Semua yang perlu Anda ketahui tentang Excel vs CRM untuk bisnis kecil Anda

Sangat umum bahwa sebagian besar usaha kecil menggunakan Excel atau Spreadsheet untuk melacak prospek dan pelanggan mereka. Ini karena alat excel atau spreadsheet cukup sederhana dan mudah untuk digunakan dan digunakan. Dan juga, karena alat ini memiliki berbagai pilihan, orang menggunakannya berdasarkan kebutuhan bisnis mereka untuk pelacakan prospek. Meskipun excel adalah alat yang mudah digunakan untuk pelacakan prospek, banyak bisnis tidak menyadari pentingnya CRM untuk bisnis mereka. Banyak bisnis kecil juga mengalami kebingungan tentang migrasi dari alat Excel ke CRM. Untuk mendapatkan ide yang lebih luas, mari kita selami topik ini lebih dalam.

Banyak organisasi lebih suka menggunakan excel karena kesederhanaannya dan dengan beberapa klik, kami dapat mengubah data menjadi bagan yang luar biasa dan materi berbasis data. Bahkan beberapa formula akan membuat pekerjaan kita lebih mudah.

Meskipun Excel memiliki begitu banyak keunggulan, semua ini diimbangi oleh beberapa kelemahan berikut. Itulah alasan mengapa bisnis harus menggunakan CRM sebelum terlambat untuk menangani data mereka.

Selalu ada perdebatan di antara banyak bisnis untuk bermigrasi dari excel ke CRM. Dengan lebih banyak keuntungan, excel juga memiliki kelemahan utama saat menangani data pelanggan.

Apa itu Perangkat Lunak CRM?

CRM ( Customer Relationship Management ) adalah alat yang dirancang untuk membantu organisasi membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan mereka. CRM memberikan gambaran lengkap tentang semua interaksi pelanggan, melacak penjualan Anda, mengatur, dan memprioritaskan tugas Anda. Setiap bisnis dapat mengalami pengalaman unik dan mulus dalam menangani data pelanggan menggunakan CRM.

Alat CRM memungkinkan Anda menyimpan informasi kontak pelanggan dan prospek, mengidentifikasi peluang penjualan, mencatat masalah layanan, dan mengelola kampanye pemasaran, semuanya di satu lokasi terpusat.

Siapa yang akan mendapatkan manfaat dari CRM?

Perusahaan dari semua ukuran dari kecil hingga perusahaan tingkat perusahaan yang ingin mendorong pertumbuhan bisnis dalam penjualan dapat memanfaatkan alat dan fitur CRM. Terutama CRM lebih bermanfaat bagi usaha kecil di mana tim memperkirakan penjualan mereka yang pada gilirannya membantu mendapatkan lebih banyak keuntungan dengan menutup lebih banyak kesepakatan. Beberapa bisnis dengan tim penjualan yang berdedikasi, tim pemasaran dan berusaha untuk meningkatkan efisiensi mendapatkan lebih banyak dengan menggunakan CRM.

Alasan utama untuk mempertimbangkan CRM daripada excel

1.Kurangnya Keamanan dan Kontrol

Banyak bisnis berlatih untuk memiliki satu lembar excel untuk menangani semua data. Ini akan menghasilkan excel menjadi ukuran yang lebih besar dan meningkatkan risiko berbagi data antar anggota tim. Jika Anda menggunakan file yang sama untuk lebih dari 2 pengguna, akan sulit untuk melacak perubahan yang dilakukan dan juga keamanan data tidak terjamin. Ini pasti berdampak pada bottom line bisnis Anda.

2.Excel Rentan terhadap Penipuan/Korupsi

Manipulasi penipuan dalam file excel akan mengakibatkan hilangnya data. Jika data hilang, sangat sulit untuk mengambil data asli. Bahkan jika Anda mengambil data, mungkin ada kemungkinan data yang hilang, yang tidak dapat diambil.

3.Excel sulit untuk dipecahkan atau diuji

Tidak jarang data spreadsheet tersebar di beberapa folder, stasiun kerja, atau lokasi geografis. Meskipun dimungkinkan untuk menentukan lokasi semua file yang terhubung, akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk melacak logika rumus dari satu sel terkait ke sel lainnya. Masalah serupa mungkin muncul saat memecahkan masalah data yang mencurigakan.

4.Excel tidak dirancang untuk kerja kolaboratif

Banyak pertukaran file data yang umum di antara bisnis. Penting juga untuk melacak perubahan. Excel mempersulit ketika bisnis berkembang di banyak negara atau jika anggota tim dipisahkan oleh jarak yang signifikan, satu-satunya pilihan untuk bertukar data adalah melalui email. Anggota tim yang berbeda akan tersandung untuk melacak file yang sebanding sebagai akibatnya, orang dapat mengerjakan file versi yang sudah ketinggalan zaman.

5.Excel sulit untuk dikonsolidasikan

Proses konsolidasi menjadi padat karena laporan yang dihasilkan menggunakan spreadsheet excel. Laporan akan dihasilkan dalam lembar yang berbeda dan dengan demikian menyulitkan untuk mengkonsolidasikan data dalam satu lembar yang pada gilirannya membutuhkan banyak rumus dan tabel pivot.

