Alles, was Sie über Excel vs. CRM für Ihr kleines Unternehmen wissen müssen

Es ist durchaus üblich, dass die meisten kleinen Unternehmen Excel oder Tabellenkalkulationen verwenden, um ihre Leads und Kunden zu verfolgen. Dies liegt daran, dass Excel- oder Tabellenkalkulationstools recht einfach und leicht zu integrieren und zu verwenden sind. Und da diese Tools eine Vielzahl von Optionen haben, verwenden die Leute sie basierend auf ihren geschäftlichen Anforderungen für die Lead-Verfolgung. Obwohl Excel das praktische Tool für die Lead-Verfolgung ist, sind sich viele Unternehmen der Bedeutung von CRM für ihr Geschäft nicht bewusst. Viele kleine Unternehmen haben auch Verwirrung über die Migration von Excel zu CRM-Tools. Um eine umfassendere Vorstellung zu bekommen, lassen Sie uns tief in dieses Thema eintauchen.

Viele Organisationen bevorzugen Excel aufgrund seiner Einfachheit und mit wenigen Klicks können wir Daten in wunderbare Diagramme und datengesteuerte Materialien verwandeln. Schon ein paar Formeln werden uns die Arbeit erleichtern.

Obwohl Excel so viele Vorteile hat, werden all diese durch einige der folgenden Nachteile ausgeglichen. Das sind die Gründe, warum Unternehmen CRM nutzen sollten, bevor es spät ist, um mit ihren Daten umzugehen.

Unter vielen Unternehmen gab es schon immer eine Debatte über die Migration von Excel zu CRM. Mit mehr Vorteilen bringt Excel auch große Nachteile beim Umgang mit Kundendaten mit sich.

Was ist CRM-Software?

CRM ( Customer Relationship Management ) ist ein Tool, das Unternehmen dabei helfen soll, eine bessere Beziehung zu ihren Kunden aufzubauen. CRM bietet ein vollständiges Bild aller Kundeninteraktionen, verfolgt Ihre Verkäufe, organisiert und priorisiert Ihre Aufgaben. Jedes Unternehmen kann ein einzigartiges und nahtloses Erlebnis beim Umgang mit Kundendaten mit CRM erleben.

Mit einem CRM-Tool können Sie Kontaktinformationen von Kunden und Interessenten speichern, Verkaufschancen identifizieren, Serviceprobleme aufzeichnen und Marketingkampagnen verwalten – alles an einem zentralen Ort.

Wer profitiert von CRM?

Unternehmen jeder Größe, von kleinen bis hin zu Großunternehmen, die das Umsatzwachstum des Unternehmens vorantreiben möchten, können von CRM-Tools und -Funktionen profitieren. Besonders ein CRM ist für kleine Unternehmen vorteilhafter, bei denen Teams ihre Verkäufe prognostizieren, was wiederum dazu beiträgt, mehr Gewinn zu erzielen, indem mehr Geschäfte abgeschlossen werden. Einige Unternehmen mit einem engagierten Vertriebsteam, einem Marketingteam und dem Bestreben, die Effizienz zu steigern, gewinnen durch den Einsatz von CRM mehr.

Hauptgründe, CRM gegenüber Excel in Betracht zu ziehen

1.Mangel an Sicherheit und Kontrolle

Viele Unternehmen verwenden ein einziges Excel-Blatt für die Verwaltung aller Daten. Dies führt dazu, dass Excel größer wird, und erhöht das Risiko der gemeinsamen Nutzung von Daten zwischen Teammitgliedern. Wenn Sie dieselbe Datei für mehr als 2 Benutzer verwenden, ist es schwierig, die vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen, und auch die Datensicherheit ist nicht gewährleistet. Dies wirkt sich mit Sicherheit auf das Endergebnis Ihres Unternehmens aus.

2.Excel ist anfällig für Betrug/Korruption

Betrügerische Manipulationen in Excel-Dateien führen zu Datenverlust. Wenn die Daten verloren gehen, ist es sehr schwierig, die ursprünglichen Daten wiederherzustellen. Selbst wenn Sie die Daten abrufen, besteht die Möglichkeit, dass Daten fehlen, die nicht abgerufen werden konnten.

3.Excel ist schwer zu beheben oder zu testen

Es kommt nicht selten vor, dass Tabellenkalkulationsdaten über mehrere Ordner, Workstations oder geografische Standorte verteilt sind. Obwohl es möglich ist, den Speicherort aller verbundenen Dateien zu lokalisieren, dauert es länger, die Formellogik von einer verwandten Zelle zur anderen zu verfolgen. Ähnliche Probleme können bei der Fehlerbehebung bei verdächtigen Daten auftreten.

4.Excel ist nicht für die Zusammenarbeit konzipiert

Der mehrfache Austausch von Dateien ist in Unternehmen üblich. Es ist auch wichtig, die Änderungen zu verfolgen. Excel macht es schwierig, wenn ein Unternehmen in viele Länder expandiert oder wenn die Teammitglieder durch große Entfernungen getrennt sind, ist der Datenaustausch nur per E-Mail möglich. Verschiedene Teammitglieder werden stolpern, um den Überblick über die vergleichbaren Dateien zu behalten, was dazu führt, dass Personen möglicherweise an einer veralteten Versionsdatei arbeiten.

5.Excel ist schwer zu konsolidieren

Der Konsolidierungsprozess wird durch den Bericht, der mit einer Excel-Tabelle erstellt wird, hektisch. Die Berichte werden in verschiedenen Blättern generiert, was es schwierig macht, Daten in einem einzigen Blatt zu konsolidieren, was wiederum viele Formeln und Pivot-Tabellen erfordert.

