Tudo o que você precisa saber sobre Excel vs CRM para sua pequena empresa

É bastante comum que a maioria das pequenas empresas utilizem Excel ou Planilhas para rastrear seus leads e clientes. Isso ocorre porque as ferramentas do Excel ou da planilha são bastante simples e fáceis de integrar e usar. E também, como essas ferramentas têm uma variedade de opções, as pessoas as usam com base em suas necessidades de negócios para rastreamento de leads. Embora o Excel seja a ferramenta conveniente para rastreamento de leads, muitas empresas não estão cientes da importância do CRM para seus negócios. Muitas pequenas empresas também têm dúvidas sobre a migração do Excel para as ferramentas de CRM. Para ter uma ideia mais ampla, vamos nos aprofundar neste tópico.

Muitas organizações preferem usar o Excel por causa de sua simplicidade e com apenas alguns cliques, podemos transformar dados em gráficos maravilhosos e materiais orientados a dados. Mesmo algumas fórmulas tornarão nosso trabalho mais fácil.

Embora o Excel tenha tantas vantagens, todas elas são compensadas por algumas das desvantagens a seguir. Essas são as razões pelas quais as empresas devem usar o CRM antes que seja tarde para lidar com seus dados.

Sempre houve um debate entre muitas empresas para migrar do Excel para o CRM. Com mais vantagens, o Excel também traz grandes desvantagens ao lidar com os dados do cliente.

O que é software de CRM?

O CRM ( Customer Relationship Management ) é uma ferramenta desenvolvida para ajudar as organizações a construir um melhor relacionamento com seus clientes. O CRM fornece uma visão completa de todas as interações com o cliente, acompanhando suas vendas, organizando e priorizando suas tarefas. Cada empresa pode experimentar uma experiência única e perfeita de lidar com os dados do cliente usando o CRM.

Uma ferramenta de CRM permite armazenar informações de contato de clientes e prospects, identificar oportunidades de vendas, registrar problemas de serviço e gerenciar campanhas de marketing, tudo em um local central.

Quem será beneficiado com o CRM?

Empresas de todos os tamanhos, desde pequenas até corporações de nível empresarial, que desejam impulsionar o crescimento dos negócios em vendas, podem se beneficiar das ferramentas e recursos de CRM. Especialmente um CRM é mais benéfico para pequenas empresas, onde as equipes preveem suas vendas, o que, por sua vez, ajuda a obter mais lucro fechando mais negócios. Algumas empresas com equipe de vendas dedicada, equipe de marketing e que buscam aumentar a eficiência ganham mais com o uso do CRM.

Principais razões para considerar o CRM em vez do Excel

1.Falta de Segurança e Controle

Muitas empresas praticam ter uma única planilha do Excel para lidar com todos os dados. Isso resultará em tornar o Excel em um tamanho maior e aumentará os riscos de compartilhar os dados entre os membros da equipe. Se você estiver usando o mesmo arquivo para mais de 2 usuários, será difícil rastrear as alterações feitas e também a segurança dos dados não será garantida. Isso com certeza impacta o resultado final do seu negócio.

2. O Excel é vulnerável a fraude/corrupção

A manipulação fraudulenta em arquivos do Excel resultará na perda de dados. Se os dados forem perdidos, é muito difícil recuperar os dados originais. Mesmo que você recupere os dados, pode haver uma chance de dados ausentes, que não puderam ser recuperados.

3. O Excel é difícil de solucionar ou testar

Não é raro ter dados de planilha dispersos em várias pastas, estações de trabalho ou localizações geográficas. Embora seja possível identificar a localização de todos os arquivos conectados, levará mais tempo para rastrear a lógica da fórmula de uma célula relacionada para outra. Problemas semelhantes podem surgir ao solucionar quaisquer dados suspeitos.

4. O Excel não foi projetado para trabalho colaborativo

Múltiplas trocas de arquivos de dados são comuns entre as empresas. Também é importante acompanhar as mudanças. O Excel dificulta quando uma empresa se expande por vários países ou se os membros da equipe estão separados por uma distância significativa, a única opção de troca de dados é por e-mail. Diferentes membros da equipe tropeçarão para acompanhar os arquivos comparáveis, como resultado, as pessoas podem trabalhar em um arquivo de versão desatualizado.

5.Excel é difícil de consolidar

O processo de consolidação torna-se agitado por causa do relatório gerado em uma planilha do Excel. Os relatórios serão gerados em planilhas diferentes, dificultando a consolidação dos dados em uma única planilha, que por sua vez requer muitas fórmulas e tabelas dinâmicas.

