Umstellung auf Online-Fax für kleine Unternehmen

Als Inhaber eines Kleinunternehmens haben Sie sicherlich neue Technologien und digitale Lösungen in Ihren täglichen Betrieb integriert – Anwendungen und Systeme, die zu Einsparungen und wertvoller Zeit geführt und Ihnen bei der Verbesserung Ihres Geschäfts geholfen haben. Aber wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, gibt es einen wichtigen Vorgang, bei dem Sie bei der Einführung der neuesten Technologie noch im Rückstand sind: das Online-Faxen.

Entgegen Ihrer Meinung geben immer mehr Unternehmen ihre herkömmlichen Faxgeräte aus dem Verkehr und entscheiden sich für cloudbasierte, papierlose Faxdienste. Für das Online-Faxen ist keine Ausrüstung oder Hardware vor Ort erforderlich, es ist einfach als E-Mail zu verwenden, erhöht die Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Ihrer Geschäftsfaxe und kann Ihnen im Vergleich zu Ihrer aktuellen Faxinfrastruktur eine Menge Geld sparen.

Wenn Sie darüber nachdenken, vom herkömmlichen Fax auf Online-Fax umzusteigen, das perfekt zu Ihren Geschäftsanforderungen passt, sind Sie nicht allein. Über 80 % der Unternehmen in verschiedenen Marktsegmenten nutzen Fax immer noch auf die eine oder andere Weise. In diesem Leitfaden geben wir einige Einblicke, wie Sie Ihrem kleinen Unternehmen den reibungslosen Übergang zum Online-Fax erleichtern können.

Warum den Wechsel wagen?

Faxen ist ein Tool, auf das sich kleine Unternehmen in Bereichen wie Finanzierung, Immobilien, Versicherungen, Recht, Gesundheitswesen und Agenturen verlassen, um vertrauliche Dokumente, rechtsverbindliche Unterlagen und andere Dokumente unter Einhaltung etablierter Prozesse und aus einer Vielzahl unterschiedlicher Gründe zu übermitteln. Da jedoch immer mehr Menschen auf praktische Technologien mit sofortigen Ergebnissen umsteigen, erscheint es für diejenigen, die faxen, immer weniger attraktiv, vor einem physischen Faxgerät zu stehen.

Wenn Sie sich also immer noch fragen, ob Sie umsteigen sollen oder nicht, sollten Sie wissen, dass es Online-Faxe schon seit einiger Zeit gibt. Und es ist einfacher denn je, zuverlässige Dienstanbieter zu finden, die robuste Cloud-Faxanwendungen bereitstellen, die alle Ihre Anforderungen erfüllen. Die Umstellung auf Online-Fax bringt mehrere Vorteile mit sich, wie unten hervorgehoben.

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Was benötigen Sie für die Umstellung und wie geht das?

„Um zum Online-Faxen zu wechseln, benötigen Sie eine Internetverbindung, ein E-Mail-Konto und ein Abonnement für den Online-Faxdienst. Mit dieser Einrichtung können Sie nun problemlos eingehende Faxe von Ihren Kunden oder Klienten senden und empfangen. Sie müssen kein physisches Faxgerät in Ihrem Büro, Faxserver, ein spezielles Faxmodem oder zusätzliche Software mehr besitzen oder warten.“ – wie von eFax in einem ihrer letzten Blogbeiträge erwähnt.

Bezüglich der Nummer für Ihren Faxdienst können Sie Ihre bestehende Nummer behalten und diese nach der Anmeldung in den Online-Faxdienst portieren. Erkundigen Sie sich unbedingt beim Dienstanbieter, ob er den Portierungsdienst anbietet. Sie benötigen außerdem einen hochwertigen Dokumentenscanner, damit Sie Dateien im Handumdrehen online faxen können.

