Wszystko, co musisz wiedzieć o Excelu a CRM dla Twojej małej firmy

Często zdarza się, że większość małych firm używa programu Excel lub arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia potencjalnych klientów i klientów. Dzieje się tak, ponieważ narzędzia Excela lub arkusze kalkulacyjne są dość proste i łatwe do wdrożenia i użytkowania. Ponadto, ponieważ te narzędzia mają wiele opcji, ludzie używają ich w oparciu o ich potrzeby biznesowe do śledzenia potencjalnych klientów. Mimo że Excel jest wygodnym narzędziem do śledzenia leadów, wiele firm nie zdaje sobie sprawy ze znaczenia CRM dla ich działalności. Wiele małych firm ma również zamieszanie związane z migracją z narzędzi Excel do CRM. Aby uzyskać szerszy pomysł, zagłębmy się w ten temat.

Wiele organizacji woli korzystać z programu Excel ze względu na jego prostotę, a za pomocą kilku kliknięć możemy przekształcić dane w wspaniałe wykresy i materiały oparte na danych. Nawet kilka formuł ułatwi nam pracę.

Mimo że program Excel ma tak wiele zalet, wszystkie są niwelowane przez niektóre z poniższych wad. To są powody, dla których firmy powinny korzystać z CRM przed końcem czasu do obsługi swoich danych.

W wielu firmach zawsze toczyła się debata na temat migracji z programu Excel do CRM. Mając więcej zalet, Excel ma również poważne wady podczas obsługi danych klientów.

Co to jest oprogramowanie CRM?

CRM ( Customer Relationship Management ) to narzędzie, które ma pomóc organizacjom w budowaniu lepszych relacji z klientami. CRM zapewnia pełny obraz wszystkich interakcji z klientami, śledząc sprzedaż, organizując i ustalając priorytety zadań. Każda firma może doświadczyć unikalnego i bezproblemowego doświadczenia z obsługą danych klientów za pomocą CRM.

Narzędzie CRM pozwala przechowywać informacje kontaktowe klientów i potencjalnych klientów, identyfikować możliwości sprzedaży, rejestrować problemy z usługami i zarządzać kampaniami marketingowymi, a wszystko to w jednej centralnej lokalizacji.

Kto skorzysta z CRM?

Firmy każdej wielkości, od małych po korporacje na poziomie korporacyjnym, które chcą napędzać wzrost sprzedaży, mogą korzystać z narzędzi i funkcji CRM. Szczególnie CRM jest bardziej korzystny dla małych firm, w których zespoły prognozują sprzedaż, co z kolei pomaga uzyskać większy zysk poprzez zawieranie większej liczby transakcji. Niektóre firmy z dedykowanym zespołem sprzedaży, zespołem marketingu i dążące do zwiększenia wydajności przy użyciu CRM.

Główne powody, dla których warto rozważyć CRM nad Excelem

1. Brak bezpieczeństwa i kontroli

Wiele firm stosuje jeden arkusz Excela do obsługi wszystkich danych. Spowoduje to przekształcenie programu Excel w większy rozmiar i zwiększy ryzyko udostępniania danych między członkami zespołu. Jeśli używasz tego samego pliku dla więcej niż 2 użytkowników, trudno będzie śledzić wprowadzone zmiany, a bezpieczeństwo danych będzie niepewne. To z pewnością wpływa na wynik finansowy Twojej firmy.

2.Excel jest podatny na oszustwa/korupcję

Nieuczciwa manipulacja plikami Excela spowoduje utratę danych. W przypadku utraty danych bardzo trudno jest odzyskać oryginalne dane. Nawet jeśli pobierzesz dane, może być szansa na brak danych, których nie można odzyskać.

3. Excel jest trudny do rozwiązania lub przetestowania

Nierzadko dane arkusza kalkulacyjnego są rozproszone w wielu folderach, stacjach roboczych lub lokalizacjach geograficznych. Chociaż możliwe jest określenie lokalizacji wszystkich połączonych plików, śledzenie logiki formuły z jednej powiązanej komórki do drugiej zajmie więcej czasu. Podobne problemy mogą pojawić się podczas rozwiązywania wszelkich podejrzanych danych.

4. Excel nie jest przeznaczony do pracy zespołowej

Wielokrotna wymiana plików danych jest powszechna w firmach. Ważne jest również śledzenie zmian. Excel utrudnia, gdy firma rozwija się w wielu krajach lub gdy członkowie zespołu dzielą znaczną odległość, jedyną opcją wymiany danych jest e-mail. W rezultacie różni członkowie zespołu potkną się, aby śledzić porównywalne pliki, ludzie mogą pracować nad nieaktualnym plikiem wersji.

5. Excel jest trudny do skonsolidowania

Proces konsolidacji staje się gorączkowy z powodu raportu wygenerowanego za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel. Raporty będą generowane w różnych arkuszach, co utrudni konsolidację danych w jednym arkuszu, co z kolei wymaga wielu formuł i tabel przestawnych.

6.Excel jest trudny w zarządzaniu

Kiedy nowa osoba przejmuje obowiązki w ramach zmiany biznesowej, musi zacząć od początku. Przed rozpoczęciem pracy musi zrozumieć koncepcję i formuły zawarte w programie Excel. Może to zająć co najmniej tydzień, zanim zrozumieją, co może spowodować opóźnienie w pracy.

