Etichete vs. metadate în DAM: Care este diferența?

Metadatele și etichetele sunt două elemente esențiale, dar frecvent confuze în managementul activelor digitale (DAM).

În contextul DAM, metadatele este legătura care conectează obiectele, iar etichetele sunt elemente definite de utilizator care marchează obiectele pentru a fi găsite de către utilizator. Deși unii utilizatori cred că sunt la fel, nu sunt.

Înțelegerea diferenței dintre fiecare element este crucială pentru configurarea și întreținerea DAM-ului dvs.

Despre caracterul este definit în metadate

Definiția standard a metadatelor este de obicei „date despre date”. Pentru mine, partea crucială a acestei definiții este cuvântul „despre”. Metadatele ne spun despre „despre” lucruri – obiecte informaționale – în sisteme.

De exemplu, un fișier .mp4 (video) încărcat în DAM poate fi „despre” cea mai recentă ofertă de servicii a companiei. Alte date care descriu „despre caracterul” fișierului ar putea fi:

• În ce software a fost creat videoclipul.
• La ce data si ora a fost finalizat dosarul.
• Campania pentru care a fost difuzat videoclipul.

Aceste „puncte de date” specifice metadate sunt lucrurile la care un utilizator s-ar putea gândi când caută fișierul video la o dată ulterioară.

Urmărirea unor astfel de date de metadate – sau elemente, care este modalitatea mult mai puțin confuză de a vorbi despre datele de metadate – este vitală pentru administratorii DAM pentru a face căutarea un instrument rapid, ușor și productiv pentru viitorii utilizatori.

Sapă mai adânc: 3 pași pentru a-ți supraalimenta sistemul DAM

Standarde de metadate

Deși există probabil sute de elemente pe care compania dvs. le-ar putea urmări, lista finală a elementelor de metadate ar trebui să fie scurtă și conținută. Majoritatea acestor elemente ar trebui extrase automat de platforma DAM.

De exemplu, elemente precum înălțimea și lățimea, formatul fișierului, marca și modelul camerei și alte date tehnice foto referitoare la fișierele analogice și digitale sunt generate de hardware-ul camerei și extrase atunci când fișierele foto sunt încărcate.

Orice metadată care poate fi generată automat în acest fel, ocolind introducerea manuală a datelor, este foarte de dorit. Rezultatul este o intervenție mai mică din partea administratorilor DAM și o precizie tehnică îmbunătățită.

Cum să restrângi elementele de metadate

Când vă gândiți la ce elemente de metadate să adăugați la schema de metadate, luați în considerare ce proiect, marketing, vânzări sau alte instrumente de management lucrează utilizatorii.

Un raport care listează câmpurile de metadate conținute în formularele pe care administratorii de sistem le-au construit va conține elementele de metadate cele mai importante pentru acei utilizatori finali. Acestea sunt elementele pe care utilizatorii le vor aminti și pe care le vor căuta, mai mult decât numele fișierelor individuale.

Etichetarea este pentru utilizatori

Dincolo de datele importante pentru grupurile dvs. de utilizatori, utilizatorii individuali au adesea modalități de a căuta lucruri care sunt unice pentru ei.

De exemplu, când caut albume în software-ul meu muzical, tind să uit numele albumelor, dar îmi amintesc copertele albumelor. Din acest motiv, îmi etichet albumele cu culori sau obiecte găsite pe coperți pentru a le putea găsi din nou. Dar acestea sunt etichete care ar fi lipsite de sens pentru alți fani ai muzicii.

Dar să spunem că sunt un copywriter care trebuie să actualizeze un exemplar din campaniile de sărbători de anul trecut, trebuie să găsesc copia de Black Friday de anul trecut. Poate că am fost nevoit să caut și în trecut o copie de vânzare pentru Back to School și Memorial Day.

S-ar putea să vreau să etichetez astfel de active cu cuvântul „vacanță” pentru a le găsi din nou atunci când această nevoie va apărea anul viitor. Aș putea folosi un alt cuvânt cheie, cum ar fi „sărbătoare” sau „vânzări speciale”.

În orice caz, bibliotecarul meu DAM va dori să ofere o opțiune de etichetare, astfel încât utilizatorii să poată aplica etichete fișierelor, astfel încât să poată găsi activele pe care le folosesc frecvent.

Etichetele permit acest lucru fără a perturba metadatele critice care alimentează DAM-ul în sine. De asemenea, oferă un anumit nivel de control asupra utilizării DAM-ului.

Etichetele pot ușura povara învățării unui nou sistem și orice îngrijorare cu privire la fișierele care au „dispărut” într-un sistem mare, la nivel de întreprindere, astfel încât să poată fi „găsite din nou” cu puțin sau deloc efort.

Sapă mai adânc: Cum să-ți construiești fundația DAM

Etichetele sunt metadate?

Aici este locul în care problema etichetelor și metadatelor poate deveni dificilă. Etichetarea este utilă pentru administratorii DAM pentru a oferi filtrare avansată de căutare pentru utilizări comune.

În plus, etichetarea îi ajută pe administratorii DAM să genereze automat etichete pe materialele încărcate în dosarele căutate în mod obișnuit, astfel încât acestea să poată fi căutate imediat după ingerare (cuvântul unui bibliotecar sau al arhivarului de lux pentru „import”).

Cu toate acestea, diferența cheie dintre etichete și metadate este că elementele de metadate ar trebui să fie întotdeauna standardizate .

Elementele standard sunt disponibile în scheme recunoscute la nivel internațional, utilizate în mod obișnuit și publicate, cum ar fi Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (întreținut de Adobe) și altele.

Elementele standard permit transferul cu ușurință a metadatelor activelor și extrase automat în orice altă bază de date, sistem de management al informațiilor sau DAM, în cazul în care nevoile afacerii se schimbă.

În funcție de platforma DAM, etichetele specifice întreprinderii pe care le creați pot fi stocate ca metadate. De exemplu, platforma Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) poate stoca etichete în acest fel, indiferent dacă sunt implementate în cloud sau on-premises. Poate aplica etichete specifice întreprinderii la activele care vor fi ingerate în anumite foldere.

Administratorii ar trebui să fie singurii utilizatori care pot crea și edita acest tip de metadate, deoarece acestea afectează întregul sistem.

Sapă mai adânc: un ghid în 12 pași pentru implementarea unui sistem de management al activelor digitale

Profitați la maximum de sistemul DAM cu metadate și etichetare

Când sunt implementate corect, metadatele, etichetele și etichetele inteligente creează un sistem de management al activelor digitale extrem de productiv, care își poate returna rapid investiția și poate conecta mai mulți utilizatori la mai multă proprietate intelectuală.

Acestea necesită doar un pic de îngrijire și tăiere atentă pentru a ajuta la accelerarea utilizării și găsirea proprietății tale intelectuale.

Opiniile exprimate în acest articol sunt cele ale autorului invitat și nu neapărat MarTech. Autorii personalului sunt enumerați aici.

Adăugați MarTech la feedul dvs. de Știri Google.

---