แท็กเทียบกับข้อมูลเมตาใน DAM: ความแตกต่างคืออะไร

ข้อมูลเมตาและแท็กเป็นสององค์ประกอบที่สำคัญแต่มักสับสนในการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM)

ในบริบทของ DAM ข้อมูลเมตาคือลิงก์ที่เชื่อมต่อออบเจ็กต์ และแท็กคือองค์ประกอบที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งทำเครื่องหมายออบเจ็กต์เพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาได้ ในขณะที่ผู้ใช้บางคนคิดว่าพวกเขาเหมือนกัน แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น

การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างแต่ละองค์ประกอบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตั้งค่าและการบำรุงรักษา DAM ของคุณ

Aboutness ถูกกำหนดไว้ในข้อมูลเมตา

คำจำกัดความมาตรฐานของข้อมูลเมตามักเป็น "ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล" สำหรับฉันแล้ว ส่วนสำคัญของคำจำกัดความนั้นคือคำว่า "เกี่ยวกับ" ข้อมูลเมตาบอกเราถึง "ความเกี่ยวข้อง" ของสิ่งต่าง ๆ - วัตถุข้อมูล - ในระบบ

ตัวอย่างเช่น ไฟล์ .mp4 (วิดีโอ) ที่อัปโหลดไปยัง DAM ของคุณอาจเป็น "เกี่ยวกับ" ข้อเสนอบริการล่าสุดของบริษัทของคุณ ข้อมูลอื่นๆ ที่อธิบาย "ความเป็นไป" ของไฟล์อาจเป็น:

• ซอฟต์แวร์ใดที่สร้างวิดีโอ
• วันที่และเวลาใดที่ไฟล์เสร็จสิ้น
• แคมเปญที่ใช้วิดีโอ

ข้อมูลเมตาเฉพาะเหล่านี้ "จุดข้อมูล" เป็นสิ่งที่ผู้ใช้อาจนึกถึงเมื่อค้นหาไฟล์วิดีโอในภายหลัง

การติดตามข้อมูลเมทาดาทาดังกล่าว — หรือองค์ประกอบต่างๆ ซึ่งเป็นวิธีการพูดคุยเกี่ยวกับข้อมูลเมทาดาทาที่สับสนน้อยกว่ามาก — เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ดูแลระบบ DAM ที่จะทำให้การค้นหาเป็นเครื่องมือที่รวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ในอนาคต

เจาะลึก: 3 ขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพระบบ DAM ของคุณ

มาตรฐานข้อมูลเมตา

แม้ว่าจะมีองค์ประกอบหลายร้อยรายการที่บริษัทของคุณอาจติดตามได้ แต่รายการสุดท้ายขององค์ประกอบข้อมูลเมตาควรสั้นและครอบคลุม องค์ประกอบเหล่านี้ส่วนใหญ่ควรแยกโดยอัตโนมัติโดยแพลตฟอร์ม DAM ของคุณ

ตัวอย่างเช่น องค์ประกอบต่างๆ เช่น ความสูงและความกว้าง รูปแบบไฟล์ ยี่ห้อและรุ่นของกล้อง และข้อมูลภาพถ่ายทางเทคนิคอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์แอนะล็อกและดิจิทัลจะถูกสร้างขึ้นโดยฮาร์ดแวร์ของกล้องและแยกออกมาเมื่อไฟล์ภาพถ่ายถูกอัปโหลด

ข้อมูลเมตาใด ๆ ที่สามารถสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติด้วยวิธีนี้ โดยไม่ผ่านการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เป็นสิ่งที่พึงปรารถนาอย่างยิ่ง ผลที่ได้คือการแทรกแซงน้อยลงโดยผู้ดูแลระบบ DAM และปรับปรุงความแม่นยำทางเทคนิค

วิธีจำกัดองค์ประกอบข้อมูลเมตาให้แคบลง

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบข้อมูลเมตาที่จะเพิ่มในสคีมาข้อมูลเมตาของคุณ ให้พิจารณาว่าผู้ใช้ทำงานในโครงการ การตลาด การขาย หรือเครื่องมือการจัดการอื่นๆ ใดบ้าง

รายงานที่แสดงรายการฟิลด์ข้อมูลเมตาที่อยู่ในแบบฟอร์มที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นจะมีองค์ประกอบข้อมูลเมตาที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้ใช้ปลายทางเหล่านั้น องค์ประกอบเหล่านี้เป็นองค์ประกอบที่ผู้ใช้จะจดจำและค้นหา มากกว่าชื่อไฟล์แต่ละไฟล์

การแท็กสำหรับผู้ใช้

นอกเหนือจากข้อมูลที่สำคัญสำหรับกลุ่มผู้ใช้ของคุณแล้ว ผู้ใช้แต่ละรายมักมีวิธีการค้นหาสิ่งต่างๆ ที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับพวกเขา

ตัวอย่างเช่น เมื่อค้นหาอัลบั้มในซอฟต์แวร์เพลง ฉันมักจะลืมชื่ออัลบั้ม แต่จำปกอัลบั้มได้ ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงแท็กอัลบั้มของฉันด้วยสีหรือวัตถุที่พบบนหน้าปก เพื่อให้สามารถค้นหาได้อีกครั้ง แต่เป็นแท็กที่ไม่มีความหมายสำหรับแฟนเพลงคนอื่นๆ