6.Excel sulit untuk dikelola

Ketika orang baru mengambil alih sebagai bagian dari perubahan bisnis, dia harus memulai dari awal. Dia perlu memahami konsep dan formula yang tergabung dalam excel sebelum memulai pekerjaannya. Ini mungkin memakan waktu setidaknya satu minggu bagi mereka untuk memahami sehingga mungkin ada penundaan dalam pekerjaan.

Jika Anda memiliki CRM, Anda bisa

• Memiliki semua data di satu tempat terpusat, dapat diakses oleh semua anggota tim masing-masing
• Merespon lebih cepat permintaan dan kebutuhan pelanggan
• Kembangkan hubungan jangka panjang yang kuat melalui layanan yang lebih personal
• Meningkatkan proses manajemen prospek, tingkat penutupan, dan membantu melacak aktivitas penjualan yang membantu meningkatkan metodologi penjualan lebih cepat, lebih mudah, dan hemat biaya
• Tingkatkan laba dan pendapatan, dengan mengekstraksi lebih banyak nilai dari basis pelanggan dan dengan operasi yang lebih efisien dan efisien
• Untuk memungkinkan tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama untuk berada di halaman yang sama dengan pelanggan
• Untuk mengatasi kelemahan excel, Anda dapat memilih CRM yang tepat, cocok untuk bisnis Anda dan hampir semua CRM menyediakan opsi untuk memigrasikan data dari excel ke CRM

Manfaat menggunakan CRM

1. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik

CRM mengelola semua kontak Anda dan mengumpulkan informasi penting pelanggan – seperti demografi, catatan pembelian, dan pesan sebelumnya di semua saluran – dan membuatnya mudah diakses oleh siapa saja di perusahaan Anda yang membutuhkannya.

2. Peningkatan penjualan

Alat CRM dapat membantu Anda merampingkan proses penjualan, membangun jalur penjualan, mengotomatiskan tugas-tugas utama, dan menganalisis semua data penjualan Anda di satu tempat terpusat, yang berpotensi meningkatkan penjualan dan produktivitas.

3. Peningkatan retensi pelanggan

CRM akan menyediakan analisis sentimen, tiket otomatis, otomatisasi dukungan pelanggan, dan pelacakan perilaku pengguna untuk membantu Anda menentukan masalah dan dengan cepat mengatasinya dengan pelanggan Anda.

4. Analisis terperinci

Perangkat lunak CRM biasanya memiliki kemampuan analitik bawaan untuk mengontekstualisasikan data, memecahnya menjadi item yang dapat ditindaklanjuti, dan metrik yang mudah dipahami.

5. Produktivitas dan efisiensi yang lebih tinggi

CRM dapat menunjukkan kepada Anda dasbor tentang bagaimana proses bisnis Anda bekerja dan di mana alur kerja Anda dapat ditingkatkan.

6. Basis data informasi terpusat

Hal lain yang paling baik dilakukan oleh perangkat lunak CRM adalah menyediakan database terpusat dengan semua informasi tentang pelanggan Anda sehingga mudah diakses oleh siapa saja di perusahaan Anda yang membutuhkannya. Ini memudahkan perwakilan penjualan untuk melihat produk apa yang diminati oleh pelanggan tertentu.

7. Komunikasi terkelola dengan calon prospek

CRM secara otomatis mengelola proses, mengirimkan peringatan kepada karyawan Anda saat mereka harus menjangkau calon pelanggan dan melacak setiap interaksi, dari email hingga panggilan telepon.

8. Peningkatan segmentasi pelanggan

Daftar ratusan kontak bisa sangat banyak. CRM akan secara otomatis mengelompokkan daftar kontak Anda berdasarkan kriteria Anda, sehingga mudah untuk menemukan orang yang ingin Anda hubungi pada waktu tertentu.

9. Laporan penjualan otomatis

CRM juga dapat membantu anggota tim Anda mengevaluasi kinerja mereka, melacak penawaran dan sasaran mereka, dan memeriksa kemajuan mereka pada setiap proyek mereka secara sekilas.

10. Peramalan penjualan yang lebih akurat

Dengan operasi bisnis apa pun, Anda harus dapat meninjau kinerja masa lalu Anda dan merencanakan masa depan secara strategis. Dengan menggunakan laporan penjualan otomatis dalam perangkat lunak CRM, Anda dapat mengidentifikasi tren utama dan mendapatkan gambaran tentang apa yang diharapkan dari kinerja siklus penjualan Anda di masa mendatang

11. Komunikasi internal yang efisien

CRM memudahkan untuk melacak bagaimana karyawan lain berbicara dengan calon pelanggan, yang membantu tim Anda mempertahankan suara merek yang terpadu. Ini juga memungkinkan anggota tim untuk saling mengirim catatan atau peringatan, menandai satu sama lain pada proyek.

Meskipun banyak keuntungan, excel memiliki kelemahan utama untuk menangani data pelanggan. Anda dapat bermain-main dengan rumus atau Anda dapat memiliki sertifikasi dalam kursus excel, tetapi dalam hal menangani data pelanggan, CRM adalah pilihan terbaik untuk menjaga hubungan yang aman dan rahasia dengan pelanggan Anda. Coba CRM untuk bisnis Anda dan pasti Anda akan melihat hasil yang lebih baik.