ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ Excel กับ CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

เป็นเรื่องปกติที่ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้ Excel หรือสเปรดชีตเพื่อติดตามลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าของตน นี่เป็นเพราะว่าเครื่องมือ excel หรือสเปรดชีตค่อนข้างง่ายและง่ายต่อการใช้งานและใช้งาน และเนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้มีตัวเลือกที่หลากหลาย ผู้คนจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ตามความต้องการทางธุรกิจในการติดตามโอกาสในการขาย แม้ว่า excel จะเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการติดตามลูกค้าเป้าหมาย แต่ธุรกิจจำนวนมากไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของ CRM สำหรับธุรกิจของตน ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากยังมีความสับสนเกี่ยวกับการย้ายจากเครื่องมือ Excel ไปยังเครื่องมือ CRM เพื่อให้ได้แนวคิดที่กว้างขึ้น ให้เราลงลึกในหัวข้อนี้

หลายองค์กรต้องการใช้ excel เนื่องจากความเรียบง่าย และด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เราสามารถเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นแผนภูมิที่ยอดเยี่ยมและสื่อที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลได้ แม้แต่สูตรไม่กี่สูตรก็จะทำให้งานของเราง่ายขึ้น

แม้ว่า Excel จะมีข้อดีมากมาย แต่สิ่งเหล่านี้ก็ถูกชดเชยด้วยข้อเสียบางประการดังต่อไปนี้ นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ ควรใช้ CRM เพื่อจัดการกับข้อมูลของตนก่อนจะสาย

มีการถกเถียงกันในหลายๆ ธุรกิจในการย้ายจาก excel ไปเป็น CRM ด้วยข้อดีที่มากกว่า excel ยังมาพร้อมกับข้อเสียที่สำคัญในขณะที่จัดการข้อมูลลูกค้า

ซอฟต์แวร์ CRM คืออะไร?

CRM ( Customer Relationship Management ) เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้า CRM ให้ภาพที่สมบูรณ์ของการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมด ติดตามการขาย จัดระเบียบ และจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ ทุกธุรกิจสามารถสัมผัสประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครและราบรื่นในการจัดการข้อมูลลูกค้าโดยใช้ CRM

เครื่องมือ CRM ช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลการติดต่อของลูกค้าและผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ระบุโอกาสในการขาย บันทึกปัญหาด้านการบริการ และจัดการแคมเปญการตลาด ทั้งหมดนี้อยู่ในที่เดียว

ใครจะได้ประโยชน์จาก CRM

บริษัททุกขนาดตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรระดับองค์กรที่ต้องการขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจในการขาย สามารถได้รับประโยชน์จากเครื่องมือและคุณลักษณะของ CRM โดยเฉพาะอย่างยิ่ง CRM มีประโยชน์มากกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งทีมคาดการณ์ยอดขาย ซึ่งจะช่วยให้ได้รับผลกำไรมากขึ้นด้วยการปิดดีลที่มากขึ้น บางธุรกิจที่มีทีมขายโดยเฉพาะ ทีมการตลาด และต้องการเพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้นโดยใช้ CRM

เหตุผลหลักในการพิจารณา CRM มากกว่า excel

1.ขาดการรักษาความปลอดภัยและการควบคุม

ธุรกิจจำนวนมากมีแนวทางปฏิบัติเพื่อให้มีแผ่นงาน Excel แผ่นเดียวสำหรับจัดการข้อมูลทั้งหมด ซึ่งจะส่งผลให้ excel มีขนาดใหญ่ขึ้นและเพิ่มความเสี่ยงในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม หากคุณใช้ไฟล์เดียวกันสำหรับผู้ใช้มากกว่า 2 ราย จะเป็นการยากที่จะติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและความปลอดภัยของข้อมูลก็ไม่มั่นใจ สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อผลกำไรของธุรกิจของคุณอย่างแน่นอน

