Küçük işletmeniz için Excel ve CRM hakkında bilmeniz gereken her şey

Küçük işletmelerin çoğunun, olası satışlarını ve müşterilerini izlemek için Excel veya Elektronik Tablolar kullanması oldukça yaygındır. Bunun nedeni, excel veya elektronik tablo araçlarının oldukça basit ve yerleşik ve kullanımı kolay olmasıdır. Ayrıca, bu araçların çeşitli seçenekleri olduğundan, insanlar bunları müşteri adayı takibi için iş gereksinimlerine göre kullanır. Excel, müşteri adayı takibi için uygun bir araç olsa da, birçok işletme, işletmeleri için CRM'nin öneminin farkında değildir. Birçok küçük işletme, Excel'den CRM araçlarına geçiş konusunda da kafa karışıklığına sahiptir. Daha geniş bir fikir edinmek için, bu konuyu derinlemesine inceleyelim.

Birçok kuruluş, basitliği nedeniyle excel kullanmayı tercih eder ve birkaç tıklamayla verileri harika grafiklere ve veri odaklı materyallere dönüştürebiliriz. Birkaç formül bile işimizi kolaylaştıracaktır.

Excel'in pek çok avantajı olmasına rağmen, bunların tümü aşağıdaki dezavantajlardan bazıları ile dengelenir. İşletmelerin verilerini işlemek için geç olmadan CRM kullanmasının nedenleri bunlardır.

Birçok işletme arasında excel'den CRM'ye geçiş konusunda her zaman bir tartışma olmuştur. Excel, daha fazla avantajla birlikte, müşteri verilerini işlerken büyük dezavantajlara da sahiptir.

CRM Yazılımı Nedir?

CRM ( Müşteri İlişkileri Yönetimi ), kuruluşların müşterileriyle daha iyi bir ilişki kurmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış bir araçtır. CRM, satışlarınızı takip ederek, görevlerinizi organize ederek ve önceliklendirerek tüm müşteri etkileşimlerinin eksiksiz bir resmini sunar. Her işletme, CRM kullanarak müşteri verilerini işleme konusunda benzersiz ve sorunsuz bir deneyim yaşayabilir.

Bir CRM aracı, müşteri ve potansiyel müşteri iletişim bilgilerini depolamanıza, satış fırsatlarını belirlemenize, hizmet sorunlarını kaydetmenize ve pazarlama kampanyalarını tek bir merkezi konumda yönetmenize olanak tanır.

CRM'den kimler yararlanacak?

Satışlarda iş büyümesini yönlendirmek isteyen küçükten kurumsal düzeydeki şirketlere kadar her büyüklükteki şirket, CRM araçlarından ve özelliklerinden yararlanabilir. Özellikle bir CRM, ekiplerin satışlarını tahmin ettiği ve daha fazla anlaşma yaparak daha fazla kar elde etmeye yardımcı olduğu küçük işletmeler için daha faydalıdır. Özel bir satış ekibine, pazarlama ekibine sahip ve verimliliği artırmaya çalışan bazı işletmeler CRM kullanarak daha fazla kazanç sağlar.

Excel yerine CRM'yi düşünmenin ana nedenleri

1. Güvenlik ve Kontrol Eksikliği

Birçok işletme, tüm verileri işlemek için tek bir excel sayfasına sahip olmayı uygular. Bu, excel'in daha büyük bir boyuta getirilmesiyle sonuçlanacak ve verilerin ekip üyeleri arasında paylaşılması risklerini artıracaktır. Aynı dosyayı 2'den fazla kullanıcı için kullanıyorsanız, yapılan değişiklikleri takip etmek zor olacak ve ayrıca verilerin güvenliği garanti edilmeyecektir. Bu kesinlikle işinizin alt satırını etkiler.

2.Excel Dolandırıcılığa/Yolsuzluğa Karşı Hassastır

Excel dosyalarında hileli manipülasyon, veri kaybına neden olacaktır. Veriler kaybolursa, orijinal verileri geri almak çok zordur. Verileri alsanız bile, geri alınamayan eksik veri olasılığı olabilir.

3.Excel'de sorun gidermek veya test etmek zordur

Elektronik tablo verilerinin birden çok klasöre, iş istasyonuna veya coğrafi konuma dağılmış olması sık görülen bir durum değildir. Bağlı tüm dosyaların yerini tam olarak belirlemek mümkün olsa da, formül mantığını ilgili bir hücreden diğerine izlemek daha fazla zaman alacaktır. Herhangi bir şüpheli veriyi giderirken benzer sorunlar ortaya çıkabilir.

4.Excel, ortak çalışma için tasarlanmamıştır

İşletmeler arasında birden fazla veri dosyası alışverişi yaygındır. Değişiklikleri takip etmek de önemlidir. Excel, bir işletme birçok ülkede genişlediğinde veya ekip üyeleri arasında önemli mesafeler varsa, veri alışverişi için tek seçenek e-posta yoluyla bunu zorlaştırır. Sonuç olarak, farklı ekip üyeleri karşılaştırılabilir dosyaları takip etmek için tökezleyecek, insanlar eski bir sürüm dosyası üzerinde çalışabilir.

5.Excel'i konsolide etmek zordur

Bir excel elektronik tablosu kullanılarak oluşturulan rapor nedeniyle konsolidasyon süreci telaşlı hale gelir. Raporlar farklı sayfalarda oluşturulacak ve bu nedenle verileri tek bir sayfada birleştirmeyi zorlaştıracak ve bu da birçok formül ve pivot tablo gerektirecektir.

6.Excel'i yönetmek zordur

Bir iş değişikliğinin parçası olarak yeni bir kişi devraldığında, en baştan başlaması gerekir. Çalışmasına başlamadan önce Excel'de yer alan kavramı ve formülleri anlaması gerekiyor. Bunu anlamaları en az bir hafta sürebilir, bu nedenle işte bir gecikme olabilir.

Bir CRM'niz varsa, şunları yapabilirsiniz:

• Tüm verileri, ilgili tüm ekip üyelerinin erişebileceği tek bir merkezi yerde bulundurun
• Müşteri istek ve ihtiyaçlarına daha hızlı yanıt verin
• Daha kişiselleştirilmiş hizmet yoluyla güçlü ve uzun süreli bir ilişki geliştirin
• Müşteri adayı yönetim sürecini, kapanış oranlarını iyileştirir ve satış metodolojilerinin daha hızlı, daha kolay ve uygun maliyetli bir şekilde geliştirilmesine yardımcı olan satış faaliyetlerinin izlenmesine yardımcı olur.
• Müşteri tabanından daha fazla değer elde ederek ve daha verimli ve akıcı operasyonlarla kârı ve geliri artırın
• Satış, pazarlama ve müşteri hizmetleri ekibinin müşterilerle aynı sayfada olma ortak hedefine ulaşmak için birlikte çalışmasını sağlamak
• Excel dezavantajlarının üstesinden gelmek için, işinize uygun doğru CRM'yi seçebilirsiniz ve neredeyse tüm CRM'ler, verileri excel'den CRM'ye taşıma seçenekleri sunar.

CRM kullanmanın faydaları

1. Daha İyi Müşteri hizmeti

Bir CRM, tüm kişilerinizi yönetir ve tüm kanallardaki demografik bilgiler, satın alma kayıtları ve önceki mesajlar gibi önemli müşteri bilgilerini toplar ve şirketinizde buna ihtiyacı olan herkes tarafından kolayca erişilebilir olmasını sağlar.

2. Artan satışlar

Bir CRM aracı, satış sürecinizi düzene koymanıza, bir satış hattı oluşturmanıza, temel görevleri otomatikleştirmenize ve tüm satış verilerinizi tek bir merkezi yerde analiz etmenize yardımcı olarak potansiyel olarak satışları ve üretkenliği artırır.

3. Geliştirilmiş müşteri tutma

CRM, sorunları belirlemenize ve müşterilerinizle bunları hızla çözmenize yardımcı olmak için duyarlılık analizi, otomatik biletleme, müşteri destek otomasyonu ve kullanıcı davranışı izleme sağlar.

4. Ayrıntılı analiz

CRM yazılımı tipik olarak verileri bağlamsallaştırmak, eyleme dönüştürülebilir öğelere ve kolayca anlaşılan metriklere bölmek için yerleşik analitik yeteneklere sahiptir.

5. Daha yüksek üretkenlik ve verimlilik

CRM size iş süreçlerinizin nasıl çalıştığına ve iş akışlarınızın nerelerde iyileştirilebileceğine dair bir gösterge panosu gösterebilir.

6. Merkezileştirilmiş bilgi veri tabanı

CRM yazılımının en iyi yaptığı başka bir şey de, müşterilerinizle ilgili tüm bilgileri içeren merkezi bir veritabanı sağlayarak şirketinizde buna ihtiyacı olan herkesin kolayca erişebilmesini sağlamaktır. Bu, bir satış temsilcisinin belirli bir müşterinin hangi ürünlerle ilgilendiğini görmesini kolaylaştırır.

7. Potansiyel müşteri adayları ile yönetilen iletişim

Bir CRM, süreci otomatik olarak yönetir, çalışanlarınıza potansiyel müşteriye ulaşmaları gerektiğinde uyarılar gönderir ve e-postalardan telefon görüşmelerine kadar her etkileşimi takip eder.

8. İyileştirilmiş müşteri segmentasyonu

Yüzlerce kişiden oluşan bir liste bunaltıcı olabilir. Bir CRM, kişi listelerinizi kriterlerinize göre otomatik olarak bölümlere ayıracak ve herhangi bir zamanda iletişim kurmak istediğiniz kişileri bulmanızı kolaylaştıracaktır.

9. Otomatik satış raporları

CRM ayrıca ekip üyelerinizin performanslarını değerlendirmelerine, tekliflerini ve hedeflerini takip etmelerine ve projelerindeki ilerlemelerini bir bakışta kontrol etmelerine yardımcı olabilir.

10. Daha doğru satış tahmini

Herhangi bir iş operasyonunda, geçmiş performansınızı gözden geçirebilmeli ve gelecek için stratejik plan yapabilmelisiniz. CRM yazılımındaki otomatik satış raporlarını kullanarak temel eğilimleri belirleyebilir ve gelecekteki satış döngüsü performansınızdan ne bekleyeceğiniz konusunda bir fikir edinebilirsiniz.

11. Kolaylaştırılmış dahili iletişim

Bir CRM, diğer çalışanların potansiyel bir müşteriyle nasıl konuştuğunu izlemeyi kolaylaştırır ve bu da ekibinizin birleşik bir marka sesini korumasına yardımcı olur. Ayrıca ekip üyelerinin birbirlerine notlar veya uyarılar göndermelerine, projelerde birbirlerini etiketlemelerine olanak tanır.

Birçok avantajına rağmen, excel'in müşteri verilerini işleme konusunda büyük dezavantajları vardır. Formüllerle oynayabilir veya excel kurslarında sertifikalarınız olabilir, ancak müşteri verilerini işlemeye gelince, CRM müşterilerinizle güvenli ve gizli bir ilişki sürdürmek için en iyi seçenektir. İşletmeniz için bir CRM deneyin ve kesinlikle daha iyi sonuçlar göreceksiniz.