การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับ

กฎบางอย่างมีไว้เพื่อทำลาย

ยกเว้นเมื่อคุณพิจารณาถึงกฎและข้อบังคับที่ต้องทำให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณปฏิบัติตาม

มีกฎหมายและข้อกำหนดมากมายที่ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของตนจะหลีกเลี่ยงค่าปรับจำนวนมากและบทลงโทษอื่นๆ รวมถึงความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับชื่อเสียงของบริษัท เพื่อติดตามดูกฎเหล่านี้ บริษัทของคุณจำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่เน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

เมื่อแผนกทรัพยากรบุคคลสามารถสำรวจความซับซ้อนของข้อกำหนดได้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR ช่วยลดความเสี่ยงขององค์กรและหลีกเลี่ยงบทลงโทษ ค่าปรับ เรื่องอื้อฉาว และอื่นๆ ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำลายความไว้วางใจของผู้บริโภคและทำลายชื่อเสียงได้ในที่สุด

โดยทั่วไปแล้ว การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับกฎหมายการจ้างงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการบริหารผลประโยชน์ เช่น การลาป่วย การจ้างงานที่เท่าเทียมกัน และการต่อต้านการเลือกปฏิบัติ แต่มีมากกว่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่ กฎหมายว่าด้วยการจ้างงานมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น กระบวนการติดตามข่าวสารล่าสุดจึงอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

HR มีบทบาทอย่างไรในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ?

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน HR การพัฒนานโยบายและขั้นตอนเฉพาะเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจเป็นเรื่องยาก

คุณควรมีความรอบรู้เกี่ยวกับวิธีที่บริษัทของคุณคาดหวังว่าจะเติบโตและสิ่งที่จะหมายถึงการว่าจ้าง การรักษาพนักงาน และการพัฒนาพนักงานจะเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของคุณ การมีความสมดุลระหว่างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพและความเข้าใจที่จำเป็นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในขณะที่คุณกำหนดเป้าหมายเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จได้ดียิ่งขึ้น

ปัญหาการปฏิบัติตาม HR ทั่วไป

เมื่อพูดถึงปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แผนกทรัพยากรบุคคลต้องเผชิญ โดยปกติแล้วพวกเขาจะตกอยู่ในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การสรรหาบุคลากรไปจนถึงการเกษียณอายุ

ต่อไปนี้คือปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่บริษัทของคุณอาจเผชิญ

การปฏิบัติตามผลประโยชน์

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักต้องเข้าใจความรับผิดชอบของบริษัทเมื่อเสนอค่าตอบแทนและผลประโยชน์ เช่น แผนการเกษียณอายุและการประกันสุขภาพ ยิ่งองค์กรใหญ่ขึ้น และคุณตัดสินใจเสนอผลประโยชน์ของพนักงานมากเท่าไร การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดก็ยิ่งซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น พระราชบัญญัติการดูแลราคาไม่แพง (ACA) ระบุว่านายจ้างที่มีพนักงานเต็มเวลา 50 คนขึ้นไปต้องเสนอการรักษาพยาบาลเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจผลประโยชน์

กฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติ

มีกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติของรัฐบาลกลางหลายฉบับที่เกี่ยวกับสีผิว เชื้อชาติ เพศ ชาติพันธุ์กำเนิด ความทุพพลภาพ อายุ และสถานะทหารผ่านศึก โดยพื้นฐานแล้ว กฎหมายเหล่านี้ห้ามมิให้นายจ้างในทุกอุตสาหกรรมดำเนินการเกี่ยวกับการจ้างงานในเชิงลบโดยพิจารณาจากปัจจัยเหล่านี้

มีกฎหมายต่างๆ ที่อยู่ในหมวดหมู่นี้ กฎหมายเหล่านี้บางส่วนรวมถึง:

