人事コンプライアンス: 罰金を回避するために知っておくべきこと

いくつかの規則は、破るために意図されています。

あなたの会社が確実にコンプライアンスを維持するための規則や規制を考慮する場合を除きます。

HR リーダーが従わなければならない法律や規定は数多くあり、会社が多額の罰金やその他の罰則を回避できるようにする必要があります。 これらのルールを監視するには、人事コンプライアンスを中心とした戦略が必要です。

人事部門が要件の複雑さをナビゲートできる場合、人事コンプライアンスは組織のリスクを軽減し、罰則、罰金、スキャンダルなどを回避するのに役立ちます。これらはすべて、最終的に消費者の信頼を破壊し、評判を損なう可能性があります。

通常、人事コンプライアンスは、医療休暇、平等な雇用、差別禁止など、福利厚生管理計画の一環として雇用法を扱いますが、特に大企業では、それだけではありません。 雇用法は常に変化し、進化しているため、最新の状態を維持するプロセスは困難な場合があります。

コンプライアンスにおける人事の役割は何ですか?

HR の専門家として、組織が確実にコンプライアンスを遵守するための特定のポリシーと手順を策定するのは難しい場合があります。

あなたの会社がどのように成長することを期待しているか、そしてそれが採用、保持、および従業員の開発に何を意味するかについて十分に理解しておくことは、あなたの最善の利益です. これらの目標を定義する際に、効果的な戦略と必要なコンプライアンスの理解との間で適切なバランスを取ることで、組織を成功に導くことができます。

一般的な人事コンプライアンスの問題

人事部門が直面するコンプライアンスの問題に関しては、通常、従業員関連の状況に分類され、採用から退職までのすべてが含まれます。

ここでは、企業が直面する可能性のある最も一般的な問題について説明します。

福利厚生のコンプライアンス

HR リーダーは、退職金制度や健康保険などの報酬や福利厚生を提供する際に、会社の責任を理解しなければならないことがよくあります。 組織が大きくなり、提供する福利厚生が増えるほど、コンプライアンスの管理はより複雑になります。

たとえば、Affordable Care Act (ACA) では、フルタイムの従業員が 50 人以上の雇用主は、福利厚生パッケージの一部として医療を提供する必要があると規定されています。

差別禁止法

肌の色、人種、性別、民族的出自、障害、年齢、および退役軍人の地位を網羅する連邦差別禁止法の長いリストがあります。 基本的に、これらの法律は、すべての業界の雇用主がこれらの要因に基づいて雇用に否定的な行動を取ることを禁止しています。

このカテゴリに該当するさまざまな法律があります。 これらの法律には次のようなものがあります。

• 1964 年公民権法のタイトル VII: 従業員が 15 人以上の組織における人種、肌の色、性別、および民族的出身に関する差別を禁止します。
• 障害を持つアメリカ人法: 障害のある個人に対する差別を禁止し、障害に関して雇用主が労働者に尋ねることができる質問を制限します。 この法律は、障害の記録を持っている人、障害があると見なされている人、または障害のある個人と関係がある人も保護します。
• 1967 年の雇用における年齢差別法: 40 歳以上の個人を年齢に基づく差別から保護します。
• 遺伝情報差別禁止法の第 II 編: 遺伝情報に基づく雇用差別から保護します。
• The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act: 米国労働省によって施行された法律で、兵役に基づく差別を禁止する一方で、個人が兵役に就いている間は雇用を保護します。

家族および医療休暇

家族および医療休暇法 (FMLA) は、特定の従業員に年間最大 12 週間の無給で仕事を保護する休暇を与える連邦法です。 また、休暇中もグループの健康保険を維持する必要があります。

この休暇は、従業員の新生児の出産と世話、養子または里親の子供との絆の時間、近親者の世話、または従業員自身の深刻な健康状態のために個人に与えられます。

組織が従業員に与えられる時間を 12 週間を超えて拡大することは一般的ですが、この時間の一部またはすべてを支払うことも許可します。

賃金および時間に関する法律

賃金および時間に関する法律には、最低賃金、残業代、労働時間、児童労働に関する法律、および食事と休憩時間に関するすべての要件が含まれています。

公正労働基準法 (FLSA) は、連邦法組織が最低賃金と残業規制を確立する際に注意する必要がある法律です。 連邦レベルでは、最低賃金は 2020 年時点で時給 7.25 ドルですが、ほとんどの州には独自の最低賃金があります。 残業に関しては、標準的な週 40 時間労働を超えるものです。

米国労働省 (DOL) は、従業員が連邦の賃金および時間に関する法律に従って支払われることを保証します。 この法律の下では、従業員は FLSA の規定の一部またはすべてを免除または非免除のいずれかに分類されます。 免除されていない従業員は、1 週間の労働時間で 40 時間までのすべての労働時間に対して少なくとも最低賃金を支払われなければなりません。

移民法

多くの法律は、雇用主が米国で働く資格のある候補者のみを雇用することを保証するために、移民を対象としています

これらの行為には以下が含まれます。

• 移民国籍法
• 1986年の移民改革および管理法
• 1990年の移民法
• 1996年の不法移民改革および移民責任法

これらの法律の対象となる適格な候補者には、市民、非市民国民、合法的な永住者、就労が許可されている居住外国人が含まれます。 雇用主は、文書を通じて候補者の適格性を確認すると同時に、その過程で差別禁止法に抵触しないようにすることが重要です。

フォーム I-9

これらの法律の範囲内で、人事管理者はフォーム I-9 を考慮に入れる必要があります。これは、新入社員の身元と米国での就労許可の両方を確認するために使用されます。

企業は、フォーム I-9 がタイムリーに記入され、提供された規制とガイダンスに準拠していることを確認する必要があります。 また、ファイルに適切に保管する必要があります。 フォーム I-9 は、一般的な人事ファイルとは別に、現役および退職した従業員用の統合された安全なフォルダーに保持することをお勧めします。

