Todo lo que necesita saber sobre Excel vs CRM para su pequeña empresa

Es bastante común que la mayoría de las pequeñas empresas utilicen Excel u hojas de cálculo para realizar un seguimiento de sus clientes potenciales y clientes. Esto se debe a que las herramientas de Excel o de hoja de cálculo son bastante simples y fáciles de incorporar y usar. Y también, como estas herramientas tienen una variedad de opciones, las personas las usan en función de sus necesidades comerciales para el seguimiento de clientes potenciales. Aunque Excel es la herramienta conveniente para el seguimiento de clientes potenciales, muchas empresas no son conscientes de la importancia de CRM para sus negocios. Muchas pequeñas empresas también tienen confusión acerca de la migración de herramientas de Excel a CRM. Para tener una idea más amplia, profundicemos en este tema.

Muchas organizaciones prefieren usar Excel debido a su simplicidad y con unos pocos clics, podemos convertir datos en gráficos maravillosos y materiales basados ​​en datos. Incluso unas pocas fórmulas facilitarán nuestro trabajo.

Aunque Excel tiene tantas ventajas, todas ellas se ven contrarrestadas por algunos de los siguientes inconvenientes. Esas son las razones por las cuales las empresas deben usar CRM antes de que sea tarde para manejar sus datos.

Siempre ha habido un debate entre muchas empresas para migrar de Excel a CRM. Con más ventajas, Excel también tiene grandes desventajas al manejar los datos de los clientes.

¿Qué es el software CRM?

CRM ( Customer Relationship Management ) es una herramienta que está diseñada para ayudar a las organizaciones a construir una mejor relación con sus clientes. CRM proporciona una imagen completa de todas las interacciones con los clientes, realiza un seguimiento de sus ventas, organiza y prioriza sus tareas. Todas las empresas pueden experimentar una experiencia única y fluida de manejo de datos de clientes mediante CRM.

Una herramienta de CRM le permite almacenar información de contacto de clientes y prospectos, identificar oportunidades de ventas, registrar problemas de servicio y administrar campañas de marketing, todo en una ubicación central.

¿Quién se beneficiará de CRM?

Las empresas de todos los tamaños, desde pequeñas hasta corporaciones de nivel empresarial que desean impulsar el crecimiento comercial en ventas, pueden beneficiarse de las herramientas y características de CRM. Especialmente, un CRM es más beneficioso para las pequeñas empresas donde los equipos pronostican sus ventas, lo que a su vez ayuda a obtener más ganancias al cerrar más negocios. Algunas empresas con un equipo de ventas dedicado, un equipo de marketing y que buscan aumentar la eficiencia ganan más usando CRM.

Razones principales para considerar CRM sobre Excel

1. Falta de seguridad y control

Muchas empresas practican tener una sola hoja de Excel para manejar todos los datos. Esto dará como resultado que excel tenga un tamaño más grande y aumente los riesgos de compartir los datos entre los miembros del equipo. Si está utilizando el mismo archivo para más de 2 usuarios, será difícil rastrear los cambios realizados y también la seguridad de los datos no está garantizada. Esto sin duda impacta en el resultado final de su negocio.

2.Excel es vulnerable al fraude/corrupción

La manipulación fraudulenta en archivos de Excel resultará en la pérdida de datos. Si se pierden los datos, es muy difícil recuperar los datos originales. Incluso si recupera los datos, es posible que falten datos que no se pudieron recuperar.

3.Excel es difícil de solucionar o probar

No es raro tener datos de hojas de cálculo dispersos en varias carpetas, estaciones de trabajo o ubicaciones geográficas. Aunque es posible identificar la ubicación de todos los archivos conectados, llevará más tiempo rastrear la lógica de la fórmula de una celda relacionada a otra. Pueden surgir problemas similares al solucionar cualquier dato sospechoso.

4.Excel no está diseñado para el trabajo colaborativo

Los intercambios múltiples de archivos de datos son comunes entre las empresas. También es importante hacer un seguimiento de los cambios. Excel hace que sea difícil cuando una empresa se expande a muchos países o si los miembros del equipo están separados por una distancia significativa, la única opción para intercambiar datos es por correo electrónico. Diferentes miembros del equipo se tropezarán para realizar un seguimiento de los archivos comparables, como resultado, las personas pueden trabajar en un archivo de versión obsoleta.

5.Excel es difícil de consolidar

El proceso de consolidación se vuelve agitado debido al informe generado utilizando una hoja de cálculo de Excel. Los informes se generarán en diferentes hojas y, por lo tanto, será difícil consolidar los datos en una sola hoja, lo que a su vez requiere muchas fórmulas y tablas dinámicas.

