Tot ce trebuie să știți despre Excel vs CRM pentru afacerea dvs. mică

Este destul de comun ca majoritatea întreprinderilor mici să folosească Excel sau Foi de calcul pentru a-și urmări clienții potențiali. Acest lucru se datorează faptului că instrumentele Excel sau foile de calcul sunt destul de simple și ușor de integrat și utilizat. Și, de asemenea, deoarece aceste instrumente au o varietate de opțiuni, oamenii le folosesc în funcție de nevoile lor de afaceri pentru urmărirea clienților potențiali. Chiar dacă excel este instrumentul convenabil pentru urmărirea clienților potențiali, multe companii nu sunt conștiente de importanța CRM pentru afacerea lor. Multe întreprinderi mici au, de asemenea, confuzii cu privire la migrarea de la Excel la instrumentele CRM. Pentru a ne face o idee mai amplă, să ne aprofundăm în acest subiect.

Multe organizații preferă să folosească Excel datorită simplității sale și, cu câteva clicuri, putem transforma datele în diagrame minunate și materiale bazate pe date. Chiar și câteva formule ne vor ușura munca.

Chiar dacă Excel are atât de multe avantaje, toate acestea sunt compensate de unele dintre următoarele dezavantaje. Acestea sunt motivele pentru care companiile ar trebui să folosească CRM înainte de a fi târziu pentru a-și gestiona datele.

A existat întotdeauna o dezbatere între multe companii pentru a migra de la Excel la CRM. Cu mai multe avantaje, excel vine și cu dezavantaje majore în timpul manipulării datelor clienților.

Ce este software-ul CRM?

CRM ( Customer Relationship Management ) este un instrument care este conceput pentru a ajuta organizațiile să construiască o relație mai bună cu clienții lor. CRM oferă o imagine completă a tuturor interacțiunilor cu clienții, ținând evidența vânzărilor, organizându-vă și prioritizându-vă sarcinile. Fiecare companie poate experimenta o experiență unică și fără întreruperi de manipulare a datelor clienților folosind CRM.

Un instrument CRM vă permite să stocați informații de contact despre clienți și potențiali, să identificați oportunitățile de vânzări, să înregistrați problemele legate de servicii și să gestionați campanii de marketing, totul într-o singură locație centrală.

Cine va beneficia de CRM?

Companiile de toate dimensiunile, de la cele mici la corporații la nivel de întreprindere, care doresc să stimuleze creșterea afacerii în vânzări, pot beneficia de instrumentele și funcțiile CRM. În special, un CRM este mai benefic pentru întreprinderile mici, unde echipele își prognozează vânzările, ceea ce, la rândul său, ajută la obținerea unui profit mai mare prin încheierea mai multor oferte. Unele companii cu o echipă de vânzări dedicată, o echipă de marketing și care caută să sporească eficiența câștigă mai mult prin utilizarea CRM.

Principalele motive pentru a lua în considerare CRM în detrimentul excel

1.Lipsa de securitate și control

Multe companii practică să aibă o singură foaie Excel pentru manipularea tuturor datelor. Acest lucru va duce la transformarea excelului într-o dimensiune mai mare și crește riscurile de a partaja datele între membrii echipei. Dacă utilizați același fișier pentru mai mult de 2 utilizatori, va fi dificil să urmăriți modificările efectuate și, de asemenea, securitatea datelor nu este asigurată. Acest lucru cu siguranță afectează rezultatul afacerii tale.

2.Excel este vulnerabil la fraudă/corupție

Manipularea frauduloasă a fișierelor Excel va duce la pierderea datelor. Dacă datele sunt pierdute, este foarte dificil să recuperați datele originale. Chiar dacă recuperați datele, ar putea exista șansa de a lipsi date, care nu au putut fi recuperate.

3.Excel este dificil de depanat sau testat

Nu este puțin frecvent să aveți date din foile de calcul dispersate în mai multe dosare, stații de lucru sau locații geografice. Deși este posibil să se identifice locația tuturor fișierelor conectate, va dura mai mult timp pentru a urmări logica formulei de la o celulă asociată la alta. Probleme similare pot apărea la depanarea oricăror date suspecte.

4.Excel nu este conceput pentru lucru în colaborare

Schimburile multiple de fișiere de date sunt comune în rândul întreprinderilor. De asemenea, este important să urmăriți modificările. Excel face dificilă atunci când o afacere se extinde în mai multe țări sau dacă membrii echipei sunt împărțiți la distanțe semnificative, singura opțiune de a face schimb de date este prin e-mail. Diferiți membri ai echipei se vor împiedica să țină evidența fișierelor comparabile, ca urmare, oamenii pot lucra la un fișier de versiune învechit.

5.Excel este greu de consolidat

Procesul de consolidare devine agitat din cauza raportului generat folosind o foaie de calcul Excel. Rapoartele vor fi generate în foi diferite, ceea ce face dificilă consolidarea datelor într-o singură foaie care, la rândul său, necesită multe formule și tabele pivot.

