ส่งแฟกซ์น้อยลงเรื่อยๆ

ดังนั้น หากคุณยังคงสงสัยว่าควรเปลี่ยนหรือไม่ คุณควรทราบว่าขณะนี้มีการส่งแฟกซ์ออนไลน์มาระยะหนึ่งแล้ว และง่ายกว่าที่เคยในการค้นหาผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ซึ่งมีแอปพลิเคชันคลาวด์-แฟกซ์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถตอบสนองทุกความต้องการของคุณได้ การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์มีประโยชน์หลายอย่างดังที่ไฮไลต์ด้านล่าง

 แนะนำสำหรับคุณ: เครื่องแฟกซ์ที่ขายดีที่สุด 10 อันดับแรกสำหรับสำนักงาน/ธุรกิจของคุณ

คุณต้องการเปลี่ยนอะไรและทำอย่างไร

“หากต้องการเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต บัญชีอีเมล และสมัครบริการแฟกซ์ออนไลน์ ด้วยการตั้งค่านี้ ตอนนี้คุณสามารถส่งและรับแฟกซ์ขาเข้าจากลูกค้าของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าของหรือบำรุงรักษาเครื่องแฟกซ์จริงในสำนักงานของคุณ เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ โมเด็มแฟกซ์พิเศษ หรือรับซอฟต์แวร์เพิ่มเติมอีกต่อไป” – ตามที่ eFax กล่าวถึงในหนึ่งในบล็อกโพสต์ล่าสุดของพวกเขา

เกี่ยวกับหมายเลขสำหรับบริการแฟกซ์ของคุณ คุณสามารถเก็บหมายเลขที่มีอยู่และย้ายไปยังบริการแฟกซ์ออนไลน์ได้เมื่อคุณสมัครใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สอบถามผู้ให้บริการว่ามีบริการพอร์ตหรือไม่ คุณยังต้องการเครื่องสแกนเอกสารคุณภาพดี เพื่อให้คุณสามารถแฟกซ์ไฟล์ทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อเลือกบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เชื่อถือได้ มีบางสิ่งที่คุณต้องจำไว้:

การวางแผนสำหรับการเปลี่ยนผ่าน

เทคโนโลยีประหยัดกระดาษ เช่น การส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นการลงทุนที่ดีเมื่อดำเนินการอย่างเหมาะสม นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจขนาดเล็กจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผนโดยมีเป้าหมายที่กำหนดไว้และมีเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนจากเครื่องแฟกซ์หรือเซิร์ฟเวอร์ไปใช้บริการแฟกซ์บนคลาวด์ได้อย่างปลอดภัย การวางแผนล่วงหน้าอย่างเหมาะสมช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นในเวลาอันสั้น

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดโปรแกรมการฝึกอบรมง่ายๆ ซึ่งพนักงานของคุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของการส่งแฟกซ์ออนไลน์และวิธีใช้งานอย่างถูกต้องด้วยเครื่องมือและอุปกรณ์สนับสนุนที่จำเป็น เช่น พีซี อินเทอร์เน็ต และเครื่องพิมพ์ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนในธุรกิจขนาดเล็กของคุณเข้าใจว่าเหตุใดธุรกิจของคุณจึงมีการเปลี่ยนแปลง

จัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายของคุณ

ทันทีที่คุณได้วางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ระบุว่าเป้าหมายใดควรมีความสำคัญสูงสุดสำหรับผู้ปฏิบัติงานของคุณทุกคน การจัดระเบียบเป้าหมายตามความสำคัญจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย การดำเนินการนี้จะทำให้การเปลี่ยนจากแฟกซ์แบบเดิมเป็นแฟกซ์ออนไลน์มีความคล่องตัวมากขึ้นและง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณในการปรับตัว

พิจารณาว่าคนส่วนใหญ่ในธุรกิจของคุณไม่คุ้นเคยกับการใช้บริการแฟกซ์บนคลาวด์ ดังนั้น จัดลำดับความสำคัญของงานนี้ก่อน ให้พนักงานของคุณเข้าใจพื้นฐานทั้งหมดที่จำเป็นในระยะเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งสามารถทำได้ผ่านเซสชันการฝึกอบรมหรือสร้างคู่มือที่ครอบคลุมพร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เช่น การส่งและรับแฟกซ์

 คุณอาจชอบ: เครื่องมือทางธุรกิจที่คุณอาจต้องจ่ายมากเกินไป

ติดตามเป้าหมายของคุณในกระบวนการเปลี่ยนผ่าน

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เพื่อดูว่าพนักงานหรือทีมของคุณกำลังพัฒนาความเข้าใจในเทคโนโลยีใหม่หรือไม่ ด้วยการติดตามความคืบหน้าของการใช้การรับส่งแฟกซ์บนคลาวด์และประสิทธิภาพการทำงานในการดำเนินงานของคุณ คุณสามารถระบุปัญหาเมื่อเกิดปัญหาขึ้นและรู้ว่าจะจัดการอย่างไรให้ดีที่สุด

การปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับธุรกิจต่างๆ แต่การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ก็ไม่ใช่เรื่องท้าทาย นั่นเป็นเพราะเทคโนโลยีนี้ใช้งานได้ง่ายมาก ตราบใดที่คุณติดตามความคืบหน้าและรายงานการเปลี่ยนแปลง ธุรกิจขนาดเล็กของคุณก็มาถูกทางแล้วที่จะได้รับประโยชน์เต็มที่จากบริการคลาวด์แฟกซ์

จัดระเบียบพื้นที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

เนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กของคุณยินดีต้อนรับเทคโนโลยีดิจิทัลไร้กระดาษ คุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเปลี่ยนผ่านจะไม่รบกวนวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องแน่ใจว่าองค์กรในสำนักงานมีประสิทธิภาพ กระตุ้นให้พนักงานกำจัดตู้เก็บเอกสารที่หนาทึบและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการประสานงานที่เหมาะสมของการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดบนระบบคลาวด์

ส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนไปใช้โซลูชันไร้กระดาษ เช่น การส่งแฟกซ์ออนไลน์ ให้พิจารณาเลือกโปรแกรมแฟกซ์บนคลาวด์ที่นำเสนอระบบการเก็บถาวรเอกสารและการจัดเก็บพร้อมการเข้ารหัสข้อมูลที่เชื่อถือได้เพื่อให้เอกสารเก่าของคุณปลอดภัยและเป็นระเบียบ บริการแฟกซ์ระบบคลาวด์สามารถจัดเก็บไฟล์ทั้งที่ส่งและรับได้หลากหลาย ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง

ตัวเลือกการแฟกซ์ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณทราบดีว่าการดำเนินงานในแต่ละวันอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานของคุณ บางครั้ง การหาเวลานั่งหน้าคอมพิวเตอร์เพื่ออ่านอีเมลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ซึ่งหมายความว่าแม้แต่การส่งและรับแฟกซ์ทางอีเมลก็ทำไม่ได้ในบางครั้ง โชคดีที่บริการแฟกซ์ออนไลน์ส่วนใหญ่มีตัวเลือกอื่นในการส่งและรับแฟกซ์

แอพมือถือพร้อมกับเครื่องมือแฟกซ์ออนไลน์ที่ทรงพลังช่วยให้การส่งและรับแฟกซ์สะดวกที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณสามารถใช้บัญชีออนไลน์ที่ผู้ให้บริการจัดเตรียมให้ แอพมือถือ แอพแฟกซ์แมสเซ็นเจอร์ออนไลน์ หรืออีเมลของคุณบนอุปกรณ์ใดก็ได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจว่าบริการคลาวด์แฟกซ์ของคุณมีตัวเลือกใดบ้าง

เหตุใดการเป็นพันธมิตรกับบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญ

การเป็นพันธมิตรกับบริการคลาวด์แฟกซ์ที่เหมาะสมจะทำให้ฟังก์ชั่นแฟกซ์ทั้งหมดของคุณมีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องมีเงินทุนล่วงหน้า การสนับสนุนฮาร์ดแวร์อย่างต่อเนื่อง และการบำรุงรักษา หากคุณดูที่ฟังก์ชันแฟกซ์ปัจจุบันของคุณ คุณควรอยู่ในสถานะที่จะตัดสินได้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้รับประโยชน์ในแง่ของความสามารถ ต้นทุน และความสามารถในการปรับขนาดหรือไม่

บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เหมาะสมควรเป็นเลิศในสามด้านนี้ พวกเขาควรจะสามารถนำเสนอโซลูชันที่เชื่อถือได้และปรับขนาดได้ซึ่งเหมาะกับความต้องการของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ นอกจากนี้ โปรแกรมการฝึกอบรมเชิงลึกมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้คุณและพนักงานของคุณสามารถเรียนรู้วิธีการใช้บริการ สิ่งนี้ทำให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่น การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องก็มีความสำคัญเช่นกัน คุณจึงไม่ติดขัดเมื่อต้องการความช่วยเหลือ

การทำงานกับผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่มีชื่อเสียงช่วยให้คุณสบายใจได้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขามีผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมและสนับสนุนความรู้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้จะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถให้บริการในระดับสูงแก่ลูกค้าของคุณต่อไปได้

 คุณอาจชอบ: วิธีจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

บทสรุป

ในฐานะเจ้าของธุรกิจที่มุ่งมั่นในการบริการลูกค้าและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่เป็นเลิศ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าการรับส่งแฟกซ์ตามภารกิจสำคัญจะไม่ถูกขัดจังหวะ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันเอกสารจำนวนมาก การเปลี่ยนจากการรับส่งแฟกซ์แบบเดิมเป็นการส่งแฟกซ์แบบออนไลน์เป็นหนึ่งในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อต้องใช้งานแบบไร้กระดาษ

แน่นอน ก่อนที่คุณจะเลือกบริการแฟกซ์ออนไลน์ คุณจะต้องเปรียบเทียบผู้ให้บริการรายต่างๆ ตรวจสอบคุณสมบัติที่มีให้ และอ่านบทวิจารณ์ของลูกค้า บริการโทรสารออนไลน์ที่เชื่อถือได้ควรใช้งานง่ายทุกวันเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเพื่ออาชีพ นอกจากนี้ยังควรรวดเร็ว ให้การรักษาความปลอดภัยขั้นสูงที่คุณต้องการสำหรับแฟกซ์ สะดวก และคุ้มค่า