Wenn Sie sich für einen zuverlässigen Online-Faxdienst entscheiden, müssen Sie einige Dinge beachten:

Planung für den Übergang

Papiersparende Technologien wie Online-Fax sind eine großartige Investition, wenn sie richtig umgesetzt werden. Deshalb ist es für kleine Unternehmen wichtig, einen Plan mit festgelegten Zielen und einer klaren Zielsetzung zu entwickeln. Dies wird ihnen helfen, einen stetigen Übergang von Faxgeräten oder -servern zu cloudbasierten Faxdiensten sicherzustellen. Die richtige Planung im Vorfeld gewährleistet einen reibungslosen Übergang in kurzer Zeit.

Es ist wichtig, ein einfaches Schulungsprogramm durchzuführen, in dem Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Online-Faxens erlernen und erfahren, wie sie es mit den wichtigsten unterstützenden Werkzeugen und Geräten wie PCs, Internet und Druckern richtig nutzen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, damit jeder in Ihrem Kleinunternehmen verstehen kann, warum sich Ihr Unternehmen im Wandel befindet.

Priorisieren Sie Ihre Ziele

Sobald Sie den Grundstein für den Übergang gelegt haben, legen Sie fest, welche Ziele für alle Ihre Mitarbeiter oberste Priorität haben sollen. Wenn Sie Ihre Ziele nach Wichtigkeit ordnen, können Sie sie leichter erreichen. Dadurch wird auch der Übergang vom herkömmlichen Fax zum Online-Fax effizienter und für Ihr kleines Unternehmen einfacher.

Bedenken Sie, dass die meisten Menschen in Ihrem Unternehmen nicht daran gewöhnt sind, cloudbasierte Faxdienste zu nutzen. Priorisieren Sie diese Aufgabe also zuerst. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, alle Grundlagen zu verstehen, die in der Anfangsphase der Umstellung erforderlich sind. Dies kann entweder durch Schulungen oder durch die Erstellung eines umfassenden Ratgebers mit nützlichen Informationen, etwa zum Versenden und Empfangen von Faxen, erfolgen.

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Verfolgen Sie Ihre Ziele im Übergangsprozess

Sobald Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Tages-, Wochen- und Monatsplan zu erstellen, um zu sehen, ob Ihre Mitarbeiter oder Ihr Team ein Verständnis für die neue Technologie entwickeln. Durch die Verfolgung der Fortschritte bei der Nutzung von Cloud-Faxen und der Produktivität in Ihrem gesamten Betrieb können Sie Probleme erkennen, wenn sie auftreten, und wissen, wie Sie sie am besten lösen können.

Die Anpassung an neue Veränderungen im Geschäftsumfeld kann für Unternehmen eine Herausforderung sein. Der Umstieg auf Online-Fax sollte jedoch keine große Herausforderung darstellen. Das liegt daran, dass die Technologie ziemlich einfach zu bedienen ist. Solange Sie den Fortschritt verfolgen und über Änderungen berichten, ist Ihr kleines Unternehmen auf dem richtigen Weg, um alle Vorteile der Cloud-Faxdienste zu nutzen.

Organisieren Sie Ihren Kleinunternehmensbereich

Da Ihr kleines Unternehmen die digitale papierlose Technologie begrüßt, müssen Sie maßvolle Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass der Übergangsprozess Ihre Arbeitsplatzkultur nicht beeinträchtigt. Beispielsweise möchten Sie sicherstellen, dass die Büroorganisation effizient ist. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, überfüllte Aktenschränke loszuwerden und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Koordination der Cloud-basierten Speicherung aller Dateien.

Erwägen Sie im Zuge der Umstellung auf papierlose Lösungen wie Online-Fax die Wahl eines cloudbasierten Faxprogramms, das ein Dokumentarchivierungs- und Speichersystem mit zuverlässiger Datenverschlüsselung bietet, um Ihre alten Dokumente sicher und gut organisiert aufzubewahren. Ein Cloud-Faxdienst kann eine Vielzahl gesendeter und empfangener Dateien speichern, auf die Sie von mehreren Geräten aus zugreifen können.

