Tout ce que vous devez savoir sur Excel vs CRM pour votre petite entreprise

Il est assez courant que la plupart des petites entreprises utilisent Excel ou des feuilles de calcul pour suivre leurs prospects et leurs clients. En effet, les outils Excel ou tableur sont assez simples et faciles à intégrer et à utiliser. Et aussi, comme ces outils ont une variété d'options, les gens les utilisent en fonction de leurs besoins commerciaux pour le suivi des prospects. Même si Excel est l'outil pratique pour le suivi des prospects, de nombreuses entreprises ne sont pas conscientes de l'importance du CRM pour leur entreprise. De nombreuses petites entreprises ont également de la confusion quant à la migration d'Excel vers les outils CRM. Pour avoir une idée plus large, approfondissons ce sujet.

De nombreuses organisations préfèrent utiliser Excel en raison de sa simplicité et, en quelques clics, nous pouvons transformer les données en de superbes graphiques et supports basés sur les données. Même quelques formules faciliteront notre travail.

Même si Excel présente de nombreux avantages, tous sont compensés par certains des inconvénients suivants. Ce sont les raisons pour lesquelles les entreprises devraient utiliser le CRM avant qu'il ne soit trop tard pour gérer leurs données.

Il y a toujours eu un débat entre de nombreuses entreprises pour migrer d'Excel vers le CRM. Avec plus d'avantages, Excel présente également des inconvénients majeurs lors de la gestion des données client.

Qu'est-ce qu'un logiciel CRM ?

Le CRM ( Customer Relationship Management ) est un outil conçu pour aider les organisations à établir une meilleure relation avec leurs clients. Le CRM fournit une image complète de toutes les interactions avec les clients, en gardant une trace de vos ventes, en organisant et en hiérarchisant vos tâches. Chaque entreprise peut vivre une expérience unique et transparente de traitement des données client à l'aide de CRM.

Un outil CRM vous permet de stocker les informations de contact des clients et des prospects, d'identifier les opportunités de vente, d'enregistrer les problèmes de service et de gérer les campagnes marketing, le tout dans un emplacement central.

Qui bénéficiera du CRM ?

Les entreprises de toutes tailles, de la petite à la grande entreprise, qui souhaitent stimuler la croissance de leurs ventes peuvent bénéficier des outils et fonctionnalités CRM. En particulier, un CRM est plus avantageux pour les petites entreprises où les équipes prévoient leurs ventes, ce qui permet à son tour d'obtenir plus de bénéfices en concluant plus de transactions. Certaines entreprises disposant d'une équipe de vente dédiée, d'une équipe marketing et cherchant à accroître leur efficacité gagnent davantage en utilisant le CRM.

Principales raisons de considérer le CRM plutôt qu'Excel

1. Manque de sécurité et de contrôle

De nombreuses entreprises ont pour pratique d'avoir une seule feuille Excel pour gérer toutes les données. Cela aura pour effet de faire d'Excel une taille plus grande et d'augmenter les risques de partage des données entre les membres de l'équipe. Si vous utilisez le même fichier pour plus de 2 utilisateurs, il sera difficile de suivre les modifications apportées et la sécurité des données n'est pas assurée. Cela a certainement un impact sur le résultat net de votre entreprise.

2.Excel est vulnérable à la fraude/corruption

La manipulation frauduleuse dans les fichiers Excel entraînera la perte de données. Si les données sont perdues, il est très difficile de récupérer les données d'origine. Même si vous récupérez les données, il peut y avoir un risque de données manquantes, qui n'ont pas pu être récupérées.

3.Excel est difficile à dépanner ou à tester

Il n'est pas rare que des données de feuille de calcul soient dispersées dans plusieurs dossiers, postes de travail ou emplacements géographiques. Bien qu'il soit possible d'identifier l'emplacement de tous les fichiers connectés, il faudra plus de temps pour suivre la logique de la formule d'une cellule associée à une autre. Des problèmes similaires peuvent survenir lors du dépannage de données suspectes.

4.Excel n'est pas conçu pour le travail collaboratif

Les échanges multiples de fichiers de données sont courants entre les entreprises. Il est également important de suivre les changements. Excel complique la tâche lorsqu'une entreprise s'étend dans de nombreux pays ou si les membres de l'équipe sont séparés par une distance importante, la seule option pour échanger des données est par e-mail. Différents membres de l'équipe trébucheront pour garder une trace des fichiers comparables, par conséquent, les gens peuvent travailler sur un fichier de version obsolète.

5.Excel est difficile à consolider

Le processus de consolidation devient mouvementé en raison du rapport généré à l'aide d'un tableur Excel. Les rapports seront générés dans différentes feuilles, ce qui rendra difficile la consolidation des données dans une seule feuille qui, à son tour, nécessite de nombreuses formules et tableaux croisés dynamiques.

