Все, что вам нужно знать об Excel и CRM для вашего малого бизнеса

Довольно часто большинство малых предприятий используют Excel или электронные таблицы для отслеживания своих потенциальных клиентов и клиентов. Это связано с тем, что инструменты Excel или электронных таблиц довольно просты, их легко настроить и использовать. А также, поскольку эти инструменты имеют множество вариантов, люди используют их в зависимости от потребностей своего бизнеса в отслеживании лидов. Несмотря на то, что Excel является удобным инструментом для отслеживания потенциальных клиентов, многие компании не осознают важность CRM для своего бизнеса. У многих малых предприятий также возникают проблемы с переходом с Excel на инструменты CRM. Чтобы получить более широкое представление, давайте углубимся в эту тему.

Многие организации предпочитают использовать Excel из-за его простоты, и с помощью нескольких щелчков мыши мы можем превратить данные в замечательные диаграммы и материалы на основе данных. Даже несколько формул облегчат нам работу.

Несмотря на то, что у Excel так много преимуществ, все они компенсируются некоторыми из следующих недостатков. Это причины, по которым компаниям следует использовать CRM до того, как станет поздно обрабатывать свои данные.

Многие компании всегда спорили о переходе с Excel на CRM. Обладая большим количеством преимуществ, Excel также имеет серьезные недостатки при обработке данных о клиентах.

Что такое CRM-программа?

CRM ( Customer Relationship Management ) — это инструмент, который призван помочь организациям построить лучшие отношения со своими клиентами. CRM дает полную картину всех взаимодействий с клиентами, отслеживая ваши продажи, организуя и расставляя приоритеты ваших задач. Каждый бизнес может испытать уникальный и беспрепятственный опыт обработки данных клиентов с помощью CRM.

Инструмент CRM позволяет хранить контактную информацию о клиентах и ​​потенциальных клиентах, определять возможности продаж, регистрировать проблемы с обслуживанием и управлять маркетинговыми кампаниями — и все это централизованно.

Кто получит выгоду от CRM?

Компании всех размеров, от небольших до корпораций уровня предприятия, которые хотят стимулировать рост продаж, могут извлечь выгоду из инструментов и функций CRM. Особенно CRM более выгодна для малого бизнеса, где команды прогнозируют свои продажи, что, в свою очередь, помогает получить больше прибыли, заключая больше сделок. Некоторые компании, имеющие специальную команду по продажам, маркетингу и стремящиеся повысить эффективность, получают больше от использования CRM.

Основные причины, по которым CRM лучше Excel

1. Отсутствие безопасности и контроля

Многие компании используют один лист Excel для обработки всех данных. Это приведет к увеличению размера Excel и повысит риски обмена данными между членами команды. Если вы используете один и тот же файл для более чем 2 пользователей, будет сложно отследить внесенные изменения, а также не гарантируется безопасность данных. Это, безусловно, влияет на итоговый результат вашего бизнеса.

2.Excel уязвим для мошенничества/коррупции

Мошеннические манипуляции с файлами Excel приведут к потере данных. Если данные потеряны, очень сложно восстановить исходные данные. Даже если вы получите данные, может быть вероятность отсутствия данных, которые не могут быть получены.

3. Excel сложно устранить или протестировать

Нередко данные электронных таблиц рассредоточены по нескольким папкам, рабочим станциям или географическим местоположениям. Хотя можно точно определить расположение всех подключенных файлов, потребуется больше времени, чтобы отследить логику формулы от одной связанной ячейки к другой. Аналогичные проблемы могут возникнуть при устранении неполадок любых подозрительных данных.

4.Excel не предназначен для совместной работы

Множественный обмен файлами данных является обычным явлением в бизнесе. Также важно отслеживать изменения. Excel усложняет задачу, когда бизнес расширяется во многих странах или если члены команды находятся на значительном расстоянии друг от друга, единственный способ обмена данными — по электронной почте. Различные члены команды будут спотыкаться, чтобы отслеживать сопоставимые файлы, в результате люди могут работать с файлом устаревшей версии.

5. Excel сложно консолидировать

Процесс консолидации становится лихорадочным из-за отчета, созданного с использованием электронной таблицы Excel. Отчеты будут создаваться на разных листах, что затруднит консолидацию данных на одном листе, что, в свою очередь, требует множества формул и сводных таблиц.