6.Excel es difícil de manejar

Cuando una nueva persona se hace cargo como parte de un cambio comercial, debe comenzar desde el principio. Necesita comprender el concepto y las fórmulas incorporadas en Excel antes de comenzar su trabajo. Esto podría tomar al menos una semana para que lo entiendan, por lo que podría haber un retraso en el trabajo.

Si tienes un CRM, puedes

• Tenga todos los datos en un lugar central, accesible para todos los miembros del equipo respectivo
• Responder más rápidamente a las solicitudes y necesidades de los clientes
• Desarrollar una relación sólida y duradera a través de un servicio más personalizado
• Mejora el proceso de gestión de clientes potenciales, las tasas de cierre y ayuda a realizar un seguimiento de las actividades de ventas, lo que ayuda a mejorar las metodologías de venta de manera más rápida, fácil y rentable.
• Aumente las ganancias y los ingresos extrayendo más valor de la base de clientes y con operaciones más eficientes y optimizadas
• Permitir que los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente trabajen juntos para lograr el objetivo común de estar en sintonía con los clientes.
• Para superar las desventajas de Excel, puede elegir el CRM correcto, adecuado para su negocio y casi todos los CRM brindan opciones para migrar datos de Excel a CRM.

Beneficios de usar CRM

1. Mejor servicio al cliente

Un CRM administra todos sus contactos y recopila información importante del cliente, como datos demográficos, registros de compras y mensajes anteriores en todos los canales, y la hace fácilmente accesible para cualquier persona de su empresa que la necesite.

2. Aumento de las ventas

Una herramienta de CRM puede ayudarlo a optimizar su proceso de ventas, crear un flujo de ventas, automatizar tareas clave y analizar todos sus datos de ventas en un lugar centralizado, lo que podría aumentar las ventas y la productividad.

3. Mejora de la retención de clientes

El CRM proporcionará análisis de opinión, emisión automática de tickets, automatización de atención al cliente y seguimiento del comportamiento del usuario para ayudarlo a determinar problemas y abordarlos rápidamente con sus clientes.

4. Análisis detallado

El software CRM generalmente tiene capacidades analíticas integradas para contextualizar los datos, desglosándolos en elementos procesables y métricas fáciles de entender.

5. Mayor productividad y eficiencia

CRM puede mostrarle un tablero de cómo funcionan sus procesos comerciales y dónde podrían mejorar sus flujos de trabajo.

6. Base de datos centralizada de información

Otra cosa que el software CRM hace mejor es proporcionar una base de datos centralizada con toda la información sobre sus clientes, lo que la hace fácilmente accesible para cualquier persona de su empresa que la necesite. Esto facilita que un representante de ventas vea qué productos le interesan a un determinado cliente.

7. Comunicaciones gestionadas con posibles clientes potenciales

Un CRM administra automáticamente el proceso, enviando alertas a sus empleados cuando deben comunicarse con el cliente potencial y rastreando cada interacción, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas.

8. Segmentación de clientes mejorada

Una lista de cientos de contactos puede ser abrumadora. Un CRM segmentará automáticamente sus listas de contactos en función de sus criterios, lo que facilita encontrar a los que desea contactar en un momento dado.

9. Informes de ventas automatizados

El CRM también puede ayudar a los miembros de su equipo a evaluar su desempeño, realizar un seguimiento de sus cotizaciones y objetivos, y verificar su progreso en cada uno de sus proyectos de un vistazo.

10. Previsión de ventas más precisa

Con cualquier operación comercial, debe poder revisar su desempeño anterior y planificar estratégicamente para el futuro. Usando los informes de ventas automatizados en el software CRM, puede identificar tendencias clave y tener una idea de qué esperar del rendimiento de su ciclo de ventas futuro.

11. Comunicaciones internas optimizadas

Un CRM facilita el seguimiento de cómo otros empleados hablan con un cliente potencial, lo que ayuda a su equipo a mantener una voz de marca unificada. También permite que los miembros del equipo se envíen notas o alertas, se etiqueten en proyectos.

A pesar de muchas ventajas, Excel tiene grandes desventajas para el manejo de datos de clientes. Puede jugar con fórmulas o puede tener certificaciones en cursos de Excel, pero cuando se trata de manejar datos de clientes, CRM es la mejor opción para mantener una relación segura y confidencial con sus clientes. Prueba un CRM para tu negocio y seguro que verás mejores resultados.