• Title VII of the Civil Rights Act of 1964: ห้ามการเลือกปฏิบัติเกี่ยวกับเชื้อชาติ สีผิว เพศ และแหล่งกำเนิดทางชาติพันธุ์ในองค์กรที่มีพนักงาน 15 คนขึ้นไป
• พระราชบัญญัติชาวอเมริกันที่มีความพิการ: ห้ามการเลือกปฏิบัติต่อบุคคลที่มีความทุพพลภาพและจำกัดคำถามที่นายจ้างสามารถถามคนงานเกี่ยวกับความพิการได้ พระราชบัญญัตินี้ยังคุ้มครองผู้ที่มีประวัติความทุพพลภาพ ถือเป็นความทุพพลภาพ หรือเกี่ยวข้องกับบุคคลที่มีความทุพพลภาพอีกด้วย
• พระราชบัญญัติการเลือกปฏิบัติด้านอายุในการจ้างงาน พ.ศ. 2510: คุ้มครองบุคคลที่มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขึ้นไปจากการเลือกปฏิบัติตามอายุ
• หัวข้อ II ของพระราชบัญญัติการไม่เลือกปฏิบัติข้อมูลทางพันธุกรรม: ปกป้องจากการเลือกปฏิบัติในการจ้างงานที่อิงจากข้อมูลทางพันธุกรรม
• พระราชบัญญัติสิทธิการจ้างงานและการจ้างงานในเครื่องแบบเครื่องแบบ: การกระทำที่บังคับใช้โดยกระทรวงแรงงานสหรัฐ ซึ่งห้ามไม่ให้มีการเลือกปฏิบัติบนพื้นฐานของการรับราชการทหาร ในขณะที่ให้การคุ้มครองงานในขณะที่บุคคลกำลังรับราชการทหาร

การลาพักรักษาตัวในครอบครัวและทางการแพทย์

พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล (FMLA) เป็นกฎหมายของรัฐบาลกลางที่กำหนดให้พนักงานบางคนสามารถลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้างและได้รับการคุ้มครองเป็นเวลาสูงสุด 12 สัปดาห์ต่อปี นอกจากนี้ยังต้องการให้รักษาผลประโยชน์ด้านสุขภาพของกลุ่มไว้ในระหว่างการลา

การลานี้มอบให้กับบุคคลที่ให้กำเนิดและดูแลทารกแรกเกิดของพนักงาน ผูกสัมพันธ์กับบุตรบุญธรรมหรือกับบุตรจากการดูแลอุปถัมภ์ เพื่อดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด หรือสำหรับภาวะสุขภาพที่ร้ายแรงของพนักงานเอง

เป็นเรื่องปกติที่องค์กรจะขยายระยะเวลาที่มอบให้แก่พนักงานเกินกว่า 12 สัปดาห์ ในขณะเดียวกันก็ยอมให้จ่ายบางส่วนหรือทั้งหมดในเวลานี้

กฎหมายค่าจ้างและชั่วโมง

กฎหมายว่าด้วยค่าจ้างและชั่วโมงครอบคลุมข้อกำหนดทั้งหมดเกี่ยวกับค่าจ้างขั้นต่ำ ค่าล่วงเวลา ชั่วโมงทำงาน กฎหมายแรงงานเด็ก และข้อกำหนดด้านอาหารและเวลาพัก

พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) เป็นองค์กรกฎหมายของรัฐบาลกลางที่ต้องคำนึงถึง เนื่องจากได้กำหนดค่าจ้างขั้นต่ำและข้อบังคับการทำงานล่วงเวลา ในระดับรัฐบาลกลาง ค่าจ้างขั้นต่ำคือ $7.25 ต่อชั่วโมง ณ ปี 2020 แต่รัฐส่วนใหญ่มีค่าจ้างขั้นต่ำเป็นของตัวเอง ในส่วนของการทำงานล่วงเวลานั้น เหนือกว่าสัปดาห์ทำงานปกติ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

กระทรวงแรงงานสหรัฐ (DOL) รับรองว่าพนักงานจะได้รับค่าจ้างตามกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงของรัฐบาลกลาง ภายใต้กฎหมายนี้ พนักงานจะได้รับการยกเว้นหรือไม่ได้รับการยกเว้นจากข้อกำหนดบางส่วนหรือทั้งหมดของ FLSA พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นต้องได้รับค่าจ้างขั้นต่ำเป็นอย่างน้อยสำหรับชั่วโมงทำงานทั้งหมดไม่เกิน 40 ชั่วโมงในสัปดาห์ทำงานเดียว พร้อมกับอัตราค่าล่วงเวลาที่ใช้บังคับสำหรับชั่วโมงทำงานเกิน 40 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์

กฎหมายคนเข้าเมือง

กฎหมายหลายฉบับครอบคลุมเรื่องการย้ายถิ่นฐานเพื่อให้แน่ใจว่านายจ้างจ้างเฉพาะผู้สมัครที่มีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา

การกระทำเหล่านี้รวมถึง:

• พระราชบัญญัติคนเข้าเมืองและสัญชาติ
• พระราชบัญญัติการปฏิรูปและควบคุมการเข้าเมือง พ.ศ. 2529
• พระราชบัญญัติการเข้าเมือง พ.ศ. 2533
• การปฏิรูปกฎหมายคนเข้าเมืองและความรับผิดชอบของผู้อพยพ พ.ศ. 2539

ผู้สมัครที่มีสิทธิ์ซึ่งครอบคลุมอยู่ในการกระทำเหล่านี้ ได้แก่ พลเมือง พลเมืองที่ไม่ใช่พลเมือง ผู้อยู่อาศัยถาวรที่ถูกต้องตามกฎหมาย และคนต่างด้าวที่มีถิ่นที่อยู่ซึ่งได้รับอนุญาตให้ทำงาน เป็นสิ่งสำคัญที่นายจ้างจะต้องตรวจสอบคุณสมบัติผู้สมัครผ่านเอกสาร ในขณะเดียวกันก็ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ปฏิบัติตามกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติในกระบวนการนี้

แบบฟอร์ม I-9

ภายในกฎหมายเหล่านี้ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องพิจารณาแบบฟอร์ม I-9 ซึ่งใช้ในการตรวจสอบทั้งตัวตนของพนักงานใหม่และสิทธิ์ในการทำงานในสหรัฐอเมริกา

บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์ม I-9 ได้รับการกรอกในเวลาที่เหมาะสมและเป็นไปตามระเบียบและคำแนะนำที่ให้ไว้ พวกเขาจะต้องถูกเก็บไว้ในไฟล์อย่างถูกต้อง ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บฟอร์ม I-9 ไว้ในโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยรวมสำหรับพนักงานที่ใช้งานอยู่และที่เลิกจ้าง นอกไฟล์บุคลากรทั่วไป

กฎหมายความปลอดภัย

เมื่อพูดถึงความปลอดภัยของพนักงาน ทั้งหมดต้องเป็นไปตามพระราชบัญญัติความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (OSHA) พระราชบัญญัตินี้จัดทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีสภาพการทำงานที่ปลอดภัยโดยกำหนดและบังคับใช้มาตรฐาน ตลอดจนจัดให้มีการฝึกอบรม การขยายงาน การศึกษา และการช่วยเหลือทุกคนในองค์กร

กฎหมายสหภาพ

หากคุณคิดว่าธุรกิจของคุณสามารถเพิกเฉยต่อพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติได้เพราะคุณไม่ได้ถูกสหภาพแรงงาน คุณคิดผิด เนื่องจากพระราชบัญญัติดังกล่าวครอบคลุมถึงสิทธิของพนักงานที่ทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงสภาพการทำงาน

ซึ่งรวมถึงสิทธิ์ของพนักงานที่จะหันไปใช้โซเชียลมีเดียเพื่อแบ่งปันความขุ่นเคืองหรือไม่มีความสุขต่อนายจ้างตลอดจนการฝึกอบรม นโยบาย หรือพฤติกรรมใดๆ ที่ยอมให้มีการปฏิเสธในที่ทำงาน

องค์ประกอบที่ยุ่งยากที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ NLRA คือคณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติประกอบด้วยสมาชิกที่ได้รับเลือกและแต่งตั้งจากประธานาธิบดี ดังนั้นการตัดสินใจเกี่ยวกับกฎหมายเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมากขึ้นอยู่กับว่าใครอยู่ในตำแหน่ง

วิธีติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมีจำนวนมากในจานของพวกเขา ดังนั้นการปฏิบัติตามกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎหมายจึงไม่ใช่เรื่องง่าย โชคดีที่มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นเล็กน้อย

ใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

กลยุทธ์การปฏิบัติตาม HR ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่จะทำให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเข้าใจ:

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR: ซอฟต์แวร์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR ทำงานโดยช่วยเหลือบริษัท ผู้จัดการ และผู้นำ HR ให้ทันกับกฎระเบียบทางธุรกิจและกฎหมายที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือในหมวดหมู่นี้ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจกฎหมายและกฎการปฏิบัติตามข้อบังคับของรัฐและรัฐบาลกลางได้ง่ายเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง พวกเขายังช่วยในการสื่อสารและบังคับใช้นโยบายของบริษัทกับพนักงานใหม่และที่มีอยู่

การบริหารสวัสดิการ: ซอฟต์แวร์การจัดการสวัสดิการทำให้องค์กรสามารถวางแผนและจัดการแพ็คเกจผลประโยชน์ของพนักงานในขณะที่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล เครื่องมือเหล่านี้ใช้เพื่อช่วยให้องค์กรทุกขนาดยังคงปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐ รัฐบาลกลาง และท้องถิ่น รวมถึงพระราชบัญญัติการดูแลราคาไม่แพง (ACA) และพระราชบัญญัติการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA)

