كل ما تحتاج لمعرفته حول Excel مقابل CRM لشركتك الصغيرة

من الشائع جدًا أن تستخدم معظم الشركات الصغيرة برنامج Excel أو جداول البيانات لتتبع العملاء المتوقعين والعملاء. هذا لأن أدوات Excel أو جداول البيانات بسيطة للغاية وسهلة الاستخدام والاستخدام. وأيضًا ، نظرًا لأن هذه الأدوات بها مجموعة متنوعة من الخيارات ، يستخدمها الأشخاص بناءً على احتياجات أعمالهم لتتبع العملاء المحتملين. على الرغم من أن برنامج Excel هو الأداة الملائمة لتتبع العملاء المحتملين ، إلا أن العديد من الشركات لا تدرك أهمية CRM لأعمالها. لدى العديد من الشركات الصغيرة أيضًا ارتباك حول الانتقال من Excel إلى أدوات CRM. للحصول على فكرة أوسع ، دعونا نتعمق في هذا الموضوع.

تفضل العديد من المؤسسات استخدام برنامج Excel نظرًا لبساطته وببضع نقرات ، يمكننا تحويل البيانات إلى مخططات رائعة ومواد تعتمد على البيانات. حتى القليل من الصيغ ستجعل عملنا أسهل.

على الرغم من أن برنامج Excel يتمتع بالعديد من المزايا ، إلا أن كل هذه الميزات يقابلها بعض العيوب التالية. هذه هي الأسباب التي من أجلها يجب على الشركات استخدام CRM قبل أن يتأخر التعامل مع بياناتهم.

كان هناك دائمًا نقاش بين العديد من الشركات حول الانتقال من برنامج Excel إلى CRM. مع المزيد من المزايا ، يأتي برنامج Excel أيضًا مع عيوب رئيسية أثناء التعامل مع بيانات العميل.

ما هو برنامج CRM؟

CRM (إدارة علاقات العملاء ) هي أداة مصممة لمساعدة المؤسسات على بناء علاقة أفضل مع عملائها. يوفر CRM صورة كاملة لجميع تفاعلات العملاء ، وتتبع مبيعاتك ، والتنظيم ، وتحديد أولويات مهامك. يمكن لكل عمل تجربة تجربة فريدة وسلسة للتعامل مع بيانات العملاء باستخدام CRM.

تتيح لك أداة CRM تخزين معلومات الاتصال بالعميل والتوقع وتحديد فرص المبيعات وتسجيل مشكلات الخدمة وإدارة الحملات التسويقية ، كل ذلك في موقع مركزي واحد.

من الذي سيستفيد من CRM؟

يمكن للشركات من جميع الأحجام من الشركات الصغيرة إلى الشركات على مستوى المؤسسات التي ترغب في دفع نمو الأعمال في المبيعات الاستفادة من أدوات وميزات CRM. يعد CRM أكثر فائدة للشركات الصغيرة حيث تتوقع الفرق مبيعاتها والتي بدورها تساعد في الحصول على المزيد من الأرباح من خلال إبرام المزيد من الصفقات. بعض الشركات التي لديها فريق مبيعات مخصص ، وفريق تسويق وتسعى إلى زيادة الكفاءة من خلال استخدام CRM.

الأسباب الرئيسية للنظر في إدارة علاقات العملاء أكثر من إكسل

1. الافتقار إلى الأمن والسيطرة

تمارس العديد من الشركات امتلاك ورقة إكسل واحدة للتعامل مع جميع البيانات. سيؤدي ذلك إلى جعل التفوق بحجم أكبر ويزيد من مخاطر مشاركة البيانات بين أعضاء الفريق. إذا كنت تستخدم نفس الملف لأكثر من مستخدمين ، فسيكون من الصعب تتبع التغييرات التي تم إجراؤها وأيضًا لا يتم تأمين أمان البيانات. هذا بالتأكيد يؤثر على المحصلة النهائية لعملك.