2.Excel เสี่ยงต่อการทุจริต/ทุจริต

การฉ้อโกงในไฟล์ excel จะส่งผลให้ข้อมูลสูญหาย หากข้อมูลสูญหาย การเรียกข้อมูลเดิมทำได้ยากมาก แม้ว่าคุณจะดึงข้อมูล แต่ก็อาจมีโอกาสที่ข้อมูลที่ขาดหายไปซึ่งไม่สามารถเรียกคืนได้

3.Excel นั้นยากที่จะแก้ไขปัญหาหรือทดสอบ

มีไม่บ่อยนักที่จะมีข้อมูลสเปรดชีตกระจายอยู่ในหลาย ๆ โฟลเดอร์ เวิร์กสเตชัน หรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ แม้ว่าจะสามารถระบุตำแหน่งของไฟล์ที่เชื่อมต่อทั้งหมดได้ แต่จะต้องใช้เวลามากขึ้นในการติดตามตรรกะของสูตรจากเซลล์ที่เกี่ยวข้องหนึ่งไปยังอีกเซลล์หนึ่ง ปัญหาที่คล้ายกันอาจเกิดขึ้นขณะแก้ไขปัญหาข้อมูลที่น่าสงสัย

4.Excel ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกัน

การแลกเปลี่ยนไฟล์ข้อมูลหลายครั้งเป็นเรื่องปกติในหมู่ธุรกิจ การติดตามการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน Excel ทำให้ยากขึ้นเมื่อธุรกิจขยายออกไปในหลายประเทศ หรือถ้าสมาชิกในทีมถูกแบ่งแยกตามระยะทางที่มีนัยสำคัญ ตัวเลือกเดียวในการแลกเปลี่ยนข้อมูลคือทางอีเมล สมาชิกในทีมที่แตกต่างกันจะสะดุดเพื่อติดตามไฟล์ที่เปรียบเทียบกันได้ ผู้คนอาจทำงานกับไฟล์เวอร์ชันที่ล้าสมัย

5.Excel นั้นยากที่จะรวมเข้าด้วยกัน

กระบวนการรวมบัญชีจะวุ่นวายเนื่องจากรายงานที่สร้างโดยใช้สเปรดชีต excel รายงานจะถูกสร้างขึ้นในแผ่นงานต่างๆ ซึ่งทำให้ยากต่อการรวบรวมข้อมูลในแผ่นงานเดียว ซึ่งต้องใช้สูตรและตารางสรุปข้อมูลจำนวนมาก

6.Excel นั้นจัดการยาก

เมื่อมีคนใหม่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เขาต้องเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้น เขาต้องเข้าใจแนวคิดและสูตรที่รวมอยู่ใน excel ก่อนเริ่มทำงาน การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์เพื่อให้พวกเขาเข้าใจ จึงอาจมีความล่าช้าในการทำงาน

หากคุณมี CRM คุณสามารถ

• มีข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียว สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• ตอบสนองต่อคำขอและความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• พัฒนาความสัมพันธ์อันแข็งแกร่งที่ยาวนานผ่านบริการที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
• ปรับปรุงกระบวนการจัดการลูกค้าเป้าหมาย อัตราการปิด และช่วยติดตามกิจกรรมการขายซึ่งช่วยในการปรับปรุงวิธีการขายได้เร็วยิ่งขึ้น ง่ายขึ้น และคุ้มค่า
• เพิ่มผลกำไรและรายได้โดยการดึงมูลค่าเพิ่มจากฐานลูกค้าและด้วยการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น
• เพื่อให้ทีมขาย การตลาด และบริการลูกค้าสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันในการเป็นหนึ่งเดียวกับลูกค้า
• เพื่อเอาชนะข้อเสียของ excel คุณสามารถเลือก CRM ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ และ CRM เกือบทั้งหมดมีตัวเลือกในการโยกย้ายข้อมูลจาก excel ไปยัง CRM

ประโยชน์ของการใช้ CRM

1. การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

CRM จัดการผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณและรวบรวมข้อมูลลูกค้าที่สำคัญ เช่น ข้อมูลประชากร บันทึกการซื้อ และข้อความก่อนหน้าในทุกช่องทาง และทำให้ทุกคนในบริษัทของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายที่ต้องการ

