Balises vs métadonnées dans le DAM : quelle est la différence ?

Les métadonnées et les balises sont deux éléments essentiels mais souvent confondus dans la gestion des actifs numériques (DAM).

Dans le contexte du DAM, les métadonnées sont le lien qui relie les objets, et les balises sont des éléments définis par l'utilisateur qui marquent les objets pour qu'ils puissent être trouvés par l'utilisateur. Alors que certains utilisateurs pensent qu'ils sont identiques, ils ne le sont pas.

Comprendre la différence entre chaque élément est crucial pour la mise en place et la maintenance de votre DAM.

Le sujet est défini dans les métadonnées

La définition standard des métadonnées est généralement « des données sur les données ». Pour moi, la partie cruciale de cette définition est le mot « à propos ». Les métadonnées nous renseignent sur le « caractère » des choses — les objets d'information — dans les systèmes.

Par exemple, un fichier .mp4 (vidéo) téléchargé sur votre DAM peut concerner « sur » la dernière offre de service de votre entreprise. D'autres données qui décrivent le « sujet » du fichier peuvent être :

• Dans quel logiciel la vidéo a été créée.
• La date et l'heure à laquelle le dossier a été finalisé.
• La campagne pour laquelle la vidéo a été déployée.

Ces « points de données » de métadonnées particuliers sont les éléments auxquels un utilisateur peut penser lorsqu'il recherche le fichier vidéo à une date ultérieure.

Garder une trace de ces données de métadonnées - ou éléments, ce qui est la manière la moins déroutante de parler de données de métadonnées - est essentiel pour les administrateurs DAM afin de faire de la recherche un outil rapide, facile et productif pour les futurs utilisateurs.

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Normes de métadonnées

Bien qu'il existe probablement des centaines d'éléments que votre entreprise pourrait potentiellement suivre, la liste finale des éléments de métadonnées doit être courte et contenue. La plupart de ces éléments devraient être automatiquement extraits par votre plateforme DAM.

Par exemple, des éléments tels que la hauteur et la largeur, le format de fichier, la marque et le modèle de l'appareil photo et d'autres données techniques relatives aux fichiers analogiques et numériques sont générés par le matériel de l'appareil photo et extraits lors du téléchargement des fichiers photo.

Toutes les métadonnées qui peuvent être générées automatiquement de cette manière, sans passer par la saisie manuelle des données, sont hautement souhaitables. Le résultat est moins d'interventions des administrateurs DAM et une meilleure précision technique.

Comment affiner les éléments de métadonnées

Lorsque vous réfléchissez aux éléments de métadonnées à ajouter à votre schéma de métadonnées, tenez compte du projet, du marketing, des ventes ou d'autres outils de gestion dans lesquels les utilisateurs travaillent.

Un rapport répertoriant les champs de métadonnées contenus dans les formulaires créés par les administrateurs système contiendra les éléments de métadonnées les plus critiques pour ces utilisateurs finaux. Ce sont les éléments que les utilisateurs retiendront et rechercheront, plus que les noms de fichiers individuels.

Le marquage est pour les utilisateurs

Au-delà des données importantes pour vos groupes d'utilisateurs, les utilisateurs individuels ont souvent des moyens de rechercher des éléments qui leur sont propres.

Par exemple, lors de la recherche d'albums dans mon logiciel de musique, j'ai tendance à oublier les noms d'albums mais à retenir les pochettes d'albums. Pour cette raison, je tague mes albums avec des couleurs ou des objets trouvés sur les couvertures afin de pouvoir les retrouver. Mais ce sont des balises qui n'auraient aucun sens pour les autres fans de musique.

Mais disons que je suis un rédacteur qui a besoin de mettre à jour la copie des campagnes de vacances de l'année dernière, je dois trouver la copie du Black Friday de l'année dernière. Peut-être ai-je également dû rechercher une copie de la vente de la rentrée scolaire et du Memorial Day dans le passé.

Je souhaiterais peut-être étiqueter ces actifs avec le mot "vacances" pour les retrouver lorsque ce besoin se présentera l'année prochaine. Je pourrais utiliser un autre mot-clé, comme "festif" ou "ventes spéciales".

Quoi qu'il en soit, mon bibliothécaire DAM voudra fournir une option de balisage afin que les utilisateurs puissent appliquer des balises aux fichiers afin qu'ils puissent trouver les actifs qu'ils utilisent fréquemment.

Les balises permettent cela sans perturber les métadonnées critiques qui alimentent le DAM lui-même. Ils fournissent également un certain niveau de contrôle sur leur utilisation du DAM.

Les balises peuvent alléger le fardeau de l'apprentissage d'un nouveau système et toute inquiétude concernant les fichiers qui ont "disparu" dans un grand système au niveau de l'entreprise afin qu'ils puissent être "retrouvés" avec peu ou pas d'effort.

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Les balises sont-elles des métadonnées ?

C'est là que la question des balises et des métadonnées peut devenir délicate. Le balisage est utile pour les administrateurs DAM afin de fournir un filtrage de recherche avancé pour les utilisations courantes.

De plus, le balisage aide les administrateurs du DAM à générer automatiquement des balises sur les actifs téléchargés dans les dossiers fréquemment recherchés afin qu'ils soient immédiatement consultables lors de l'ingestion (le mot d'un bibliothécaire ou d'un archiviste pour « importer »).

Cependant, la principale différence entre les balises et les métadonnées est que les éléments de métadonnées doivent toujours être normalisés .

Les éléments standard sont disponibles dans des schémas internationalement reconnus, couramment utilisés et publiés tels que Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (maintenu par Adobe) et autres.

Les éléments standard permettent de transférer facilement les métadonnées de vos actifs et de les extraire automatiquement dans n'importe quelle autre base de données, système de gestion de l'information ou DAM, si les besoins de l'entreprise changent.

Selon la plate-forme DAM, les balises spécifiques à l'entreprise que vous créez peuvent être stockées sous forme de métadonnées. Par exemple, la plateforme Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) peut stocker des balises de cette manière, qu'elles soient déployées dans le cloud ou sur site. Il peut appliquer des balises spécifiques à l'entreprise aux actifs qui seront ingérés dans des dossiers particuliers.

Les administrateurs doivent être les seuls utilisateurs à pouvoir créer et modifier ce type de métadonnées, car elles affectent l'ensemble du système.

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Tirez le meilleur parti de votre système DAM avec les métadonnées et le balisage

Lorsqu'elles sont déployées correctement, les métadonnées, les balises et les balises intelligentes créent un système de gestion des actifs numériques hautement productif qui peut rapidement rentabiliser son investissement et connecter davantage d'utilisateurs à davantage de propriété intellectuelle.

Ils ne nécessitent qu'un peu d'entretien et d'élagage minutieux pour accélérer l'utilisation et la possibilité de trouver votre propriété intellectuelle.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement celles de MarTech. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.

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