6.Excel ist schwer zu verwalten

Wenn eine neue Person im Rahmen einer Unternehmensveränderung übernimmt, muss sie von vorne beginnen. Er muss das Konzept und die in Excel enthaltenen Formeln verstehen, bevor er mit seiner Arbeit beginnt. Dies kann mindestens eine Woche dauern, bis sie es verstehen, daher kann es zu Verzögerungen bei der Arbeit kommen.

Wenn Sie ein CRM haben, können Sie das

• Haben Sie alle Daten an einem zentralen Ort, auf den alle Teammitglieder zugreifen können
• Reagieren Sie schneller auf Kundenanfragen und -bedürfnisse
• Entwickeln Sie eine starke, langlebige Beziehung durch einen persönlicheren Service
• Verbessert den Lead-Management-Prozess, die Abschlussraten und hilft, die Vertriebsaktivitäten im Auge zu behalten, was dazu beiträgt, die Verkaufsmethoden schneller, einfacher und kostengünstiger zu verbessern
• Steigern Sie Gewinn und Umsatz, indem Sie mehr Wert aus dem Kundenstamm ziehen und mit effizienteren und rationalisierten Abläufen
• Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstteam in die Lage versetzen, zusammenzuarbeiten, um das gemeinsame Ziel zu erreichen, mit Kunden auf der gleichen Seite zu stehen
• Um die Nachteile von Excel zu überwinden, können Sie das richtige CRM auswählen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist, und fast alle CRMs bieten Optionen zum Migrieren von Daten von Excel zu CRM

Vorteile der Verwendung von CRM

1. Besserer Kundenservice

Ein CRM verwaltet alle Ihre Kontakte und sammelt wichtige Kundeninformationen – wie Demografie, Kaufaufzeichnungen und frühere Nachrichten über alle Kanäle hinweg – und macht sie für jeden in Ihrem Unternehmen, der sie benötigt, leicht zugänglich.

2. Erhöhter Umsatz

Ein CRM-Tool kann Ihnen dabei helfen, Ihren Verkaufsprozess zu rationalisieren, eine Verkaufspipeline aufzubauen, wichtige Aufgaben zu automatisieren und alle Ihre Verkaufsdaten an einem zentralen Ort zu analysieren, was möglicherweise den Umsatz und die Produktivität steigert.

3. Verbesserte Kundenbindung

Das CRM bietet Stimmungsanalysen, automatisiertes Ticketing, Automatisierung des Kundensupports und Tracking des Benutzerverhaltens, damit Sie Probleme erkennen und diese schnell bei Ihren Kunden ansprechen können.

4. Detaillierte Analysen

CRM-Software verfügt in der Regel über integrierte Analysefunktionen, um Daten zu kontextualisieren und sie in umsetzbare Elemente und leicht verständliche Metriken zu unterteilen.

5. Höhere Produktivität und Effizienz

CRM kann Ihnen ein Dashboard zeigen, wie Ihre Geschäftsprozesse funktionieren und wo Ihre Arbeitsabläufe verbessert werden könnten.

6. Zentralisierte Informationsdatenbank

Eine andere Sache, die CRM-Software am besten kann, ist die Bereitstellung einer zentralisierten Datenbank mit allen Informationen über Ihre Kunden, die für jeden in Ihrem Unternehmen, der sie benötigt, leicht zugänglich sind. Dadurch kann ein Vertriebsmitarbeiter leicht erkennen, an welchen Produkten ein bestimmter Kunde interessiert ist.

7. Verwaltete Kommunikation mit potenziellen Leads

Ein CRM verwaltet den Prozess automatisch, sendet Ihren Mitarbeitern Benachrichtigungen, wenn sie sich an den Interessenten wenden sollten, und verfolgt jede Interaktion, von E-Mails bis hin zu Telefonanrufen.

8. Verbesserte Kundensegmentierung

Eine Liste mit Hunderten von Kontakten kann überwältigend sein. Ein CRM segmentiert Ihre Kontaktlisten automatisch nach Ihren Kriterien, sodass Sie jederzeit leicht diejenigen finden können, mit denen Sie Kontakt aufnehmen möchten.

9. Automatisierte Verkaufsberichte

Das CRM kann Ihren Teammitgliedern auch dabei helfen, ihre Leistung zu bewerten, ihre Angebote und Ziele zu verfolgen und ihren Fortschritt bei jedem ihrer Projekte auf einen Blick zu überprüfen.

10. Genauere Verkaufsprognosen

Bei jedem Geschäftsbetrieb sollten Sie in der Lage sein, Ihre bisherige Leistung zu überprüfen und strategisch für die Zukunft zu planen. Mithilfe der automatisierten Verkaufsberichte in der CRM-Software können Sie wichtige Trends erkennen und sich ein Bild davon machen, was Sie von Ihrer zukünftigen Verkaufszyklusleistung erwarten können

11. Optimierte interne Kommunikation

Ein CRM macht es einfach zu verfolgen, wie andere Mitarbeiter mit einem potenziellen Kunden sprechen, was Ihrem Team hilft, eine einheitliche Markenstimme zu wahren. Es ermöglicht Teammitgliedern auch, sich gegenseitig Notizen oder Benachrichtigungen zu senden und sich gegenseitig bei Projekten zu markieren.

Trotz vieler Vorteile hat Excel beim Umgang mit Kundendaten große Nachteile. Sie können mit Formeln herumspielen oder sich in Excel-Kursen zertifizieren lassen, aber wenn es um den Umgang mit Kundendaten geht, ist CRM die beste Option, um eine sichere und vertrauliche Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten. Probieren Sie ein CRM für Ihr Unternehmen aus und Sie werden mit Sicherheit bessere Ergebnisse sehen.