Tag vs. metadata di DAM: Apa bedanya?

Metadata dan tag adalah dua elemen penting namun sering membingungkan dalam manajemen aset digital (DAM).

Dalam konteks DAM, metadata adalah tautan yang menghubungkan objek, dan tag adalah elemen yang ditentukan pengguna yang menandai objek agar mudah ditemukan oleh pengguna. Sementara beberapa pengguna berpikir mereka sama, sebenarnya tidak.

Memahami perbedaan antara setiap elemen sangat penting untuk menyiapkan dan memelihara DAM Anda.

Tentang didefinisikan dalam metadata

Definisi standar metadata biasanya adalah "data tentang data". Bagi saya, bagian penting dari definisi itu adalah kata "tentang". Metadata memberi tahu kita tentang "tentang" hal - objek informasi - dalam sistem.

Misalnya, file .mp4 (video) yang diunggah ke DAM Anda mungkin "tentang" penawaran layanan terbaru perusahaan Anda. Data lain yang menggambarkan "tentang" file mungkin:

• Perangkat lunak mana video itu dibuat.
• Tanggal dan jam berapa file diselesaikan.
• Kampanye tempat video di-deploy.

"Poin data" metadata khusus ini adalah hal-hal yang mungkin dipikirkan pengguna saat mencari file video di kemudian hari.

Melacak data metadata tersebut — atau elemen, yang merupakan cara yang tidak terlalu membingungkan untuk membicarakan data metadata — sangat penting bagi administrator DAM untuk membuat pencarian alat yang cepat, mudah, dan produktif bagi pengguna di masa mendatang.

Gali lebih dalam: 3 langkah untuk memperkuat sistem DAM Anda

Standar metadata

Meskipun ada kemungkinan ratusan elemen yang berpotensi dilacak oleh perusahaan Anda, daftar akhir elemen metadata harus dibuat singkat dan berisi. Sebagian besar elemen tersebut harus diekstrak secara otomatis oleh platform DAM Anda.

Misalnya, elemen seperti tinggi dan lebar, format file, merek dan model kamera, dan data foto teknis lainnya yang berkaitan dengan file analog dan digital dibuat oleh perangkat keras kamera dan diekstraksi saat file foto diunggah.

Metadata apa pun yang dapat dihasilkan secara otomatis dengan cara ini, melewati entri data manual, sangat diinginkan. Hasilnya adalah berkurangnya intervensi oleh administrator DAM dan akurasi teknis yang lebih baik.

Cara mempersempit elemen metadata

Saat mempertimbangkan elemen metadata apa yang akan ditambahkan ke skema metadata Anda, pertimbangkan proyek, pemasaran, penjualan, atau alat manajemen apa yang digunakan pengguna.

Laporan yang mencantumkan bidang metadata yang terdapat dalam formulir yang dibuat oleh administrator sistem akan berisi elemen metadata yang paling penting bagi pengguna akhir tersebut. Ini adalah elemen yang akan diingat dan dicari pengguna, lebih dari nama file individual.

Pemberian tag adalah untuk pengguna

Di luar data yang penting untuk grup pengguna Anda, setiap pengguna sering kali memiliki cara untuk menelusuri hal-hal yang unik bagi mereka.

Misalnya, saat mencari album di perangkat lunak musik, saya cenderung lupa nama albumnya, tetapi mengingat sampul albumnya. Untuk alasan ini, saya menandai album saya dengan warna atau objek yang ditemukan di sampul sehingga saya dapat menemukannya lagi. Tapi ini adalah tag yang tidak ada artinya bagi penggemar musik lainnya.

Tetapi katakanlah saya seorang copywriter yang perlu memperbarui salinan dari kampanye liburan tahun lalu, saya harus menemukan salinan Black Friday tahun lalu. Mungkin saya juga harus mencari salinan penjualan Kembali ke Sekolah dan Hari Peringatan di masa lalu.

Saya mungkin ingin memberi tag pada aset tersebut dengan kata "liburan" untuk menemukannya lagi saat dibutuhkan tahun depan. Saya mungkin menggunakan kata kunci lain, seperti “meriah” atau “obral spesial”.

Either way, pustakawan DAM saya ingin memberikan opsi pemberian tag sehingga pengguna dapat menerapkan tag ke file sehingga mereka dapat menemukan aset yang sering mereka gunakan.

Tag mengizinkan ini tanpa mengganggu metadata penting yang mendukung DAM itu sendiri. Mereka juga memberikan beberapa tingkat kontrol atas penggunaan DAM mereka.

Tag dapat meringankan beban mempelajari sistem baru dan kekhawatiran apa pun atas file yang telah "menghilang" ke dalam sistem tingkat perusahaan yang besar sehingga file tersebut dapat "ditemukan kembali" dengan sedikit atau tanpa usaha.

Gali lebih dalam: Bagaimana membangun fondasi DAM Anda

Apakah tag metadata?

Di sinilah masalah tag dan metadata bisa menjadi rumit. Pemberian tag berguna bagi administrator DAM untuk menyediakan pemfilteran pencarian lanjutan untuk penggunaan umum.

Selain itu, pemberian tag membantu admin DAM membuat tag secara otomatis ke aset yang diunggah di folder yang sering dicari sehingga dapat segera dicari setelah diserap (istilah pustakawan atau arsiparis untuk "impor").

Namun, perbedaan utama antara tag dan metadata adalah bahwa elemen metadata harus selalu dibakukan .

Elemen standar tersedia dalam skema yang diakui secara internasional, umum digunakan dan dipublikasikan seperti Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (dikelola oleh Adobe) dan lainnya.

Elemen standar memungkinkan metadata aset Anda dengan mudah ditransfer dan diekstrak secara otomatis ke database lain, sistem manajemen informasi, atau DAM, jika kebutuhan bisnis berubah.

Bergantung pada platform DAM, tag khusus perusahaan yang Anda buat dapat disimpan sebagai metadata. Misalnya, platform Aset Manajer Pengalaman Adobe (Aset AEM) dapat menyimpan tag dengan cara ini, baik diterapkan di cloud atau di tempat. Itu dapat menerapkan tag khusus perusahaan ke aset yang akan diserap ke dalam folder tertentu.

Administrator harus menjadi satu-satunya pengguna yang dapat membuat dan mengedit jenis metadata ini, karena dapat memengaruhi keseluruhan sistem.

Gali lebih dalam: Panduan 12 langkah untuk menerapkan sistem manajemen aset digital

Maksimalkan sistem DAM Anda dengan metadata dan penandaan

Ketika diterapkan dengan benar, metadata, tag, dan tag cerdas menciptakan sistem manajemen aset digital yang sangat produktif yang dapat mengembalikan investasinya dengan cepat dan menghubungkan lebih banyak pengguna ke lebih banyak kekayaan intelektual.

Mereka hanya membutuhkan sedikit perawatan dan pemangkasan yang hati-hati untuk membantu mempercepat penggunaan dan kemampuan menemukan kekayaan intelektual Anda.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.

Tambahkan MarTech ke feed Google News Anda.

---