แต่สมมติว่าฉันเป็นนักเขียนคำโฆษณาที่ต้องอัปเดตสำเนาจากแคมเปญวันหยุดของปีที่แล้ว ฉันต้องหาสำเนา Black Friday ของปีที่แล้ว บางทีฉันอาจต้องค้นหาสำเนาการขาย Back to School และ Memorial Day ในอดีต

ฉันอาจต้องการติดแท็กเนื้อหาดังกล่าวด้วยคำว่า "วันหยุด" เพื่อค้นหาอีกครั้งเมื่อความต้องการนั้นมาถึงในปีหน้า ฉันอาจใช้คำหลักอื่น เช่น "เทศกาล" หรือ "การขายพิเศษ"

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด บรรณารักษ์ DAM ของฉันต้องการให้ตัวเลือกการแท็กเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้แท็กกับไฟล์ เพื่อให้สามารถค้นหาเนื้อหาที่ใช้บ่อยได้

แท็กอนุญาตสิ่งนี้โดยไม่รบกวนข้อมูลเมตาที่สำคัญซึ่งขับเคลื่อน DAM เอง พวกเขายังให้การควบคุมระดับหนึ่งในการใช้ DAM

แท็กสามารถแบ่งเบาภาระในการเรียนรู้ระบบใหม่และความกังวลเกี่ยวกับไฟล์ที่ "หายไป" ในระบบขนาดใหญ่ระดับองค์กร เพื่อให้สามารถ "ค้นพบอีกครั้ง" ได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

เจาะลึก: วิธีสร้างรากฐาน DAM ของคุณ

แท็กเป็นข้อมูลเมตาหรือไม่

นี่คือจุดที่ปัญหาแท็กและข้อมูลเมตาอาจยุ่งยาก การติดแท็กมีประโยชน์สำหรับผู้ดูแลระบบ DAM ในการกรองการค้นหาขั้นสูงสำหรับการใช้งานทั่วไป

นอกจากนี้ การติดแท็กยังช่วยให้ผู้ดูแลระบบ DAM สร้างแท็กโดยอัตโนมัติไปยังเนื้อหาที่อัปโหลดในโฟลเดอร์ที่มีการค้นหาทั่วไป เพื่อให้สามารถค้นหาได้ทันทีเมื่อนำเข้า (คำว่า "นำเข้า" ของบรรณารักษ์หรือนักจัดเก็บเอกสารแฟนซี)

อย่างไรก็ตาม ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างแท็กและข้อมูลเมตาคือ องค์ประกอบข้อมูลเมตา ควรได้รับการกำหนดมาตรฐาน เสมอ

องค์ประกอบมาตรฐานพร้อมใช้งานในสคีมาที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล ใช้กันทั่วไปและเผยแพร่แล้ว เช่น Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (ดูแลโดย Adobe) และอื่นๆ

องค์ประกอบมาตรฐานช่วยให้ข้อมูลเมตาของสินทรัพย์ของคุณถ่ายโอนและดึงข้อมูลไปยังฐานข้อมูลอื่น ระบบจัดการข้อมูล หรือ DAM โดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย หากความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลง

ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม DAM แท็กเฉพาะองค์กรที่คุณสร้างอาจถูกจัดเก็บเป็นข้อมูลเมตา ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์ม Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) สามารถจัดเก็บแท็กด้วยวิธีนี้ ไม่ว่าจะปรับใช้ในระบบคลาวด์หรือภายในองค์กร สามารถใช้แท็กเฉพาะองค์กรกับเนื้อหาที่จะนำเข้าไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ

ผู้ดูแลระบบควรเป็นผู้ใช้เพียงคนเดียวที่สามารถสร้างและแก้ไขข้อมูลเมตาประเภทนี้ได้ เนื่องจากจะส่งผลกระทบต่อทั้งระบบ

เจาะลึก: คำแนะนำ 12 ขั้นตอนสำหรับการนำระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลไปใช้

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบ DAM ของคุณด้วยข้อมูลเมตาและการแท็ก

เมื่อใช้งานอย่างเหมาะสม ข้อมูลเมตา แท็ก และสมาร์ทแท็กจะสร้างระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีประสิทธิผลสูงซึ่งสามารถคืนทุนได้อย่างรวดเร็วและเชื่อมโยงผู้ใช้จำนวนมากขึ้นกับทรัพย์สินทางปัญญามากขึ้น

พวกเขาต้องการเพียงการดูแลและการตัดแต่งอย่างระมัดระวังเพื่อช่วยเร่งการใช้งานและการค้นหาทรัพย์สินทางปัญญาของคุณ

ความคิดเห็นที่แสดงในบทความนี้เป็นความคิดเห็นของผู้เขียนรับเชิญและไม่จำเป็นต้องเป็น MarTech ผู้เขียนเจ้าหน้าที่อยู่ที่นี่

เพิ่ม MarTech ในฟีด Google News ของคุณ

---