2.Excel عرضة للاحتيال / الفساد

سيؤدي التلاعب الاحتيالي في ملفات Excel إلى فقدان البيانات. في حالة فقدان البيانات ، يكون من الصعب جدًا استرداد البيانات الأصلية. حتى إذا قمت باسترداد البيانات ، فقد تكون هناك فرصة لفقدان البيانات ، والتي لا يمكن استرجاعها.

3.Excel يصعب استكشافه أو اختباره

ليس من النادر أن يتم توزيع بيانات جدول البيانات عبر مجلدات أو محطات عمل أو مواقع جغرافية متعددة. على الرغم من أنه من الممكن تحديد موقع جميع الملفات المتصلة ، إلا أن الأمر سيستغرق وقتًا أطول لتتبع منطق الصيغة من خلية مرتبطة إلى أخرى. قد تظهر مشكلات مماثلة أثناء استكشاف أخطاء أي بيانات مشبوهة وإصلاحها.

4.Excel غير مصمم للعمل التعاوني

تعد عمليات التبادل المتعددة لملفات البيانات شائعة بين الشركات. من المهم أيضًا تتبع التغييرات. يجعل Excel الأمر صعبًا عندما يتوسع نشاط تجاري عبر العديد من البلدان أو إذا تم تقسيم أعضاء الفريق بمسافة كبيرة ، فإن الخيار الوحيد لتبادل البيانات هو عبر البريد الإلكتروني. سيتعثر أعضاء الفريق المختلفون لتتبع الملفات القابلة للمقارنة نتيجة لذلك ، قد يعمل الأشخاص على ملف إصدار قديم.

5.Excel من الصعب التوحيد

تصبح عملية الدمج محمومة بسبب التقرير الذي تم إنشاؤه باستخدام جدول بيانات Excel. سيتم إنشاء التقارير في أوراق مختلفة ، مما يجعل من الصعب دمج البيانات في ورقة واحدة والتي تتطلب بدورها العديد من الصيغ والجداول المحورية.

6.Excel يصعب إدارته

عندما يتولى شخص جديد المسؤولية كجزء من تغيير العمل ، فإنه يحتاج إلى البدء من البداية. يحتاج إلى فهم المفهوم والصيغ المدمجة في برنامج Excel قبل بدء عمله. قد يستغرق هذا أسبوعًا على الأقل حتى يفهموا ، وبالتالي قد يكون هناك تأخير في العمل.

إذا كان لديك CRM ، يمكنك ذلك

• احتفظ بجميع البيانات في مكان مركزي واحد ، بحيث يمكن لجميع أعضاء الفريق المعنيين الوصول إليها
• استجابة أسرع لطلبات العملاء واحتياجاتهم
• قم بتطوير علاقة قوية طويلة الأمد من خلال خدمة أكثر تخصيصًا
• يحسن عملية إدارة العملاء المتوقعين ، ومعدلات الإغلاق ، ويساعد على تتبع أنشطة المبيعات مما يساعد في تحسين منهجيات البيع بشكل أسرع وأسهل وفعالية من حيث التكلفة
• زيادة الأرباح والإيرادات ، من خلال استخلاص المزيد من القيمة من قاعدة العملاء وبعمليات أكثر كفاءة وانسيابية
• لتمكين فريق المبيعات والتسويق وخدمة العملاء من العمل معًا لتحقيق الهدف المشترك المتمثل في التواجد على نفس الصفحة مع العملاء
• للتغلب على عيوب التفوق ، يمكنك اختيار CRM المناسب المناسب لعملك وتوفر جميع CRMs تقريبًا خيارات لترحيل البيانات من Excel إلى CRM

فوائد استخدام CRM

1. خدمة عملاء أفضل

يدير CRM جميع جهات الاتصال الخاصة بك ويجمع معلومات العملاء المهمة - مثل المعلومات السكانية ، وسجلات الشراء ، والرسائل السابقة عبر جميع القنوات - ويسهل الوصول إليها لأي شخص في شركتك يحتاج إليها.