6.Excel сложно управлять

Когда новый человек вступает во владение как часть бизнес-изменения, ему нужно начать с самого начала. Ему необходимо понять концепцию и формулы, заложенные в Excel, прежде чем приступить к работе. Это может занять как минимум неделю, прежде чем они поймут, что может привести к задержке в работе.

Если у вас есть CRM, вы можете

• Храните все данные в одном центральном месте, доступном для всех соответствующих членов команды.
• Быстрее реагируйте на запросы и потребности клиентов
• Развитие прочных долгосрочных отношений за счет более персонализированного обслуживания
• Улучшает процесс управления потенциальными клиентами, показатели закрытия и помогает отслеживать деятельность по продажам, что помогает совершенствовать методологии продаж быстрее, проще и с меньшими затратами.
• Увеличивайте прибыль и доход за счет извлечения большей выгоды из клиентской базы и более эффективных и упорядоченных операций.
• Дать возможность командам по продажам, маркетингу и обслуживанию клиентов работать вместе для достижения общей цели — быть на одной волне с клиентами.
• Чтобы преодолеть недостатки Excel, вы можете выбрать правильную CRM, подходящую для вашего бизнеса, и почти все CRM предоставляют возможности для переноса данных из Excel в CRM.

Преимущества использования CRM

1. Лучшее обслуживание клиентов

CRM управляет всеми вашими контактами и собирает важную информацию о клиентах, такую ​​как демографические данные, записи о покупках и предыдущие сообщения по всем каналам, и делает ее легко доступной для всех сотрудников вашей компании, которым она нужна.

2. Увеличение продаж

Инструмент CRM может помочь вам оптимизировать процесс продаж, построить воронку продаж, автоматизировать ключевые задачи и проанализировать все данные о продажах в одном централизованном месте, потенциально увеличивая продажи и производительность.

3. Улучшение удержания клиентов

CRM обеспечит анализ настроений, автоматическую регистрацию билетов, автоматизацию поддержки клиентов и отслеживание поведения пользователей, чтобы помочь вам определить проблемы и быстро решить их с вашими клиентами.

4. Детальная аналитика

Программное обеспечение CRM обычно имеет встроенные аналитические возможности для контекстуализации данных, разбивая их на элементы, требующие действий, и легко понятные показатели.

5. Более высокая производительность и эффективность

CRM может показать вам информационную панель того, как работают ваши бизнес-процессы и где ваши рабочие процессы могут быть улучшены.

6. Централизованная база данных информации

Еще одна вещь, которую программное обеспечение CRM делает лучше всего, — это предоставление централизованной базы данных со всей информацией о ваших клиентах, что делает ее легко доступной для всех в вашей компании, кто в ней нуждается. Это позволяет торговому представителю легко увидеть, какие продукты интересуют определенного клиента.

7. Управляемые коммуникации с потенциальными лидами

CRM автоматически управляет процессом, отправляя вашим сотрудникам оповещения, когда они должны связаться с потенциальным клиентом, и отслеживая каждое взаимодействие, от электронных писем до телефонных звонков.

8. Улучшенная сегментация клиентов

Список из сотен контактов может быть ошеломляющим. CRM автоматически сегментирует ваши списки контактов на основе ваших критериев, упрощая поиск тех, с кем вы хотите связаться в любой момент времени.

9. Автоматизированные отчеты о продажах

CRM также может помочь членам вашей команды оценивать свою работу, отслеживать свои предложения и цели, а также быстро проверять прогресс по каждому из своих проектов.

10. Более точное прогнозирование продаж

В любой бизнес-операции вы должны иметь возможность анализировать свои прошлые результаты и стратегически планировать будущее. Используя автоматические отчеты о продажах в программном обеспечении CRM, вы можете определить ключевые тенденции и получить представление о том, чего ожидать от вашего будущего цикла продаж.

11. Оптимизация внутренних коммуникаций

CRM позволяет легко отслеживать, как другие сотрудники разговаривают с потенциальным клиентом, что помогает вашей команде поддерживать единый голос бренда. Это также позволяет членам команды отправлять друг другу заметки или предупреждения, отмечать друг друга в проектах.

Несмотря на множество преимуществ, Excel имеет серьезные недостатки при обработке данных о клиентах. Вы можете поиграть с формулами или получить сертификаты на курсах Excel, но когда дело доходит до обработки данных клиентов, CRM — лучший вариант для поддержания безопасных и конфиденциальных отношений с вашими клиентами. Попробуйте CRM для своего бизнеса, и вы обязательно увидите улучшение результатов.