الانتقال إلى الفاكس عبر الإنترنت للشركات الصغيرة

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فقد قمت بالتأكيد بدمج التكنولوجيا الجديدة والحلول الرقمية في عملياتك اليومية - التطبيقات والأنظمة التي أدت إلى توفير وقت ثمين وساعدتك على تحسين عملك. ولكن إذا كنت مثل معظم الشركات ، فهناك عملية أساسية واحدة حيث لا تزال متخلفًا في اعتماد أحدث التقنيات - الفاكس عبر الإنترنت.

على عكس ما تعتقده ، فإن المزيد والمزيد من الشركات تتقاعد من أجهزة الفاكس التقليدية الخاصة بها وتختار خدمات الفاكس القائمة على السحابة وغير الورقية. لا يتطلب إرسال الفاكس عبر الإنترنت أي معدات أو أجهزة في الموقع ، وهو سهل الاستخدام كبريد إلكتروني ، ويعزز الأمان والامتثال التنظيمي لفاكسات عملك ، ويمكن أن يوفر لك الكثير من المال على البنية التحتية الحالية للفاكس.

إذا كنت تفكر في الانتقال من الفاكس التقليدي إلى الفاكس عبر الإنترنت الذي يتكامل تمامًا مع احتياجات عملك ، فأنت لست وحدك. لا يزال أكثر من 80٪ من الشركات عبر مختلف قطاعات السوق تستخدم الفاكس بطريقة أو بأخرى. في هذا الدليل ، نقدم بعض الأفكار لمساعدة شركتك الصغيرة في الانتقال إلى الفاكس عبر الإنترنت بسلاسة.

لماذا قم بالتبديل؟

الفاكس هو أداة تعتمد عليها الشركات الصغيرة في قطاعات مثل التمويل والعقارات والتأمين والقانون والرعاية الصحية والوكالات لنقل المستندات السرية والأوراق الملزمة قانونًا والمستندات الأخرى مع الالتزام بالعمليات المعمول بها ومجموعة واسعة من الأسباب المختلفة. ومع ذلك ، مع انتقال المزيد من الأشخاص إلى تقنيات ملائمة ذات نتائج فورية ، فإن الوقوف أمام جهاز فاكس فعلي يبدو أقل جاذبية لأولئك الذين يرسلون الفاكس.

لذلك ، إذا كنت لا تزال تتساءل عما إذا كنت تريد التبديل أم لا ، فيجب أن تعلم أن إرسال الفاكس عبر الإنترنت موجود منذ بعض الوقت الآن. وأصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى العثور على موفري خدمة موثوقين يوفرون تطبيقات قوية لإرسال الفاكس عبر السحابة الإلكترونية يمكنها تلبية جميع احتياجاتك. يأتي التبديل إلى الفاكس عبر الإنترنت مع العديد من الفوائد ، كما هو موضح أدناه.

 موصى به لك: أفضل 10 أجهزة فاكس مبيعًا لمكتبك / عملك.

ماذا تحتاج للانتقال وكيف تفعل ذلك؟

"للانتقال إلى إرسال الفاكس عبر الإنترنت ، ستحتاج إلى اتصال بالإنترنت وحساب بريد إلكتروني واشتراك في خدمة الفاكس عبر الإنترنت. من خلال هذا الإعداد ، يمكنك الآن بسهولة إرسال واستقبال رسائل الفاكس الواردة من عملائك أو عملائك. لم تعد بحاجة إلى امتلاك جهاز الفاكس الفعلي أو صيانته في مكتبك أو خوادم الفاكس أو مودم فاكس خاص أو الحصول على برامج إضافية ". - كما ورد في الفاكس الإلكتروني في إحدى منشوراتهم الأخيرة في المدونة.

فيما يتعلق برقم خدمة الفاكس الخاصة بك ، يمكنك الاحتفاظ برقمك الحالي ونقله إلى خدمة الفاكس عبر الإنترنت بمجرد التسجيل. تأكد من سؤال مزود الخدمة عما إذا كان يقدم خدمة النقل. ستحتاج أيضًا إلى ماسح ضوئي للمستندات عالي الجودة حتى تتمكن من إرسال الملفات عبر الإنترنت بسهولة ويسر.