6.Excel este greu de gestionat

Când o persoană nouă preia conducerea ca parte a unei schimbări de afaceri, trebuie să înceapă de la început. El trebuie să înțeleagă conceptul și formulele încorporate în excel înainte de a-și începe munca. Acest lucru ar putea dura cel puțin o săptămână pentru ca ei să înțeleagă, astfel încât ar putea exista o întârziere în lucru.

Dacă ai un CRM, poți

• Aveți toate datele într-un singur loc central, accesibil de către toți membrii echipei respectivi
• Răspundeți mai rapid la solicitările și nevoile clienților
• Dezvoltați o relație puternică de lungă durată prin servicii mai personalizate
• Îmbunătățește procesul de gestionare a clienților potențiali, ratele de închidere și ajută la ținerea evidenței activităților de vânzări, ceea ce ajută la îmbunătățirea metodologiilor de vânzare mai rapid, mai ușor și mai eficient din punct de vedere al costurilor
• Creșteți profitul și veniturile, prin extragerea mai multă valoare din baza de clienți și cu operațiuni mai eficiente și mai eficiente
• Pentru a permite echipei de vânzări, marketing și servicii pentru clienți să lucreze împreună pentru a atinge obiectivul comun de a fi pe aceeași pagină cu clienții
• Pentru a depăși dezavantajele Excel, puteți alege CRM-ul potrivit, potrivit pentru afacerea dvs. și aproape toate CRM-urile oferă opțiuni pentru a migra datele de la Excel la CRM.

Beneficiile utilizării CRM

1. Serviciu mai bun pentru clienți

Un CRM vă gestionează toate contactele și adună informații importante despre clienți – cum ar fi datele demografice, înregistrările de achiziție și mesajele anterioare pe toate canalele – și îl face ușor accesibil pentru oricine din compania dvs. care are nevoie de el.

2. Creșterea vânzărilor

Un instrument CRM vă poate ajuta să vă eficientizați procesul de vânzări, să construiți o conductă de vânzări, să automatizați sarcinile cheie și să analizați toate datele dvs. de vânzări într-un singur loc centralizat, ceea ce poate crește vânzările și productivitatea.

3. Retenție îmbunătățită a clienților

CRM va oferi analiză de sentiment, ticketing automatizat, automatizare asistență pentru clienți și urmărire a comportamentului utilizatorilor pentru a vă ajuta să determinați problemele și să le rezolvați rapid cu clienții dvs.

4. Analize detaliate

Software-ul CRM are de obicei capabilități analitice încorporate pentru a contextualiza datele, împărțindu-le în elemente acționabile și valori ușor de înțeles.

5. Productivitate și eficiență mai ridicate

CRM vă poate arăta un tablou de bord al modului în care funcționează procesele dvs. de afaceri și unde s-ar putea îmbunătăți fluxurile de lucru.

6. Baza de date centralizată de informații

Un alt lucru pe care software-ul CRM îl face cel mai bine este să ofere o bază de date centralizată cu toate informațiile despre clienții tăi, făcându-l ușor accesibil pentru oricine din compania ta care are nevoie de ea. Acest lucru face ca un reprezentant de vânzări să vadă cu ușurință ce produse interesează un anumit client.

7. Gestionarea comunicațiilor cu potențiali potențiali

Un CRM gestionează automat procesul, trimițând angajaților alerte când ar trebui să contacteze clientul potențial și urmărind fiecare interacțiune, de la e-mailuri la apeluri telefonice.

8. Segmentare îmbunătățită a clienților

O listă de sute de contacte poate fi copleșitoare. Un CRM vă va segmenta automat listele de contacte în funcție de criteriile dvs., făcându-i ușor să găsiți pe cei pe care doriți să îi contactați la un moment dat.

9. Rapoarte automate de vânzări

CRM-ul poate ajuta, de asemenea, membrii echipei să-și evalueze performanța, să le urmărească ofertele și obiectivele și să le verifice progresul în fiecare dintre proiectele lor dintr-o privire.

10. Previziuni mai precise ale vânzărilor

Cu orice operațiune de afaceri, ar trebui să vă puteți revizui performanța trecută și să vă planificați strategic viitorul. Folosind rapoartele automate de vânzări din software-ul CRM, puteți identifica tendințele cheie și vă puteți face o idee despre ce să vă așteptați de la performanța ciclului dvs. de vânzări viitor

11. Comunicații interne optimizate

Un CRM facilitează urmărirea modului în care alți angajați vorbesc cu un potențial client, ceea ce vă ajută echipa să mențină o voce unificată a mărcii. De asemenea, permite membrilor echipei să își trimită reciproc note sau alerte, să se eticheteze reciproc pe proiecte.

În ciuda numeroaselor avantaje, excel are dezavantaje majore pentru manipularea datelor clienților. Te poți juca cu formule sau poți avea certificări în cursuri excel, dar când vine vorba de gestionarea datelor clienților, CRM este cea mai bună opțiune pentru a menține o relație sigură și confidențială cu clienții tăi. Încercați un CRM pentru afacerea dvs. și cu siguranță veți vedea rezultate îmbunătățite.