Jeśli masz CRM, możesz

• Mieć wszystkie dane w jednym centralnym miejscu, dostępnym dla wszystkich odpowiednich członków zespołu
• Szybciej reaguj na prośby i potrzeby klientów
• Rozwijaj silną, długotrwałą relację dzięki bardziej spersonalizowanej obsłudze
• Usprawnia proces zarządzania leadami, wskaźniki zamknięcia i pomaga śledzić działania sprzedażowe, co pomaga w ulepszeniu metodologii sprzedaży szybciej, łatwiej i ekonomiczniej
• Zwiększ zyski i przychody, wydobywając większą wartość z bazy klientów oraz dzięki bardziej wydajnym i usprawnionym działaniom
• Aby umożliwić zespołowi ds. sprzedaży, marketingu i obsługi klienta współpracę w osiągnięciu wspólnego celu, jakim jest bycie na tej samej stronie z klientami
• Aby przezwyciężyć wady programu Excel, możesz wybrać odpowiedni CRM, odpowiedni dla Twojej firmy, a prawie wszystkie CRM zapewniają opcje migracji danych z programu Excel do CRM

Korzyści z używania CRM

1. Lepsza obsługa klienta

CRM zarządza wszystkimi Twoimi kontaktami i gromadzi ważne informacje o klientach – takie jak dane demograficzne, rekordy zakupów i poprzednie wiadomości we wszystkich kanałach – i sprawia, że ​​jest łatwo dostępny dla każdego w Twojej firmie, kto tego potrzebuje.

2. Zwiększona sprzedaż

Narzędzie CRM może pomóc usprawnić proces sprzedaży, zbudować lejek sprzedaży, zautomatyzować kluczowe zadania i przeanalizować wszystkie dane sprzedażowe w jednym scentralizowanym miejscu, potencjalnie zwiększając sprzedaż i produktywność.

3. Lepsze utrzymanie klientów

CRM zapewni analizę nastrojów, automatyczne wystawianie biletów, automatyzację obsługi klienta i śledzenie zachowań użytkowników, aby pomóc Ci określić problemy i szybko rozwiązać je z klientami.

4. Szczegółowe analizy

Oprogramowanie CRM zazwyczaj ma wbudowane funkcje analityczne do kontekstualizowania danych, dzieląc je na elementy umożliwiające podjęcie działań i łatwe do zrozumienia metryki.

5. Wyższa produktywność i wydajność

CRM może pokazać pulpit nawigacyjny pokazujący, jak działają Twoje procesy biznesowe i gdzie można poprawić przepływy pracy.

6. Scentralizowana baza danych informacji

Inną rzeczą, którą oprogramowanie CRM robi najlepiej, jest zapewnienie scentralizowanej bazy danych zawierającej wszystkie informacje o Twoich klientach, dzięki czemu jest ona łatwo dostępna dla każdego w Twojej firmie, która tego potrzebuje. Dzięki temu przedstawiciel handlowy może łatwo zobaczyć, jakimi produktami interesuje się dany klient.

7. Zarządzana komunikacja z potencjalnymi potencjalnymi klientami

CRM automatycznie zarządza procesem, wysyłając pracownikom alerty, kiedy powinni skontaktować się z potencjalnym klientem i śledząc każdą interakcję, od e-maili po rozmowy telefoniczne.

8. Lepsza segmentacja klientów

Lista setek kontaktów może być przytłaczająca. CRM automatycznie podzieli Twoje listy kontaktów na podstawie Twoich kryteriów, ułatwiając znalezienie tych, z którymi chcesz się skontaktować w danym momencie.

9. Zautomatyzowane raporty sprzedaży

CRM może również pomóc członkom zespołu w ocenie ich wydajności, śledzeniu ich ofert i celów oraz sprawdzaniu postępów w każdym projekcie na pierwszy rzut oka.

10. Dokładniejsze prognozowanie sprzedaży

Przy każdej operacji biznesowej powinieneś być w stanie przejrzeć swoje dotychczasowe wyniki i strategicznie zaplanować przyszłość. Korzystając ze zautomatyzowanych raportów sprzedaży w oprogramowaniu CRM, możesz zidentyfikować kluczowe trendy i zorientować się, czego możesz oczekiwać od przyszłego cyklu sprzedaży

11. Usprawniona komunikacja wewnętrzna

CRM ułatwia śledzenie, w jaki sposób inni pracownicy rozmawiają z potencjalnym klientem, co pomaga Twojemu zespołowi zachować jednolity głos marki. Umożliwia także członkom zespołu przesyłanie sobie nawzajem notatek lub alertów, oznaczanie się nawzajem w projektach.

Pomimo wielu zalet, Excel ma poważne wady w obsłudze danych klientów. Możesz bawić się formułami lub możesz mieć certyfikaty na kursach excel, ale jeśli chodzi o obsługę danych klientów, CRM jest najlepszą opcją, aby utrzymać bezpieczną i poufną relację z klientami. Wypróbuj CRM dla swojej firmy, a na pewno zobaczysz lepsze wyniki.