中小企業向けのExcelとCRMについて知っておくべきことすべて

ほとんどの中小企業がリードと顧客を追跡するためにExcelまたはスプレッドシートを使用することは非常に一般的です。 これは、Excelまたはスプレッドシートツールが非常にシンプルで、オンボードおよび使用が簡単だからです。 また、これらのツールにはさまざまなオプションがあるため、人々はリード追跡のビジネスニーズに基づいてそれらを使用します。 Excelはリード追跡のための便利なツールですが、多くの企業はビジネスにとってのCRMの重要性を認識していません。 多くの中小企業も、ExcelからCRMツールへの移行について混乱しています。 より広いアイデアを得るために、このトピックを深く掘り下げてみましょう。

多くの組織は、その単純さのためにExcelを使用することを好み、数回クリックするだけで、データをすばらしいグラフやデータ駆動型の資料に変えることができます。 いくつかの数式でも、作業が簡単になります。

Excelには非常に多くの利点がありますが、これらはすべて、次の欠点のいくつかによって相殺されます。 これらが、企業がデータを処理するために遅くなる前にCRMを使用する必要がある理由です。

多くの企業の間で、ExcelからCRMへの移行について常に議論がありました。 より多くの利点があるので、Excelには顧客データを処理する際の大きな欠点もあります。

CRMソフトウェアとは何ですか？

CRM （顧客関係管理）は、組織が顧客とのより良い関係を構築するのに役立つように設計されたツールです。 CRMは、すべての顧客とのやり取りの全体像を提供し、売上を追跡し、タスクを整理し、優先順位を付けます。 すべての企業は、CRMを使用して顧客データを処理する独自のシームレスなエクスペリエンスを体験できます。

CRMツールを使用すると、顧客と見込み客の連絡先情報の保存、販売機会の特定、サービスの問題の記録、マーケティングキャンペーンの管理をすべて1か所で行うことができます。

CRMの恩恵を受けるのは誰ですか？

売上のビジネス成長を促進したい中小企業から企業レベルの企業まで、あらゆる規模の企業がCRMツールと機能の恩恵を受けることができます。 特にCRMは、チームが売り上げを予測し、より多くの取引を成立させることでより多くの利益を得るのに役立つ中小企業にとってより有益です。 専任の営業チーム、マーケティングチームを持ち、CRMを使用することで効率をさらに高めようとしている一部の企業。

エクセルよりもCRMを検討する主な理由

1.セキュリティと管理の欠如

多くの企業は、すべてのデータを処理するための単一のExcelシートを持つことを実践しています。 これにより、Excelのサイズが大きくなり、チームメンバー間でデータを共有するリスクが高まります。 同じファイルを2人以上のユーザーに使用している場合、加えられた変更を追跡することは困難であり、データのセキュリティも保証されません。 これは確かにあなたのビジネスの収益に影響を与えます。

2.Excelは詐欺/腐敗に対して脆弱です

Excelファイルを不正に操作すると、データが失われます。 データが失われた場合、元のデータを取得することは非常に困難です。 データを取得しても、取得できなかったデータが欠落している可能性があります。

3.Excelはトラブルシューティングやテストが難しい

スプレッドシートデータが複数のフォルダ、ワークステーション、または地理的な場所に分散していることは珍しくありません。 接続されているすべてのファイルの場所を正確に特定することは可能ですが、関連するセル間で数式ロジックを追跡するのに時間がかかります。 疑わしいデータのトラブルシューティング中にも、同様の問題が発生する可能性があります。

4.Excelは共同作業用には設計されていません

データファイルの複数の交換は、ビジネス間で一般的です。 変更を追跡することも重要です。 Excelは、ビジネスが多くの国に拡大する場合、またはチームメンバーがかなりの距離で分割されている場合、データを交換する唯一のオプションは電子メールによるものである場合に困難になります。 その結果、さまざまなチームメンバーがつまずいて比較可能なファイルを追跡し、古いバージョンのファイルで作業する可能性があります。

5.Excelは統合が難しい

Excelスプレッドシートを使用して生成されたレポートのため、統合のプロセスは多忙になります。 レポートは異なるシートで生成されるため、データを1つのシートに統合することは困難であり、多くの数式とピボットテーブルが必要になります。