Online-Faxoptionen für Ihr kleines Unternehmen

Als Inhaber eines Kleinunternehmens wissen Sie, dass der tägliche Betrieb den größten Teil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen kann. Manchmal kann es eine Herausforderung sein, die Zeit zu finden, vor dem Computer zu sitzen und E-Mails zu lesen. Das bedeutet, dass selbst das Versenden und Empfangen von Faxen per E-Mail manchmal nicht möglich ist. Glücklicherweise bieten die meisten Online-Faxdienste andere Optionen zum Senden und Empfangen von Faxen.

Mobile Apps und leistungsstarke Online-Fax-Tools machen das Senden und Empfangen von Faxen so bequem wie möglich. Sie können in wenigen einfachen Schritten ein vom Dienstanbieter bereitgestelltes Online-Konto, eine mobile App, eine Online-Fax-Messenger-App oder Ihre E-Mail auf jedem Gerät verwenden. Am wichtigsten ist es, zu verstehen, welche Optionen Ihr Cloud-Faxdienst bietet.

Warum ist eine Partnerschaft mit dem richtigen Online-Faxdienst wichtig?

Durch die Zusammenarbeit mit dem richtigen Cloud-Faxdienst können Sie alle Ihre Faxfunktionen effektiv auslagern. Dadurch entfällt der Bedarf an Vorabkapital, laufendem Hardware-Support und Wartung. Wenn Sie sich Ihre aktuellen Faxfunktionen ansehen, sollten Sie in der Lage sein, festzustellen, ob Ihr kleines Unternehmen in Bezug auf Leistungsfähigkeit, Kosten und Skalierbarkeit davon profitiert.

Der richtige Online-Faxdienst sollte in diesen drei Bereichen hervorragende Leistungen erbringen. Sie sollten in der Lage sein, eine zuverlässige und skalierbare Lösung bereitzustellen, die den Anforderungen Ihres Kleinunternehmens entspricht. Darüber hinaus ist ein umfassendes Schulungsprogramm von entscheidender Bedeutung, damit Sie und Ihre Mitarbeiter den Umgang mit dem Service erlernen können. Dadurch ist ein reibungsloser Übergang gewährleistet. Kontinuierliche Unterstützung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, damit Sie nicht stecken bleiben, wenn Sie Hilfe benötigen.

Die Zusammenarbeit mit einem seriösen Online-Faxanbieter gibt Ihnen Sicherheit. Sie können sicher sein, dass sie über die richtigen Produkt- und Supportkenntnisse verfügen, um den Übergang effektiv zu bewältigen. Dadurch kann Ihr kleines Unternehmen Ihren Kunden weiterhin ein hohes Serviceniveau bieten.

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Abschluss

Als Geschäftsinhaber sind wir einem exzellenten Kundenservice und Kundenbeziehungen verpflichtet. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass der geschäftskritische Faxversand nicht unterbrochen wird. Vor allem, wenn Sie in Geschäftsabläufen tätig sind, in denen viel Dokumentenaustausch stattfindet. Der Wechsel vom herkömmlichen Fax zum Online-Fax ist eine der besten strategischen Entscheidungen, die Sie treffen können, wenn es darum geht, papierlos zu arbeiten.

Bevor Sie sich für einen Online-Faxdienst entscheiden, sollten Sie natürlich verschiedene Anbieter vergleichen. Überprüfen Sie die angebotenen Funktionen und lesen Sie Kundenbewertungen. Ein zuverlässiger Online-Faxdienst sollte sowohl für private als auch für berufliche Zwecke jeden Tag einfach zu nutzen sein. Es sollte außerdem schnell sein, die erhöhte Sicherheit bieten, die Sie für Ihre Faxe benötigen, bequem und kostengünstig sein.