6. O Excel é difícil de gerenciar

Quando uma nova pessoa assume como parte de uma mudança nos negócios, ela precisa começar do início. Ele precisa entender o conceito e as fórmulas incorporadas no Excel antes de iniciar seu trabalho. Isso pode levar pelo menos uma semana para eles entenderem, portanto, pode haver um atraso no trabalho.

Se você tem um CRM, você pode

• Tenha todos os dados em um local central, acessível por todos os respectivos membros da equipe
• Responda mais rapidamente às solicitações e necessidades dos clientes
• Desenvolver um relacionamento forte e duradouro por meio de um atendimento mais personalizado
• Melhora o processo de gerenciamento de leads, taxas de fechamento e ajuda a acompanhar as atividades de vendas, o que ajuda a melhorar as metodologias de vendas de forma mais rápida, fácil e econômica
• Aumente o lucro e a receita, extraindo mais valor da base de clientes e com operações mais eficientes e simplificadas
• Para permitir que as equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente trabalhem juntas para alcançar o objetivo comum de estar na mesma página com os clientes
• Para superar as desvantagens do Excel, você pode escolher o CRM certo, adequado para o seu negócio e quase todos os CRMs oferecem opções para migrar dados do Excel para o CRM

Benefícios de usar o CRM

1. Melhor atendimento ao cliente

Um CRM gerencia todos os seus contatos e reúne informações importantes do cliente – como dados demográficos, registros de compras e mensagens anteriores em todos os canais – e as torna facilmente acessíveis a qualquer pessoa em sua empresa que precise delas.

2. Aumento das vendas

Uma ferramenta de CRM pode ajudá-lo a otimizar seu processo de vendas, criar um pipeline de vendas, automatizar tarefas importantes e analisar todos os seus dados de vendas em um local centralizado, aumentando potencialmente as vendas e a produtividade.

3. Melhor retenção de clientes

O CRM fornecerá análise de sentimentos, emissão automática de tíquetes, automação de suporte ao cliente e rastreamento de comportamento do usuário para ajudá-lo a determinar problemas e resolvê-los rapidamente com seus clientes.

4. Análise detalhada

O software de CRM normalmente possui recursos analíticos integrados para contextualizar os dados, dividindo-os em itens acionáveis ​​e métricas de fácil compreensão.

5. Maior produtividade e eficiência

O CRM pode mostrar um painel de como seus processos de negócios estão funcionando e onde seus fluxos de trabalho podem melhorar.

6. Banco de dados centralizado de informações

Outra coisa que o software de CRM faz melhor é fornecer um banco de dados centralizado com todas as informações sobre seus clientes, tornando-o facilmente acessível a qualquer pessoa em sua empresa que precise. Isso torna mais fácil para um representante de vendas ver em quais produtos um determinado cliente está interessado.

7. Comunicações gerenciadas com leads em potencial

Um CRM gerencia automaticamente o processo, enviando alertas aos seus funcionários quando eles devem entrar em contato com o cliente potencial e rastreando todas as interações, de e-mails a telefonemas.

8. Melhor segmentação de clientes

Uma lista de centenas de contatos pode ser esmagadora. Um CRM segmentará automaticamente suas listas de contatos com base em seus critérios, facilitando a localização daqueles que você deseja entrar em contato a qualquer momento.

9. Relatórios de vendas automatizados

O CRM também pode ajudar os membros de sua equipe a avaliar seu desempenho, acompanhar suas cotações e metas e verificar rapidamente seu progresso em cada um de seus projetos.

10. Previsão de vendas mais precisa

Com qualquer operação de negócios, você deve ser capaz de revisar seu desempenho passado e planejar estrategicamente o futuro. Usando os relatórios de vendas automatizados no software de CRM, você pode identificar as principais tendências e ter uma ideia do que esperar do desempenho futuro do seu ciclo de vendas

11. Comunicações internas simplificadas

Um CRM facilita o rastreamento de como outros funcionários estão falando com um cliente em potencial, o que ajuda sua equipe a manter uma voz de marca unificada. Ele também permite que os membros da equipe enviem notas ou alertas uns aos outros, marquem uns aos outros em projetos.

Apesar de muitas vantagens, o Excel tem grandes desvantagens para lidar com dados de clientes. Você pode brincar com fórmulas ou pode ter certificações em cursos de excel, mas quando se trata de lidar com dados de clientes, o CRM é a melhor opção para manter um relacionamento seguro e confidencial com seus clientes. Experimente um CRM para o seu negócio e com certeza você verá melhores resultados.