Tags vs. Metadaten in DAM: Was ist der Unterschied?

Metadaten und Tags sind zwei wesentliche, aber häufig verwechselte Elemente im Digital Asset Management (DAM).

Im Kontext von DAM sind Metadaten die Verknüpfung, die Objekte verbindet, und Tags sind benutzerdefinierte Elemente, die Objekte für die Auffindbarkeit durch den Benutzer markieren. Während einige Benutzer denken, dass sie gleich sind, sind sie es nicht.

Das Verständnis der Unterschiede zwischen den einzelnen Elementen ist entscheidend für die Einrichtung und Wartung Ihres DAM.

Aboutness wird in Metadaten definiert

Die Standarddefinition von Metadaten ist normalerweise „Daten über Daten“. Für mich ist der entscheidende Teil dieser Definition das Wort „über“. Metadaten sagen uns, was Dinge – Informationsobjekte – in Systemen sind.

Eine in Ihr DAM hochgeladene .mp4-Datei (Video) kann beispielsweise „über“ das neueste Serviceangebot Ihres Unternehmens handeln. Andere Daten, die die „Überigkeit“ der Datei beschreiben, könnten sein:

• In welcher Software das Video erstellt wurde.
• Datum und Uhrzeit der Fertigstellung der Datei.
• Die Kampagne, für die das Video bereitgestellt wurde.

Diese speziellen Metadaten-"Datenpunkte" sind die Dinge, an die ein Benutzer denken könnte, wenn er zu einem späteren Zeitpunkt nach der Videodatei sucht.

Das Verfolgen solcher Metadatendaten – oder Elemente, was die viel weniger verwirrende Art ist, über Metadatendaten zu sprechen – ist für DAM-Administratoren von entscheidender Bedeutung, um die Suche zu einem schnellen, einfachen und produktiven Werkzeug für zukünftige Benutzer zu machen.

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Metadatenstandards

Obwohl es wahrscheinlich Hunderte von Elementen gibt, die Ihr Unternehmen möglicherweise im Auge behalten könnte, sollte die endgültige Liste der Metadatenelemente kurz und übersichtlich gehalten werden. Die meisten dieser Elemente sollten automatisch von Ihrer DAM-Plattform extrahiert werden.

Beispielsweise werden Elemente wie Höhe und Breite, Dateiformat, Kameramarke und -modell sowie weitere technische Fotodaten zu analogen und digitalen Dateien von der Kamerahardware generiert und beim Hochladen von Fotodateien extrahiert.

Alle Metadaten, die auf diese Weise automatisch generiert werden können und die manuelle Dateneingabe umgehen, sind sehr wünschenswert. Das Ergebnis sind weniger Eingriffe durch DAM-Administratoren und eine verbesserte technische Genauigkeit.

So grenzen Sie Metadatenelemente ein

Berücksichtigen Sie bei der Überlegung, welche Metadatenelemente Sie Ihrem Metadatenschema hinzufügen sollten, in welchen Projekt-, Marketing-, Vertriebs- oder anderen Verwaltungstools Benutzer arbeiten.

Ein Bericht, der die Metadatenfelder auflistet, die in den von den Systemadministratoren erstellten Formularen enthalten sind, enthält die Metadatenelemente, die für diese Endbenutzer am wichtigsten sind. Dies sind die Elemente, an die sich Benutzer erinnern und nach denen sie suchen werden, mehr als die Namen einzelner Dateien.

Tagging ist für Benutzer

Neben den für Ihre Benutzergruppen wichtigen Daten haben einzelne Benutzer oft Möglichkeiten, nach Dingen zu suchen, die für sie einzigartig sind.

Wenn ich beispielsweise in meiner Musiksoftware nach Alben suche, vergesse ich die Albumnamen, erinnere mich aber an die Albumcover. Aus diesem Grund tagge ich meine Alben mit auf den Covern gefundenen Farben oder Gegenständen, damit ich sie wiederfinde. Aber das sind Tags, die für andere Musikfans bedeutungslos wären.

Aber sagen wir, ich bin ein Werbetexter, der den Text der Weihnachtskampagnen des letzten Jahres aktualisieren muss, dann muss ich den Black Friday-Text des letzten Jahres finden. Vielleicht musste ich in der Vergangenheit auch nach Verkaufsexemplaren von Back to School und Memorial Day suchen.

Ich möchte solche Assets vielleicht mit dem Wort „Urlaub“ versehen, um sie im nächsten Jahr wiederzufinden. Ich könnte ein anderes Keyword verwenden, wie „festlich“ oder „Sonderangebote“.

In jedem Fall möchte mein DAM-Bibliothekar eine Tagging-Option bereitstellen, damit Benutzer Tags auf Dateien anwenden können, damit sie häufig verwendete Assets finden können.

Tags ermöglichen dies, ohne die kritischen Metadaten zu stören, die das DAM selbst antreiben. Sie bieten auch ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Verwendung des DAM.

Tags können die Last des Erlernens eines neuen Systems und die Sorge um Dateien, die in einem großen System auf Unternehmensebene „verschwunden“ sind, verringern, sodass sie mit wenig bis gar keinem Aufwand „wiedergefunden“ werden können.

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Sind Tags Metadaten?

Hier kann das Thema Tags und Metadaten schwierig werden. Tagging ist für DAM-Administratoren nützlich, um erweiterte Suchfilter für allgemeine Zwecke bereitzustellen.

Darüber hinaus hilft Tagging DAM-Administratoren dabei, Tags für hochgeladene Assets in häufig durchsuchten Ordnern automatisch zu generieren, sodass sie sofort nach der Aufnahme durchsucht werden können (ein ausgefallenes Wort für Bibliothekare oder Archivare für „Import“).

Der Hauptunterschied zwischen Tags und Metadaten besteht jedoch darin, dass Metadatenelemente immer standardisiert sein sollten .

Standardelemente sind in international anerkannten, häufig verwendeten und veröffentlichten Schemata wie Dublin Core, PREMIS, IPTC, XMP (verwaltet von Adobe) und anderen verfügbar.

Standardelemente ermöglichen die einfache Übertragung und automatische Extraktion Ihrer Asset-Metadaten in andere Datenbanken, Informationsmanagementsysteme oder DAMs, falls sich die Geschäftsanforderungen ändern sollten.

Je nach DAM-Plattform können von Ihnen erstellte unternehmensspezifische Tags als Metadaten gespeichert werden. Beispielsweise kann die Plattform Adobe Experience Manager Assets (AEM Assets) Tags auf diese Weise speichern, unabhängig davon, ob sie in der Cloud oder lokal bereitgestellt werden. Es kann unternehmensspezifische Tags auf Assets anwenden, die in bestimmte Ordner aufgenommen werden.

Administratoren sollten die einzigen Benutzer sein, die diese Art von Metadaten erstellen und bearbeiten können, da sie das gesamte System betreffen.

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Machen Sie mit Metadaten und Tagging das Beste aus Ihrem DAM-System

Bei richtiger Bereitstellung schaffen Metadaten, Tags und Smart Tags ein hochproduktives Digital-Asset-Management-System, das seine Investition schnell zurückzahlen und mehr Benutzer mit mehr geistigem Eigentum verbinden kann.

Sie erfordern nur ein wenig sorgfältige Pflege und Beschneidung, um die Verwendung und Auffindbarkeit Ihres geistigen Eigentums zu beschleunigen.

Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die des Gastautors und nicht unbedingt die von MarTech. Mitarbeiter Autoren sind hier aufgelistet.

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