ซอฟต์แวร์ปฐมนิเทศ: ซอฟต์แวร์ปฐมนิเทศช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่โดยลดงานธุรการที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการการว่าจ้างและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล นอกจากนี้ ทั้งพนักงานและผู้จัดการการจ้างงานสามารถติดตามเอกสารการเตรียมความพร้อมและเอกสารที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดียิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์เวลาและการเข้างาน: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้ซอฟต์แวร์เวลาและการเข้างานเพื่อให้ติดตามเวลาได้ง่ายขึ้น พวกเขาจัดการข้อมูลเวลาและการเข้างานของบริษัทในขณะที่ยังคอยดูเวลาวันหยุด วันหยุด ค่าล่วงเวลา และวันลาป่วย

การรวมเครื่องมือเหล่านี้ไว้ในกลุ่มเทคโนโลยีของบริษัทของคุณจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรพลาด และปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่จำเป็นทั้งหมด

จ้างพรสวรรค์ที่เหมาะสม

เนื่องจากบริษัทของคุณมองหาผู้สมัครใหม่และผ่านกระบวนการจ้างงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ตั้งแต่ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าจ้างขั้นต่ำไปจนถึงกฎหมายแรงงาน และแม้กระทั่งข้อจำกัดการทำงานล่วงเวลา มีหลายสิ่งที่ต้องคำนึงถึง

เพื่อไม่ให้มองข้ามสิ่งใดเกี่ยวกับบุคคลที่คุณสามารถและไม่สามารถละทิ้งได้ การมีกระบวนการจ้างงานที่มั่นคงซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบถือเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของกลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้นำด้านทรัพยากรบุคคลต้องจัดการความต้องการด้านพนักงานทั้งหมดขององค์กรของตน ในขณะที่รักษาระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลางและการปฏิบัติที่เป็นธรรมเป็นแนวหน้าและเป็นศูนย์กลาง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดวิธีการสรรหา ว่าจ้าง และเตรียมความพร้อมให้กับผู้สมัครเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการกำหนดน้ำเสียงของบริษัทและความคาดหวังเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็นต้องกำหนด

ให้ความรู้และฝึกอบรมพนักงาน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องได้รับการศึกษาและฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมดที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากจะส่งผลโดยตรงต่อองค์กรว่าปฏิบัติตามหรือไม่

เนื่องจากกฎและข้อบังคับบางอย่างอาจมีการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบันได้เป็นสิ่งสำคัญ

สร้างและปรับปรุงคู่มือพนักงาน

คู่มือพนักงานของบริษัทคุณควรเป็นแหล่งข้อมูลที่หลากหลายเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพียงจำไว้ว่าคู่มือพนักงานไม่ควรนิ่งเฉยนานเกินไป เนื่องจากควรเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งเติบโตและปรับเปลี่ยนได้เหมือนที่บริษัทของคุณทำ

แม้ว่าองค์ประกอบนโยบายหลักมักจะเหมือนเดิม แต่รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการที่บริษัทของคุณปฏิบัติตามจะต้องเป็นข้อมูลล่าสุด

ดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR

เพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับหรือบทลงโทษ บริษัทของคุณควรทำการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านทรัพยากรบุคคลของตนเอง การจัดกำหนดการการตรวจสอบเหล่านี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร คุณจึงหลีกเลี่ยงความรับผิดทางกฎหมายได้ก่อนที่จะสายเกินไป

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ CHRO คุณจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้นำคนอื่นๆ และแจ้งให้ทุกคนทราบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR และแนะนำวิธีการแก้ไขสถานการณ์

ถ้าทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับนโยบาย HR และสิ่งที่จำเป็นในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จะเป็นการง่ายกว่าที่จะหลีกเลี่ยงบทลงโทษและค่าปรับ

กฎหมายและระเบียบเป็นนโยบายที่ดีที่สุด

เมื่อพูดถึงกฎหมายการจ้างงาน ให้ปฏิบัติตามกฎเพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับจำนวนมากและเสนอสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานของคุณ ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม การนำทางทั้งลึกและลึกของการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HR จะกลายเป็นเรื่องเครียดน้อยลงสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

คู่มือพนักงาน ของคุณ ต้องการการรีเฟรชหรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเก้าสิ่งนี้ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนด