Tutto ciò che devi sapere su Excel vs CRM per la tua piccola impresa

È abbastanza comune che la maggior parte delle piccole imprese utilizzi Excel o fogli di calcolo per tenere traccia dei propri contatti e clienti. Questo perché gli strumenti Excel o fogli di calcolo sono abbastanza semplici e facili da integrare e utilizzare. Inoltre, poiché questi strumenti hanno una varietà di opzioni, le persone li usano in base alle loro esigenze aziendali per il monitoraggio dei lead. Anche se excel è lo strumento conveniente per il monitoraggio dei lead, molte aziende non sono consapevoli dell'importanza del CRM per la propria attività. Molte piccole imprese hanno anche confusione sulla migrazione da Excel agli strumenti CRM. Per avere un'idea più ampia, approfondiamo questo argomento.

Molte organizzazioni preferiscono utilizzare Excel per la sua semplicità e con pochi clic possiamo trasformare i dati in meravigliosi grafici e materiali basati sui dati. Anche poche formule faciliteranno il nostro lavoro.

Anche se Excel ha così tanti vantaggi, tutti questi sono compensati da alcuni dei seguenti inconvenienti. Questi sono i motivi per cui le aziende dovrebbero utilizzare il CRM prima che sia tardi per gestire i propri dati.

C'è sempre stato un dibattito tra molte aziende sulla migrazione da Excel a CRM. Con più vantaggi, excel presenta anche importanti svantaggi durante la gestione dei dati dei clienti.

Che cos'è il software CRM?

Il CRM ( Customer Relationship Management ) è uno strumento progettato per aiutare le organizzazioni a costruire una migliore relazione con i propri clienti. Il CRM fornisce un quadro completo di tutte le interazioni con i clienti, tenendo traccia delle tue vendite, organizzando e dando priorità alle tue attività. Ogni azienda può sperimentare un'esperienza unica e senza interruzioni di gestione dei dati dei clienti utilizzando il CRM.

Uno strumento CRM ti consente di archiviare le informazioni di contatto di clienti potenziali e potenziali, identificare opportunità di vendita, registrare problemi di servizio e gestire campagne di marketing, il tutto in un'unica posizione centrale.

Chi trarrà vantaggio dal CRM?

Le aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole alle aziende di livello aziendale che desiderano guidare la crescita del business nelle vendite possono trarre vantaggio dagli strumenti e dalle funzionalità CRM. Soprattutto un CRM è più vantaggioso per le piccole imprese in cui i team prevedono le loro vendite, il che a sua volta aiuta a ottenere maggiori profitti chiudendo più affari. Alcune aziende con un team di vendita dedicato, un team di marketing e che cercano di aumentare l'efficienza guadagnano di più utilizzando il CRM.

Principali ragioni per considerare il CRM rispetto a Excel

1.Mancanza di sicurezza e controllo

Molte aziende praticano di avere un unico foglio Excel per la gestione di tutti i dati. Ciò si tradurrà in Excel in una dimensione maggiore e aumenterà i rischi di condividere i dati tra i membri del team. Se stai utilizzando lo stesso file per più di 2 utenti, sarà difficile tenere traccia delle modifiche apportate e anche la sicurezza dei dati non è garantita. Questo ha sicuramente un impatto sui profitti della tua attività.

2.Excel è vulnerabile a frode/corruzione

La manipolazione fraudolenta nei file excel comporterà la perdita di dati. Se i dati vengono persi, è molto difficile recuperare i dati originali. Anche se recuperi i dati, potrebbe esserci la possibilità di dati mancanti, che non possono essere recuperati.

3. Excel è difficile da risolvere o testare

Non è raro che i dati del foglio di calcolo siano distribuiti su più cartelle, workstation o posizioni geografiche. Sebbene sia possibile individuare la posizione di tutti i file collegati, ci vorrà più tempo per tenere traccia della logica della formula da una cella correlata all'altra. Problemi simili possono sorgere durante la risoluzione di eventuali dati sospetti.

4.Excel non è progettato per il lavoro collaborativo

Gli scambi multipli di file di dati sono comuni tra le aziende. È anche importante tenere traccia dei cambiamenti. Excel rende difficile quando un'azienda si espande in molti paesi o se i membri del team sono divisi a una distanza significativa, l'unica opzione per lo scambio di dati è tramite e-mail. Di conseguenza, diversi membri del team inciamperanno per tenere traccia dei file comparabili, le persone potrebbero lavorare su un file di versione obsoleto.

5.Excel è difficile da consolidare

Il processo di consolidamento diventa frenetico a causa del report generato utilizzando un foglio di calcolo excel. I report verranno generati in fogli diversi, rendendo così difficile il consolidamento dei dati in un unico foglio che a sua volta richiede molte formule e tabelle pivot.

6.Excel è difficile da gestire

Quando una nuova persona subentra come parte di un cambiamento aziendale, deve ricominciare dall'inizio. Ha bisogno di comprendere il concetto e le formule incorporate in Excel prima di iniziare il suo lavoro. Potrebbero volerci almeno una settimana per capire, quindi potrebbe esserci un ritardo nel lavoro.

Se hai un CRM, puoi

• Disponi di tutti i dati in un'unica posizione centrale, accessibile da tutti i rispettivi membri del team
• Rispondere più rapidamente alle richieste e alle esigenze dei clienti
• Sviluppare una relazione forte e duratura attraverso un servizio più personalizzato
• Migliora il processo di gestione dei lead, i tassi di chiusura e aiuta a tenere traccia delle attività di vendita che aiuta a migliorare le metodologie di vendita in modo più rapido, semplice ed economico
• Aumenta profitti e ricavi, estraendo più valore dalla base clienti e con operazioni più efficienti e snelle
• Per consentire ai team di vendita, marketing e assistenza clienti di collaborare per raggiungere l'obiettivo comune di essere in linea con i clienti
• Per superare gli svantaggi di Excel, puoi scegliere il CRM giusto, adatto alla tua attività e quasi tutti i CRM offrono opzioni per migrare i dati da Excel a CRM

Vantaggi dell'utilizzo del CRM

1. Migliore servizio clienti

Un CRM gestisce tutti i tuoi contatti e raccoglie informazioni importanti sui clienti, come dati demografici, record di acquisto e messaggi precedenti su tutti i canali, e le rende facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno nella tua azienda.

2. Aumento delle vendite

Uno strumento CRM può aiutarti a semplificare il processo di vendita, creare una pipeline di vendita, automatizzare le attività chiave e analizzare tutti i dati di vendita in un'unica posizione centralizzata, aumentando potenzialmente le vendite e la produttività.

3. Migliore fidelizzazione dei clienti

Il CRM fornirà analisi del sentiment, ticketing automatizzato, automazione dell'assistenza clienti e monitoraggio del comportamento degli utenti per aiutarti a determinare i problemi e affrontarli rapidamente con i tuoi clienti.

4. Analisi dettagliate

Il software CRM in genere ha funzionalità analitiche integrate per contestualizzare i dati, suddividendoli in elementi utilizzabili e metriche facilmente comprensibili.

5. Maggiore produttività ed efficienza

Il CRM può mostrarti una dashboard su come funzionano i tuoi processi aziendali e dove i tuoi flussi di lavoro potrebbero migliorare.

6. Banca dati centralizzata delle informazioni

Un'altra cosa che il software CRM fa meglio è fornire un database centralizzato con tutte le informazioni sui tuoi clienti, rendendolo facilmente accessibile a chiunque nella tua azienda ne abbia bisogno. In questo modo è facile per un rappresentante di vendita vedere a quali prodotti è interessato un determinato cliente.

7. Comunicazione gestita con potenziali contatti

Un CRM gestisce automaticamente il processo, inviando avvisi ai dipendenti quando devono contattare il potenziale cliente e tracciando ogni interazione, dalle e-mail alle telefonate.

8. Migliore segmentazione dei clienti

Un elenco di centinaia di contatti può essere schiacciante. Un CRM segmenterà automaticamente i tuoi elenchi di contatti in base ai tuoi criteri, rendendo facile trovare quelli che desideri contattare in qualsiasi momento.

9. Rapporti di vendita automatizzati

Il CRM può anche aiutare i membri del tuo team a valutare le loro prestazioni, tenere traccia delle loro quotazioni e obiettivi e controllare a colpo d'occhio i loro progressi su ciascuno dei loro progetti.

10. Previsioni di vendita più accurate

Con qualsiasi operazione aziendale, dovresti essere in grado di rivedere le tue prestazioni passate e pianificare strategicamente per il futuro. Utilizzando i rapporti di vendita automatizzati nel software CRM, puoi identificare le tendenze chiave e farti un'idea di cosa aspettarti dalle prestazioni future del tuo ciclo di vendita

11. Comunicazioni interne ottimizzate

Un CRM semplifica il monitoraggio di come gli altri dipendenti parlano con un potenziale cliente, il che aiuta il tuo team a mantenere una voce unificata del marchio. Consente inoltre ai membri del team di scambiarsi note o avvisi, taggarsi a vicenda sui progetti.

Nonostante i numerosi vantaggi, excel presenta notevoli svantaggi per la gestione dei dati dei clienti. Puoi giocare con le formule o ottenere certificazioni nei corsi excel, ma quando si tratta di gestire i dati dei clienti, il CRM è l'opzione migliore per mantenere un rapporto sicuro e riservato con i tuoi clienti. Prova un CRM per la tua attività e vedrai sicuramente risultati migliori.