2. ยอดขายที่เพิ่มขึ้น

เครื่องมือ CRM สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการขายของคุณ สร้างไปป์ไลน์การขาย ทำให้งานหลักเป็นอัตโนมัติ และวิเคราะห์ข้อมูลการขายทั้งหมดของคุณในที่เดียว ซึ่งอาจเพิ่มยอดขายและประสิทธิภาพการทำงาน

3. การรักษาลูกค้าที่ดีขึ้น

CRM จะให้การวิเคราะห์ความรู้สึก การออกตั๋วอัตโนมัติ การสนับสนุนลูกค้าอัตโนมัติ และการติดตามพฤติกรรมผู้ใช้ เพื่อช่วยคุณระบุปัญหาและจัดการกับปัญหากับลูกค้าของคุณอย่างรวดเร็ว

4. การวิเคราะห์โดยละเอียด

โดยทั่วไป ซอฟต์แวร์ CRM จะมีความสามารถในการวิเคราะห์ในตัวเพื่อปรับข้อมูลตามบริบท แบ่งออกเป็นรายการที่ดำเนินการได้ และเมตริกที่เข้าใจได้ง่าย

5. ผลผลิตและประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

CRM สามารถแสดงแดชบอร์ดว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณทำงานอย่างไรและเวิร์กโฟลว์ของคุณสามารถปรับปรุงได้ที่ใด

6. ฐานข้อมูลส่วนกลางของข้อมูล

อีกสิ่งหนึ่งที่ซอฟต์แวร์ CRM ทำได้ดีที่สุดคือการจัดเตรียมฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ ทำให้ทุกคนในบริษัทของคุณต้องการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้ตัวแทนขายเห็นว่าผลิตภัณฑ์ใดที่ลูกค้าสนใจได้ง่าย

7. จัดการการสื่อสารกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

CRM จะจัดการกระบวนการโดยอัตโนมัติ โดยส่งพนักงานของคุณแจ้งเตือนเมื่อพวกเขาควรจะเข้าถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและติดตามทุกการโต้ตอบ ตั้งแต่อีเมลไปจนถึงโทรศัพท์

8. ปรับปรุงการแบ่งส่วนลูกค้า

รายชื่อผู้ติดต่อนับร้อยสามารถล้นหลาม CRM จะแบ่งกลุ่มรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ของคุณ ทำให้ง่ายต่อการค้นหารายการที่คุณต้องการติดต่อในเวลาที่กำหนด

9. รายงานการขายอัตโนมัติ

นอกจากนี้ CRM ยังช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณประเมินประสิทธิภาพ ติดตามคำพูดและเป้าหมาย และตรวจสอบความคืบหน้าในแต่ละโครงการได้อย่างรวดเร็ว

10. การคาดการณ์ยอดขายที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ในการดำเนินธุรกิจใดๆ ก็ตาม คุณควรจะสามารถทบทวนผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาและวางแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับอนาคตได้ ด้วยการใช้รายงานการขายอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ CRM คุณสามารถระบุแนวโน้มที่สำคัญและรับแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากประสิทธิภาพของวงจรการขายในอนาคตของคุณ

11. การสื่อสารภายในที่คล่องตัว

CRM ทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าพนักงานคนอื่นๆ พูดคุยกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอย่างไร ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณรักษาเสียงของแบรนด์ที่เป็นหนึ่งเดียว นอกจากนี้ยังอนุญาตให้สมาชิกในทีมส่งบันทึกย่อหรือการแจ้งเตือนซึ่งกันและกัน แท็กกันในโครงการ

แม้จะมีข้อดีหลายประการ แต่ excel ก็มีข้อเสียที่สำคัญในการจัดการข้อมูลลูกค้า คุณสามารถใช้สูตรต่างๆ หรือใช้ใบรับรองในหลักสูตร Excel ได้ แต่เมื่อพูดถึงการจัดการข้อมูลลูกค้า CRM เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการรักษาความสัมพันธ์ที่ปลอดภัยและเป็นความลับกับลูกค้าของคุณ ลองใช้ CRM สำหรับธุรกิจของคุณ และแน่นอนว่าคุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้น