عند اختيار خدمة فاكس عبر الإنترنت يمكن الاعتماد عليها ، هناك بعض الأشياء التي ستحتاج إلى وضعها في الاعتبار:

التخطيط للمرحلة الانتقالية

تعد تقنية توفير الورق مثل الفاكس عبر الإنترنت استثمارًا رائعًا عندما يتم تنفيذها بشكل صحيح. لهذا السبب من الضروري للشركات الصغيرة وضع خطة ذات أهداف مجدولة وهدف واضح. سيساعدهم ذلك في تأمين انتقال ثابت من أجهزة الفاكس أو الخوادم إلى خدمات الفاكس القائمة على السحابة. يضمن التخطيط السليم مسبقًا انتقالًا سلسًا في وقت قصير.

من الضروري إجراء برنامج تدريبي بسيط حيث يمكن لموظفيك التعرف على أساسيات إرسال الفاكس عبر الإنترنت وكيفية استخدامه بشكل صحيح مع أدوات ومعدات الدعم الأساسية ، مثل أجهزة الكمبيوتر والإنترنت والطابعات. هذا أمر بالغ الأهمية حتى يتمكن كل فرد في عملك الصغير من فهم سبب تحول عملك.

تحديد أولويات أهدافك

بمجرد وضع الأساس لعملية النقل ، حدد الأهداف التي يجب أن تكون الأولوية القصوى لجميع العاملين لديك. سيساعدك تنظيم أهدافك حسب الأهمية على تحقيقها بسهولة. سيؤدي هذا أيضًا إلى جعل الانتقال من الفاكس التقليدي إلى الفاكس عبر الإنترنت أكثر بساطة وسهولة للتكيف مع أعمالك الصغيرة.

ضع في اعتبارك أن معظم الأشخاص في عملك ليسوا معتادين على استخدام خدمات الفاكس المستندة إلى مجموعة النظراء. لذا ، حدد أولويات هذه المهمة أولاً. اسمح لموظفيك بفهم جميع الأساسيات المطلوبة في المراحل الأولى من الانتقال. يمكن القيام بذلك إما من خلال جلسات تدريبية أو إنشاء دليل شامل يحتوي على معلومات مفيدة ، مثل إرسال واستقبال الفاكسات.

 قد يعجبك: أدوات العمل التي قد تدفع مبالغ زائدة مقابلها.

تتبع أهدافك في عملية الانتقال

بمجرد تحديد أولوياتك ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء خطة يومية وأسبوعية وشهرية لمعرفة ما إذا كان فريقك أو فريقك يطور فهمًا للتكنولوجيا الجديدة. من خلال تتبع التقدم المحرز في استخدام الإرسال عبر الفاكس عبر السحابة والإنتاجية عبر عملياتك ، يمكنك تحديد المشكلات عند ظهورها ومعرفة أفضل السبل للتعامل معها.

قد يكون التكيف مع التغييرات الجديدة في بيئة الأعمال أمرًا صعبًا للشركات. لكن ، لا ينبغي أن يمثل الانتقال إلى الفاكس عبر الإنترنت تحديًا كبيرًا. هذا لأن التكنولوجيا سهلة الاستخدام إلى حد كبير. طالما أنك تقوم بتتبع التقدم والإبلاغ عن التغييرات ، فإن عملك الصغير يسير على الطريق الصحيح للاستمتاع بالمزايا الكاملة لخدمات الفاكس السحابية.

تنظيم مساحة الأعمال الصغيرة الخاصة بك

نظرًا لأن عملك الصغير يرحب بالتكنولوجيا الرقمية غير الورقية ، يجب عليك اتخاذ خطوات محسوبة لضمان ألا تؤدي عملية الانتقال إلى تعطيل ثقافة مكان عملك. على سبيل المثال ، سترغب في التأكد من كفاءة تنظيم المكتب. شجع الموظفين على التخلص من خزانات الملفات المكتظة وضمان التنسيق المناسب للتخزين المستند إلى السحابة لجميع الملفات.

كجزء من الانتقال إلى الحلول غير الورقية مثل إرسال الفاكس عبر الإنترنت ، ضع في اعتبارك اختيار برنامج فاكس قائم على السحابة يوفر نظامًا لأرشفة المستندات وتخزينها مع تشفير موثوق للبيانات للحفاظ على مستنداتك القديمة آمنة ومنظمة بشكل جيد. يمكن لخدمة الفاكس السحابية تخزين مجموعة كبيرة من الملفات المرسلة والمستلمة التي يمكنك الوصول إليها من أجهزة متعددة.