6.Excelの管理は難しい

新しい人がビジネスの変化の一部として引き継ぐとき、彼は最初から始める必要があります。 彼は仕事を始める前に、Excelに組み込まれている概念と公式を理解する必要があります。 これは、彼らが理解するのに少なくとも1週間かかる可能性があるため、作業が遅れる可能性があります。

CRMをお持ちの場合は、

• すべてのデータを1つの中央の場所に置き、それぞれのチームメンバー全員がアクセスできるようにします
• 顧客の要求やニーズにより迅速に対応する
• よりパーソナライズされたサービスを通じて、強力で長期的な関係を築く
• リード管理プロセスと成約率を改善し、販売活動を追跡するのに役立ちます。これにより、販売方法をより迅速に、より簡単に、費用対効果の高い方法で改善できます。
• 顧客ベースからより多くの価値を引き出し、より効率的で合理化された運用により、利益と収益を増やします
• 営業、マーケティング、およびカスタマーサービスチームが協力して、顧客と同じページにいるという共通の目標を達成できるようにするため
• Excelの欠点を克服するために、ビジネスに適した適切なCRMを選択できます。ほとんどすべてのCRMには、ExcelからCRMにデータを移行するためのオプションが用意されています。

CRMを使用する利点

1.より良いカスタマーサービス

CRMは、すべての連絡先を管理し、人口統計、購入記録、すべてのチャネルにわたる以前のメッセージなどの重要な顧客情報を収集し、それを必要とする社内の誰もが簡単にアクセスできるようにします。

2.売上の増加

CRMツールは、販売プロセスの合理化、販売パイプラインの構築、主要なタスクの自動化、すべての販売データの分析を1か所で行うのに役立ち、販売と生産性を向上させる可能性があります。

3.顧客維持の改善

CRMは、感情分析、自動発券、カスタマーサポートの自動化、およびユーザー行動の追跡を提供し、問題を特定して顧客と迅速に対処するのに役立ちます。

4.詳細な分析

CRMソフトウェアには通常、データをコンテキスト化するための分析機能が組み込まれており、データを実用的なアイテムと簡単に理解できるメトリックに分解します。

5.より高い生産性と効率

CRMは、ビジネスプロセスがどのように機能しているか、ワークフローがどこで改善されるかを示すダッシュボードを表示できます。

6.情報の一元化されたデータベース

CRMソフトウェアが最も得意とするもう1つのことは、顧客に関するすべての情報を一元化したデータベースに提供し、それを必要とする社内の誰もが簡単にアクセスできるようにすることです。 これにより、営業担当者は特定の顧客がどの製品に興味を持っているかを簡単に確認できます。

7.見込み客との管理されたコミュニケーション

CRMはプロセスを自動的に管理し、見込み客に連絡する必要があるときに従業員にアラートを送信し、電子メールから電話まで、すべてのやり取りを追跡します。

8.顧客セグメンテーションの改善

何百もの連絡先のリストは圧倒される可能性があります。 CRMは、基準に基づいて連絡先リストを自動的にセグメント化し、いつでも連絡したい連絡先リストを簡単に見つけることができます。

9.自動販売レポート

CRMは、チームメンバーがパフォーマンスを評価し、見積もりと目標を追跡し、各プロジェクトの進捗状況を一目で確認するのにも役立ちます。

10.より正確な売上予測

どのような事業運営でも、過去の業績を確認し、将来の戦略を立てることができるはずです。 CRMソフトウェアの自動販売レポートを使用すると、主要な傾向を特定し、将来の販売サイクルのパフォーマンスから何を期待できるかを知ることができます。

11.合理化された内部コミュニケーション

CRMを使用すると、他の従業員が潜在的な顧客とどのように話しているかを簡単に追跡できるため、チームは統一されたブランドの声を維持できます。 また、チームメンバーがお互いにメモやアラートを送信したり、プロジェクトでお互いにタグを付けたりすることもできます。

多くの利点があるにもかかわらず、Excelには顧客データの処理に大きな欠点があります。 数式をいじったり、Excelコースで認定資格を取得したりできますが、顧客データの処理に関しては、CRMが顧客との安全で機密性の高い関係を維持するための最良のオプションです。 あなたのビジネスのためにCRMを試してみてください、そして確かにあなたは改善された結果を見るでしょう。