2. زيادة المبيعات

يمكن أن تساعدك أداة CRM في تبسيط عملية المبيعات الخاصة بك ، وبناء خط أنابيب المبيعات ، وأتمتة المهام الرئيسية وتحليل جميع بيانات المبيعات الخاصة بك في مكان مركزي واحد ، مما قد يؤدي إلى زيادة المبيعات والإنتاجية.

3. تحسين الاحتفاظ بالعملاء

سيوفر CRM تحليل المشاعر وإصدار التذاكر الآلي وأتمتة دعم العملاء وتتبع سلوك المستخدم لمساعدتك في تحديد المشكلات ومعالجتها بسرعة مع عملائك.

4. تحليلات مفصلة

عادةً ما يحتوي برنامج CRM على إمكانات تحليلية مضمنة لوضع البيانات في سياقها ، وتقسيمها إلى عناصر قابلة للتنفيذ ومقاييس يسهل فهمها.

5. إنتاجية وكفاءة أعلى

يمكن أن يُظهر لك CRM لوحة معلومات لكيفية عمل عمليات عملك وأين يمكن أن تتحسن تدفقات عملك.

6. قاعدة بيانات مركزية للمعلومات

هناك شيء آخر يفعله برنامج CRM بشكل أفضل وهو توفير قاعدة بيانات مركزية تحتوي على جميع المعلومات عن عملائك مما يسهل الوصول إليها لأي شخص في شركتك يحتاج إليها. هذا يسهل على مندوب المبيعات معرفة المنتجات التي يهتم بها عميل معين.

7. إدارة الاتصالات مع العملاء المحتملين

يدير CRM العملية تلقائيًا ، ويرسل تنبيهات لموظفيك عندما يجب عليهم الوصول إلى العميل المحتمل وتتبع كل تفاعل ، من رسائل البريد الإلكتروني إلى المكالمات الهاتفية.

8. تحسين تقسيم العملاء

يمكن أن تكون قائمة المئات من جهات الاتصال مربكة. سيقوم CRM تلقائيًا بتقسيم قوائم جهات الاتصال الخاصة بك بناءً على المعايير الخاصة بك ، مما يجعل من السهل العثور على تلك التي تريد الاتصال بها في أي وقت.

9. تقارير المبيعات الآلية

يمكن أن يساعد CRM أيضًا أعضاء فريقك في تقييم أدائهم ، وتتبع عروض الأسعار والأهداف ، والتحقق من تقدمهم في كل مشروع من مشاريعهم في لمحة.

10. أكثر دقة التنبؤ بالمبيعات

مع أي عملية تجارية ، يجب أن تكون قادرًا على مراجعة أدائك السابق والتخطيط الاستراتيجي للمستقبل. باستخدام تقارير المبيعات الآلية في برنامج CRM ، يمكنك تحديد الاتجاهات الرئيسية والحصول على فكرة عما يمكن توقعه من أداء دورة المبيعات المستقبلية

11. تبسيط الاتصالات الداخلية

يجعل CRM من السهل تتبع كيفية تحدث الموظفين الآخرين مع عميل محتمل ، مما يساعد فريقك في الحفاظ على صوت علامة تجارية موحد. كما يسمح لأعضاء الفريق بإرسال ملاحظات أو تنبيهات لبعضهم البعض ، ووضع علامات على المشاريع.

على الرغم من العديد من المزايا ، إلا أن برنامج Excel له عيوب رئيسية في التعامل مع بيانات العملاء. يمكنك التلاعب بالصيغ أو يمكنك الحصول على شهادات في دورات Excel ، ولكن عندما يتعلق الأمر بمعالجة بيانات العملاء ، فإن CRM هو الخيار الأفضل للحفاظ على علاقة آمنة وسرية مع عملائك. جرب CRM لعملك وبالتأكيد سترى نتائج محسنة.