خيارات الفاكس عبر الإنترنت لشركتك الصغيرة

بصفتك صاحب عمل صغير ، فأنت تعلم أن العمليات اليومية يمكن أن تستغرق معظم وقت عملك. في بعض الأحيان ، قد يكون إيجاد الوقت للجلوس أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك لقراءة رسائل البريد الإلكتروني تحديًا. هذا يعني أنه حتى إرسال واستقبال رسائل الفاكس عبر البريد الإلكتروني قد لا يكون ممكنًا في بعض الأحيان. لحسن الحظ ، توفر معظم خدمات الفاكس عبر الإنترنت خيارات أخرى لإرسال رسائل الفاكس واستلامها.

تجعل تطبيقات الأجهزة المحمولة ، جنبًا إلى جنب مع أدوات الفاكس القوية عبر الإنترنت ، إرسال واستقبال رسائل الفاكس أمرًا مريحًا قدر الإمكان. يمكنك استخدام حساب عبر الإنترنت مقدم من مزود الخدمة أو تطبيق جوال أو تطبيق مراسلة فاكس عبر الإنترنت أو بريدك الإلكتروني على أي جهاز في بضع خطوات سهلة. الأهم هو فهم الخيارات التي تقدمها خدمة الفاكس السحابية.

لماذا تعتبر الشراكة مع خدمة الفاكس عبر الإنترنت أمرًا مهمًا؟

الشراكة مع خدمة الفاكس السحابية الصحيحة تستعين بمصادر خارجية فعالة لجميع وظائف الفاكس الخاصة بك. إنه يلغي الحاجة إلى رأس مال مقدمًا ، ودعمًا مستمرًا للأجهزة ، وصيانتها. إذا نظرت إلى وظائف الفاكس الحالية الخاصة بك ، يجب أن تكون في وضع يسمح لك بتحديد ما إذا كان عملك الصغير يستفيد من حيث القدرة والتكلفة وقابلية التوسع.

يجب أن تتفوق خدمة الفاكس عبر الإنترنت الصحيحة في هذه المجالات الثلاثة. يجب أن يكونوا قادرين على تقديم حل موثوق به وقابل للتطوير يناسب احتياجات أعمالك الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يعد البرنامج التدريبي المتعمق أمرًا بالغ الأهمية حتى تتمكن أنت وموظفيك من تعلم كيفية استخدام الخدمة. هذا يضمن انتقالًا سلسًا. يعد الدعم المستمر أمرًا حيويًا أيضًا ، لذلك لا تتعثر عندما تحتاج إلى المساعدة.

يمنحك العمل مع مزود فاكس عبر الإنترنت حسن السمعة راحة البال. يمكنك التأكد من أن لديهم المنتج المناسب ودعم المعرفة للتعامل مع الانتقال بشكل فعال. سيمكن هذا عملك الصغير من الاستمرار في تقديم مستوى عالٍ من الخدمة لعملائك.

 قد يعجبك أيضًا: كيف تدير حسابات وسائل التواصل الاجتماعي للشركات الصغيرة؟

خاتمة

بصفتك صاحب عمل ملتزم بخدمة العملاء وعلاقات العملاء الممتازة. من الأهمية بمكان التأكد من عدم مقاطعة إرسال الفاكسات ذات المهام الحرجة. على وجه الخصوص ، إذا كنت تعمل في عمليات تجارية تتعامل مع الكثير من مشاركة المستندات. يعد التحول من الفاكس التقليدي إلى الفاكس عبر الإنترنت أحد أفضل القرارات الإستراتيجية التي يمكنك اتخاذها عندما يتعلق الأمر بعدم استخدام الورق.

بالطبع ، قبل أن تختار خدمة فاكس عبر الإنترنت ، سترغب في مقارنة موفري خدمات مختلفين. تحقق من الميزات التي قدموها ، واقرأ مراجعات العملاء. يجب أن تكون خدمة الفاكس الموثوقة عبر الإنترنت سهلة الاستخدام كل يوم للأغراض الشخصية والمهنية. يجب أن يكون سريعًا أيضًا ، ويوفر الأمان المعزز الذي تحتاجه لفاكساتك ، وأن يكون مناسبًا وفعالًا من حيث التكلفة.