6.Excel est difficile à gérer

Lorsqu'une nouvelle personne prend la relève dans le cadre d'un changement d'entreprise, elle doit recommencer depuis le début. Il doit comprendre le concept et les formules incorporées dans Excel avant de commencer son travail. Cela pourrait prendre au moins une semaine pour qu'ils comprennent, il pourrait donc y avoir un retard dans le travail.

Si vous avez un CRM, vous pouvez

• Avoir toutes les données en un seul endroit central, accessible par tous les membres de l'équipe respective
• Répondre plus rapidement aux demandes et aux besoins des clients
• Développer une relation forte et durable grâce à un service plus personnalisé
• Améliore le processus de gestion des prospects, les taux de clôture et aide à garder une trace des activités de vente, ce qui aide à améliorer les méthodologies de vente plus rapidement, plus facilement et à moindre coût
• Augmenter les bénéfices et les revenus, en extrayant plus de valeur de la clientèle et avec des opérations plus efficaces et rationalisées
• Permettre aux équipes de vente, de marketing et de service client de travailler ensemble pour atteindre l'objectif commun d'être sur la même longueur d'onde avec les clients
• Pour surmonter les inconvénients d'Excel, vous pouvez choisir le bon CRM, adapté à votre entreprise et presque tous les CRM offrent des options pour migrer les données d'Excel vers le CRM.

Avantages de l'utilisation du CRM

1. Meilleur service client

Un CRM gère tous vos contacts et rassemble des informations importantes sur les clients - telles que les données démographiques, les enregistrements d'achat et les messages précédents sur tous les canaux - et les rend facilement accessibles à toute personne de votre entreprise qui en a besoin.

2. Augmentation des ventes

Un outil CRM peut vous aider à rationaliser votre processus de vente, à créer un pipeline de vente, à automatiser les tâches clés et à analyser toutes vos données de vente en un seul endroit centralisé, augmentant potentiellement les ventes et la productivité.

3. Amélioration de la fidélisation des clients

Le CRM fournira une analyse des sentiments, une billetterie automatisée, une automatisation du support client et un suivi du comportement des utilisateurs pour vous aider à déterminer les problèmes et à les résoudre rapidement avec vos clients.

4. Analyses détaillées

Les logiciels CRM ont généralement des capacités analytiques intégrées pour contextualiser les données, en les décomposant en éléments exploitables et en mesures faciles à comprendre.

5. Productivité et efficacité accrues

Le CRM peut vous montrer un tableau de bord du fonctionnement de vos processus métier et des points à améliorer dans vos flux de travail.

6. Base de données centralisée d'informations

Une autre chose que le logiciel CRM fait de mieux est de fournir une base de données centralisée avec toutes les informations sur vos clients, ce qui la rend facilement accessible à toute personne de votre entreprise qui en a besoin. Cela permet à un représentant commercial de voir facilement quels produits intéressent un certain client.

7. Gestion des communications avec les prospects potentiels

Un CRM gère automatiquement le processus, en envoyant à vos employés des alertes lorsqu'ils doivent contacter le prospect et en suivant chaque interaction, des e-mails aux appels téléphoniques.

8. Meilleure segmentation de la clientèle

Une liste de centaines de contacts peut être écrasante. Un CRM segmentera automatiquement vos listes de contacts en fonction de vos critères, ce qui vous permettra de trouver facilement ceux que vous souhaitez contacter à tout moment.

9. Rapports de ventes automatisés

Le CRM peut également aider les membres de votre équipe à évaluer leurs performances, à suivre leurs devis et leurs objectifs et à vérifier en un coup d'œil l'avancement de chacun de leurs projets.

10. Des prévisions de ventes plus précises

Quelle que soit l'activité commerciale, vous devriez être en mesure d'examiner vos performances passées et de planifier stratégiquement l'avenir. À l'aide des rapports de vente automatisés du logiciel CRM, vous pouvez identifier les principales tendances et avoir une idée de ce à quoi vous attendre de la performance future de votre cycle de vente

11. Communications internes simplifiées

Un CRM permet de suivre facilement la façon dont les autres employés parlent avec un client potentiel, ce qui aide votre équipe à maintenir une voix de marque unifiée. Il permet également aux membres de l'équipe de s'envoyer des notes ou des alertes, de se taguer sur des projets.

Malgré de nombreux avantages, Excel présente des inconvénients majeurs pour la gestion des données clients. Vous pouvez jouer avec des formules ou avoir des certifications dans des cours Excel, mais lorsqu'il s'agit de gérer les données clients, le CRM est la meilleure option pour maintenir une relation sécurisée et confidentielle avec vos clients. Essayez un CRM pour votre entreprise et vous verrez certainement de meilleurs résultats.