安全法

従業員の安全に関して言えば、すべては労働安全衛生法 (OSHA) に帰着します。 この法律は、基準を設定して実施し、組織内のすべての人にトレーニング、アウトリーチ、教育、および支援を提供することにより、すべての従業員が安全な労働条件を確保できるようにするために作成されました。

組合法

労働組合に加入していないため、会社が全国労働関係法を無視できると考えるなら、それは間違いです。 これは、この法律が、従業員が労働条件を改善するために協力する権利をカバーしているためです。

これには、従業員が雇用主に対する恨みや不幸を共有するためにソーシャル メディアを利用する権利や、職場で否定的な態度を許すトレーニング、ポリシー、または行動が含まれます。

人事担当者が NLRA について知っておく必要がある厄介な要素は、全国労働関係委員会が大統領によって選ばれ任命されたメンバーで構成されているため、これらの法律に関する決定は、誰がオフィスにいるかによって劇的に変化する可能性があるということです。

人事コンプライアンスを維持する方法

人事の専門家は多くの仕事を抱えているため、コンプライアンスを維持するために法令や法律に遅れずについていくことは容易ではありません。 ありがたいことに、従うべきいくつかのベストプラクティスがあり、すべてが少し簡単になります.

適切なソフトウェアを利用する

効果的な人事コンプライアンス戦略は、適切なツールを利用することから始まります。 以下は、人事部門を強化するソフトウェア アプリケーションの例です。

HR コンプライアンス: HR コンプライアンス ソフトウェアは、企業、マネージャー、および HR リーダーがビジネス規制および関連する準拠法を最新の状態に保つのを支援することによって機能します。 このカテゴリのツールを使用すると、企業は、州および連邦のコンプライアンスに関する法律や規則の変更を簡単に理解できます。 また、コミュニケーションを支援し、新規および既存の従業員に会社のポリシーを適用します。

福利厚生管理: 福利厚生管理ソフトウェアを使用すると、組織は、政府の規制に確実に準拠しながら、従業員福利厚生パッケージを計画および管理できます。 これらのツールは、あらゆる規模の組織が、Affordable Care Act (ACA) や Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) などの州、連邦、地方の規制に準拠し続けるために使用されます。

オンボーディング ソフトウェア: オンボーディング ソフトウェアは、採用マネージャーや人事担当者に必要な管理作業を削減することで、新規採用者のオンボーディング プロセスを簡素化します。 さらに、従業員と採用マネージャーの両方が、コンプライアンスを維持するために必要なオンボーディング資料と書類をより適切に追跡できます。

勤怠管理ソフトウェア: 勤怠管理ソフトウェアは、時間の追跡を容易にするために人事部門で使用されます。 彼らは会社の勤怠データを管理すると同時に、休暇、休日、残業、病欠についても把握しています。

これらのツールを企業の技術スタックに含めることで、見逃すことがなく、必要なすべての法律や規制が遵守されるようになります。

適切な人材を雇う

あなたの会社が新しい候補者を探し、採用プロセスを経るにつれて、人事部門はさまざまな法律や規制に従わなければなりません。 最低賃金規制から労働法、さらには残業制限まで、心に留めておくべきことがたくさんあります。

辞退できる人、辞退できない人を見逃さないようにするために、コンプライアンス基準に従った堅実な採用プロセスを持つことは、HR コンプライアンス戦略の最も重要な機能の 1 つです。 人事リーダーは、連邦規制と公正な待遇を最前線で維持しながら、組織のすべての人員配置ニーズを管理することが重要です。

候補者の募集、採用、オンボーディングの方法を確実に調整することは、会社の雰囲気と、設定する必要があるコンプライアンスに関する期待を設定するために不可欠です。

スタッフの教育とトレーニング

人事部門は、組織が準拠しているかどうかに直接影響するため、変化する可能性のあるすべての法的および規制要件について、一貫して教育およびトレーニングを受ける必要があります。

一部の規則や規制は変更される可能性があるため、HR リーダーが最新の情報にアクセスできるようにすることは非常に重要です。

従業員ハンドブックの作成と更新

会社の従業員ハンドブックは、ポリシーと手順に関するさまざまな情報を入手できる場所にする必要があります。 従業員ハンドブックは、会社の成長に合わせて成長し、適応する生きた文書であるべきであるため、停滞しすぎないように注意してください。

基本的なポリシー要素はほぼ同じままですが、会社がコンプライアンスを維持する方法に関する詳細は最新のものにする必要があります。

人事コンプライアンス監査の実施

罰金や罰則を回避するために、会社が独自の人事コンプライアンス監査を実施することをお勧めします。 これらの監査をスケジュールすることは、組織のコンプライアンス戦略の一部である必要があります。これにより、手遅れになる前に法的責任を回避できます。

効果的なコミュニケーション

あなたが人事マネージャーであろうと CHRO であろうと、他のリーダーとコミュニケーションを取り、潜在的な人事コンプライアンス リスクについて全員に最新情報を伝え、状況を改善する方法を提案することが不可欠です。

組織内の全員が人事ポリシーに関して同じ認識を持っており、準拠を維持するために何が必要かを理解していれば、罰則や罰金を回避するのは簡単です。

治安は最善の策

雇用法に関しては、規則に従って多額の罰金を回避し、従業員に最高の労働環境を提供してください。 適切なソフトウェアを導入すれば、人事コンプライアンスの内外をナビゲートすることで、関係者全員のストレスが軽減されます。

従業員ハンドブックを更新する必要がありますか? 組織がコンプライアンスを維持していることを確認できるように、これらの 9 つの項目が含まれていることを確認してください。